Allgemein
Bei einer aktivierten dynamischen Kreditlimitprüfung Funktion wird im Auftragswesen beim Öffnen eines bestehenden Auftrags bzw. bei der Neuerstellung eines Auftrags der aktuelle dynamische Kreditlimitsaldo ermittelt.
Abhängig von der Ausprägung der dynamischen Kreditlimitprüfung erfolgt die Prüfung entweder nur auf externe Rechnungsempfänger bzw. andernfalls alle Verrechnungsarten.
Es erfolgt keine Kreditlimitprüfung, wenn am Kundenstamm kein Kreditlimit hinterlegt ist bzw. wenn durch die Zahlungsart eine Barfaktura ausgelöst würde.
Freischaltung
Um Dynamische Kreditlimitprüfung Funktion nutzen zu können, muss diese von einem MOTIONDATA Mitarbeiter im Vorfeld aktiviert / freigeschalten werden. Wenden Sie sich daher bitte zunächst an unsere MOTIONDATA Hotline um die notwendigen Schritte vorzunehmen.
Kundenstamm
Kreditlimitüberschreittung
Bei einer aktivierten dynamischen Kreditlimitprüfung Funktion steht im Kundenstamm am Karteireiter "FiBu-Angaben" eine Gruppenbox "Kreditlimitüberschreitung" zur Verfügung, welche Felder für "Prozent" bzw. "Betrag" enthält. Da kann eine erlaubte Kreditlimitüberschreitung entweder im "Prozent" oder als "Betrag" definiert werden.
Hinweis!
Kreditlimit
Damit eine Kreditlimitprüfung erfolgt, muss im Kundenstamm auch ein Kreditlimit definiert werden. Ist kein Kreditlimit hinterlegt, erfolgt im Auftragswesen auch keine Kreditlimitprüfung.
Auftragssteuerung
In der Auftragssteuerung gibt es bei einer aktivierten dynamischen Kreditlimitprüfung einen gleichnamigen Karteireiter, wo definiert werden kann, welche Betriebe gegenseitig als Datenquellen für die Saldoermittlung gültig sind.
Berechtigung für die Genehmigung der Kreditlimitüberschreitung
Liegt die Überschreitung innerhalb der Überschreitungsgrenzen, ist eine Benutzerberechtigung erforderlich, um die Kreditlimitüberschreitung genehmigen zu können.
Die wird unter Basis/Administration/Benutzer/Berechtigungsverwaltung unter "Allgemeine Auftragswesenrechte" vergeben.
Hinweis!
Eine gesetzte Benutzerberechtigung greift für das gesamte Auftragswesen. Wenn also eine Benutzerberechtigung für die Kreditlimitüberschreitung im Service gesetzt ist, ist sie automatisch auch gesetzt im Teilehandel und Fahrzeughandel. Genauso umgekehrt, wenn die Berechtigung widerrufen wird.
Auftragswesen
Abhängig von der Ausprägung der dynamischen Kreditlimitprüfung erfolgt die Prüfung entweder nur auf externe Rechnungsempfänger bzw. andernfalls alle Verrechnungsarten (INT, GAR).
Live-Saldo Ermittlung
Bei einer aktivierten dynamischen Kreditlimitprüfung Funktion wird im Auftragswesen beim Öffnen eines bestehenden Auftrags bzw. bei der Neuerstellung eines Auftrags der aktuelle dynamische Kreditlimitsaldo ermittelt.
Die Live-Saldo (Offener Saldo) Ermittlung erfolgt betriebsübergreifend für alle entsprechend konfigurierten Betriebe lt. Auftragssteuerung und wird im Info-Panel unter der Rubrik "OP-Verwaltung" angezeigt.
Live-Saldo ergibt sich aus:
- dem offenen Saldo lt. Kundenstamm
- den noch nicht in die FiBu übergeleiteten (externen) Kunden-Kreditrechnungen, sofern es sich bei der Faktura um eine Kreditrechnung handelt
- sowie den offenen Aufträgen des betreffenden Rechnungsempfängers unabhängig von der Zahlungsart
Wird bei der Ermittlung das Kreditlimit lt. Kundenstamm überschritten, wird im Infopanel auch ein entsprechendes Warnsymbol angezeigt:
- Roter Kreis: Überschreitung außerhalb der Grenzen
- Weißes Rufzeichen im roten Kreis: Überschreitung innerhalb der Grenzen, aber noch nicht genehmigt
Hinweis!
Je nach Ausprägung der Option "Dynamische Kreditlimitprüfung" sind interne und Garantie-Rechnungsempfänger Teil der Live-Saldo Ermittlung bzw. davon ausgeschlossen. Aus der Live-Saldo Ermittlung sind auch folgende Auftragsarten fix ausgeschlossen: RES/KOS/VAN und VVK.
Für laufende Positionsbuchungen innerhalb eines Auftrags wird dann nur mehr der zuletzt ermittelte Live-Saldo erhöht/verringert (GUT/FGU).
Auch durch Änderung der Zahlungsart (→ Barzahler) kann sich der Live-Saldo entsprechend verändern.
Kreditlimitüberscheitung
Prüfung
Prüfung allgemein - Offene Aufträge
Bei einer aktivierten dynamischen Kreditlimitprüfung Funktion steht in der Übersicht der offenen Aufträge ein "Dynamische Kreditlimitprüfung - Button" zur Verfügung, über welchen eine Kreditlimitprüfung manuell durchgeführt werden kann.
Nach einer durchgeführten Prüfung erfolgt eine Meldung und der Statussymbol in der Browserspalte "Kreditlimitüberschreitung" wird geändert. 
Es erfolgt keine Kreditlimitprüfung bei den Gutschriften (GUT), Reservierungsaufträgen (RES), Kostenvoranschlägen (KOS), Vermittlungsübernahmen (VAN), Vermittlungsverkäufen (VKK) und Fahrzeugankäufen (FGU). In dem Fall erfolgt folgende Meldung, die auch kommt, wenn bei der Prüfung tatsächlich keine Überschreitung gibt. 
Hinweis!
Sofern sich die dynamische Kreditlimitprüfung Funktion nur auf externe Rechnungsempfänger begrenzt, dann wird auch keine Kreditlimitprüfung für interne Aufträge und Garantien gemacht.
Prüfung allgemein - Auftrag
Für die manuelle Prüfung steht der "Dynamische Kreditlimitprüfung - Button" bei einer aktivierten dynamischen Kreditlimitprüfung Funktion unter dem Hamburger-Button.
Der Button ist nur bei den externen Rechnungsempfänger (Service, Teilehandel, Fahrzeughandel) bzw. internen und Garantie-Rechnungsempfänger (sofern sich die dynamischen Kreditlimitprüfung Funktion nicht auf externe Rechnungsempfänger begrenzt) aktiviert.
Bei den Gutschriften (GUT), Reservierungsaufträgen (RES), Kostenvoranschlägen (KOS), Vermittlungsübernahmen (VAN), Vermittlungsverkäufen (VKK) und Fahrzeugankäufen (FGU) erfolgt keine Kreditlimitprüfung, deshalb ist in diesen Aufträgen der "Dynamische Kreditlimitprüfung - Button" deaktiviert. Das gleiche gilt auch für interne Aufträge und Garantien, sofern sich die dynamischen Kreditlimitprüfung Funktion nur auf externe Rechnungsempfänger begrenzt.
Bei der Fakturierung und Lieferscheinerstellung (TH/KR Lieferschein) erfolgt die Kreditlimitprüfung automatisch.
Hinweis!
Es erfolgt keine Kreditlimitprüfung, wenn am Kundenstamm kein Kreditlimit hinterlegt ist bzw. wenn durch die Zahlungsart eine Barfaktura ausgelöst würde.
Genehmigung der Kreditüberschreitung innerhalb der Überschreitungsgrenzen
Liegt die Überschreitung innerhalb der Überschreitungsgrenzen (Kreditlimitüberschreitung lt. Kundestamm), hat der Benutzer nach der Bestätigung einer Hinweismeldung die Möglichkeit, die Überschreitung zu genehmigen, sofern er dafür berechtigt ist.
Hat der Benutzer keine Berechtigung für die Genehmigung der Kreditlimitüberschreitung, muss ein dafür berechtigter Benutzer dies durch Eingabe seines Benutzercodes sowie des Passworts tun.
Nach der erfolgreichen Genehmigung kommt folgende Meldung...
...und der Statussymbol wird in den Roter Haken (Genehmigung wurde bereits erteilt) geändert.
Nun ist auch die Fakturierung und Lieferscheinerstellung wieder möglich.
Wird bei einem bereits genehmigten Auftrag durch eine weitere Auftragsbearbeitung definierte Kreditlimitgrenze überschritten, wird die Genehmigungsinformation zurückgesetzt bzw. die Fakturierung/Lieferscheinerstellung wieder unterbunden.
Protokollierung der Genehmigung
Die Genehmigung wird am Rechnungsempfänger hinterlegt und ist nach der Fakturierung in der Auftrags/Statistikabfrage am Karteireiter "Rechnungen" in der Browserspalte "Kreditlimitüberschreitung" ersichtlich.
Protokolliert werden Benutzercode, Benutzername sowie der Name der Arbeitsstation und Datum/Uhrzeit der Genehmigung.
Kreditüberschreitung außerhalb der Überschreitungsgrenzen
Übersteigt die Kreditüberschreitung die Grenzen, wird eine Fakturierung sowie auch Lieferscheinerstellung unterbunden.
Folgende Meldung kommt bei der manueller Prüfung bzw. bei der Fakturierung.
Im Infopanel wird ein roter Kreis (Überschreitung außerhalb der Grenzen) als Warnsymbol angezeigt.