2.0 LEISTUNGSÜBERSICHT
In diesem Kapitel werden die Funktionen, der Leistungsumfang und die
Einsatzmöglichkeiten der Programme überblicksmäßig beschrieben.
Das Programmpaket ist für den Einsatz in KFZ-Werkstätten und Hand-
elsbetrieben bestimmt, kann aber auch in anderen Betrieben, die sich
etwa mit Reparaturaufträgen an Maschinen beschäftigen, sinnvoll zum
Einsatz kommen.
HINWEIS: Die von den Programmen angebotenen Funktionen decken die
steuerlichen und rechtlichen Vorschriften von verschiedenen Ländern
ab. Dazu zählen beispielsweise die Differenzbesteuerung bei Gebraucht-
fahrzeugen, Altteilesteuer bei Ersatzteilen, Rundungsverfahren bei
Rechnungen oder Inventurbewertungsverfahren.
Es liegt daher in der alleinigen Verantwortung der Benutzer, die
vorhandenen Möglichkeiten nur so einzusetzen, wie es den Vorschriften
im jeweiligen Land entspricht!
Die Programme sind benutzerfreundlich gestaltet und ermöglichen eine
weitgehende Anpassung an betriebliche Abläufe. Damit sind so gut wie
keine organisatorischen Abläufe im Betrieb abzuändern. Der dialogge-
führte Ablauf erleichtert die Ersteinführung im Betrieb bzw. die
Einschulung weiterer Mitarbeiter in das Paket.
Das Paket unterstützt die täglichen Tätigkeiten im Betrieb durch Entla-
stung von Routinearbeiten. Als 'Nebeneffekt' werden wichtige Informati-
onen zur Steuerung des Betriebes geliefert, die bei manueller Arbeits-
weise nur mit hohem Zeitaufwand gewonnen werden können. Auch wird der
Kundenkontakt durch verschiedene Möglichkeiten des Paketes verbessert.
Von grundlegender Bedeutung sind die Stammdaten, die in etwa den Daten
entsprechen, die bei manueller Arbeitsweise über Karteien verwaltet
werden. Dazu zählen z.B. die Kunden und die Ersatzteile. In der Folge
finden Sie eine nähere Beschreibung der einzelnen Daten bzw. Funktio-
nen.
2.1 STAMMDATEN
2.1.1 KUNDEN UND FAHRZEUGE
Sie können sowohl Angaben über Ihre Werkstattkunden und deren Fahrzeu-
ge, wie auch über Interessenten speichern. Die Angaben reichen beim
Kunden von der Adresse über die Kundenumsätze bis zu so detaillierten
Informationen, wie dem Geburtsdatum des Kunden. Auch Angaben zur Ver-
käufersteuerung sind enthalten, z.B. der für den jeweiligen Kunden
bzw. Interessenten zuständige Verkäufer und das Datum des nächsten
geplanten Kontaktes.
Je Kunde können beliebig viele Fahrzeuge gespeichert werden, sodass man
auch Wagenparkbesitzer, Leasingunternehmen und ähnliche verwalten
kann. Zum einzelnen Fahrzeug können alle nötigen Angaben (Fahrgestell-
nummer, Motornummer, Kennzeichen etc.) gespeichert werden, zusätzlich
noch Informationen wie Garantieaufwendungen, Interne Aufwendungen oder
den Kilometerstand. Zu jedem Fahrzeug kann die gesamte Fahrzeughistory
(Reparaturgeschichte) automatisch mitgeführt werden.
2.1.2 ARBEITEN
Zur einfacheren und genaueren Abrechnung der Arbeitspositionen in
Aufträgen können Sie in dieser Datei immer wiederkehrende Arbeiten
unter einer Arbeitsnummer abspeichern. Zu dieser Arbeitsnummer kann
eine Arbeitsbezeichnung und eine Zeitvorgabe bzw. Preisvorgabe gespei-
chert werden. Diese Informationen werden dann im Auftrag direkt mit
der Arbeitsnummer abgerufen.
Es kann sich dabei sowohl um Arbeiten aus den offiziellen Arbeitszeit-
katalogen der verschiedenen Fahrzeugmarken handeln, wie auch um firmen-
individuelle Arbeiten, z.B. Fahrzeugwäsche.
2.1.3 ERSATZTEILE
Die Ersatzteildatei enthält Angaben zu den Ersatzteilen, die Sie lager-
mäßig führen wollen oder aber sonst häufig benötigen. Neben selbstver-
ständlichen Angaben, wie der Ersatzteilbezeichnung, den Einkaufs- und
Verkaufspreisen, finden sich hier auch Angaben über den Lagerstand,
die Verbräuche in den letzten 12 Monaten, den letzten Inventurstand
etc.
2.1.4 STÜCKLISTEN
Stücklisten dienen zu Erleichterung der Positionserfassung in Aufträ-
gen. Folgende Positionen können in einer Stückliste gespeichert wer-
den:
- Ersatzteile
- Arbeiten
- Texte.
Damit können auch umfangreiche standardisierte Arbeiten, wie z.B. ein
Service, festgelegt werden.
2.2 FUNKTIONEN
2.2.1 AUFTRAGSWESEN
Für die Eingabe von Arbeitsaufträgen bzw. Ersatzteilverkäufen kann man
den Auftraggeber aus den gespeicherten Kunden und Fahrzeugen über
verschiedene Suchbegriffe, z.B. den Namen, auswählen.
Für die Auftragspositionen reicht die Angabe der Arbeits- bzw. Ersatz-
teilnummer und die gewünschte Menge. Die Position wird dann automa-
tisch mit der gespeicherten Bezeichnung, den Preisen, eventuell vorge-
sehenen Rabatten etc. ergänzt und der Gesamtpreis errechnet. Ersatztei-
le werden sofort bei Erfassung vom Lager abgebucht.
Es können natürlich auch Aufträge für Laufkunden erfasst, Arbeiten und
Ersatzteile in Aufträgen aufgenommen werden, die nicht gespeichert
sind, Preise und Konditionen können für einen bestimmten Auftrag verän-
dert werden. Neue Kunden und Fahrzeuge können direkt aus dem Auftrag
in den Stammdaten angelegt werden.
Wird ein Auftrag gleich bei der Annahme in das System eingegeben, dann
können Sie einen Arbeitsauftrag ausdrucken, der vom Kunden unterschrie-
ben, und auch als Auftrag für die Werkstätte verwendet wird. Ebenso
können Sie aber auch den Auftrag manuell aufnehmen und die Daten erst
später, z.B. nach Arbeitsfertigstellung, zur Fakturierung eingeben. An
diesem Beispiel sehen Sie, wie flexibel sich das Paket an die Bedürf-
nisse und die organisatorischen Anforderungen des Benutzers anpassen
lässt.
Erstreckt sich ein Arbeitsauftrag über mehr als einen Arbeitstag, so
können Sie auch täglich die angefallenen Arbeitszeiten je Mechaniker
eingeben, um eine laufende Kontrolle über die Produktivität der Mecha-
niker sowie über die angelaufenen Kosten je Auftrag zu erhalten.
Auch bei den Ersatzteilen können Sie den Zeitpunkt der Eingabe selbst
wählen. Entweder geben Sie Ersatzteile weiterhin mit Materialscheinen
vom Lager aus und erfassen zum Auftragsabschluss die Materialscheine,
oder aber Sie geben sofort jede Lagerausgabe zum entsprechenden Auf-
trag ein und lassen eventuell vom System die Materialscheine drucken.
Mit der zweiten Variante haben Sie vor allem den Vorteil, jederzeit
den aktuellen Lagerstand abfragen zu können, da die eingegeben Ersatz-
teile sofort vom Lager abgebucht werden.
Sie können in Arbeitsaufträgen automatisch Kleinmaterial berechnen
lassen, wobei sowohl die Berechnungsbasis als auch der verwendete
Prozentsatz variabel sind.
Haben Sie Kunden, die mehrmals täglich Ersatzteile bei Ihnen beziehen,
so müssen Sie nicht jedes mal eine Rechnung drucken, Sie können auch
für jede einzelne Teileausgabe einen Lieferschein erstellen und dann
zu einem beliebigen Zeitpunkt eine Sammelrechnung abrufen.
Die Rechnung kann von Ihnen einzeln je Auftrag abgerufen werden, es
werden die Einzelpositionen getrennt in Arbeit und Ersatzteile ausge-
wiesen. In einer Rechnung können mehrere Mehrwertsteuersätze vorkom-
men. Ein Auftrag kann auch in zwei verschieden Rechnungen aufgeteilt
werden, z.B. in eine Versicherungsrechnung für einen Unfallschaden und
eine Rechnung direkt an den Kunden für zusätzliche Aufwendungen.
Sie können aber auch die Fakturierung aller Aufträge, die einen ent-
sprechend gekennzeichneten Auftraggeber haben, gesammelt aufrufen
(z.B. für monatliche Rechnungserstellung an Subhändler).
Haben Sie für einen Auftrag bereits die Rechnung gedruckt, und es
stellt sich heraus, dass nachträgliche Änderungen notwendig sind, so
bereitet das keinerlei Probleme. Sie können die Rechnung wieder stor-
nieren und den Auftrag reaktivieren. Nach Eingabe der gewünschten
Änderungen können Sie dann die Fakturierung wiederholen.
Wenn Sie auch ein Finanzbuchhaltungsprogramm einsetzen, so können Sie
die Buchungsdaten aus der Fakturierung direkt in diese Buchhaltung
übernehmen, es steht Ihnen eine Datenschnittstelle zur Verfügung.
Dabei wird unterschieden, ob der Kunde bar bezahlt hat, oder ob ein
offener Posten gebildet werden muss. Außer Buchungen zu Ausgangsrechnun-
gen können auch Wareneinsatzbuchungen bereitgestellt werden.
Neben den Positionen, die dem Kunden zu verrechnen sind, können Sie
auch Garantiepositionen (die dem Importeur weiterverrechnet werden)
sowie Interne Aufwendungen (z.B. im Zuge von Werkstatt-Garantien oder
beim Herrichten von Gebrauchtfahrzeugen) eingeben. Durch eine
spezielle Kennzeichnung dieser Positionen bewirken Sie, dass zwar für
die Mechaniker die Arbeitszeit gebucht und bei Ersatzteilen das Lager
ordnungsgemäß abgebucht wird, aber keine externe Verrechnung stattfin-
det.
Auch ein Kostenvoranschlag lässt sich auf ähnlich einfache Weise wie
eine Rechnung erstellen, hier kommt es aber zu keinen Lagerabbuchungen
bzw. Buchhaltungsüberleitungen.
Im Zuge der automatisch ablaufenden Tagesabschluss-Verarbeitung werden
aus den eingegebenen bzw. fakturierten Aufträgen verschiedenartige
wertvolle Informationen herausgefiltert und für spätere Auswertungen
bereitgestellt. Dazu gehören z.B. das Mitrechnen der je Kunde getätig-
ten Umsätze, das Mitführen der Fahrzeughistory, einer Mechanikerstati-
stik, das Berechnen der Aufwendungen für Gebrauchtfahrzeuge und vieles
andere mehr.
2.2.2 RÜCKSTANDSVERWALTUNG
Wenn auf Ihrem System das Charge-Feature Rückstandsverwaltung instal-
liert ist, bietet der Bereich Auftragswesen die Möglichkeit, Kundenbe-
stellungen zu erfassen, die nicht sofort vom Lager abgedeckt werden
können. Diese Rückstände oder Rückstandspositionen sind dem Auftragge-
ber eindeutig zugeordnet.
Die Erfassung selbst erfolgt im Auftrag, wodurch kein Umstieg in ein
eigenes Rückstandserfassungsprogramm notwendig ist. Die Kundenbestel-
lungen werden in einer eigenen Rückstandsdatei abgelegt.
Zu diesen Kundenbestellungen können Anzahlungen geleistet werden, die
bei der Auflösung von Kundenbestellungen entsprechend berücksichtigt
werden.
Es können nicht nur Kundenbestellungen vorgemerkt, sondern auch gleich-
zeitig Lagerreservierungen durchgeführt werden.
Für nicht durch das Lager und Lieferantenbestellungen abgedeckte Kun-
denbestellungen können Bestellvorschläge mit Bestellvarianten abge-
stellt werden, die schließlich Lieferantenbestellungen auslösen.
Beim Wareneingang werden die gelieferten Mengen den Kundenbestellungen
zugeordnet, wobei auf Bestellvariante und Anlagedatum geachtet wird.
Diese automatischen Zuteilungen können manuell korrigiert werden.
Die Auflösung von Kundenbestellungen erfolgt schließlich wieder im
Auftrag. Dabei werden zu einem Auftrag Ersatzteilpositionen aufgrund
der Kundenbestellungen generiert. Daraus folgt, dass zur Auflösung von
Kundenbestellungen ein neuer Auftrag eröffnet oder ein noch nicht
fakturierter Auftrag verwendet werden muss. Bereits geleistete Anzahlun-
gen werden bei der Rechnungslegung berücksichtigt.
2.2.3 GARANTIEBEARBEITUNG
In diesem Programmblock wird Ihnen eine Hilfe für die Erstellung der
Garantieanträge an den Importeur bzw. das Werk zur Verfügung gestellt.
Alle Auftragspositionen, die von Ihnen als Garantieposten gekennzeich-
net worden sind, werden Ihnen hier für eine weitere Bearbeitung zur
Verfügung gestellt. Nachdem Sie nötige Änderungen bzw. Ergänzungen
vorgenommen haben, können Sie sich dann ein Antragsprotokoll ausdruk-
ken lassen, das als Unterlage für die Garantieantrags-Erstellung ge-
währleistet, dass Sie keine Anträge mehr übersehen können.
2.2.4 FAHRZEUGHANDEL
Auf einfache Art können hier die zum Verkauf stehenden Neu-, Vorführ-,
Gebraucht- und Agenturfahrzeuge mit umfassenden Angaben zum Preis und
zur Ausstattung gespeichert werden. Die Daten stehen dann für die
Steuerung des Verkaufs, für eine rasche Auskunftsbereitschaft dem
Kunden gegenüber und zum Druck verschiedenster Belege zur Verfügung.
Der Kunde (Vorbesitzer, Käufer und ein davon abweichender Rechnungsemp-
fänger) kann über den Suchbegriff aus einer Übersichtsmaske ausgewählt
werden. Es kann natürlich auch ein Käufer angegeben werden, der noch
nicht in den Stammdaten gespeichert ist. Dieser Kunde wird im Tagesab-
schluss automatisch in den Stammdaten angelegt.
Für die Handelsfahrzeug-Positionen reicht die Eingabe der Options-,
Ersatzeil- oder Textnummer. Die in den Stammdaten gespeicherte Bezeich-
nung, die Preise und die Statistikgruppe werden in die Position über-
nommen.
Die Optionen (Mehr- oder Minderausstattungen) für ein Fahrzeug können
im Optionen-Konfigurator ausgewählt werden. Dieser Optionen-Konfigur-
ator ist eine Übersicht über alle, zu diesem Fahrzeug möglichen Opti-
onen.
Ein Kalkulationsmodell erlaubt eine rasche Vorkalkulation des Einzelge-
schäftes am Bildschirm unter Berücksichtigung der Mehrwertsteuer-Vari-
anten bei Gebrauchtfahrzeugen. In die Kalkulation fließen auch die
Verkäuferprovision, die Gemeinkosten sowie die internen Aufwände ein.
Das Schema für die Provisionsberechnung kann individuell vorgegeben
werden.
Den SOLL-Werten stehen IST-Werte für eine Nachkalkulation gegenüber,
die unter anderem direkt aus den Aufträgen summiert werden, z.B. Inter-
ne Aufwendungen für das Herrichten von Gebrauchtfahrzeugen und Werk-
stattgarantien.
Im Zuge des Tagesabschlusses wird für alle Handelsfahrzeuge die aufge-
laufene Standzeit errechnet. Anhand dieser Standzeit kann auch der auf
dieses Fahrzeug entfallende Gemeinkostenanteil automatisch berechnet
werden.
Handelsfahrzeuge können für einen Kunden bis zu einem bestimmten Datum
reserviert werden. Läuft diese Reservierung ab, so wird im Tagesab-
schluss eine Liste dazu gedruckt, die dem Verkäufer die Möglichkeit
bietet, den Interessenten zu kontaktieren. Am darauf folgenden Tag wird
diese Reservierung dann gelöscht.
Auf den Handelsfahrzeug-Belegen werden die Einzelpositionen getrennt
in Optionen, Zubehör und Sonstige Positionen ausgewiesen. Textpositio-
nen können auf den Belegen an beliebiger Stelle platziert werden.
Alle Belegtexte (z.B. der Titel des Beleges) können vom Anwender
selbst festgelegt werden, es bietet sich also die Möglichkeit, alle
Belege individuell nach den eigenen Bedürfnissen und Vorstellungen zu
gestalten. Diese Belegtexte sind pro Belegart und pro Fahrzeugart
festzulegen.
Wollen Sie einem Interessenten ein Angebot zum Kauf eines Fahrzeugs
vorlegen, so können Sie ein 'Kaufangebot' drucken, in dem alle Preise
wie in einer Rechnung enthalten, die Belegtexte aber unterschiedlich
davon sind.
Die Auftragsbestätigung wird in der Praxis mit verschiedenen Namen
bedacht (Kaufvertrag, Kaufvereinbarung oder Auftragsbestätigung). Um
eine genormte Benennung dieses Belegs zu erreichen, wird er hier unter
dem Namen 'Auftragsbestätigung' geführt. Sie können jedoch den von
Ihnen gewünschten Namen des Belegs selbst festlegen, indem Sie den
entsprechenden Belegtext ändern.
Die Auftragsbestätigung unterscheidet sich von der Rechnung für die
entsprechende Fahrzeugart nur durch die unterschiedlichen Belegtexte.
Gutschriften von Gebrauchtfahrzeugen können wahlweise mit oder ohne
Mehrwertsteuer ausgestellt werden.
Mit einer Agenturabrechnung wird nach erfolgreichem Verkauf des Fahr-
zeugs das Agenturgeschäft mit dem Vorbesitzer abgerechnet.
Bei Neu- und Vorführfahrzeugen kann für die Rechnung wahlweise angege-
ben werden, ob die Preise für das Fahrzeug und die dazugehörigen Optio-
nen getrennt oder als eine Summe gedruckt werden sollen. Es kann auch
individuell gesteuert werden, ob der gewährte Nachlass ausgewiesen
werden soll, bzw. ob das Zubehör auf einer eigenen Zubehörrechnung
gedruckt werden soll oder nicht.
Für Rechnungen von Gebrauchtfahrzeugen kann angegeben werden, ob die
Mehrwertsteuer vom Gesamterlös oder vom Mehrerlös berechnet werden
soll. Ebenso kann für jede Rechnung angegeben werden, ob die verrechne-
te Mehrwertsteuer ausgewiesen werden soll oder nicht.
Sollte bei der Belegerstellung wirklich einmal ein Fehler passiert
sein, können Gutschriften und Rechnungen bis zu einem von Ihnen frei
wählbaren Zeitpunkt storniert werden. Anschließend können die Daten
korrigiert und der Belegdruck wiederholt werden.
Wird ein Fahrzeug fakturiert, so wird es im nächsten Tagesabschluss als
Kundenfahrzeug des Käufers in den Stammdaten angelegt.
Von den Rechnungs- und Gutschriftbelegen können nachträglich bis zu
einem Zeitpunkt, den Sie selbst festlegen, Duplikate gedruckt werden.
Auch Kettgeschäfte aus einem Neufahrzeug und einem/mehreren Gebraucht-
fahrzeugen können als Gesamtgeschäft ausgewertet werden.
2.2.5 BESTELLWESEN
Anhand der gespeicherten Verbrauchsdaten aus den Aufträgen errechnet
Ihnen das System einen Bestellvorschlag. Dieser Bestellvorschlag kann
sehr genau Ihren Wünschen angepasst werden, so kann man z.B. zwischen
Teilen mit saisonal bedingten Verbrauchsschwankungen (Winterreifen)
und Teilen mit gleichmäßigem Verbrauch (Ölfilter) unterscheiden. Sie
können auch allgemeine Angaben auswählen, z.B. den gewünschten Grad
der Lieferbereitschaft.
Der Bestellvorschlag kann dann von Ihnen nach Belieben abgeändert und
schließlich in eine Bestellung umgewandelt werden. Bei Eintreffen der
Lieferung erlaubt Ihnen die weiterhin gespeicherte Bestellung eine
einfache Form der Zubuchung am Lager.
2.2.6 INVENTUR
Eine Inventur kann entweder über das gesamte Lager oder über einen
bestimmten Teilbereich, z.B. bestimmte Lagerorte, erfolgen.
Für die Inventuraufnahme werden Inventurzähllisten ausgedruckt. Nach
der Eingabe der gezählten Bestände erhalten Sie eine Inventurdifferenz-
liste, die die Überprüfung der Zählung ermöglicht.
Nach eventuell erforderlichen Korrekturen der eingegebenen Mengen
können dann Inventurbewertungen mit von Ihnen vorgegebenen Abwertungs-
sätzen errechnet werden. Sobald die Bewertung den Erwartungen ent-
spricht, kann dann eine endgültige Inventurbewertung erstellt werden,
gleichzeitig werden die Inventurdifferenzen am Lager gebucht.
2.2.7 SPEZIELLE ERSATZTEIL-BEARBEITUNGEN
In diesem Bereich stehen Ihnen verschiedene Programme zur Auswertung
und Wartung der Ersatzteildaten zur Verfügung. So können Sie nach
verschiedensten Selektionskriterien bestimmte Ersatzteile aus der
Ersatzteilstammdatei auswählen, z.B. nach der Lagermenge, dem Ver-
brauch oder dem Preis.
Die so ausgewählten Ersatzteile können dann ausgedruckt werden, es
können automatische Preisänderungen durchgeführt oder die Teile auch
auf Wunsch gelöscht werden, wenn es sich etwa um Auslaufteile handelt,
die nicht mehr auf Lager liegen.
Interessante Möglichkeiten aus betriebswirtschaftlicher Sicht bietet
die ABC-Analyse, mit der Sie Ihr Lager nach Gängigkeit, Umsatz und
Rohertrag auswerten können.
Sie können ferner alle oder einen speziell ausgewählten Bereich aus
den gespeicherten Ersatzteilbewegungen ausdrucken oder am Bildschirm
anzeigen lassen.
2.2.8 STAMMDATEN PFLEGE
Mit den Programmen aus diesem Bereich können Sie alle für Ihren Be-
trieb wichtigen Daten speichern und verwalten. Diese Daten werden dann
von verschiedenen Programmen verwendet.
Die Daten über Kunden und ihre Fahrzeuge werden im Auftrag für den
Druck der Adresse, für die Ermittlung der kundenspezifischen Konditio-
nen auf Arbeit und Ersatzteile, für die der Fahrzeugtype entsprechende
Zeitvorgabe zu Arbeitspositionen und ähnliches benutzt. Im Marketingbe-
reich stehen Ihnen viele Möglichkeiten offen, Kunden bzw. Interessen-
ten ganz individuell zu betreuen.
Lieferantendaten werden bei der Bestellung und Preiskalkulation be-
nutzt.
Arbeitswertdaten beschleunigen im Auftrag die Eingabe der Arbeitsposi-
tionen, da der Arbeitstext automatisch eingesetzt wird und auch typen-
spezifische Arbeitszeitvorgaben möglich sind.
Pakete erleichtern Ihnen die Verrechnung von Sonderangeboten, die aus
Arbeitszeiten und einer bestimmten Zusammenstellung von Ersatzteilen
bestehen.
Ersatzteildaten schließlich beschleunigen ebenfalls die Positionseinga-
be im Auftrag durch das automatische Einspielen der Ersatzteilbezeich-
nung und des Preises und gewährleisten die korrekte Auspreisung des
Auftrags.
Über ein eigenes Programm können Sie bei Wechsel von Ersatzteilnummern
eine automatische Verkettung in allen Datenbeständen durchführen.
2.2.9 FIRMENDATEN PFLEGE
Bestimmte, immer wieder verwendete Daten können hier gespeichert wer-
den. Dazu zählen z.B. Mehrwertsteuersätze, Zahlungskonditionen, Perso-
nalnummern, Fahrzeugtypen und Konten für die Finanzbuchhaltung. Es
handelt sich also hauptsächlich um Daten, die nur selten verändert
werden müssen, die aber in den verschiedenen Arbeitsgebieten der Anwen-
dung zum Zweck der Arbeitserleichterung benutzt werden.
Außerdem passen Sie hier das Programmpaket an Ihre spezifischen Anfor-
derungen an, indem Sie z.B. auswählen, welche Statistiken täglich
ausgedruckt werden sollen, ob der Kunde auf der Rechnung auch über die
durchgeführten Garantiearbeiten informiert werden soll und wie lange
Handelsfahrzeuge nach dem Verkauf noch gespeichert bleiben sollen.
2.2.10 STAMM-/FIRMENDATEN DRUCK
Alle Stamm- bzw. Firmendaten können selbstverständlich auch ausge-
druckt werden. Sie haben beim Drucken von Listen verschiedenste Aus-
wahlmöglichkeiten, die es Ihnen ermöglichen, die Listen bezüglich
Inhalt und Sortierung Ihren Anforderungen entsprechend zu gestalten.
2.2.11 STATISTIKEN
Zahlreiche Auswertungen erlauben es Ihnen, das Betriebsgeschehen auf
Schwachstellen hin zu analysieren, um rasch und damit rechtzeitig
reagieren zu können.
Die Umsatzstatistik liefert Ihnen, aufgegliedert nach Marken und Stati-
stikgruppen, monatliche Zahlen über Aufwendungen, Umsätze und Roherträ-
ge.
Die Mechanikerstatistik wertet für die einzelnen Mechaniker die Produk-
tivität und den Leistungsgrad aus, mit Hilfe einer Teamstatistik kön-
nen mehrere Mechaniker zu Werkstatteams zusammengefasst werden.
Die Personalstatistik erlaubt neben der Auswertung der Zeiten, die
automatisch aus den Aufträgen summiert werden, auch die Verarbeitung
von sonstigen Zeiten, z.B. Dienstwege, Krankenstände etc.
Die Berichtstatistik liefert die Umsätze, nach Mehrwertsteuersätzen
und Statistikgruppen gegliedert, unterteilt in Arbeitsaufträge und
Ersatzteilverkauf.
2.2.12 MARKETING
Um die Werkstattauslastung, den Teileverkauf und das Fahrzeuggeschäft
zu stärken, stehen Ihnen mit diesen Programmen viele Möglichkeiten zur
Verfügung.
Sie können Kunden bzw. Interessenten nach verschiedensten Selektions-
kriterien auswählen, z.B. nach dem letzten Werkstattbesuch, dem Vorjah-
resumsatz, dem Geburtstag, dem Datum der nächsten Fahrzeugüberprüfung
oder der gewünschten Fahrzeugtype.
Die ausgewählten Kunden können dann in einer Liste ausgedruckt werden,
um eine Arbeitsunterlage für die Verkäufer zu haben. Oder aber, Sie
lassen vom System automatisch Werbebriefe an diese Kunden drucken, in
die auch automatisch kundenindividuelle Angaben, wie die persönliche
Anrede oder das Fahrzeug-Kennzeichen mitgedruckt werden können.
2.2.13 DATENAUSTAUSCH
Die hier zur Verfügung gestellten Programme sind Voraussetzung für den
Datenaustausch mit Ihren Lieferanten.
HINWEIS: Einige Datenaustauschprogramme können auch im Batch durch-
geführt werden. Siehe dazu das Kapitel 'Datenaustausch im Batch'.
2.2.14 GEMEINSAME DATEIEN FÜR BETRIEBE
Es kann für jeden installierten Betrieb festgelegt werden, daß Datei-
gruppen eines anderen Betriebes ( z.B. die Dateigruppe 'Kunden' oder
die Dateigruppe 'Lager' oder beide ) gemeinsam verwendet werden.
Werden Dateigruppen von mehreren Betrieben gemeinsam benutzt, so wer-
den bestimmte Verarbeitungen im Monatsabschluß und im Tagesabschluß
nur vom Hauptbetrieb durchgeführt.
Um einen konsistenten Datenbestand zu gewährleisten, muß der Tagesab-
schluß im Hauptbetrieb immer vor dem Tagesabschluß in dem Betrieb, der
Dateien mitbenutzt durchgeführt werden. Die Datensicherungen des Haupt-
betriebes und der Betriebe, die Dateien mitbenutzen müssen gleichzei-
tig, d.h. mit gleichem Datenstand durchgeführt werden.
Die in der Dateigruppe 'Kunden' zusammengefaßten Dateien befinden sich
in der Bibliothek KFZD#K (wobei # für die Nummer des Betriebes
steht).
Die in der Dateigruppe 'Lager' zusammengefaßten Dateien befinden sich
in der Bibliothek KFZD#L.
Alle Dateien in der Bibliothek KFZD# sind betriebsspezifisch, werden
also nur vom jeweiligen Betrieb benutzt.
2.2.15 EXTERNE DATENBESCHREIBUNGEN
Im Lieferumfang der Programme sind auch Beschreibungen der Dateien
enthalten. Mit Hilfe dieser externen Datenbeschreibungen und des IBM
Programmproduktes Query können Sie sich beliebige Auswertungen selbst
erstellen.
Mit folgendem Befehl können Sie sich eine Liste der Dateien erstellen,
die vom KFZ-Paket verwendet werden und mit Query ausgewertet werden
können:
- dspobjd obj(KFZD#/*all) objtype(*file) output(*print)
- dspobjd obj(KFZD#K/*all) objtype(*file) output(*print)
- dspobjd obj(KFZD#L/*all) objtype(*file) output(*print)
- dspobjd obj(KFZDP/*all) objtype(*file) output(*print)
Query ist ein wirksames Werkzeug für Sie, selbst Listen und Berichte
nach Ihren Wünschen zu erstellen. Wenn die Informationen, die Sie auf
einer Query-Liste ausgeben wollen, nicht in einer Datei enthalten
sind, ist es notwendig verschiedene Dateien miteinander zu verknüpfen.
Eine Hilfe zur Entscheidung der Frage, in welcher Datei welche Informa-
tionen abgespeichert sind bzw. über welches Feld eine Verknüpfung von
Dateien sinnvoll ist, bietet die Dateifeldbeschreibung.
Mit folgendem Befehl können Sie sich eine Liste der Dateifeldbeschrei-
bungen aller Dateien einer Bibliothek bzw. einer einzelnen Datei er-
stellen:
- dspffd file(KFZD#K/*all) output(*print)
(Z.B. Liste mit den Dateifeldbeschreibungen aller Dateien, die in
der Datengruppe 'Kunden' zusammengefasst sind).
- dspffd file(KFZD#K/ADS) output(*print)
(Z.B Liste mit der Dateifeldbeschreibung der Kundenstammdatei ADS)