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Allgemeine Informationen
Nachfolgend werden einige Beispiele für die Abwicklung von Mietverträgen und Auto-ABO dargestellt, um einen Überblick über die Funktion zu geben.
Im Anschluss werden noch einige Parameter der Betriebsdaten angeführt.
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Hier ein Beispiel für Fahrzeuge in der MIETWG:
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Es sind auch zwei "Pseudo"-Fahrzeuge für einen Lagerplatz im Freien, sowie ein Container enthalten.
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Es wird zumindest ein Sonstiger Positionscode angelegt, um die Verrechnung der Positionen zu erfassen. Bezüglich Erlösgruppe und Buchungslogik braucht es ggfs. eine Anpassung im System und muss mit den FIBU-verantwortlichen Personen abgeklärt werden.
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Mietvertrag allgemein - Modul vertrag
Das Modul Wartungsvertrag kann betriebsübergreifend verwendet werden und über die Berechtigungs-Steuerung für die User eingestellt werden.
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Die angelegten Verträge werden auf Kunden angelegt. Die zugeordneten Fahrzeuge müssen nicht dem Kunden zugeordnet sein, sondern können auch einer Verkaufsabteilung zugeordnet sein.
Für Sonderverträge wie Container-Mieten, Platz- und Gebäudemieten empfiehlt es sich spezielle "Pseudo" Fahrzeuge anzulegen.
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Vertragsanlage allgemeine Information
Auswahl des ABO-Fahrzeugs. Es wird hier immer zunächst die VK-Abteilung, der das Fahrzeug derzeit als Kunde zugeordnet ist, angezeigt. Die Kundennummer muss durch den ABO-Kunden ausgetauscht werden.
Der Kunde muss zuvor in MOTIONDATA DMS angelegt werden.
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Als nächstes wird der Vertragstyp gewählt
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Das Feld "Datum letzte Verrechnung" darf nicht befüllt werden - wird vom System automatisch gesetzt. Es bezieht sich immer auf die zuletzt durchgeführte Verrechnung.
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Für die angelegten Verträge wird der Status in der Kopfübersicht angezeigt
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Bei den Positionen wird dann der passende Sonstige Erlöse Code für die Verrechnung ausgewählt.
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ABO-Auto Abwicklung - Beispiel
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Vorschlag für die Vertrags-Nummer im Kopf-Bereich:
ABO/Kundennummer/Underline-Trenner/KurzFgNr/E = Erstmiete oder
ABO/Kundennummer/Underline-Trenner/lfd.Nummer/E = Erstmiete
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Vertrag-Position
Hier wird nun auch bei der Position der Gültigkeitszeitraum eingetragen und diese Informationen, welche auf der Faktura als Positionstext enthalten sein sollen. Der Preis wird gesamt für alle 3 Monate angegeben.
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Vertrag für ABO-Miete lfd. monatlich
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Vorschlag für die Vertrags-Nummer im Kopf-Bereich:
ABO/Kundennummer/Underline-Trenner/KurzFgNr/M = Monatsmiete
ABO/Kundennummer/Underline-Trenner/lfd.Nummer/M = Monatsmiete
Vertrag-Kopf | ABO monatlich
Nun wird ein zweiter Vertrag für diesen Kunden und das Fahrzeug für laufende Verrechnung angelegt
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Vertrag-Position
Die Position für die laufende Monats-Verrechnung.
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Übersicht der
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Verträge für diesen Kunden
Hier werden alle Verträge oder nur die eines Kunden (Browser durchsuchen für Einschränkungen) angezeigt.
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Vertrag-Abrechnung / Generierung
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Das muss im jeweiligen Betrieb gemacht werden, da sonst die Verkäufer nicht zur Verfügung stehen.
Zusätzlich erfolgt die Auswahl des entsprechenden ABO-Vertrags (hier die Erst-Rechnung) für die Auftragsgenerierung.
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Bei der Einzel-Generierung wird die Auswahl nur für diesen Vertrag angewendet. Wird der Auftrag NICHT sofort fakturiert (Schalter Fakturierung), sondern nur erstellt, dann reagieren die Schalter "Auftraggeber drucken" und "Verträge auf Fahrzeugebene zusammenfassen" hier nicht.
Die Annehmer-Auswahl und Deaktivierung "Auftraggeber Drucken" muss dann im offenen Auftrag durchgeführt werden.
In der Combobox "Genaue Abrechnungsperiode ausweisen" stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
Nein (Standard-Wert)
Von Vertragskopf
Von Vertragspositionen
Bei der Option "Von Vertragskopf" wird die Abrechnungsperiode lt. Vertragskopf ausgewiesen.
Bei Option "Von Vertragspositionen" wird zusätzlich der Zeitraum pro Position ausgewiesen, sofern ein Von-Datum vorhanden ist.
| Info | title | Hinweis:
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Für Quartals-Verträge wird keine exakte Periode ausgewiesen, sondern immer nur das Quartal. |
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Wenn der Auftrag erstellt wurde, kommt dieser Hinweis.
Sollten Probleme auftreten oder ein Vertrag nicht für die Abrechnung gültig sein, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.
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Übersicht der Verträge - Statusänderung
Nachdem die Abrechnung gestartet wurde (egal ob manuell oder über die Auftragsgenerierung), ändert sich der Status in der Vertragsübersicht.
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Offene Aufträge - Auswahl des Auftrags zur Weiterbearbeitung/Fakturierung
In der Liste der offenen Aufträge wird dieser Auftrag nun angezeigt.
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Auftraggeber/Rechnungsempfänger
Es wird immer die VK-Abteilung als Auftraggeber übernommen (Fzg-Halter). Der Kunde ist als Rechnungsempfänger vorhanden
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Der Rechnungsempfänger wird automatisch aus dem Vertrag geladen und für den Auftrag / die Positionen als abweichender Rechnungsempfänger verwendet.
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Im offenen Auftrag wäre es möglich Positionen zu ergänzen.
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VK-Preise der nagelegten Positionen
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Ist die Option "Vertragspositionen ohne Verkaufspreis als Auftragsposition mit Verkaufspreis 0 anlegen" aktiviert, dann wird bei der Vertrags-Auftragsgenerierung eine Vertragsposition mit eingetragenem Verkaufspreis 0 auch als Auftragsposition mit Verkaufspreis 0 angelegt.
Ist diese Option nicht aktiviert, dann wird für solche Positionen der Verkaufspreis lt. Stammdaten (Sonstige Erlöse) verwendet.
Rechnungsvorschau - Infos
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Schalter "Auftraggeber drucken" unter Abschluss/Fakturierung deaktivieren
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Rechnungsvorschau
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Weitere Verträge erfassen - Auftragsgenerierung
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Beispiel Container-Mieten - A
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Beispiel Container-Mieten - B
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Übersicht der
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Verträge
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Auftragsgenerierung - Monats-Rechnungen für alle Verträge
Wird der Druck sofort ausgeführt, dann werden die Einstellungen für Annehmer, Auftraggeber drucken etc. berücksichtigt.
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Nun werden alle möglichen Verträge für die Verrechnung ermittelt und in diesem Beispiel die beiden Verträge auf einen Auftrag zusammengefasst.
Nach der Generierung wird angezeigt, wie viele Aufträge erstellt wurden.
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Vertrag-Statusänderung nach Auftragsgenerierung
Der Status wird nun mit abgerechnet angezeigt - weil in diesem Monat die Verrechnung bereits erfolgt ist (gilt auch für offene Aufträge)
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Kein Druck (nicht automatisch fakturiert) - Liste offene Service-Aufträge zur Weiterbearbeitung
In den offenen Service-Aufträgen werden nun die Aufträge der Verträge angezeigt und können von hier weiterbearbeitet werden.
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Aufgrund der Tatsache, dass bei der Auftragsgenerierung der Job 7001 angegeben wurde, werden beide Verträge inkl. deren Positionen in diesem Job zusammengefasst.
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Offene Vertrag-Abrechnung in Auftrag stornieren
Man kann den offenen Auftrag nun stornieren und erneut die Auftragsgenerierung im Vertragsmanager starten
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Status bleibt abgerechnet
Der Status im Vertragsmanager wird weiterhin als abgerechnet angezeigt
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Damit die Verträge nochmals für die Auftragsgenerierung verfügbar sind, muss das Datumsfeld "Datum letzte Verrechnung" ausgeleert oder auf das Vormonat gesetzt werden.
Dann ändert sich auf der Status auf FÄLLIG.
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Auftragsgenerierung nochmals durchführen
Nun wird keine fixe Job-Zuordnung in der Auftragsgenerierung gemacht.
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Auftragsgenerierung wird erneut gestartet
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Auch in diesem Fall werden die Positionen ohne Job-Zuordnung in den Auftrag übernommen und müssen hier angepasst werden.
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Eine dynamische Paketerstellung ist im Auftrag ebenfalls möglich.
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Neue Sortierung der Positionen aufgrund der dynamischen Pakete
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Rechnungsvorschau:
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Sonderpositionen ABO über Service-Aufträge
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Bei der Anlage eines neuen Service-Auftrages für ein ABO-Fahrzeug wird auf den Wartungsvertrag hingewiesen.
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Abteilung und Unterabteilung korrekt wählen
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Rechnungsempfänger E1 hinzufügen
Der Mieter muss als Rechnungsempfänger E1 hinzugefügt werden.
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Zusatz-/Sonder-Positionen erfassen
Die Sonderpositionen werden mit einem passenden Sonstigen-Code erfasst.
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Auswertung der ABO-/Miet-Verträge
Eine Übersicht der Verträge kann an den Bildschirm oder Drucker, sowie auch via Excel ausgegeben werden
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FAQ - Zusatzinformationen
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Aktuell wird bei der Auftragsgenerierung für monatliche Verrechnung immer der eingestellte Abrechnungstag (zB z.B. 01) für die Faktura als Rechnungsdatum verwendet.
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Das könnte man umgehen, indem man folgende Einstellungen vornimmt.
neue Benutzergruppe
zBz.B. Rg_Datum_aenderbar
Berechtigungsverwaltung für Service / Neuer Auftrag / Allgemeine Auftragswesenrechte
- Rechnungdatumund hier das Recht Rechnungsdatum änderbar aufrufen und setzen.
User, welche die Vertragsabrechnungen durchführen benötigen diese Rechtegruppe zusätzlich
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Das Recht zur Änderung des Rechnungsdatum sollte nur bestimmten Usern gewährt werden. |
Nun kann bei der Auftragsgenerierung das Rechnungsdatum angepasst werden.
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