Allgemeine Informationen

Nachfolgend werden einige Beispiele für die Abwicklung von Mietverträgen und Auto-ABO dargestellt, um einen Überblick über die Funktion zu geben.
Im Anschluss werden noch einige Parameter der Betriebsdaten angeführt.

MOTIONDATA DMS Stammdaten

Hier werden die notwendigen Stammdaten aufgelistet.

Verkaufsabteilung

Je nach Betriebsgröße können die Mietfahrzeuge über die GEBWG/VORWG oder auch NEUWG (dies ist nicht empfohlen) laufen oder es wird eine eigene Verkaufsabteilung MIETWG angelegt.
Die Verkaufsabteilungen werden so angelegt, wie es für den jeweiligen Betrieb passt - auch eine weitere Aufgliederung (ABO etc.) kann möglich sein.

Hier ein Beispiel für Fahrzeuge in der MIETWG:

Open

Es sind auch zwei "Pseudo"-Fahrzeuge für einen Lagerplatz im Freien, sowie ein Container enthalten.

Sonstige Position

Es wird zumindest ein Sonstiger Positionscode angelegt, um die Verrechnung der Positionen zu erfassen. Bezüglich Erlösgruppe und Buchungslogik braucht es ggfs. eine Anpassung im System und muss mit den FIBU-verantwortlichen Personen abgeklärt werden.

Open

Mietvertrag allgemein - Modul vertrag

Das Modul Wartungsvertrag kann betriebsübergreifend verwendet werden und über die Berechtigungs-Steuerung für die User eingestellt werden.

Die angelegten Verträge werden auf Kunden angelegt. Die zugeordneten Fahrzeuge müssen nicht dem Kunden zugeordnet sein, sondern können auch einer Verkaufsabteilung zugeordnet sein.

Für Sonderverträge wie Container-Mieten, Platz- und Gebäudemieten empfiehlt es sich spezielle "Pseudo" Fahrzeuge anzulegen.

Vertragsanlage allgemeine Information

Auswahl des ABO-Fahrzeugs. Es wird hier immer zunächst die VK-Abteilung, der das Fahrzeug derzeit als Kunde zugeordnet ist, angezeigt. Die Kundennummer muss durch den ABO-Kunden ausgetauscht werden.
Der Kunde muss zuvor in MOTIONDATA DMS angelegt werden.

Als nächstes wird der Vertragstyp gewählt

Das Feld "Datum letzte Verrechnung" darf nicht befüllt werden - wird vom System automatisch gesetzt. Es bezieht sich immer auf die zuletzt durchgeführte Verrechnung.

Für die angelegten Verträge wird der Status in der Kopfübersicht angezeigt

Bei den Positionen wird dann der passende Sonstige Erlöse Code für die Verrechnung ausgewählt.

ABO-Auto Abwicklung - Beispiel

Verkauf von ABO lfd. monatlich und 3-Monats-Miete als Kaution/Erstmiete vorab

Die erste ABO-Rechnung enthält 3 Monatsmieten.

Diese kann über den Vertragsmanager oder nur über den Service-Vertrag abgerechnet werden. In unserem Beispiel legen wir einen eigenen Vertrag plus Position dazu an und dann einen weiteren Vertrag plus Position für laufende Monats-Verrechnung.
So kann man das auch noch für das Vertrags-Ende machen, falls es dort immer zusätzliche Verrechnungspositionen gibt.

Vertrag-Kopf | 3-Monatsmieten

Vorschlag für die Vertrags-Nummer im Kopf-Bereich:

• ABO/Kundennummer/Underline-Trenner/KurzFgNr/E = Erstmiete oder

• ABO/Kundennummer/Underline-Trenner/lfd.Nummer/E = Erstmiete

Vertrag-Position

Hier wird nun auch bei der Position der Gültigkeitszeitraum eingetragen und diese Informationen, welche auf der Faktura als Positionstext enthalten sein sollen. Der Preis wird gesamt für alle 3 Monate angegeben.

Vertrag für ABO-Miete lfd. monatlich

Die monatliche ABO-Gebühr erfolgt über den Vertrags-Manager für den gesamten Zeitraum ab der 4. Monatsmiete

Vorschlag für die Vertrags-Nummer im Kopf-Bereich:

• ABO/Kundennummer/Underline-Trenner/KurzFgNr/M = Monatsmiete

• ABO/Kundennummer/Underline-Trenner/lfd.Nummer/M = Monatsmiete

Vertrag-Kopf | ABO monatlich

Nun wird ein zweiter Vertrag für diesen Kunden und das Fahrzeug für laufende Verrechnung angelegt

Vertrag-Position

Die Position für die laufende Monats-Verrechnung.

Übersicht der Verträge für diesen Kunden

Hier werden alle Verträge oder nur die eines Kunden (Browser durchsuchen für Einschränkungen) angezeigt.

Vertrag-Abrechnung / Generierung

Auftragsgenerierung für einen Vertrag

Das muss im jeweiligen Betrieb gemacht werden, da sonst die Verkäufer nicht zur Verfügung stehen.
Zusätzlich erfolgt die Auswahl des entsprechenden ABO-Vertrags (hier die Erst-Rechnung) für die Auftragsgenerierung.

Bei der Einzel-Generierung wird die Auswahl nur für diesen Vertrag angewendet. Wird der Auftrag NICHT sofort fakturiert (Schalter Fakturierung), sondern nur erstellt, dann reagieren die Schalter "Auftraggeber drucken" und "Verträge auf Fahrzeugebene zusammenfassen" hier nicht.
Die Annehmer-Auswahl und Deaktivierung "Auftraggeber Drucken" muss dann im offenen Auftrag durchgeführt werden. 

In der Combobox "Genaue Abrechnungsperiode ausweisen" stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

• Nein (Standard-Wert)

• Von Vertragskopf

• Von Vertragspositionen

Bei der Option "Von Vertragskopf" wird die Abrechnungsperiode lt. Vertragskopf ausgewiesen.
Bei Option "Von Vertragspositionen" wird zusätzlich der Zeitraum pro Position ausgewiesen, sofern ein Von-Datum vorhanden ist.

Wenn der Auftrag erstellt wurde, kommt dieser Hinweis.
Sollten Probleme auftreten oder ein Vertrag nicht für die Abrechnung gültig sein, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Übersicht der Verträge - Statusänderung

Nachdem die Abrechnung gestartet wurde (egal ob manuell oder über die Auftragsgenerierung), ändert sich der Status in der Vertragsübersicht.

Offene Aufträge - Auswahl des Auftrags zur Weiterbearbeitung/Fakturierung

In der Liste der offenen Aufträge wird dieser Auftrag nun angezeigt.

Auftraggeber/Rechnungsempfänger

Es wird immer die VK-Abteilung als Auftraggeber übernommen (Fzg-Halter). Der Kunde ist als Rechnungsempfänger vorhanden

Der Rechnungsempfänger wird automatisch aus dem Vertrag geladen und für den Auftrag / die Positionen als abweichender Rechnungsempfänger verwendet.

Im offenen Auftrag wäre es möglich Positionen zu ergänzen.

VK-Preise der nagelegten Positionen 

Gibt es im Vertrag Positionen die einen VK-Preis = 0 haben, dann können die VK-Preise bei diesen Positionen bei einer Auftragsgenerierung auf 2 Varianten abgehandelt werden. Welche Variante wird zur Anwendung gebracht ist von der Modul/Service/Verträge/"Vertragspositionen ohne Verkaufspreis als Auftragsposition mit Verkaufspreis 0 anlegen" Option abhängig. 

Ist die Option "Vertragspositionen ohne Verkaufspreis als Auftragsposition mit Verkaufspreis 0 anlegen" aktiviert, dann wird bei der Vertrags-Auftragsgenerierung eine Vertragsposition mit eingetragenem Verkaufspreis 0 auch als Auftragsposition mit Verkaufspreis 0 angelegt. 
Ist diese Option nicht aktiviert, dann wird für solche Positionen der Verkaufspreis lt. Stammdaten (Sonstige Erlöse) verwendet.

Rechnungsvorschau - Infos

Schalter "Auftraggeber drucken" unter Abschluss/Fakturierung deaktivieren

Rechnungsvorschau

Weitere Verträge erfassen - Auftragsgenerierung 

Es werden nun weitere Verträge angelegt für Kunden, deren ABOs oder Mieten schon laufen

Beispiel Container-Mieten - A

Beispiel Container-Mieten - B

Übersicht der Verträge

Auftragsgenerierung - Monats-Rechnungen für alle Verträge

Wird der Druck sofort ausgeführt, dann werden die Einstellungen für Annehmer, Auftraggeber drucken etc. berücksichtigt.

Nun werden alle möglichen Verträge für die Verrechnung ermittelt und in diesem Beispiel die beiden Verträge auf einen Auftrag zusammengefasst.

Nach der Generierung wird angezeigt, wie viele Aufträge erstellt wurden.

Vertrag-Statusänderung nach Auftragsgenerierung

Der Status wird nun mit abgerechnet angezeigt - weil in diesem Monat die Verrechnung bereits erfolgt ist (gilt auch für offene Aufträge)

Kein Druck (nicht automatisch fakturiert) - Liste offene Service-Aufträge zur Weiterbearbeitung

In den offenen Service-Aufträgen werden nun die Aufträge der Verträge angezeigt und können von hier weiterbearbeitet werden.

Aufgrund der Tatsache, dass bei der Auftragsgenerierung der Job 7001 angegeben wurde, werden beide Verträge inkl. deren Positionen in diesem Job zusammengefasst.

Offene Vertrag-Abrechnung in Auftrag stornieren

Man kann den offenen Auftrag nun stornieren und erneut die Auftragsgenerierung im Vertragsmanager starten

Status bleibt abgerechnet

Der Status im Vertragsmanager wird weiterhin als abgerechnet angezeigt

Damit die Verträge nochmals für die Auftragsgenerierung verfügbar sind, muss das Datumsfeld "Datum letzte Verrechnung" ausgeleert oder auf das Vormonat gesetzt werden.

Dann ändert sich auf der Status auf FÄLLIG.

Auftragsgenerierung nochmals durchführen

Nun wird keine fixe Job-Zuordnung in der Auftragsgenerierung gemacht.

Auftragsgenerierung wird erneut gestartet

Auch in diesem Fall werden die Positionen ohne Job-Zuordnung in den Auftrag übernommen und müssen hier angepasst werden.

Eine dynamische Paketerstellung ist im Auftrag ebenfalls möglich.

Neue Sortierung der Positionen aufgrund der dynamischen Pakete

Rechnungsvorschau:

Sonderpositionen ABO über Service-Aufträge

Auftrag für Service 

Bei der Anlage eines neuen Service-Auftrages für ein ABO-Fahrzeug wird auf den Wartungsvertrag hingewiesen.

Abteilung und Unterabteilung korrekt wählen

Rechnungsempfänger E1 hinzufügen 

Der Mieter muss als Rechnungsempfänger E1 hinzugefügt werden.

Zusatz-/Sonder-Positionen erfassen

Die Sonderpositionen werden mit einem passenden Sonstigen-Code erfasst.

Auswertung der ABO-/Miet-Verträge

Eine Übersicht der Verträge kann an den Bildschirm oder Drucker, sowie auch via Excel ausgegeben werden

FAQ - Zusatzinformationen

Auftragsgenerierung - Statt Abrechnungstag soll Tagesdatum für Faktura verwendet werden

Aktuell wird bei der Auftragsgenerierung für monatliche Verrechnung immer der eingestellte Abrechnungstag (z.B. 01) für die Faktura als Rechnungsdatum verwendet.

Das bedeutet, wenn man am 04. des Monats die Verträge über die Auftragsgenerierung erstellt, wird das Rechnungsdatum 01.MM.JJJJ verwendet und nicht 04.MM.JJJJ.

Das könnte man umgehen, indem man folgende Einstellungen vornimmt.

• neue Benutzergruppe z.B. Rg_Datum_aenderbar

• Berechtigungsverwaltung für Service / Neuer Auftrag / Allgemeine Auftragswesenrechte und hier das Recht Rechnungsdatum änderbar aufrufen und setzen.

• User, welche die Vertragsabrechnungen durchführen benötigen diese Rechtegruppe zusätzlich

Nun kann bei der Auftragsgenerierung das Rechnungsdatum angepasst werden.