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Allgemein

Aufgabe und Nutzen des Moduls

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Die Programmierung ist im Modul 075 realisiert und für Sie ab der CDP Version 5.5 verfügbar.

Überblick Funktionsumfang

• Organisieren des Fuhrparks
• Reservieren von Leihfahrzeugen
• Verleihverträge mit Hilfe des Word-Connectors lizenzfrei drucken

Systemvorrausetzung

Installieren Sie das Modul 075 entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen.
Das Modul erfordert eine eigene Freigabenummer, die Ihnen nach der Lizenzierung bekannt gegeben wird.
Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese sind im Kapitel Grundeinstellungen beschrieben
Hinweis:
Das Modul 171 Word-Connector ist zum Druck der Mietverträge nicht notwendig.
Die hierfür benötigten Funktionen sind im Modul 075 kostenfrei enthalten. 

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Aufruf und Funktionen

Der Einstieg erfolgt aus dem im Hauptmenü ? unter Fahrzeughandel ? > Zusätze Fahrzeughandel ? > IVM – Integriertes Verleihmanagement.

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Sie erhalten folgende Maske, die welche in 2 Hauptteile unterteilt ist.
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Fuhrparkansicht

Die Fuhrparkansicht stellt die gesamte Leihfahrzeugflotte des Unternehmens dar, gegliedert nach Betrieb, sofern die Mehrbetriebsfähigkeit aktiviert ist. Die Ansicht des Fuhrparks ist in einer Baumansicht dargestellt. Diese lässt sich beliebig gruppieren und auf- oder absteigend sortieren. Mit einen Klick auf das Plus neben dem Betrieb oder einen Doppelklick auf den Namen, öffnet sich dieser Zweig des Baumes und es werden die verschiedene Kategorien, nach denen gruppiert wurde, angezeigt. 
Möchten Sie den gesamten Baum aus- oder einklappen, öffnen Sie mit der rechten Maustaste ein Funktionsmenü, wo Sie die gewünschte Aktion dann auswählen können.

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Kalender

An der oberen Leiste navigieren Sie im Kalender oder können die Ansicht des Kalenders Ihren Bedürfnissen anpassen, wie Schrittweite des einzelnen Tages oder Anzahl der sichtbaren Tage. Sie können sich die Zeitlinie sowie die Farblegende anzeigen lassen.



Die Kalenderansicht auf der rechten Seite, ist gekoppelt mit der Baumansicht. Sie wird durch das Aufklappen einzelner Gruppen beeinflusst. Diese Ansicht dient vor allem der Übersicht über die Auslastung des Fuhrparks. Um die Auslastung auf den ersten Blick zu erkennen, wurden Farbcodes eingeführt
Erklärung zur Farblegende:

Ist ein Fahrzeug in der linken Seite des Bildschirmes grau hinterlegt, bedeutet dies, dass es eine offene Reservierung vorhanden ist. Bleiben Sie mit der Maus auf einem Fahrzeug stehen, wird nach einigen Sekunden eine Kurzzusammenfassung des Fahrzeuges angezeigt, wobei auch in weiterer Folge die offenen Reservierungsnummern ersichtlich sind.
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In der rechten Bildschirmseite haben Sie den Überblick über alle Reservierungen, welche farblich, lt der Farbtabellenlegende, markiert sind. Beim Überfahren mit der Maus werden Ihnen die Details zu der Verleihung angezeigt.
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Wird eine Gruppe nicht ausgeklappt, so erscheint ein Balken über die Reservierungsdauer der gesamten Gruppe.

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Wählen Sie ein Fahrzeug, dass Sie reservieren möchten, und führen Sie an einer freien Stellen, an der das Fahrzeug noch verfügbar zu sein scheint, einen Doppelklick im Kalenderteil aus. Es öffnet sich ein Fenster mit der Detailansicht zum Anlegen einer neuen Reservierung. Geben Sie die Basisdaten einer Reservierung ein.
Hinweis: Wurde eine Reservierung aus FSales (XFS) angelegt, so kann diese in CDP nicht mehr bearbeitet werden.
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1. Übersicht über die Personen, die in den aktuellen Verleih involviert sind: Der Rechnungsempfänger, der Fahrer (=Kunde), der Fahrer des Kunden(falls der Kunde nicht der Fahrer ist, oder eine Gruppe wie Familie oder Firma)
2. Anmerkungen zum aktuellen Verleih
3. Überblick über die geplanten und tatsächlichen Abhol- und Rückgabezeiten
4. Kurze Informationen über das Fahrzeug
5. Preis des Verleihs unter Berücksichtigung der vorhandenen Daten - Einstieg die Preisberechnung
6. Setzen oder Löschen der Ist-Zeiten für Start und Ende des Verleihs
7. Drucken des Verleihvertrages
8. Hier können Sie die ergänzten Daten in den Kundenstamm übernehmen oder zu den Kundenstammdaten wechseln

Durch Eingabe eines Suchkriteriums kann nach Personen gesucht werden. Es öffnet sich das Suchfenster in dem Sie durch Anklicken des Kunden, diesen in die Reservierung übernehmen können. Die betreffenden Felder werden mit den verfügbaren Kundendaten ausgefüllt.
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Ergänzen Sie die restlichen Daten. Und klicken Sie auf OK.
Das Fahrzeug ist nun für den Kunden reserviert, erkenntlich durch die farbliche Markierung im gewählten Zeitraum.
Die Daten können jederzeit ergänzt werden. Ein Doppelklick auf die Reservierung öffnet die Detailansicht.

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Möchte man die Zeiten einer angelegten Reservierung verändern, muss folgendermaßen vorgegangen werden:
Die Reservierung muss markiert werden. Dies geschieht durch einen einfachen Klick mit der linken Maustaste auf die Reservierung. Wurde sie erfolgreich markiert, ändert sie ihre Farbe – sie erscheint heller (durch einen weißen Bereich in der unteren Hälfte).
a) Die gesamte Reservierung soll verschoben werden, d.h. Start- und Endzeit:
Befindet sich die Maus nun über der markierten Reservierung, ändert sich der Mauszeiger zu einem Fadenkreuz. Nun kann durch Halten der linken Maustaste die Reservierung nach links (früherer Beginn, früheres Ende) oder nach rechts (späterer Beginn, späteres Ende) verschoben werden.
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b) Soll nur die Start- oder die Endzeit der Reservierung verschoben werden, fahren Sie mit der Maus über die Start- bzw. Endlinie der markierten Reservierung. Es nimmt der Mauszeiger die Form eines waagrechten Doppelpfeils an, jetzt kann durch Halten der linken Maustaste und ziehen in die entsprechende Richtung die Start- bzw. Endzeit geändert werden.
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Reservierung auf ein anderes Fahrzeug umlegen

Die Reservierung kann einem anderen Fahrzeug der selben Kategorie zugeordnet werden. Dies erreicht man durch Auswahl einer Reservierung mit einem einfachen Klick. Danach kann mit gleichzeitig gedrückter linker Maustaste und gehaltener <Strg> -Taste, die Reservierung einem anderen Fahrzeug zugeordnet werden.
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Konflikte mit anderen Reservierungen werden überprüft und falls erforderlich gemeldet.

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Endabrechnung
Wie bei der Mehrgebühr ist auch der Bereich der Endabrechnung nur dann aktiv, wenn der Verleih beendet wurde, d.h. wenn eine tatsächliche Endzeit eingetragen wurde. Die Endabrechnungsansicht gibt einen Überblick über die Gesamtkosten des Verleihs.
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Wie hier ersichtlich, ist diese Ansicht in drei Teile gegliedert.
Im obersten Bereich werden die Daten des Rechnungsempfängers dargestellt.
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Der Mieter wird als Rechnungsempfänger vorgeschlagen, kann aber hier abgeändert werden.
Im mittleren Bereich werden die Kosten aufgeschlüsselt dargestellt.

Den einzigen Wert den man hier noch ändern kann sind die einzufordernden Selbstbehalte. Auch hier gilt wieder: Wird ein Wert geändert, müssen die Kosten neu berechnet werden, d.h. der Knopf „Kosten berechnen" ist zu drücken.
Im untersten Bereich können Sie die Einstellungen für die Fakturierung vornehmen.

Die Fakturierung eines Verleihs erfolgt immer über einen Auftrag der Auftragsbearbeitung. Bei internen oder kostenlosen Rechnungen ist eine Kostenstelle auszuwählen.
Über das Feld ‚Aktion' können Sie eine Rechnung, Rechnungsstorno, ein Rechnungsduplikat oder die Verbuchung auf einen bestehenden Auftrag auswählen. Über den Knopf ‚Aktion durchführen' wird der gewählte Vorgang ausgeführt.
Es folgt eine Statusmeldung über den Verlauf der gewünschten Aktion, mit Bekanntgabe der anlegten Auftragsnummer, Belegnummer etc…
Bei einem Storno, geben Sie bitte einen Stornierungsgrund an.
Mit „OK" kommen Sie wieder in die Reservierungsmaske zurück.
Verrechnung auf einen separaten Verleihauftrag
Mit der Aktion ‚FA' wird automatisch ein neuer Auftrag eröffnet, die Verleihkosten werden auf diesen gebucht und der Auftrag wird sofort fakturiert.
Verleihaufträge sind im Programm Auftragsbearbeitung gesperrt. Eine Bearbeitung ist daher dort nicht möglich. Auch ein eventuelles Rechnungsstorno muss direkt im Verleihprogramm mit der Aktion ST ausgeführt werden.
Zum Stornieren verwenden Sie die Aktion ‚ST'. Um ein Fakturenduplikat zu erstellen wählen Sie die Aktion ‚FD'.
Verrechnung auf einen bestehenden Auftrag
Mit der Aktion ‚AR' kann der Verleih auf einen bestehenden Auftrag gebucht werden.

Der Verleih wird auf die im Feld Auftragsnummer angegebene Auftragsnummer gebucht.
Die Positionen werden in einem eigenen Eingriff mit dem im Verleih angegebenen Rechnungsempfänger gebucht, wobei hier der Rechnungsempfänger R4 verwendet wird. Grund dafür ist, dass man nicht zu 100% davon ausgegangen darf, dass R1 am Auftrag immer der korrekte Rechnungsempfänger für diesen Verleihvertrag sein kann.
Wurde der Verleih über einen Planauftrag der Terminplanung gebucht, welcher in einen Auftrag übergeleitet wurde, schlägt das Programm die betreffende Auftragsnummer vor.
CDP prüft hier nicht ob der Verleih bereits einmal in einem Auftrag übergeleitet wurde. Auch der Verleihstatus ändert sich nicht wenn man den Verleih auf einen bestehenden Auftrag bucht.

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 Konfiguration zur Abrechnung eines Verleihs

Einleitung

Damit Sie aus dem integrierten Verleihmanagement (IVM) einen Auftrag generieren können, sind einige Voraussetzungen zu erfüllen. Diese Voraussetzungen werden im Folgenden aufgelistet.

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Unter Daten Pflege? Firmendaten Allgemein ? Steuerungen ? Parameter Auftragswesen auf der Registerkarte „Allgemeine Funktionen 2" können Sie über den Schalter „Auftragsstorno Text zwingend" festlegen, ob der Benutzer beim Stornieren eines Auftrages einen Grund des Storno eingeben muss.

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Verleihverträge je Fahrzeugkategorie

Unter dem Menüpunkt "Verleihverträge je Fahrzeugkategorie" ist es möglich für Kombinationen aus Fahrzeuggruppe und Treibstofftyp Fahrzeugkategorien zu definieren und Vorlagen für den Vertragsdruck zu hinterlegen. Stimmt die Kategorie des Verleihfahrzeugs mit einer hier definierten überein, so wird beim Druck des Verleihvertrags ohne Auswahlmöglichkeit oder Rückfrage die zugeordnete Vertragsvorlage verwendet. Der Treibstofftyp kann auch leer gelassen werden. Dann wird auf diese Kategorie zugegriffen wenn nur die Fahrzeuggruppe übereinstimmt und kein Eintrag existiert, der zusätzlich den passenden Treibstofftyp definiert hat.

Anhang

Checkliste