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Allgemeine Informationen
Um den gesetzlichen Anforderung zu genügen, muss zu Dokumentationszwecken der Versand von elektronischen Rechnungen aufgezeichnet werden. Diese Funktionalität wird über den MD SMS/E-Mail-Reminderservice bzw. über die Maske SMS/E-Mail Monitor abgebildet.
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Folgende Einstellungen sind einmalig im MOTIONDATA vorzunehmen:
Auftragsoptionen
Für betriebsinterne Dokumentations- und Kontrollzwecke existiert eine Auftragsoption ("
Auftragssteuerung
Optionen
Gruppierung | Einstellung | Info |
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Archiv | BBC Mail-Adresse für Rechnungsversand aus dem Auftragswesen |
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Für betriebsinterne Dokumentations- und Kontrollzwecke existiert diese Option. Diese Adresse MUSS für Nachverfolgungszwecke eingetragen werden. |
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Allgemein | Textcode für automatischen E-Mail- |
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Versand (Fakturierung) | Der E-Mail-Text wird über einen Textcode |
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vorgegeben. | ||
Allgemein | Benutzerbestätigung bei E-Mail-Rechnung einholen | Ist diese Option aktiviert, wird bei der Existenz von elektronischen Rechnungen der Benutzer darauf hingewiesen bzw. muss dieser die Fortsetzung mit “Ja” bestätigen; bei “Nein” wird die Fakturierung abgebrochen und der Fokus auf den Rechnungsempfänger-Karteireiter gesetzt. Erfolgt die Fakturierung außerhalb des Auftragswesen (z. B. via Übersicht der offenen Aufträge, Sammelrechnung, automatische Fakturierung), wird keine Meldung angezeigt. |
Unter Basis → Stammdaten → Betriebsdaten kann in der Textcode Administration der Text angepasst werden.
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Zeilenumbrüche werden im Text nicht dargestellt. Fährt man mit dem Cursor durch den Text, bemerkt man aber wo sich diese befinden. Mittels copy/paste und etwas Geduld kann man so auch weiter hinzufügen/entfernen!
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Hinweis:
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Gutschrift: GUT
Service-Auftrag Rechnung: SRR
Teilehandel Rechnung: TRR
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Hinweis:Ist die Archiverstellung für das Rechnungsoriginal aktiviert, muss die E-Mail PDF-Archivierung nicht aktiviert werden. |
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E-Mail-Adresse
Elektronische Rechnung = 1 oder 2
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Berechtigungsverwaltung
Über die Berechtigung „Flag "Flag für elektron. Rechnung ändern" (Service - Neuer Auftrag - Allgemeine Auftragswesenrechte) kann gesteuert werden, welche Benutzer die entsprechende Checkbox im Auftrag bearbeiten dürfen.
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Auftrag
Karteireiter: Rechnungsempfänger
Am Symbol 
in der Rechnungsempfänger-Übersicht, kann man erkennen für welche Rechnungsempfänger im Kundenstamm die Option zum elektronischen Rechnungsversand aktiviert wurde.
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Abhängig von der entsprechenden Benutzerberechtigung kann je Rechnungsempfänger über die Checkbox „Elektronische "Elektronische Rechnungen" gesteuert werden, ob eine elektronische Rechnung gesendet werden soll, oder nicht.
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| Tipp |
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Use Case: |
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Der Anwender kann dann – falls der Kunde gleich bezahlen möchte und der Benutzer dafür berechtigt ist - die Option an der entsprechenden Checkbox entfernen, damit die Rechnung gleich gedruckt und dem Kunden übergeben werden kann. |
| Info |
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Der elektr. Rechnungsversand für |
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"e-Rechnung an den Bund", kann nicht übersteuert werden. |
Zahlschein (E-Rechnung ohne Signatur)
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Für die Ausprägung "Manuell" muss der Zahlschein am Rechnungsempfänger-Karteireiter vom Benutzer gecheckt werden, bei "Automatisch" erfolgt die Vorbelegung automatisch, sofern Zahlscheine generell bei Kreditrechnungsempfängern automatisch aktiviert sind.
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| Info |
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Die Verfügbarkeit der Zahlschein-Checkbox erfolgt in Abhängigkeit einer weiteren Einstellungen, die nur ein |
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MOVEC Service Desk Mitarbeiter vornehmen kann. Für die Konfiguration wenden Sie sich bitte an den |
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Karteitreiter: Abschluss
Ist einer der Rechnungsempfänger ein e-Rechnungsempfänger, wird am KR Abschluss über den Button "Senden an" - "Drucker":
eine E-Mail mit dem Text lt. Textcode und im Anhang die Rechnung im PDF-Format versandt
weiters wird die Rechnungskopie wie auch schon bisher mit dem Zusatz "Duplikat" sowie mit einem entsprechenden Verweis (Fußzeilentextcode "HER" - "Hinweis elektronische Rechnung") gedruckt, dass die Rechnung als Original via e-Mail übermittelt wurde. Die Variable für den Report-Designer lautet "cERechnungHinweis".
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| Info |
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Barfakturen sind als elektronische Rechnung nicht zulässig. Daher steht diese Funktion für BAR-Rechnungsempfänger nicht zur Verfügung. |
Benutzerbestätigung bei E-Mail-Rechnung einholen
Ist die Auftragsteuerung Option "Benutzerbestätigung bei E-Mail-Rechnung einholen" aktiviert, wird bei der Existenz von elektronischen Rechnungen der Benutzer darauf hingewiesen bzw. muss dieser die Fortsetzung mit "Ja" bestätigen; bei "Nein" wird die Fakturierung abgebrochen und der Fokus auf den Rechnungsempfänger-Karteireiter gesetzt.
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| Info |
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Erfolgt die Fakturierung außerhalb des Auftragswesen (z. B. via Übersicht der offenen Aufträge, Sammelrechnung, automatische Fakturierung), wird keine Meldung angezeigt. |
Auftragsstatistik
Über die Auftragsstatistik ist ersichtlich ob eine e-Rechnung erfolgreich versendet wurde, oder ob ein Problem bei der Übermittlung aufgetreten ist.
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Ist die Option aktiviert, so ist am Rechnungs-Karteireiter der Statistikabfrage bei Selektion einer Rechnung eine Combobox mit Zahlschein-Reports verfügbar, welche bei "Senden an Email" neben dem Fakturenbeleg (aus dem PDF-Archiv bzw. durch Neuerstellung) auch den betreffenden Zahlschein erstellt und als Mail-Attachment beilegt.
| Info |
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Die Verfügbarkeit der Zahlschein-Checkbox erfolgt in Abhänigkeit Abhängigkeit einer weiteren Einstellungen, die nur ein MOTIONDATA VECTOR MOVEC Service Desk Mitarbeiter vornehmen kann. Für die Konfiguration wenden Sie sich bitte an den MOTIONDATA VECTOR MOVEC Service Desk. |
Variante 1 | Manuell
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Bei der Variante 1 | "Manuell" ist die Zahlschein-Checkbox (deaktiv) und die Zahlschein-Reportauswahl verfügbar.
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Eine Übersicht über alle versendeten bzw. noch nicht versendeten Rechnungen finden Sie unter Kommunikation - SMS/E-Mail.
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