Inhaltsverzeichnis

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Allgemein

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Allgemeine Informationen

Das MOTIONDATA Modul "Aufgaben" dient zur Erfassung und Verwaltung von Aufgaben, Notizen und Erinnerungen im After-Sales Bereich sowie auch für betriebsinterne Aufgaben.

Funktionen:

• Vollständig in die MOTIONDATA DMS Lösung integriert

• Evidenz aller Kontakte mit Kunden und Interessenten

  Übersicht über den Fortschritt des Verkaufsprozesses

• Informationsquelle für alle im Betrieb vorhandenen Kundendaten

• Zugriff auf

  ProbefahrtenZugriff auf

  die Kundenhistorie im vollen Umfang

• Benutzerindividuelle Wiedervorlagen
• Einfache Durchführung von Kampagnen

  Zugriff auf Vormerkungen

• Definition von aufgabenspezifischen Workflows

• Einfaches Handling

Wichtige Begriffe:

• Die Marketingaktivitäten
• Die Aufgaben  (Kontakte)
• Die Kaufinteressen
• Der CRM - Manager
• Die Termin Übersicht
• Die Kundenhistorie
• Selektionen
• Auswertungen

  Verschieben von Zuständigkeiten

• Ausgabe von Daten

Stammdaten

Marketingaktivitäten

Die Marketingaktivitäten finden Sie unter Basis - Stammdaten - Wartung - Aufgaben Verwaltung. Marketingaktivitäten können individuell erstellt werden und führen den Verkäufer Anwender durch eine Reihe von vordefinierten Aufgaben. Sie können z.B. auf den eigentlichen Verkaufsprozess oder auf die Kundenzufriedenheit abgestimmt sein.

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Mehrfachaufgaben können je Marketingkampagnen und Kaufinteresse angelegt werden. Einer Marketingkampagne Marketingaktivität können bestimmte Aufgaben zugewiesen werden, die in der Aufgabenbearbeitung als ToDo Liste angezeigt wird.Image Removed

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Aufgabenstamm

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Aufgaben

Das Menü "Aufgaben" finden Sie unter Basis - Stammdaten - Wartung - Aufgaben.

Kontaktergebnisse und Zuordnung zu den Aufgaben im Aufgabenstamm prüfen, gegeben falls gegebenenfalls an die unternehmerischen Anforderungen anpassen.
Hier wird zusätzlich noch eingestellt welche Aufgabe eine Folgeaufgabe haben kann oder ob eine Automatisch Erinnerung erstellt werden soll.
Die Dauer in Minuten bezieht sich auf die Aufgabe und der Intervall auf die Folgeaufgabe in Tagen.Image Removed

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Aufgabencode ändern

Image RemovedDas Menü "Aufgabencode ändern" befindet sich unter Basis - Stammdaten - Wartung - Aufgaben Verwaltung.

Es besteht die Möglichkeit bestehende Aufgaben mit alten Aufgabencodes (z.:B ERS) auf neue Aufgabencodes (z.:B 001) zu ändern.Image Removed

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Aufgaben-Manager

Der CRM Manager Aufgaben Manager befindet sich im Menü Aufgaben. Er verwaltet sämtliche Kontakte und Aufgaben und ist somit eine der wichtigsten Masken für den Verkaufsberater! 

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Der Status der Erledigung wird farblich angezeigt.

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Der CRM Manager ist der zentrale Manager im CRM Modul. Die Termine, Aufgaben und Kontakte werden in einer Art „TODO-Liste“ in folgender Reihenfolge angezeigt:

• Überfällige Aufgaben mit Statusfarbe

  „rot“

  "rot"

• Aktuell geplante Kontakte/Aufgaben mit Statusfarbe

  “gelb“

  "gelb"

• Erledigte Aufgaben mit Statusfarbe

  „grün“

  "grün"

• Zukünftig geplante Kontakte/Aufgaben mit Statusfarbe

  „weiss“

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• "weiß"

Im CRMAufgaben - Manager können Termine/Aufgaben zu einem Kunden /Interessenten erfasst/geändert und gelöscht werden, sofern die Berechtigung für den User gegeben ist.
Prinzipiell dürfen nur die Kontakte/Aufgaben der dem Verkäufer Anwender (User) zugeordneten Kunden /Interessenten bearbeitet und eingesehen werden. Von dieser „zentralen Stelle“ "zentralen Stelle" aus, kann auf alle Kunden-/Interessentenspezifischen Kundenspezifischen Daten verzweigt werden:Image Removed

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• Verzweigung in den Kundenstamm

  Verzweigung in den Interessenstamm

• Verzweigung in die

  Auftragsstatistik

  Auftrags/Statistikabfrage

• Kontakthistorie

  Kontaktübersicht

• E-Mail schreiben

• SMS senden

• Offene Aufträge

• Verzweigung in den

  Probefahrtenmanager zur Erfassung einer Probefahrt.Suche nach Fahrzeug: In der Aufgabenbearbeitung kann nun auch eine Suche des Kunden/Interessenten nach Fahrzeugdaten stattfinden.

  Kampagnen/Vormerkung

• Liste Kampagnen/Vormerkungen

Aufgabenbearbeitung

Jeder Schritt im Verkaufsprozess ist als ‚Aufgabe‘ "Aufgabe" definiert. Mittels der Funktion Aufgabenbearbeitung können erledigte Schritte dokumentiert, Informationen hinzugefügt und neue Termine vorgelegt werden.
Das Statussymbol zeigt den Fortschritt im Prozess an.

 Image RemovedErsteller, Mitarbeiter für die Aufgabe und die Aufgabe selbst sind Pflichtfelder. 

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• Suche nach Fahrzeug: In der Aufgabenbearbeitung kann

  nun

  auch eine Suche des Kunden

  /Interessenten

  nach Fahrzeugdaten stattfinden.

• Kunden/Interessenneuanlage

  Kundenneuanlage je nach Berechtigung  mittels Button

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• Kaufinteressenzuordnung
• Kaufinteressenwartung, zugeordnetes Kaufinteresse kann bearbeitet werden.
• Kaufinteressenneuanlage
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• Image Added

• Kaufberaterzuordnung

• Auswahl aller offenen Vormerkungen für den aktuellen Kunden

• Jede Aufgabe können mehrere Kontaktergebnisse zugeordnet werden.

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Automatische Aufgabengenerierung aus MD Fahrzeughandel und MD Service

Bei Aufgabengenerierung aus dem Auftragswesen wird als Aufgabendatum das akteulle Datum incl. Uhrzeit herangezogen; falls bei Rechnungen das Rechnungsdatum ungleich dem Tagesdatum ist, wird das Rechnungsdatum als Aufgabendatum verwendet, dann jedoch ohne Uhrzeit.
Im Falle eines Fahrzeughandel-Angebots bzw. -Kaufvertrags werden Datum und Uhrzeit der Angebotserstellung (1. Druckausgabe) als Aufgabendatum verwendet.

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Folgeaufgabe

Während der Abarbeitung der offenen Aufgaben wird aufgrund der durchgeführten Tätigkeit und abhängig vom Kontaktergebnis, automatisch ein weiterer Termin vorgeschlagen werden. Der vom System vorgeschlagene Terminzeitpunkt und die zu erledigende Aufgabe wird vom System automatisch errechnet  und kann für die Wiedervorlage manuell übersteuert werden.
Von der Vorgängeraufgabe werden auch Ansprechpartner und Telefonnummer in die neue Aufgabe übernommen.

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Kaufinteresse

Bei konkretem Kaufinteresse eines K/I kann eine Vielzahl von Informationen für die spätere Einsichtnahme erfasst werden. Von Kunden-Bestandsfahrzeugen kann das aktuelle Fahrzeug mit allen Daten übernommen werden.

Die Kaufinteressenübersicht zeigt an welche Kaufinteressen sich in welchem Status befinden.

• Abgelaufene Interessen „rot“
• Aktive Interessen „grün“

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• Verzweigung in den Kundenstamm
• Verzweigung in den Aufgabenstamm
• E-Mail schreiben
• SMS senden

• Suche nach Fahrzeug: In der Aufgabenbearbeitung kann nun auch eine Suche des Kunden/Interessenten nach Fahrzeugdaten stattfinden.

Kaufinteressenbearbeitung

Im Rahmen der Kontaktbearbeitung kann das Kaufinteresse des Kunden/Interessenten mit folgendem Dateninhalt hinterlegt werden:

Kaufinteresse:

• Kunde, Interessent
• Datum
• Fahrzeugart
• Fabrikat
• Modell
• Treibstoff
• Getriebe
• ÞPreisklasse
• Interesse bis (Datum)
• Anmerkung

Zusatzinformation:

• Finanzierung (Bar, Kredit, Leasing, Anzahlung, Rate, Laufzeit)
• Information zum Interesse (Markenkenntnisse, Finanzierungsangebot, Versicherungsangebot, Garantieverlängerung, Fahrzeugeintausch)
• Derzeitiges Fahrzeug des Interessenten ( Fremdhändler, Marke, Type, aktueller KM-Stand, Erstanmeldung und Kaufdatum, Motor und Getriebe, Vorbesitzer, Eurotax-Code, Leasingfahrzeug, Importfahrzeug) inkl. Suchmöglichkeit aus MD Bestandsfahrzeugen.

• Suche nach Fahrzeug: In der Aufgabenbearbeitung kann nun auch eine Suche des Kunden/Interessenten nach Fahrzeugdaten stattfinden.

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Terminübersicht

Die Terminübersicht bietet eine grafische Darstellung aller Aufgaben. Tages-, Wochen- & Monatsansicht sind wählbar.
Aufgaben können auch direkt in der Terminübersicht erfasst werden!

In der grafischen Terminübersicht werden die Termine des einzelnen Verkäufers bzw. der gesamten Abteilung in einer Tages- Wochen- bzw. Monatsansicht, farblich unterschiedlich dargestellt.
Auf der rechten Seite der Maske werden zusätzlich die Termine, Aufgaben und Kontakte in einer Art „TODO-Liste“ angezeigt.

In der Grafischen Übersicht ist es möglich neue Termine anzulegen, vorhandene Termine bearbeiten bzw. zu löschen.

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Automatische Aufgabengenerierung aus MD Fahrzeughandel und MD Service

Bei Aufgabengenerierung aus dem Auftragswesen wird als Aufgabendatum das aktuelle Datum incl. Uhrzeit herangezogen; falls bei Rechnungen das Rechnungsdatum ungleich dem Tagesdatum ist, wird das Rechnungsdatum als Aufgabendatum verwendet, dann jedoch ohne Uhrzeit.
Im Falle eines Fahrzeughandel-Angebots bzw. -Kaufvertrags werden Datum und Uhrzeit der Angebotserstellung (1. Druckausgabe) als Aufgabendatum verwendet.

Beraterzuordnung ändern

Über die Funktion "Beraterzuordnung ändern" kann der beim Kunden hinterlegte Berater geändert werden.

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Weiters besteht die Möglichkeit, mit optionalen Filterkriterien, mehrere Kunden gleichzeitig  von einem Berater auf einen anderen zu verschieben.

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Aufgabenzuordnung ändern

über die Funktion "Aufgabenzuordnung ändern" können bestehende Aufgaben, von einem Kunden auf einen anderen Kunden verschoben werden.

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Selektionen

Mittels einer Abfragemaske können alle vorhandenen Kunden- und Interessentendaten in Listenform oder als Exceldatei Excel-Datei ausgegeben werden.
Selektierte Personen können auch direkt als Aufgabe in das CRM Aufgaben-Modul gestellt werden.
z.B. Alle Kunden mit V70 älter als 3 Jahre sollen kontaktiert werden!

Im MOTIONDATA CRM Modul "Aufgaben" können die Verkäufer über die Funktion Selektionen KundenAnwender über den Selektions-Manager Kunden- und Fahrzeugselektionen mit Zugriff auf alle kunden-und fahrzeugrelevanten Daten (Adresse, Branche, Hobbys, Kaufinteresse, zugeordnete Fahrzeuge aus Werkstatt und Verkauf, Aktionen) durchführen.
Bereits durchgeführte und abgespeicherte Selektionen werden unter dem gewählten Namen in der u.a.  Bildschirmmaske aufgelistet. Dort abgespeicherte Selektionsdefinitionen können fortlaufend verwendet werden. Die Aktualisierung der Datensätze erfolgt durch den erneuten Aufruf der bereits abgespeicherten Selektion.
Soll eine Selektion erstmalig erstmals erfolgen, müssen Selektionsdefinitionen neu erstellt werden. Dies erfolgt durch die Selektion „Neue Schablone“.
In der Rubrik "SelektionKlick auf das "Hinzufügen" Icon.
Im TAB  "Definition" stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

In der Rubrik „Auswahlart“ "Auswahlart" wird die Art der Anzeige bzgl. Kundendaten und Fahrzeugdaten gesteuert.Image Removed

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Erstellen einer neuen Selektion

DB-Felder wählen

Im Registerblatt DB-Felder wählen sind TAB Feldauswahl sind alle jene Felder aufgelistet, welche für die Ausgabe der Selektion zu Verfügung stehen (verfügbare Felder = Spaltenbezeichnung der Excel-Liste).
Die Liste enthält Felder mit den Datenquellen Kundenstammdaten, Fahrzeugstammdaten, Kaufinteressen, Ansprechpersonen und AnsprechpersonenDatenschutz.
Im ersten Schritt ist eine Auswahl von Feldern aus dieser Liste zu definieren. Die Auswahl erfolgt über die Markierung des gewünschten Feldes und Anklicken des zu oberst stehenden, in der Mitte der Bildschirmmaske positionierten, Pfeiles. Das ausgewählte Feld wandert nach rechts.
Dieser Schritt ist nun mit jedem gewünschten Feld zu wiederholen.
Die getroffene Auswahl kann durch Anklicken des nach links weisenden Pfeiles rückgängig gemacht werden.
Ist die Auswahl abgeschlossen, können über die Funktion Sortieren, Haupt- und Zusatzkriterien definiert werden. Diese bestimmen die Sortierung der Datensätze in der Excel-Liste, innerhalb der definierten Felder.Image Removed

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Durch Anklicken der Schaltfläche "Weiter", gelangen Sie auf das Registerblatt Selektionbedingungen wählenTAB-Wechsel gelangen Sie auf den TAB Selektionsbedingungen.

Selektionsbedingungen wählen

Dort findet sich in der Spalte "Verfügbare Felder" eine Auflistung aller selektierbaren Felder.
Im ersten Schritt exisitiert eine Auswahl der gewünschten Felder zu treffen. Zu jedem gewählten Feld wird dann die gewünschte Selektion über die Spalten "Bedingung", "Wert von" und "Wert bis" definiert.

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Kunden-Zusatzauswahl treffen

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Kundenprofil

Über den TAB Kundenprofil, kann man die in Registerblatt Selektion getroffenen Selektionen nochmals einschränken. Es besteht die Möglichkeit über "Berufsgruppen" und "Freizeitaktivitäten" hochgradig zielgruppenspezifische Selektionen zu definieren.

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Fahrzeug-Zusatzauswahl treffen

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Ausstattungen

Über den TAB Ausstattungen kann man hinsichtlich der Fahrzeugausstattung diverse Selektionskriterien wählen.Image Removed

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Stammdaten verändern

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Datengenerierung

Der TAB Datengenerierung besteht aus drei Rubriken: Kundenstamm, Fahrzeugstamm und FahrzeugstammAufgaben.Image Removed

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Kundenstamm

Es kann eine Überprüfung des im Kundenstamm gesetzten Werbekennzeichens ausgewählt werden. Durch Anhaken des Kennzeichens "Werbungssperre prüfen", wird diese Funktionalität aktiviert und auf der Ergebnisliste scheinen nur jene Datensätze auf, die zur Werbung zugelassen sind.
Zusätzlich können „Hinweistexte“ und „Kommentare“ definiert werden und durch Anhaken des Kennzeichens "Informationen im Stamm speichern", direkt in den Kundenstamm jener Kunden eingetragen werden, die sich auf der Ergebnisliste finden.

Fahrzeugstamm

Es können ebenfalls „Hinweistexte“ und „Kommentare“ definiert werden und durch Anhaken des Kennzeichens "Informationen im Stamm speichern" wiederum direkt in den Fahrzeugstamm jener Kunden/Fahrzeuge eingetragen werden, die sich auf der Ergebnisliste finden.

Optionen setzen

Das Registerblatt Optionen setzen besteht aus zwei Rubriken: Aufgabenbearbeitung und SMS Versand.

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Aufgaben

Es können „Aufgaben“ ausgewählt   ausgewählt  werden und durch Anhaken des Kennzeichens "Informationen im Stamm speichern" als Aufgaben im Menüpunkt Aufgabenbearbeitung erstellt werden. Zusätzlich besteht noch die Möglichkeit, die Aufgaben durch Anhaken des Kennzeichens Kennzeichens "Erledigt" unmittelbar  unmittelbar auf erledigt zu setzen. Für die Eingabe zusätzlicher Informationen steht das Feld Feld "Kommentar" zur Verfügung.

Auswertungen

Wochenbericht

Analysen pro Verkäufer und Unternehmensweit über einen frei auszuwählenden Zeitraum oder für eine Kalenderwoche hinsichtlich Anzahl, erledigter Kontakte und offener Aufgaben sowie von Marketingkampagnen, Fahrzeugkategorie, Fabrikat und Modellgruppe sind über einen entsprechenden Selektionsdialog jederzeit abrufbar.
Weiters kann die Liste nach Kunden und / oder Berater  und / Oder Datum und / Oder Aufgaben sortiert werden.

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Kontaktperformance

Auf Knopfdruck kann der gesamte Verkaufsprozess mit allen erfolgten Schritten und Anmerkungen abgerufen werden.

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E-Mail/SMS Versand

Der TAB E-Mail/SMS Versand besteht aus zwei Rubriken: SMS an und E-Mail für den automatisierten SMS und E-Mail-Versand.

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