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Allgemein
Bei einer aktivierten dynamischen Kreditlimitprüfung Kreditlimit-Prüfung wird im Auftragswesen beim Öffnen eines bestehenden Auftrags bzw. bei der Neuerstellung eines Auftrags der aktuelle dynamische Kreditlimitsaldo Kreditlimit-Saldo ermittelt.
Abhängig von der Ausprägung der dynamischen Kreditlimitprüfung Kreditlimit-Prüfung erfolgt die Prüfung entweder nur auf externe Rechnungsempfänger bzw. andernfalls alle Verrechnungsartenzusätzlich noch auf interne und Garantie-Aufträge.
Es erfolgt keine KreditlimitprüfungKreditlimit-Prüfung, wenn am Kundenstamm kein Kreditlimit hinterlegt ist bzw. wenn durch die Zahlungsart eine Barfaktura ausgelöst würdewurde.
Freischaltung
Um Dynamische Kreditlimitprüfung die dynamische Kreditlimit-Prüfung nutzen zu können, muss diese von einem MOTIONDATA Mitarbeiter im Vorfeld aktiviert / freigeschalten werden. Wenden Sie sich daher bitte zunächst an unsere unseren MOTIONDATA Hotline Servicedesk um die notwendigen Schritte vorzunehmen.
Kundenstamm
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Kreditlimitüberschreitung
Bei einer aktivierten dynamischen Kreditlimitprüfung Kreditlimit-Prüfung steht im Kundenstamm am Karteireiter "FiBu-Angaben" eine Gruppenbox "KreditlimitüberschreitungKreditlimit-Überschreitung" zur Verfügung, welche Felder für "Prozent" bzw. "Betrag" enthält. Da kann eine erlaubte Kreditlimitüberschreitung Kreditlimit-Überschreitung entweder im in "Prozent" oder als "Betrag" definiert werden.
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| Hinsichtlich Anwendung im Auftragswesen hat eine Betragseingabe Vorrang vor einer Prozenteingabe! |
Kreditlimit
Damit eine Kreditlimitprüfung Kreditlimit-Prüfung erfolgt, muss im Kundenstamm auch ein Kreditlimit definiert werden. Ist kein Kreditlimit hinterlegt, erfolgt im Auftragswesen auch keine KreditlimitprüfungKreditlimit-Prüfung.
Auftragssteuerung
In der Auftragssteuerung gibt es bei aktivierter dynamischer Kreditlimitprüfung einer aktivierten dynamischen Kreditlimit-Prüfung einen gleichnamigen Karteireiter, wo definiert werden kann, welche Betriebe gegenseitig als Datenquellen für die Saldoermittlung gültig sind.
Berechtigung für die Genehmigung der Kreditlimit-Überschreitung
Liegt die Überschreitung innerhalb der Überschreitungsgrenzen, ist eine Benutzerberechtigung erforderlich, um die Kreditlimit-Überschreitung genehmigen zu können.
Die wird unter Basis/Administration/Benutzer/Berechtigungsverwaltung unter "Allgemeine Auftragswesenrechte" vergeben.
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Eine gesetzte Benutzerberechtigung greift für das gesamte Auftragswesen. Wenn also eine Benutzerberechtigung für die Kreditlimit-Überschreitung im Service gesetzt ist, ist sie automatisch auch im Teilehandel und Fahrzeughandel gesetzt. Genauso umgekehrt, wenn die Berechtigung widerrufen wird. |
Auftragswesen
Abhängig von der Ausprägung der dynamischen Kreditlimit-Prüfung erfolgt die Prüfung entweder nur auf externe Rechnungsempfänger bzw. andernfalls zusätzlich noch auf interne und Garantie-Aufträge.
Live-Saldo Ermittlung
Bei einer aktivierten dynamischen Kreditlimit-Prüfung wird im Auftragswesen beim Öffnen eines bestehenden Auftrags bzw. bei der Neuerstellung eines Auftrags der aktuelle dynamische Kreditlimit-Saldo ermittelt.
Die Ermittlung des Live-Saldo (Offener Saldo) erfolgt betriebsübergreifend für alle entsprechend konfigurierten Betriebe lt. Auftragssteuerung und wird im Info-Panel unter der Rubrik "OP-Verwaltung" angezeigt.
Der Live-Saldo ergibt sich aus:
- dem offenen Saldo lt. Kundenstamm
- den noch nicht in die FiBu übergeleiteten (externen) Kunden-Kreditrechnungen, sofern es sich bei der Faktura um eine Kreditrechnung handelt
- sowie den offenen Aufträgen des betreffenden Rechnungsempfängers unabhängig von der Zahlungsart
Wird bei der Ermittlung das Kreditlimit lt. Kundenstamm überschritten, wird im Infopanel auch ein entsprechendes Warnsymbol angezeigt:
- Roter Kreis: Überschreitung außerhalb der Grenzen
- Weißes Rufzeichen im roten Kreis: Überschreitung innerhalb der Grenzen, aber noch nicht genehmigt
Wenn kein Statussymbol angezeigt wird, bedeutet das, dass es keine Kreditlimit-Überschreitung gibt.
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Je nach Ausprägung der "Dynamischen Kreditlimit-Prüfung" sind interne und Garantie-Rechnungsempfänger Teil der Live-Saldo Ermittlung bzw. davon ausgeschlossen. Aus der Live-Saldo Ermittlung sind auch folgende Auftragsarten fix ausgeschlossen: RES/KOS/VAN und VVK. |
Für laufende Positionsbuchungen innerhalb eines Auftrags wird dann nur mehr der zuletzt ermittelte Live-Saldo erhöht/verringert.
Auch durch Änderung der Zahlungsart (→ Barzahler) kann sich der Live-Saldo entsprechend verändern.
Kreditlimitüberscheitung
Prüfung
Prüfung allgemein - Offene Aufträge
Bei einer aktivierten dynamischen Kreditlimit-Prüfung steht in der Übersicht der offenen Aufträge in der Toolbar ein "Dynamischer Kreditlimit-Prüfung - Button" zur Verfügung, über welchen eine Kreditlimit-Prüfung manuell durchgeführt werden kann.
Nach einer durchgeführten Prüfung erfolgt eine Meldung und das Statussymbol in der Browserspalte "Kreditlimit-Überschreitung" wird entsprechend geändert. 
Es erfolgt keine Kreditlimit-Prüfung bei den Gutschriften (GUT), Reservierungsaufträgen (RES), Kostenvoranschlägen (KOS), Vermittlungsübernahmen (VAN), Vermittlungsverkäufen (VKK) und Fahrzeugankäufen (FGU).
In dem Fall erfolgt folgende Meldung, die auch kommt, wenn es bei der Prüfung tatsächlich keine Überschreitung gibt. 
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Sofern sich die dynamische Kreditlimit-Prüfung nur auf externe Rechnungsempfänger begrenzt, dann wird auch keine Kreditlimit-Prüfung für interne Aufträge und Garantien gemacht. |
Prüfung allgemein - Auftrag
Für die manuelle Prüfung steht der "Dynamische Kreditlimit-Prüfungs - Button" bei einer aktivierten dynamischen Kreditlimit-Prüfung Funktion unter dem Hamburger-Button zur Verfügung.
Der Button ist nur bei den externen Rechnungsempfänger (Service, Teilehandel, Fahrzeughandel) bzw. internen und Garantie-Rechnungsempfänger (sofern sich die dynamischen Kreditlimit-Prüfung nicht auf externe Rechnungsempfänger begrenzt) aktiviert.
Bei den Gutschriften (GUT), Reservierungsaufträgen (RES), Kostenvoranschlägen (KOS), Vermittlungsübernahmen (VAN), Vermittlungsverkäufen (VKK) und Fahrzeugankäufen (FGU) erfolgt keine Kreditlimit-Prüfung, deshalb ist in diesen Aufträgen der "Dynamische Kreditlimit-Prüfungs - Button" deaktiviert. Das gleiche gilt auch für interne Aufträge und Garantien, sofern sich die dynamischen Kreditlimit-Prüfung nur auf externe Rechnungsempfänger begrenzt ist.
Bei der Fakturierung und Lieferscheinerstellung (TH/KR Lieferschein) erfolgt die Kreditlimit-Prüfung automatisch.
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Es erfolgt keine Kreditlimit-Prüfung, wenn am Kundenstamm kein Kreditlimit hinterlegt ist bzw. wenn durch die Zahlungsart eine Barfaktura ausgelöst würde. |
Genehmigung der Kreditüberschreitung innerhalb der Überschreitungsgrenzen
Liegt die Überschreitung innerhalb der Überschreitungsgrenzen (Kreditlimit-Überschreitung lt. Kundestamm), hat der Benutzer nach der Bestätigung einer Hinweismeldung die Möglichkeit, die Überschreitung zu genehmigen, sofern er dafür berechtigt ist.
Hat der Benutzer keine Berechtigung für die Genehmigung der Kreditlimit-Überschreitung, muss ein dafür berechtigter Benutzer dies durch Eingabe seines Benutzercodes sowie des Passworts tun.
Nach der erfolgreichen Genehmigung kommt folgende Meldung...
...und das Statussymbol wird in einen roten Haken (Genehmigung wurde bereits erteilt) geändert.
Nun ist auch die Fakturierung und Lieferscheinerstellung wieder möglich.
Wird bei einem bereits genehmigten Auftrag durch eine weitere Auftragsbearbeitung definierte Kreditlimit-Grenze überschritten, wird die Genehmigungsinformation zurückgesetzt bzw. die Fakturierung/Lieferscheinerstellung wieder unterbunden.
Protokollierung der Genehmigung
Die Genehmigung wird am Rechnungsempfänger hinterlegt und ist nach der Fakturierung in der Auftrags/Statistikabfrage am Karteireiter "Rechnungen" in der Browserspalte "Kreditlimit-Überschreitung" ersichtlich.
Protokolliert werden Benutzercode, Benutzername sowie der Name der Arbeitsstation und Datum/Uhrzeit der Genehmigung.
Kreditüberschreitung außerhalb der Überschreitungsgrenzen
Übersteigt die Kreditüberschreitung die Grenzen, wird eine Fakturierung sowie auch Lieferscheinerstellung unterbunden.
Folgende Meldung kommt bei der manueller Prüfung bzw. bei der Fakturierung.
Im Infopanel wird ein roter Kreis (Überschreitung außerhalb der Grenzen) als Warnsymbol angezeigt.
Sammelrechnung
Die Validierung der Kreditlimit-Überschreitung wird auch in der Sammelrechnungs-Maske durchgeführt.
Sofern ein Auftrag durch die Kreditlimit-Überschreitung gesperrt ist bzw. er noch nicht genehmigt wurde, ist diese Information im Info-Panel der Sammelrechnungs-Maske auch ersichtlich und so ein Auftrag wird für eine Sammelfakturierung gesperrt. Nur genehmigte Aufträge werden für die Sammelfakturierung freigegeben.
Auftragsanlage bei Kreditlimitüberschreitung unterbinden
Moduleinstellungen
In den Moduleinstellungen für Teilehandel, Fahrzeughandel und Service steht jeweils eine Option "Auftragsanlage bei Kreditlimitüberschreitungen unterbinden" zur Verfügung.
Ist eine solche Option für das jeweilige Modul aktiviert, wird bei aktivierter dynamischer Kreditlimitprüfung im Zuge der Auftrags-Neuerstellung nach der Kundenauswahl geprüft, ob das Kreditlimit unter Berücksichtigung der am Kundenstamm hinterlegten Grenzen bereits überschritten wurde. Ist das der Fall, wird unabhängig von der Zahlungsart die Anlage eines neuen Auftrags bzw. Rechnungsempfängers unterbunden, d.h. der betreffende Kunde ist als Auftraggeber/Rechnungsempfänger nicht zulässig. Der Benutzer wird mit einem Warnhinweis darüber informiert. Das gilt auch, wenn die Überschreitung innerhalb der Überschreitungsgrenzen liegt.
Der jeweilige Modulschalter gilt für Fahrzeughandel, Service und Teilehandel für jeweils alle Erlös- und Auftragsarten (Inkl. Kostenvoranschläge/Reservierungsaufträge), ausgenommen sind Gutschriften, Fahrzeugankäufe und Vermittlungsübernahmen. 
Unterbindung gilt bei solchen Kunden auch für folgende Bereiche:
- Positionen kopieren/verschieben mit Auftrags-Neuanlage
- Duplizieren eines Auftrags
- Auftragsanlage via Servicetermin-Import und die Importschiene via Audatex/Eurotax
- Anlage eines deckungsgleichen Auftrags via Auftragsstatistik (außer FGU und VAN)
- Umwandlung von Fahrzeugangebot in einen Auftrag