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Benutzerhandbuch




Integrierte Saldenanzeige





















Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Aufgabe und Nutzen des Moduls
1.2 Modul/ Release Stand
1.3 Überblick Funktionsumfang
1.4 Systemvorrausetzung
2 Programmfunktion
2.1 Saldenanzeige im Kundenstamm
2.2 Saldenanzeige im Auftragswesen
2.3 Manuelles Einlesen des Saldos
2.4 Automatisches Einlesen des Saldos
3 Grundeinstellungen
3.1 Standardwerte Rechnungsempfänger
3.2 Steuerungen FIBU
3.3 Kundenstatus pflegen
4 Datenimport
4.1 Kunden mit DKS und eigener Maschine
4.2 Kunden mit BMD
4.3 Import über PC-Datei (.csv)

Versionskontrolle

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Einleitung

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Aufgabe und Nutzen des Moduls

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Modul/ Release Stand

Die Programmierung ist im Modul 125 realisiert. Das Modul ist verfügbar mit CDP ab Version 5.5

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Überblick Funktionsumfang

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Systemvorrausetzung

Installieren Sie das Modul entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen.
Dieses Modul erfordert eine eigene Freigabenummer, die Ihnen nach Lizenzierung bekannt gegeben wird.
Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese sind im Kapitel Grundeinstellungen beschrieben

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Programmfunktion

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Saldenanzeige im Kundenstamm

Den Hinweis zum offenen Saldo eines Kunden erhalten Sie in den Stammdaten zum Kunden.
Gehen Sie aus dem Hauptmenü zu Auftragswesen ? Stammdaten ? Kunden und Fahrzeuge
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Mit einem Klick auf die Lupe neben dem offenen Saldo können Sie sich die OP-Tabelle für diesen Kunden ansehen.
Wechseln Sie auf die Registerkarte „Belegsteuerung".
Hier werden Daten welche von der Buchhaltung mit ISA übernommen werden, angezeigt. Voraussetzung ist, dass die Buchhaltung diese zur Verfügung stellt.
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Mahn-Kennzeichen 1 Stelle alphanumerisch
Auskunft über bereits vorliegende Kundenmahnungen bezüglich offener Rechnungen.
Das Feld hat derzeit nur Informationscharakter.

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Saldenanzeige im Auftragswesen

Gleich bei der Auftragseröffnung erhalten Sie bei den Kundendaten ebenfalls eine Übersicht des offenen Auftrages.
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Je nachdem wie Sie die Einstellungen in den Rechnungsempfänger vorgenommen haben erscheint ein Warnhinweis:
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Manuelles Einlesen des Saldos

Gehen Sie aus dem Hauptmenü zu Auftragswesen ? Zusätze Auftragswesen ? Saldo aus DKS übernehmen um die Salden aus der FiBu zu übernehmen.
Rufen Sie diesen Punkt auf wenn Sie DKS im Einsatz haben oder die BMD Schnittstelle so konfiguriert ist, dass die offenen Posten, die Kundenkonten und die Adressdaten als Textdateien von BMD auf das Homelaufwerk exportiert werden können.
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Automatisches Einlesen des Saldos

Ein automatisches Einlesen der Daten wird bei Inbetriebnahme des Moduls von Vector eingerichtet. Diese Verarbeitung findet in der Regel an Wochentagen zu einer fix definierten Zeit statt. Dadurch ist eine manuelle Übernahme in der Regel nicht mehr notwendig.

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Grundeinstellungen

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Standardwerte Rechnungsempfänger

Zum Setzen der Einstellungswerte gehen Sie aus dem Hauptmenü zu Auftragswesen ? Zusätze Auftragswesen ? Standardwerte Rechnungsempfänger.
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Prüfung fälliger Saldo 1 Stelle alphanumerisch
Zulässige Werte: LEER, 1, 2
Mit diesem Kennzeichen können Sie die Meldung, dass der Rechnungsempfänger einen offen Saldo hat, bei Eröffnung eines Auftrages unterdrücken.
LEER = die Prüfung wird nicht durchgeführt

1. = die Prüfung wird immer durchgeführt
2. = die Prüfung wird nur bei Neuanlage eines Auftrages durchgeführt

Bei Rechnungsempfängern mit Rechnungstyp kann das Feld nicht geändert werden.
HINWEIS: Wird derzeit nur in Zusammenhang mit dem Zusatzmodul ISA-Integrierte Saldenübernahme verwendet.

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Steuerungen FIBU

Diese Einstellung bewirkt das automatische Setzen des Kundenstatus (z.B. Sperre)
Gehen Sie aus dem Hauptmenü zu Daten Pflege ? Firmendaten Allgemein ? Steuerungen ? FIBU / Statistiken,
Wählen Sie die Registerkarte FIBU 2 und Setzen Sie den Parameter:
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Kundenstatus Kreditlimitüberschreitung
In diesem Feld können Sie einen Kundenstatus definieren, der in einem Kunden eingetragen werden soll, wenn das Kreditlimit überschritten wird, welches über die Buchhaltung definiert wird.
Der Kundenstatus im Kunden wird wiederum auf LEER geändert, wenn die Kreditlimitüberschreitung nicht mehr zutrifft. Dies wird allerdings nur dann durchgeführt, wenn der Kundenstatus im Kunden mit dem hier eingetragenen Kundenstatus übereinstimmt.
Der Kundenstatus muss in den Firmendaten angelegt sein.
HINWEIS: Hier sollte ein extra definierter Kundenstatus eingetragen werden, um andere gezielt gesetzte Kundenstatus nicht zu beeinflussen.
HINWEIS: Wird derzeit nur in Zusammenhang mit dem Zusatzmodul ISA-Integrierte Saldenübernahme verwendet.

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Kundenstatus pflegen

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Der Kundenstatus wird im Kunden in der Belegsteuerung gesetzt.
Legen Sie einen Kundenstatus für die Sperre der Auftragsbearbeitung an und verwenden Sie diesen für den Kundenstatus Kreditlimitüberschreitung
Die Pflege für den Kundenstatus finden Sie hier: Image Added
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Datenimport

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Kunden mit DKS und eigener Maschine

Wenn sie das Zusatzmodul IVT (automatischer Tagesabschluss) im Einsatz haben, wird die nachfolgend beschriebene Verarbeitung automatisch im Tagesabschluss durchgeführt.
Falls nicht muss der Import händisch ausgeführt werden.
Geben Sie folgenden Befehl in der Befehlszeile ein und drücken Sie die Funktionstaste F4:
saldo + F4-Taste
Korrigieren Sie gegebenenfalls die Namen der Bibliotheken mit den Kfz-Kunden bzw. den Kfz-Firmendaten.
Die Saldoinformationen werden aus jenem Buchhaltungsbetrieb übernommen, in den auch die Buchungen aus dem Kfz-Paket abgestellt werden (die Bibliothek der Datei für Überleitung Buchungen DKS laut Programm 'FIBU-Überleitung' in den Firmendaten des Kfz-Paketes).
Es wird derselbe Saldowert übernommen, der auch im Feld 'Saldo' der OP-Anzeige (Format DKSOPA VD) angezeigt wird.
Darüber hinaus wird auch die höchste Mahnstufe des Debitors in das Feld 'Mahn-Kennzeichen' des Kfz-Kundenstammes übernommen.
Ist in der DKS-Buchhaltung beim Debitor ein Kreditlimit <> 0 festgelegt und übersteigt der offene Saldo dieses Kreditlimit, so wird im Feld ADSKREDLIM der Datei ADS ein Kennzeichen '1' gestellt. Dies dient für zukünftige Anwendungen, kann aber schon jetzt mit Query ausgewertet werden.
Hinweis:
Wenn es mehrere Kfz-Betriebe mit verschiedenen Buchhaltungsfirmen gibt, so können im Programm 'Fibu-Überleitung' (im Untermenü Firmendaten IV) bis zu 9 weitere DKS-Firmen angeführt werden.
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Sind weitere Firmen eingetragen, so wird aus diesen Firmen der Saldo aufaddiert, die anderen Werte wie z.B. das Kreditlimit bleiben dabei aber unberücksichtigt.

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Kunden mit BMD

Für Kunden, die als Buchhaltungsprogramm BMD im Einsatz haben, kann ein Import über einen automatischen serverseitigen Job eingerichtet werden. Diese Einrichtung nimmt Vector für Sie vor.
Es ist lediglich notwendig, dass die offenen Posten (O5A.txt), die Kundenkonten (K4A.txt) und die Adressdaten (A3A.txt) als Textdateien von BMD auf das Homelaufwerk (in ein bestimmtes Verzeichnis) exportiert werden.
Zusätzlich zur automatischen Übernahme ist eine händische Übernahme der Daten über den Menüpunkt 1.9.6. möglich (siehe Kapitel 2.1. dieser Anleitung).

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Import über PC-Datei (.csv)

Diese Variante ist besonders für Kunden, die das Buchhaltungsprogramm DATEV verwenden interessant. Sie können damit eine .csv-Datei (Standard Exportfile mit Trennzeichen Semikolon) importieren indem Sie jeder Spalte aus dieser Datei einer bestimmten Spalte in der CDP-Datenbank zuordnen. Das DATEV-Exportfile ist im Homelaufwerk im Verzeichnis home\XX\nnn\ISA abzuspeichern (XX = Datengruppe, nnn = Betriebsnummer) und sollte folgenden Aufbau haben:

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Sie finden diese Funktion für diese Variante des Imports vom Hauptmenü ausgehend in
Daten Pflege ? Firmendaten Verrechnung ? Finanzbuchhaltung ? Parameter Saldenübernahme
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Sie gelangen auf folgende Einstellungsmaske:
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Hier können Sie die Funktion generell ein- und ausschalten (Checkbox „Schnittstelle aktiv") und bestimmen an welchen Tagen die Salden übernommen werden sollen. Wir empfehlen Ihnen hier alle Tage von Montag bis Freitag anzuhaken. Die Uhrzeit sollten Sie abstimmen auf die Uhrzeit zu der die Daten aus Ihrer Buchhaltung am Homelaufwerk bereitstehen.

Falls Sie DATEV im Einsatz haben müssen Sie hier als Datumsformat 31122000 einstellen.
Mit dem Button „Speichern" speichern Sie Ihre Änderungen.
Mit dem Button „Zuordnung festlegen" gelangen Sie zu einer weiteren Maske auf der Sie die Zuordnung der Spalten vornehmen können.



















Diese Maske besteht aus drei Teilbereichen.
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In dem Bereich der im obigen Bild blau umrandet dargestellt ist, führen Sie die Zuordnung durch. In der Spalte „Datenbankspalte" befinden sich die Felder aus CDP.

• Kontonummer
• Belegnummer
• Belegdatum
• Betrag offen
• Soll/Haben
• Buchungsbetrag
• Fälligkeitsdatum
• Mahnstufe
• Rechnungsdatum extern
• Rechnungsnummer extern

Die Zuordnung nehmen Sie in der Spalte "Zuordnung" vor. Es ist möglich den DATEV-Export so einzu-stellen, dass nur diese Spalten aus DATEV exportiert werden. Falls das .csv überzählige Spalten enthalten sollte werden diese bei der Übernahme ignoriert, sofern keine Zuordnung existiert.
Im rot umrandeten Bereich sehen Sie in der Spalte "Spaltenname" alle in der Datev-Exportdatei befindlichen Spalten. Die Zuordnung sehen Sie in der Spalte "Zuordnung".
Im gelb umrandeten Bereich ("Datei-Vorschau") sehen Sie den Inhalt der zu importierenden Datei.
Ist die Zuordnung richtig und vollständig vorgenommen betätigen Sie den Button "Zuordnung speichern". Mit "Verlassen" (oder F3) kehren Sie zum vorherigen Bildschirm zurück. Hier können Sie die Übernahme händisch ausführen (Button "Übernahme starten). Nach der Übernahme sehen Sie im Kundenstamm den offenen Saldo. Wenn auch die Kassa installiert ist sehen Sie auch die einzelnen offenen Posten und können diese auch beim Kassieren auswählen.

Einrichten von Bibliothek und Datei

Um die Übernahme starten zu können, muss die Bibliothek LxxDTVn, wobei xx für die Datengruppe und n für den Betrieb steht, erstellt werden. Ebenso müssen die Dateien K4A und O5A leer erstellt werden.