Inhaltsverzeichnis
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Allgemein
Um den gesetzlichen Anforderung zu genügen, muss zu Dokumentationszwecken der Versand von elektronischen Rechnungen aufgezeichnet werden. Diese Funktionalität wird über den MD SMS/E-Mail-Reminderservice bzw. über die Maske SMS/E-Mail Monitor abgebildet.
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- Sollte keine Internetverbindung während des Fakturierungsprozesseses bestehen, wird vom E-Mail-Service automatisch versucht die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt zu übermitteln – ohne dass der Fakturierungsprozess unterbrochen werden muss.
- Klare Protokollierung des Sendevorgangs von e-Rechnungen
Konfiguration
Folgende Einstellungen sind einmalig im MOTIONDATA vorzunehmen:
Autragsoptionen
Für betriebsinterne Dokumentations- und Kontrollzwecke existiert eine Auftragsoption ("BBC Mail-Adresse für Rechnungsversand aus dem Auftragswesen"). Diese Adresse MUSS für Nachverfolgungszwecke eingetragen werden.
E-Mail-Text für Rechnung
Der E-Mail-Text wird über einen Textcode (Einstellbar über die Auftragsoption "Textcode für automatischen E-Mail-Versand bei Rechnungserstellung") vorgegeben.
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Ein manueller Eingriff in den E-Mail-Text ist nicht möglich, damit der Fakturierungsprozess nicht unterbrochen wird und somit keine Rechnungsnummernlücken entstehen können. |
Belegdruckeinstellungen für Service-Rechnungen, Teile-Rechnungen, Gutschriften
Um eine automatische PDF-Erstellung für den e-Rechnungsversand zu gewährleisten, müssen folgende Einstellung in den Belegruckeinstellungen für Service- und Teilerechnung sowie Gutschriften vorgenommen werden.
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Ist die Archiverstellung für das Rechnungsoriginal aktiviert, muss die E-Mail PDF-Archivierung nicht aktiviert werden. |
Kundenstamm-Einstellungen
Um die e-Rechnungsfunktionalität nutzen zu können, müssen im Kundenstamm folgende Einstellungen hinterlegt werden:
- E-Mail-Adresse
- Elektronische Rechnung = 1
Benutzer-/Gruppenberechtigung
Über die Berechtigung „Flag für elektron. Rechnung ändern" kann gesteuert werden, welche Benutzer die entsprechende Checkbox im Auftrag bearbeiten dürfen.
Auftrag
Karteireiter: Rechnungsempfänger
Am Symbol 
in der Rechnungsempfänger-Übersicht, kann man erkennen für welche Rechnungsempfänger im Kundenstamm die Option zum elektronischen Rechnungsversand aktiviert wurde.
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Der elektr. Rechnungsversand für „e-Rechnung an den Bund", kann nicht übersteuert werden. |
Karteitreiter: Abschluss
Ist einer der Rechnungsempfänger ein e-Rechnungsempfänger, wird am KR Abschluss über den Button "Senden an" - "Drucker":
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Barfakturen sind als elektronische Rechnung nicht zulässig. Daher steht diese Funktion für BAR-Rechnungsempfänger nicht zur Verfügung. |
Auftragsstatistik
Über die Auftragsstatistik ist ersichtlich ob eine e-Rechnung erfolgreich versendet wurde, oder ob ein Problem bei der Übermittlung aufgetreten ist.
Rechnung erfolgreich versendet
Rechungsversand fehlgeschlagen
Ursache 1: SMS/Mail-Reminderserive ist nicht aktiviert
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Ursache 2: Belegarchivierung wurde nicht korrekt konfiguriert
Fehlermeldung
SMTP Daten falsch
Obwohl die Zugangsdaten für den SMTP-Server korrekt sind, bekommt man diese Fehlermeldung!
Dies kann bei folgender Konstellation der Fall sein:
Im „SMS und E-Mail Reminder Service Konfigurator" ist bereits eine Verbindung eingerichtet.
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Es ist also elementar, dass bei jeder Verbindung die entsprechende Betriebsnummer hinterlegt wird.
Ausgangslage
KU hat intern einen Exchange bzw. SBS laufen…
Fehlermeldung: Client unbekannt oder Authetication nicht möglich!? (Sinngemäß)
- Mit den genannten Daten bzw. dem Administrator Account hat das senden nicht funktioniert.
- In Summe wurde bei Adresse lediglich die IP des SBS-Servers und als Port „25" eingetragen
- Weiters wurde seitens des IT-betreuers beim SBS die Einstellung gesetzt, dass nur die IP (DMS-Server) ohne Authentifizierung senden darf. –open Relay
SMS/Email Reminder Monitor
Übersicht über alle versendeten bzw. noch nicht versendeten Rechnungen.
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