Inhaltsverzeichnis
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Entsprechend der Kassenrichtlinie 2012 halten wir fest, dass es sich beim MOTIONDATA Kassen-Modul um ein integriertes PC-Kassensystem auf Basis einer SQL-Datenbank handelt und dieses nach der Kassenrichtlinie dem Kassentyp 3 entspricht.
Dieses Kassensystem wurde von der MOTIONDATA Software GmbH erstellt und läuft auf handelsüblichen PCs (genauere Infos zu den Mindestanforderungen können der Webseite http://www.motiondata.at entnommen werden). Es sollte zumindest die MOTIONDATA Version 7.0 installiert sein, wobei die aktuell installierte Version im Programmmenü unter dem Menü ? > Copyright gefunden werden kann.
BESCHREIBUNG DER SICHERHEITSEINRICHTUNGEN (E131)
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Darüber hinaus wird seitens der Software ein Datenerfassungsprotokoll (Kassenbuchprotokoll), welches die vollständige und richtige Erfassung aller Geschäftsvorfälle sicherstellt, erzeugt. Hierbei wird der Geschäftsfall automatisch bei jedem Bon-Abschluss (vom Anwender nicht änder- und beeinflussbar) fortlaufend und chronologisch dokumentiert.
Programmintern wird dabei der für jeden Beleg ermittelte Hashwert im Kassenbuchprotokoll gespeichert. Damit ist die Datensicherheit und Unveränderbarkeit der gespeicherten Inhalte gewährleistet.
Dieses Datenerfassungsprotokoll kann im MOTIONDATA und dem Menü Finanz -> Kasse -> Kassenbuchprotokoll aufgerufen werden. Ein Export und damit Weitergabe an sachverständige Dritte mittels der Option Senden an ist von einem berechtigten Benutzer jederzeit möglich.
Abbildung: Kassenbuchprotokoll
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Alle in MOTIONDATA durchgeführten Kassen-Tagesabschlüsse werden automatisch als PDF-Dateien archiviert und können unter Finanz > Kasse > „Tagesabschluss Archiv" aufgerufen werden.
Abbildung: Tagesabschluss Archiv
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Als Verfahrensdokumentation dienen die Online-Hilfe, die Bedienungsanleitung, sowie die Konfigurationsanleitung. Ein Einrichtungsprotokoll wird vom Schulenden im Rahmen der Ersteinrichtung angelegt.
Die Zugriffsberechtigungen werden dabei auf Grund der dem Benutzer zugeordneten Gruppe gesteuert. Dies kann unter Basis > Administration > Benutzer > Berechtigungsverwaltung eingestellt werden.
Programmanpassungen bzw. Updates werden in den „Release News" dokumentiert und können unter dem Menü ? > Release News abgerufen werden.
Zur Dokumentation von Preisänderungen steht unter Teilehandel > Auswertungen > Preisänderungsprotokoll eine entsprechende Auswertung zur Verfügung.
Durch die implementierten Sicherheitsmaßnahmen ist das System im Auslieferungszustand als sicher anzusehen.
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Als erstes werden die Konten im Kontenstamm unter dem Menü Basis > Stammdaten > Wartung > Betriebsdaten > Kontenstamm hinterlegt. Dabei ist auf folgende Kategorisierung zu achten:
Kontenart | Mögliche Arten | Mögliche Einträge Fibu-Export |
|---|---|---|
Aufwands- und Erlöskonten | 1=Bestandskonto | G=Erlös- und Aufwandskonto |
Zahlungsmittelkonten | 2=Forderungen | Z=Zahlungsmittelkonto |
Abbildung: Kontenstamm
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Nachdem die Konten im Kontenstamm angelegt wurden, müssen jene Konten, die im Kassenbuch verwendet werden ins Kassenbuch eingefügt werden. Dafür wird das Menü Basis > Stammdaten > Wartung > Betriebsdaten > Kasse aufgerufen.
Im Karteireiter Zahlungsarten werden die gewünschten Zahlungsarten angelegt und das jeweilige Konto aus dem Dropdown Menü gewählt. Hier werden alle verfügbaren Konten aus dem Kontenstamm angezeigt, die die Kategorie „Z=Zahlungsmittelkonto" tragen.
Abbildung: Einrichtung der Zahlungsarten
Im Abschnitt Verfügbar kann eingestellt werden, an welchen Stellen im Programm die selektierte Zahlungsart zur Auswahl stehen soll.
| Info | ||
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Alle unbaren Zahlungsarten, wie z. B. Kartenzahlungen werden mit dem Schalter Bewirkt keine Kassenänderung markiert. Dadurch verändert sich bei Anwendung einer solchen Zahlungsart der Bargeldbestand (Kassensaldo) nicht. |
Abbildung: Einrichtung der Zahlungsarten für die Anzahlungen
| Info | ||
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Zu beachten ist, dass Anzahlungen mit 20% versteuert werden. Beim Stellen der Endrechnung wird die Anzahlung in der Buchhaltung wieder aufgehoben (Auflösungsbuchung). |
Ausgaben und Einnahmen
Abbildung: Einrichtung der Aufwands- und Erlöskonten
Im Karteireiter Kontenzuordnung werden die zu verwendenden Aufwands- und Erlöskonten eingefügt. Zu beachten sind hier die verschiedenen Vorsteuer- bzw. MwSt.-Sätze. Wird ein Aufwandskonto mit verschiedenen Vorsteuersätzen verwendet, so muss das gleiche Konto mehrmals pro Steuercode hinterlegt werden.
| Info | ||
|---|---|---|
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Dabei empfiehlt es sich, den Steuersatz in die Bezeichnung aufzunehmen, damit man bei der Erfassung einer Auszahlung sofort auf den Steuersatz rückschließen kann. |
Abbildung: Buchungsbeispiel Rechnung mit Anzahlung und deren Auflösung
Finanzmoduloptionen
Über das Menü Basis > Administration > Optionen > Modul im Abschnitt „Finanz" können u.a. diverse Einstellungen bzgl. der Kassenfunktion in MOTIONDATA getroffen werden.
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Bei der Gutschriftserstellung hat ein dafür berechtigter Benutzer die Möglichkeit, die betreffende Kasse für die Kassenstornobuchungen auszuwählen.
Über die Finanzmoduloption "Automatische Kassenbuchungen bei Gutschriftserstellung" (Default: Aktiviert) besteht die Möglichkeit, die automatische Erstellung von Kassenstornobuchungen im Zuge der Gutschriftserstellung zu unterbinden (eine Änderung der Option erfordert einen Neustart von MOTIONDATA).
Diese Option gilt auch für ev. automatische Anzahlungsstornierungen, die durchgeführt werden, wenn offene Aufträge storniert werden. In einem solchen Fall wird der Benutzer beim Fakturieren einer Gutschrift bzw. beim Storno eines offenen Auftrags mit Anzahlungen durch die Meldung "Bitte korrigieren Sie ggf. manuell Ihr Kassenbuch!" darauf hingewiesen.
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Im Kapitel Erfassung von Kundenzahlungen aus dem MOTIONDATA Auftragswesen (Buchungsart 1) wurde beschrieben, wie man Zahlungen zu bereits abgeschlossenen Aufträgen nachträglich erfasst.
Fakturiert man einen Auftrag, bei dem als Zahlungsart die Barzahlung eingestellt ist, wird der Zahlungsbetrag sofort ins Kassenbuch übernommen, die manuelle Erfassung der Zahlung mit der Buchungsart 1 entfällt somit.
Abbildung: Erstellung einer Barfaktua
Löst man nun die Fakturierung aus, wird die Maske für die Zahlungsabwicklung geöffnet. Hier wird nun in den einzelnen Feldern der Zahlungsbetrag eingegeben (Bar, Bankomat, Kreditkarte, Gutschein etc. > Abbildung 2). Eine Zahlung kann auch auf mehrere Zahlungsarten gesplittet werden (siehe Abbildung 3), z. B. wenn der Kunde nur einen Teil in bar bezahlt und den Rest mit einer Karte. Bei einer Barzahlung wird zusätzlich noch das Rückgeld angezeigt (siehe Abbildung 1).
Abbildung 1: Erfassung einer Barzahlung
Abbildung 2: Erfassung einer Kartenzahlung
Abbildung 3: Erfassung einer Zahlung mit unterschiedlichen Zahlungsarten
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Möchte man zu einem Auftrag eine Bar- oder Kartenanzahlung erfassen, klickt man auf den Button Anzahlung im Abschluss-Karteireiter des Auftrages.
Abbildung: Erfassung einer Bar- oder Kartenanzahlung über den Auftrag
Nun wird die Erfassungsmaske des Kassenbuches geöffnet, die Buchungsart 1 ist bereits vorgeschlagen. Hier müssen lediglich die Zahlungsart Zwischen einer Baranzahlung und einer nicht baren Anzahlung muss anhand der Zahlungsarten unterschieden werden., der Betrag und der Verwendungszweck eingetragen werden. Mit Speichern wird die Anzahlung erfasst.
Abbildung: Erfassung einer Bar- oder Kartenanzahlung im Kassenbuch
Der Anzahlungsbeleg kann gedruckt werden, indem man die Buchung markiert und auf das Drucker-Symbol klickt.
Der Anzahlungsbeleg wird über den Abschlusskarteireiter des Auftrages mit der Belegart Anzahlung gedruckt. Ein Beispiel für die Anzahlungsrechnung wird im folgenden Kapitel Anzahlungsrechnung mit OP-Kennzeichen angegeben.
Übersteigt der Anzahlungsbetrag die vorläufige Rechnungssumme, wird dies mit der nachfolgenden Meldung quittiert. Dies ist nur ein Hinweis und kann ignoriert werden, da in vielen Fällen der Auftrag erst nach Erfassung der Anzahlung mit Positionen befüllt wird.
Abbildung: Hinweis auf den Anzahlungsbetrag
Wird der Auftrag schließlich fakturiert, wird die Anzahlung unter der Angabe des Kassenbeleges und des Datums automatisch vom Rechnungsbetrag abgezogen.
Abbildung: In Abzug gebrachte Anzahlung auf der Faktura
Soll die Anzahlung nicht auf der Rechnung ausgewiesen sein, so kann dies mit Aktivierung der Option Anzahlungen nicht auf der Faktura ausweisen im Abschluss-Karteireiter des Auftrages unterbunden werden.
Abbildung: Deaktivierung der Anzahlungsausgabe
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Diese Art der Anzahlung wird angewendet, wenn eine Anzahlung nicht in Form einer Bar- oder Kartenzahlung erfolgt, sondern dem Kunden eine Rechnung für eine Anzahlung gestellt wird, die per Banküberweisung beglichen wird.
Die Grundvoraussetzung für diese Funktion ist, dass in der Administration des Kassenbuches unter dem Menü Basis > Stammdaten > Wartung > Betriebsdaten > Kasse bei den Zahlungsarten eine eigene Zahlungsart hinterlegt ist, die die Parameter Bewirkt keine Kassenänderung und OP-Verwaltung trägt. Damit ist gewährleistet, dass sich einerseits wie bei einer Kartenzahlung der Kassensaldo nicht verändert und auf der anderen Seite die Zahlung nicht gegen die Kasse gebucht wird, sondern gegen das Verrechnungskonto, welches eingetragen wurde.
Abbildung: Einrichtung einer Zahlungsart mit OP-Verwaltung
Die Erfassung der Anzahlung erfolgt auf die gleiche Art und Weise, wie sie im Kapitel Anzahlung (Bar- und Kartenzahlung) beschrieben wurde. Der einzige Unterschied ist, dass die Anzahlung auf diese spezielle Zahlungsart erfolgt.
Hat man die Anzahlung erfasst, kann man nun über den Abschlusskarteireiter des Auftrages eine Anzahlungsrechnung drucken.
Abbildung: Druck der Anzahlungsrechnung
Abbildung: Anzahlungsrechnung
Soll die Anzahlung nicht auf der Rechnung ausgewiesen sein, so kann dies mit Aktivierung der Option Anzahlungen nicht auf der Faktura ausweisen im Abschluss-Karteireiter des Auftrages unterbunden werden.
Abbildung: Deaktivierung der Anzahlungsausgabe
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Das MOTIONDATA Kassenbuch dient zur Erfassung und Aufzeichnung aller Bargeldflüsse, sowohl Einnahmen- als auch Ausgabenseitig. Zu den genannten Bargeldflüssen zählen auch Kartenzahlungen, wie Bankomat und Kreditkarten oder ähnliches.
Erfasst man eine Buchung, so ist diese Buchung weder änder- noch löschbar. Eine solche Bewegung kann ausnahmslos nur durch eine Stornierung korrigiert werden, wobei eine komplett neue gegengleiche Kassenbewegung entsteht.
Jeder Beleg, egal ob Aus- oder Einzahlung wird mit einer laufenden Nummer versehen. Unbare Bewegungen (Kartenzahlungen etc.) müssen ab Jänner 2016 ebenfalls laufend nummeriert werden.
Das Kassenbuch wird über das Menü Finanz > Kasse > Kassenbuch aufgerufen.
Die nachfolgenden Abschnitte erklären Aus- und Einzahlungen, sowie die Erfassung von Zahlungen zu Kundenrechnungen, die bereits fakturiert wurden. Die Erfassung zu Zahlungen aus Barrechnungen wird im Kapitel Barfaktura und Zahlungsabwicklung erklärt.
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Im oberen Bereich der Maske kann nach bereits bestehenden Buchungen gefiltert werden (Datum, Kassennummer, individuelle Suche nach Text etc.). Mit einem Klick auf Aktualisieren wird der Filter angewendet und die Buchungen aufgerufen.
Abbildung: MOTOINDATA Kassenbuch
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Buchungsart | Art | Erklärung |
|---|---|---|
0 | Ausgang | Allgemeine Auszahlungen, z. B. für den Einkauf von Waren, Büromaterial etc. |
0 | Eingang | Erfassung von diversen Erlösen, wenn es keinen MOTIONDATA Auftrag bzw. Rechnung gibt. Z. B. Erlöse aus Kaffeeautomaten, Verkauf von Schrottteilen (§19 Umsatzsteuergesetz) |
1 | Eingang | Erfassung von Kundenzahlungen. Unter dieser Buchungsart werden alle Zahlungen zu offenen Rechnungen aus dem MOTIONDATA Auftragswesen erfasst. |
2 | Eingang | Erfassung von Kundenzahlungen aus Fremdbelegen. Unter dieser Buchungsart werden alle Zahlungen zu Rechnungen erfasst, zu denen es im MOTIONDATA Auftragswesen keinen Beleg gibt und aus einem Fremdsystem stammen. Mit Eingabe der Kunden- und Rechnungsnummer kann bei der Überleitung der Zahlung in die Finanzbuchhaltung der OP-Ausgleich erfolgen. |
3 | Eingang | Anzahlung ohne Zuordnung. Hiermit kann eine Anzahlung auf eine Debitorennummer erfolgen, wobei für den Kunden noch kein Auftrag existiert. |
4 | Eingang | Auftragszuordnung. Damit können Kassenbuchungen Aufträgen aus dem MOTIONDATA Auftragswesen zugeordnet werden. |
5 | Eingang | Nicht umsatzwirksame Eingänge. Alle Eingänge die den Bargeldbestand in der Kasse erhöhen zB: Einlagen, Erhöhung des Wechselgeldbestandes, aber keinen Umsatz darstellen. Nicht umsatzwirksame Zahlungen werden benötigt um den korrekten Kassenbestand für bspw. die Tageslosung ermitteln zu können. Diese Buchungsart steht nur berechtigten Benutzern zur Verfügung. |
Symbolleiste
| RKSV-Funktionen (Startbeleg, Nullbeleg, Monatsbeleg, Schlussbeleg, Beleg an DEP nachsenden) |
| Belegkopie-Druck und Bildschirmvorschau für Kassenbelege |
| Storno von Kassenbelegen |
| Aufruf Teileshopverkauf (optional mit Barverkaufskunden) zum schnelleren Schreiben von (Bar)rechnungen aus dem Kassenbuch |
Info-Panel mit Signaturstatus
| Signierung und Eintrag ins Datenerfassungsprotokoll erfolgreich abgeschlossen. |
| Signierungsservice und Datenerfassungsprotokoll ausgefallen. Bitte mit MOTIONDATA in Kontakt treten. |
| Unsignierter Beleg. Wird für Belege angezeigt die vor der Aktivierung der Sicherheitseinrichtung erstellt wurden. |
| Sicherheitseinrichtung ausgefallen. Eintragung ins Datenerfassungsprotokoll ist aber erfolgt. |
| Nicht umsatzwirksame Kassenein- bzw. auszahlung. Keine Signierung des Belegs und Eintragung ins Datenerfassungsprotokoll erforderlich. zB. Bareinzahlung vom unternehmenseigenen Bankkonto (Kassa an Bank). |
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Hinweis | Ursache | Bemerkung |
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QR-Code | Alles OK: | Wird nur der QR-Code angedruckt ist alles OK. |
Sicherheitseinrichtung ausgefallen! Ersatzsignatur + | Ein Problem ist aufgetreten: | Der Kassenbetrieb kann für max. 48 Stunden fortgesetzt werden. |
| Schwerer Fehler:
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Alle Ein- und Ausgänge (außer Kundenzahlungen) werden mit der Buchungsart „0" im Kassenbuch erfasst. Der eingegebene Text wird als Buchungstext am Kassenbuch-Protokoll angedruckt. Wird die Position gespeichert, erhält diese eine laufende Belegnummer.
Abbildung: Eingabe einer Kassenbewegung (Ein- oder Ausgang)
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Um eine Zahlung zu einem MOTIONDATA Beleg zu erfassen, sucht man zuerst als Schritt 1 den Referenzbeleg aus dem Auftragswesen. Mit einem Doppelklick auf den Referenzbeleg (Schritt 2) wird der Auftrag ausgewählt. Mit dem Schritt 3 wird schließlich noch die entsprechende Zahlungsart ausgewählt. Speichert man die Buchung, wird die Zahlung erfasst und erhält eine laufende Belegnummer (ab Jänner 2016 auch unbare Zahlungen).
Abbildung: Erfassung einer Zahlung aus dem Auftragswesen
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Erfasst man eine Zahlung zu einem Beleg, der nicht aus dem MOTIONDATA Auftragswesen entstammt, verwendet man die Buchungsart 2. Hierbei müssen folgende Daten manuell eingegeben werden:
- Zahlungsart
- Kundennummer
- Betrag
- Zahlungszweck (Text)
Abbildung: Erfassung einer Zahlung für Fremdbelege
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Möchte man eine Anzahlung erfassen, zu der es noch keinen MOTIONDATA Auftrag gibt, verwendet man die Buchungsart 3. Hierbei müssen folgende Daten manuell eingegeben werden:
- Zahlungsart
- Kundennummer
- Betrag
- Zahlungszweck (Text)
Abbildung: Erfassung einer Anzahlung ohne Referenzbeleg
Erfassung von Zahlungen mit Auftragszuordnung (Buchungsart 4)
Die Buchungsart 4 entspricht zum Großteil der Buchungsart 0, jedoch mit der zusätzlichen Möglichkeit, Buchungen einem speziellen Auftrag aus dem Auftragswesen zuzuordnen.
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Beispiel: Die Barrechnung 1723348 wird zu einem Teil Bar, mit ECE und Kreditkarte beglichen. Im Kassenbuch ergibt sich folgendes Bild:
| Info | ||
|---|---|---|
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Eine Zusammenfassung einer Mischzahlung (=> Verwendung mehrerer Barzahlungsarten zum Ausgleich eines Beleges) zu einer einzelnen Kassenbuchungszeile ist nicht vorgesehen, da hinter jeder Zahlungsart verschiedene Konten zur Überleitung in die Finanzbuchung herangezogen werden können. |
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Um der Belegerteilungspflicht Rechnung zu tragen, werden alle Kassenbelege automatisch archiviert (als PDF) und mit einem Hashkey versehen. Dieser Hashkey befindet sich direkt am Beleg und dient zur eindeutigen Identifikation des Beleges.
Abbildung: Drucken des Kassenbeleges
Abbildung: Kassenbeleg mit Hashkey
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Im oberen Bereich der Erfassungsmaske wird der aktuelle Saldo (Bargeldbestand) angezeigt.
Abbildung: Anzeige des Kassensaldos
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Wurden alle Belege (Ein- und Auszahlungen sowie Kundenzahlungen) erfasst, wird ein Tagesabschluss durchgeführt. Dieser Tagesabschluss summiert die Ein- und Ausgänge des jeweiligen Tages zum Vortagssaldo. Mit dem Ausführen des Tagesabschlusses wird ein Protokoll ausgedruckt, auf dem alle Buchungen ausgewiesen werden. Der Tagesabschluss wird unter dem Menü Finanz > Kasse > Tagesabschluss aufgerufen.
Abbildung: Kassenbericht – Aufschlüsselung der einzelnen Buchungen
Abbildung: Kassenbericht – Summenblatt
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Zur Feststellung des Bargeldbestandes kann optional auch die Münzliste verwendet werden. Um die Münzliste zu aktivieren, müssen in den Moduloptionen unter dem Menü Basis > Administration > Optionen > Modul > Finanz folgende Schalter aktiviert werden:
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- Aktivierung der Option „Differenzbuchung bei Tagesabschluss automatisch generieren"
- Hinterlegung des Kontos für „Fehlbetragsbuchung bei Tagesabschluss" Konto muss im Kontenstamm angelegt werden
- Hinterlegung des Kontos für „Überschussbuchung bei Tagesabschluss" Konto muss im Kontenstamm angelegt werden
Abbildung: Eingabe der Menge an Geldscheinen bzw. Münzen
Abbildung: Übernahme des Saldos aus der Münzliste
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Sollten nach dem Tagesabschluss noch Belege für diesen Tag erfasst werden müssen, so kann man den Tagesabschluss zurücksetzen, sofern das Benutzerrecht für den User vorhanden ist. Das Zurücksetzen des Tagesabschlusses ist mit dem Aufruf des Menüs Finanz > Kasse > Tagesabschluss zurücksetzen möglich. Diese Funktion setzt den letzten Tagesabschluss zurück. Sollen mehrere Tagesabschlüsse zurückgesetzt werden, muss die Funktion entsprechend oft aufgerufen werden.
Abbildung: Tagesabschluss
Mit der Auswahl des Tages wird festgelegt, bis zu welchem Tag die Kasse abgeschlossen wird. Mit dem Klick auf die Schaltfläche Start wird automatisch der Druckerdialog aufgerufen. Damit wird der Kassenbericht ausgedruckt.
Ist die Option 1 Kassenbericht/Tag aktiviert, wird ein Kassenbericht pro Tag gedruckt. Deaktiviert man diese Option, werden sämtliche Kassenbewegungen seit dem letzten Kassenbericht zu einem Bericht zusammengefasst.
| Info | ||
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Das Zurücksetzen des Tagesabschlusses ist immer nur für einen Tag möglich. Möchten Sie weitere Tage zurücksetzen, müssen Sie die Funktion nochmals aufrufen. |
Druck des Kassenberichtes
Möchte man nachträglich einen Kassenbericht drucken, kann dies unter dem Menü Finanz > Kasse > Kassenbericht durchgeführt werden. Hier kann mit der Eingabe des Datumsbereiches auch ein größerer Bereich gedruckt werden.
Abbildung: Kassenbericht drucken (kumuliert)
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Da Bareinzahlungen zwar den Bargeldbestand erhöhen, aber nicht den Umsatzzähler des DEP lt. RKSV musste eine neue Buchungsart im Kassenbuch geschaffen werden, die einen Eingang darstellt aber keine Erhöhung des Umsatzes auslöst.
| Info | ||
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Die neue Buchungsart steht nur bei entsprechender Kassen-Berechtigung zur Verfügung. |
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Beispiel: Die Barrechnung 1723348 wird zu einem Teil Bar, mit ECE und Kreditkarte beglichen. Im Kassenbuch ergibt sich folgendes Bild:
| Info | ||
|---|---|---|
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Eine Zusammenfassung einer Mischzahlung (=> Verwendung mehrerer Barzahlungsarten zum Ausgleich eines Beleges) zu einer einzelnen Kassenbuchungszeile ist nicht vorgesehen, da hinter jeder Zahlungsart verschiedene Konten zur Überleitung in die Finanzbuchung herangezogen werden können. |
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- cQRCodeFile:
Pflichtfeld für QR-Code-Grafik (fixe Größe) - txtKassenBelegNr:
Text: „Kassenbelegnummer" für Barrechnungen - cKassenbeleg:
Kassenbelegnummer für Barrechnungen - txtSigBroken:
Pflichtfeld für Kassenbelege und Barrechnungen für den RKSV-Status Text. - cFaktTime:
Pflichtfeld für Kassenbelege und Barrechnungen Datum und Uhrzeit der Belegerstellung.
Musterbelege
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Technische BeschreiBung RKSV
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Welche Daten werden übertragen?
Was versteckt sich im QR-Code?
Wo wird das verschlüsselete Datenerfassungsprotokoll gespeichert?
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