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Erklärung des Software-Herstellers bezugnehmend auf die Kassenrichtlinie 2012 (E131)
Entsprechend der Kassenrichtlinie 2012 halten wir fest, dass es sich beim MOTIONDATA Kassen-Modul um ein integriertes PC-Kassensystem auf Basis einer SQL-Datenbank handelt und dieses nach der Kassenrichtlinie dem Kassentyp 3 entspricht.
Dieses Kassensystem wurde von der MOTIONDATA Software GmbH erstellt und läuft auf handelsüblichen PCs (genauere Infos zu den Mindestanforderungen können der Webseite http://www.motiondata.at entnommen werden). Es sollte zumindest die MOTIONDATA Version 7.0 installiert sein, wobei die aktuell installierte Version im Programmmenü unter dem Menü ? > Copyright gefunden werden kann.
Beschreibung der Sicherheitseinrichtungen (E131)
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Darüber hinaus wird seitens der Software ein Datenerfassungsprotokoll (Kassenbuchprotokoll), welches die vollständige und richtige Erfassung aller Geschäftsvorfälle sicherstellt, erzeugt. Hierbei wird der Geschäftsfall automatisch bei jedem Bon-Abschluss (vom Anwender nicht änder- und beeinflussbar) fortlaufend und chronologisch dokumentiert.
Programmintern wird dabei der für jeden Beleg ermittelte Hashwert im Kassenbuchprotokoll gespeichert. Damit ist die Datensicherheit und Unveränderbarkeit der gespeicherten Inhalte gewährleistet.
Dieses Datenerfassungsprotokoll kann im MOTIONDATA und dem Menü Finanz -> Kasse -> Kassenbuchprotokoll aufgerufen werden. Ein Export und damit Weitergabe an sachverständige Dritte mittels der Option Senden an ist von einem berechtigten Benutzer jederzeit möglich.
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Alle in MOTIONDATA durchgeführten Kassen-Tagesabschlüsse werden automatisch als PDF-Dateien archiviert und können unter Finanz > Kasse > „Tagesabschluss Archiv" aufgerufen werden.
Abbildung: Tagesabschluss Archiv
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Als Verfahrensdokumentation dienen die Online-Hilfe, die Bedienungsanleitung, sowie die Konfigurationsanleitung. Ein Einrichtungsprotokoll wird vom Schulenden im Rahmen der Ersteinrichtung angelegt.
Die Zugriffsberechtigungen werden dabei auf Grund der dem Benutzer zugeordneten Gruppe gesteuert. Dies kann unter Basis > Administration > Benutzer > Berechtigungsverwaltung eingestellt werden.
Programmanpassungen bzw. Updates werden in den „Release News" dokumentiert und können unter dem Menü ? > Release News abgerufen werden.
Zur Dokumentation von Preisänderungen steht unter Teilehandel > Auswertungen > Preisänderungsprotokoll eine entsprechende Auswertung zur Verfügung.
Durch die implementierten Sicherheitsmaßnahmen ist das System im Auslieferungszustand als sicher anzusehen.
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Als erstes werden die Konten im Kontenstamm unter dem Menü Basis > Stammdaten > Wartung > Betriebsdaten > Kontenstamm hinterlegt. Dabei ist auf folgende Kategorisierung zu achten:
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Nachdem die Konten im Kontenstamm angelegt wurden, müssen jene Konten, die im Kassenbuch verwendet werden ins Kassenbuch eingefügt werden. Dafür wird das Menü Basis > Stammdaten > Wartung > Betriebsdaten > Kasse aufgerufen.
Im Karteireiter Zahlungsarten werden die gewünschten Zahlungsarten angelegt und das jeweilige Konto aus dem Dropdown Menü gewählt. Hier werden alle verfügbaren Konten aus dem Kontenstamm angezeigt, die die Kategorie „Z=Zahlungsmittelkonto" tragen.
Abbildung: Einrichtung der Zahlungsarten
Im Abschnitt Verfügbar kann eingestellt werden, an welchen Stellen im Programm die selektierte Zahlungsart zur Auswahl stehen soll.
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Alle unbaren Zahlungsarten, wie z. B. Kartenzahlungen werden mit dem Schalter Bewirkt keine Kassenänderung markiert. Dadurch verändert sich bei Anwendung einer solchen Zahlungsart der Bargeldbestand (Kassensaldo) nicht. |
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Abbildung: Einrichtung der Aufwands- und Erlöskonten
Im Karteireiter Kontenzuordnung werden die zu verwendenden Aufwands- und Erlöskonten eingefügt. Zu beachten sind hier die verschiedenen Vorsteuer- bzw. MwSt.-Sätze. Wird ein Aufwandskonto mit verschiedenen Vorsteuersätzen verwendet, so muss das gleiche Konto mehrmals pro Steuercode hinterlegt werden.
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Finanzmoduloptionen
Über das Menü Basis > Administration > Optionen > Modul im Abschnitt „Finanz" können u.a. diverse Einstellungen bzgl. der Kassenfunktion in MOTIONDATA getroffen werden.
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Bei der Gutschriftserstellung hat ein dafür berechtigter Benutzer die Möglichkeit, die betreffende Kasse für die Kassenstornobuchungen auszuwählen.
Über die Finanzmoduloption "Automatische Kassenbuchungen bei Gutschriftserstellung" (Default: Aktiviert) besteht die Möglichkeit, die automatische Erstellung von Kassenstornobuchungen im Zuge der Gutschriftserstellung zu unterbinden (eine Änderung der Option erfordert einen Neustart von MOTIONDATA).
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Im Kapitel Erfassung von Kundenzahlungen aus dem MOTIONDATA Auftragswesen (Buchungsart 1) wurde beschrieben, wie man Zahlungen zu bereits abgeschlossenen Aufträgen nachträglich erfasst.
Fakturiert man einen Auftrag, bei dem als Zahlungsart die Barzahlung eingestellt ist, wird der Zahlungsbetrag sofort ins Kassenbuch übernommen, die manuelle Erfassung der Zahlung mit der Buchungsart 1 entfällt somit.
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Möchte man zu einem Auftrag eine Bar- oder Kartenanzahlung erfassen, klickt man auf den Button Anzahlung im Abschluss-Karteireiter des Auftrages.
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Nun wird die Erfassungsmaske des Kassenbuches geöffnet, die Buchungsart 1 ist bereits vorgeschlagen. Hier müssen lediglich die Zahlungsart Zwischen einer Baranzahlung und einer nicht baren Anzahlung muss anhand der Zahlungsarten unterschieden werden., der Betrag und der Verwendungszweck eingetragen werden. Mit Speichern wird die Anzahlung erfasst.
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Der Anzahlungsbeleg kann gedruckt werden, indem man die Buchung markiert und auf das Drucker-Symbol klickt.
Der Anzahlungsbeleg wird über den Abschlusskarteireiter des Auftrages mit der Belegart Anzahlung gedruckt. Ein Beispiel für die Anzahlungsrechnung wird im folgenden Kapitel Anzahlungsrechnung mit OP-Kennzeichen angegeben.
Übersteigt der Anzahlungsbetrag die vorläufige Rechnungssumme, wird dies mit der nachfolgenden Meldung quittiert. Dies ist nur ein Hinweis und kann ignoriert werden, da in vielen Fällen der Auftrag erst nach Erfassung der Anzahlung mit Positionen befüllt wird.
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Soll die Anzahlung nicht auf der Rechnung ausgewiesen sein, so kann dies mit Aktivierung der Option Anzahlungen nicht auf der Faktura ausweisen im Abschluss-Karteireiter des Auftrages unterbunden werden.
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Diese Art der Anzahlung wird angewendet, wenn eine Anzahlung nicht in Form einer Bar- oder Kartenzahlung erfolgt, sondern dem Kunden eine Rechnung für eine Anzahlung gestellt wird, die per Banküberweisung beglichen wird.
Die Grundvoraussetzung für diese Funktion ist, dass in der Administration des Kassenbuches unter dem Menü Basis > Stammdaten > Wartung > Betriebsdaten > Kasse bei den Zahlungsarten eine eigene Zahlungsart hinterlegt ist, die die Parameter Bewirkt keine Kassenänderung und OP-Verwaltung trägt. Damit ist gewährleistet, dass sich einerseits wie bei einer Kartenzahlung der Kassensaldo nicht verändert und auf der anderen Seite die Zahlung nicht gegen die Kasse gebucht wird, sondern gegen das Verrechnungskonto, welches eingetragen wurde.
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Soll die Anzahlung nicht auf der Rechnung ausgewiesen sein, so kann dies mit Aktivierung der Option Anzahlungen nicht auf der Faktura ausweisen im Abschluss-Karteireiter des Auftrages unterbunden werden.
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Das MOTIONDATA Kassenbuch dient zur Erfassung und Aufzeichnung aller Bargeldflüsse, sowohl Einnahmen- als auch Ausgabenseitig. Zu den genannten Bargeldflüssen zählen auch Kartenzahlungen, wie Bankomat und Kreditkarten oder ähnliches.
Erfasst man eine Buchung, so ist diese Buchung weder änder- noch löschbar. Eine solche Bewegung kann ausnahmslos nur durch eine Stornierung korrigiert werden, wobei eine komplett neue gegengleiche Kassenbewegung entsteht.
Jeder Beleg, egal ob Aus- oder Einzahlung wird mit einer laufenden Nummer versehen. Unbare Bewegungen (Kartenzahlungen etc.) müssen ab Jänner 2016 ebenfalls laufend nummeriert werden.
Das Kassenbuch wird über das Menü Finanz > Kasse > Kassenbuch aufgerufen.
Die nachfolgenden Abschnitte erklären Aus- und Einzahlungen, sowie die Erfassung von Zahlungen zu Kundenrechnungen, die bereits fakturiert wurden. Die Erfassung zu Zahlungen aus Barrechnungen wird im Kapitel Barfaktura und Zahlungsabwicklung erklärt.
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Alle Ein- und Ausgänge (außer Kundenzahlungen) werden mit der Buchungsart „0" im Kassenbuch erfasst. Der eingegebene Text wird als Buchungstext am Kassenbuch-Protokoll angedruckt. Wird die Position gespeichert, erhält diese eine laufende Belegnummer.
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Um eine Zahlung zu einem MOTIONDATA Beleg zu erfassen, sucht man zuerst als Schritt 1 den Referenzbeleg aus dem Auftragswesen. Mit einem Doppelklick auf den Referenzbeleg (Schritt 2) wird der Auftrag ausgewählt. Mit dem Schritt 3 wird schließlich noch die entsprechende Zahlungsart ausgewählt. Speichert man die Buchung, wird die Zahlung erfasst und erhält eine laufende Belegnummer (ab Jänner 2016 auch unbare Zahlungen).
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Erfasst man eine Zahlung zu einem Beleg, der nicht aus dem MOTIONDATA Auftragswesen entstammt, verwendet man die Buchungsart 2. Hierbei müssen folgende Daten manuell eingegeben werden:
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Möchte man eine Anzahlung erfassen, zu der es noch keinen MOTIONDATA Auftrag gibt, verwendet man die Buchungsart 3. Hierbei müssen folgende Daten manuell eingegeben werden:
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Erfassung von Zahlungen mit Auftragszuordnung (Buchungsart 4)
Die Buchungsart 4 entspricht zum Großteil der Buchungsart 0, jedoch mit der zusätzlichen Möglichkeit, Buchungen einem speziellen Auftrag aus dem Auftragswesen zuzuordnen.
Elektronische Unterschrift
Ist die Basis-Option "Kassenbuch" in der Gruppe "Elektronische Unterschrift" aktiviert, so besteht beim Speichern einer Kassenbuchung die Möglichkeit, eine elektronische Unterschrift zu erfassen; Diese kann dann am Kassenbeleg ausgewiesen werden.
Darstellung von Mischzahlungen
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Wurden alle Belege (Ein- und Auszahlungen sowie Kundenzahlungen) erfasst, wird ein Tagesabschluss durchgeführt. Dieser Tagesabschluss summiert die Ein- und Ausgänge des jeweiligen Tages zum Vortagssaldo. Mit dem Ausführen des Tagesabschlusses wird ein Protokoll ausgedruckt, auf dem alle Buchungen ausgewiesen werden. Der Tagesabschluss wird unter dem Menü Finanz > Kasse > Tagesabschluss aufgerufen.
Abbildung: Kassenbericht – Aufschlüsselung der einzelnen Buchungen
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Zur Feststellung des Bargeldbestandes kann optional auch die Münzliste verwendet werden. Um die Münzliste zu aktivieren, müssen in den Moduloptionen unter dem Menü Basis > Administration > Optionen > Modul > Finanz folgende Schalter aktiviert werden:
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Sollten nach dem Tagesabschluss noch Belege für diesen Tag erfasst werden müssen, so kann man den Tagesabschluss zurücksetzen, sofern das Benutzerrecht für den User vorhanden ist. Das Zurücksetzen des Tagesabschlusses ist mit dem Aufruf des Menüs Finanz > Kasse > Tagesabschluss zurücksetzen möglich. Diese Funktion setzt den letzten Tagesabschluss zurück. Sollen mehrere Tagesabschlüsse zurückgesetzt werden, muss die Funktion entsprechend oft aufgerufen werden.
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Mit der Auswahl des Tages wird festgelegt, bis zu welchem Tag die Kasse abgeschlossen wird. Mit dem Klick auf die Schaltfläche Start wird automatisch der Druckerdialog aufgerufen. Damit wird der Kassenbericht ausgedruckt.
Ist die Option 1 Kassenbericht/Tag aktiviert, wird ein Kassenbericht pro Tag gedruckt. Deaktiviert man diese Option, werden sämtliche Kassenbewegungen seit dem letzten Kassenbericht zu einem Bericht zusammengefasst.
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Möchte man nachträglich einen Kassenbericht drucken, kann dies unter dem Menü Finanz > Kasse > Kassenbericht durchgeführt werden. Hier kann mit der Eingabe des Datumsbereiches auch ein größerer Bereich gedruckt werden.
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