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Um die Zeiterfassung verwenden zu können benötigt der Benutzer die Berechtigung "Zeiterfassung". Soll zusätzlich auch die Maske "Statusinformation - Alle Stempelungen" angezeigt werden, muss die Berechtigung "Statusinformation (Zeiterfassung)" aktiviert werden.
Modul Optionen
Unter Basis > Administration > Optionen > Modul > Zeiterfassung befinden sich einige Einstellungen für die Zeiterfassung.
Toleranzzeiten
In der MOTIONDATA Zeiterfassung können Toleranzzeiten eingestellt werden. Die Toleranzzeiten können in Minuten eingestellt werden und können wie folgt platziert werden:
Beispiel:
Ist z.B. eine Toleranzzeit von 30 Minuten vor Sollarbeitsbeginn eingestellt, wird der Mitarbeiter automatisch auf den Start des Zeitmodells korrigiert, wenn er sich innerhalb dieser Toleranzzeit anstempelt.
Ein Mitarbeiter beginnt offiziell um 07:30 Uhr. Der Mitarbeiter stempelt sich bereits um 07:01 Uhr an. Die Zeiterfassung korrigiert die Stempelung des Mitarbeiters automatisch auf 07:30.
Toleranzzeiten können auch für Spezialfälle ignoriert werden, wenn der Mitarbeiter sich z. B. innerhalb der Toleranzzeit auf Aufträgen anstempelt.
Mitarbeiter
Jeder Mitarbeiter welcher die Zeiterfassung verwendet bzw. sich auf Aufträge stempelt, muss folgende Felder im Mitarbeitermanager befüllt haben:
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- Kalenderjahr
- Wirtschaftsjahr
- Eintrittsdatum
Die Einstellung hierzu erfolgt unter Basis > Administration > Optionen > Modul > Zeiterfassung und Option "Urlaubsanspruch erhöhen"
Zeitausgleich
Für den Zeitausgleich muss die Entscheidung getroffen werden, ob geleistete Überstunden den Mitarbeitern als Zeitausgleich gutgeschrieben oder Überstunden ausbezahlt werden.
Wird ein Zeitausgleichskonto geführt, werden konsumierte Zeitausgleichsstunden automatisch von diesem Guthaben abgezogen.
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In der MOTIONDATA Zeiterfassung können Toleranzzeiten eingestellt werden. Die Einstellung erfolgt unter Basis > Administration > Optionen > Modul > Zeiterfassung. Die Toleranzzeiten können in Minuten eingestellt werden und können wie folgt platziert werden:
Beispiel:
Ist z.B. eine Toleranzzeit von 30 Minuten vor Sollarbeitsbeginn eingestellt, wird der Mitarbeiter automatisch auf den Start des Zeitmodells korrigiert, wenn er sich innerhalb dieser Toleranzzeit anstempelt.
Ein Mitarbeiter beginnt offiziell um 07:30 Uhr. Der Mitarbeiter stempelt sich bereits um 07:01 Uhr an. Die Zeiterfassung korrigiert die Stempelung des Mitarbeiters automatisch auf 07:30.
Toleranzzeiten können auch für Spezialfälle ignoriert werden, wenn der Mitarbeiter sich z. B. innerhalb der Toleranzzeit auf Aufträgen anstempelt.
Zeitmodell
Jeder Mitarbeiter, der mit der Zeiterfassung arbeitet bzw. diese nutzt, muss ein entsprechendes Jahresmodell hinterlegt haben. Dem Jahresmodell liegt das Tagesmodell zugrunde, welches wiederum zur Erstellung des Jahresmodells notwendig ist.
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Alle Aufgaben auf welche gestempelt werden kann, können im Aufgaben Zeitmanagement unter Basis > Stammdaten > Wartung erstellt bzw. bearbeitet oder gelöscht werden.
Es muss immer ein Code und eine Bezeichnung eingegeben werden:
Optionen
Aufgabe "Auftrag": ist die einzige Produktive produktive Tätigkeit, bei dieser Aufgabe ist weiters noch die Option "Auftragsnummer" gesetztzu setzen, damit diese mit übernommen wird
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Um eine Zeitstempelung durchführen zu können muss ein Mitarbeitercode und eine Aufgabe eingeben werden. Hat die Aufgabe die Option "Auftragsnummer" gesetzt, muss zusätzlich zur Aufgabe auch noch die Auftragsnummer eingegeben werden.
Status:
Gibt es bereits eine Stempelung für diesen Tag bzw. Zeitraum erscheint eine Hinweismeldung.
In der Maske "Statusinformation - Alle Stempelungen" werden alle zuvor getätigten Stempelungen angezeigt:
Der Betrieb ist immer Abhängig von der Moduloption unter Zeiterfassung "Betrieb für Zeitstempelungen ohne Auftrag":
- 1 = Betrieb des Mitarbeiters (welcher im Mitarbeitermanager hinterlegt ist)
- 2 = Erfassungsbetrieb
Status:
grün...keine produktive Tätigkeit (z.B. Kommt oder Regie Werkstatt)
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rot...nicht anwesend (z.B. Arzt oder Krankenstand)
Der Betrieb ist immer Abhängig von der Moduloption unter Zeiterfassung "Betrieb für Zeitstempelungen ohne Auftrag":
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)
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Gibt es bereits eine Stempelung für diesen Tag bzw. Zeitraum erscheint eine Hinweismeldung.
Eine Bearbeitung der Stempelungen ist unter Zeiterfassung in der Aufgabenbearbeitung möglich. Hier können Stempelungen auch gelöscht oder nachträglich erstellt werden.
In der Zeitraumstempelung können z.B. geplante Abwesenheiten im Vorfeld eingetragen werden.
In der Statusinformation ist es möglich
Auswertungen - Zeiterfassung
Es stehen unter Zeiterfassung > Auswertung auch einige Auswertungen zur Verfügung:
- Anwesenheitsliste: SOLL/IST-Werte der gestempelten Zeiten inkl. Urlaub usw. Übersicht von Sollzeiten bzw. Differenzen
- Tagesprotokoll: Tagesübersicht der Stempelungen
- Wochenbericht: Wochenübersicht der Stempelungen
- Produktivitätsübersicht /Soll-Ist-Vergleich: detaillierte Informationen pro Auftrag
- Auftragsprotokoll: Übersicht der Stempelungen auf einen Auftrag
- Zeitabweichungsprotokoll: Kontrollliste (z.B. ob Mitarbeiter zu spät kam)
- Service-Auslastungsbericht: Informationen pro Abteilung
- Liste Urlaub/Zeitausgleich: Übersicht von Urlaub/ZA pro Mitarbeiter
- Urlaubsliste: Übersicht von Anspruch und Konsumation der Urlaube je Mitarbeiter
- Überstundenprotokoll: Übersicht der Überstunden
- Urlaub und Zeitausgleichsprotokoll: Übersicht von Urlaub und Überstunden
- Mitarbeiterliste: Ausdruck Übersicht der Mitarbeiter Mitarbeiter
- Aufgabenliste: Ausdruck der AufgabenlisteListe aller Aufgaben
- Aufruf Excel Tabelle: Ein Wochenbericht wird vorausgesetzt
- ZEF-Warnliste: Ausgabe/Auswahl nach verschiedenen KriterienÜbersicht von nicht korrekten Stempelungen