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Konfiguration

Berechtigungsverwaltung

 Zum Öffnen der Zeiterfassung muss Um die Zeiterfassung verwenden zu können benötigt der Benutzer die Berechtigung "Zeiterfassung" aktiviert haben. Soll zusätzlich auch die Maske "Statusinformation - Alle Stempelungen" angezeigt werden, muss die Berechtigung "Statusinformation (Zeiterfassung)" aktiviert werden.

Modul  Optionen

Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter welcher die Zeiterfassung verwendet bzw. sich auf Aufträge stempelt, muss folgende Felder im Mitarbeitermanager befüllt haben:

• Mitarbeitercode (Pflichtfeld bei der Anlage)
• Mitarbeiter seit (Pflichtfeld bei der Anlage)
• Betrieb (Pflichtfeld bei der Anlage)
• Urlaubskonto Einheit (Pflichtfeld bei der Anlage)
• die Rolle "Zeiterfassung" muss gesetzt sein (findet man unter "Rollen" im Mitarbeitermanager)
• Jahresmodell muss zugeordnet sein (findet man im Mitarbeitermanager unter "Planung")
  
  

Erhöhung des Urlaubsanspruches

Der Urlaubsanspruch des Mitarbeiters kann sich per Einstellung anhand einer der folgenden Optionen erhöhen:

• Kalenderjahr
• Wirtschaftsjahr
• Eintrittsdatum

Zeitausgleich

Für den Zeitausgleich muss die Entscheidung getroffen werden, ob geleistete Überstunden den Mitarbeitern als Zeitausgleich gutgeschrieben oder Überstunden ausbezahlt werden.
Wird ein Zeitausgleichskonto geführt, werden konsumierte Zeitausgleichsstunden automatisch von diesem Guthaben abgezogen.

Toleranzzeiten

In der MOTIONDATA Zeiterfassung können Toleranzzeiten eingestellt werden. Die Einstellung erfolgt unter Basis > Administration > Optionen > Modul > Zeiterfassung. Die Toleranzzeiten können in Minuten eingestellt werden und können wie folgt platziert werden:

Ist

beispielsweise Beispiel:

Ist z.B. eine Toleranzzeit von 30 Minuten vor Sollarbeitsbeginn eingestellt, wird der Mitarbeiter automatisch auf den Start des Zeitmodells korrigiert, wenn er sich innerhalb dieser Toleranzzeit anstempelt.
Das sieht wie folgt aus:
Ein Mitarbeiter beginnt offiziell um 07:30 Uhr. Der Mitarbeiter stempelt sich bereits um 07:01 Uhr an. Die Zeiterfassung korrigiert die Stempelung des Mitarbeiters automatisch auf 07:30. Nach dem gleichen Prinzip funktioniert diese Korrektur in den anderen zuvor aufgelisteten Fällen.

Toleranzzeiten können auch für Spezialfälle ignoriert werden, wenn der Mitarbeiter sich z. B. innerhalb der Toleranzzeit auf Aufträgen anstempelt.

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Jeder Mitarbeiter der die Zeiterfassung verwendet bzw. sich auf Aufträge stempelt, muss angelegt sein bzw. mindestens folgende Dinge befüllt haben:

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Des Weiteren muss im Karteireiter "Rollen" die Rolle Zeiterfassung ausgewählt werden.

Zusätzlich muss jeder Mitarbeiter ein Jahresmodell zugeordnet haben. (findet man im Mitarbeitermanager unter Planung)

Erhöhung des Urlaubsanspruches

Der Urlaubsanspruch des Mitarbeiters kann sich per Einstellung anhand einer der folgenden Optionen erhöhen:

• Kalenderjahr
• Wirtschaftsjahr
• Eintrittsdatum

Zeitausgleich

Für den Zeitausgleich muss die Entscheidung getroffen werden, ob geleistete Überstunden den Mitarbeitern als Zeitausgleich gutgeschrieben oder Überstunden ausbezahlt werden.
Wird ein Zeitausgleichskonto geführt, werden konsumierte Zeitausgleichsstunden automatisch von diesem Guthaben abgezogen.

Zeitmodell

Jeder Mitarbeiter, der mit der Zeiterfassung arbeitet bzw. diese nutzt, muss ein entsprechendes Jahresmodell hinterlegt haben. Dem Jahresmodell liegt das Tagesmodell zugrunde, welches wiederum zur Erstellung des Jahresmodells notwendig ist.

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Die Zuweisung des Jahresmodells erfolgt über den Mitarbeitermanager:

• Mitarbeiter: jener der im Mitarbeitermanager gerade geöffnet ist (es können aber auch mehrere ausgewählt werden)
• Jahresmodell: hier muss das gewünschte Jahresmodell ausgewählt werden
• Generieren ab: Startdatum ab wann es laufen soll

• Generieren bis: bis wann das Jahresmodell generiert werden soll (standardmäßig 1 Jahr in der Zukunft)

• Index: z.B. 1 weil es sich beim „Generieren ab“ Datum um einen Montag (1. Tag der Woche) handelt

In der Vorschau sieht man wie das künftige Jahresmodell aussehen würde (hier wird noch nichts übernommen):

Mit "Generieren" wird das Jahresmodell für den Mitarbeiter erstellt.

Über den Karteireiter "Planung" können Jahresmodell Jahresmodelle auch bearbeitet werden oder ein neues angelegt werden.

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Alle Aufgaben auf welche gestempelt werden kann, können im Aufgaben Zeitmanagement unter Basis > Stammdaten > Wartung erstellt bzw. bearbeitet oder gelöscht werden.

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Um eine Zeitstempelung durchführen zu können muss ein Mitarbeitercode und eine Aufgabe eingeben werden. Hat die Aufgabe die Option "Auftragsnummer" gesetzt, muss zusätzlich zur Aufgabe auch noch die Auftragsnummer eingegeben werden.

Status:

grün...keine produktive Tätigkeit (z.B. Kommt oder Regie Werkstatt)

gelb...beschäftigt (z.B. arbeitet gerade an einem Auftrag)

rot...nicht anwesend (z.B. Arzt oder Krankenstand)

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Eine Bearbeitung der Stempelungen ist unter Zeiterfassung in der Aufgabenbearbeitung möglich. Hier können Stempelungen auch gelöscht oder nachträglich erstellt werden. 

In der Zeitraumstempelung können z.B. geplante Abwesenheiten im Vorfeld eingetragen werden.

Auswertungen - Zeiterfassung

Es stehen unter Zeiterfassung > Auswertung auch einige Auswertungen zur Verfügung:

• Anwesenheitsliste:              SOLL/IST-Werte der gest. gestempelten Zeiten inkl. Urlaub /ZAusw.
• Tagesprotokoll:                    Tagesübersicht der Stempelungen
• Wochenbericht:                   Wochenübersicht Produktiv. Übersicht…:       detailliert – auf Auftrag heruntergebrochender Stempelungen
• Produktivitätsübersicht /Soll-Ist-Vergleich: detaillierte Informationen pro Auftrag
• Auftragsprotokoll:                Übersicht der Stempelungen auf einen Auftrag
  
• ZeitabweisungsprotokollZeitabweichungsprotokoll:    Kontrollliste, MA müsste da sein bzw. ist zu spät gekommen (abgestempeltKontrollliste (z.B. ob Mitarbeiter zu spät kam)
• Service-Auslast.berichtAuslastungsbericht:       viele Informationen auf einem Blatt – Anwesenheit/Abwesenheit bzw.Informationen pro Abteilung
• Liste Urlaub/Zeitausgleich  Zeitausgleich: Übersicht von Urlaub/ZA pro Mitarbeiter
• Urlaubsliste:                           Erstellung der Daten, sofern diese in Verwendung sind…Übersicht von Anspruch und Konsumation der Urlaube je Mitarbeiter
• Überstundenprotokoll:         Erstellung der Daten, sofern diese in Verwendung sind…Urlaubs und ZA Ausg.prot.: Erstellung der Daten, sofern diese in Verwendung sind…Übersicht der Überstunden
• Urlaub und Zeitausgleichsprotokoll: Übersicht von Urlaub und Überstunden
• Mitarbeiterliste:                  Ausdruck der Mitarbeiter     
• Aufgabenliste:                    Ausdruck der Aufgabenliste
• Aufruf Excel Tabelle:           Ein Wochenbericht wird vorausgesetzt
• ZEF-Warnliste:                    Ausgabe/Auswahl nach verschiedenen Kriterien

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