Versionen im Vergleich

Alte Version 17

changes.mady.by.user Christian Rueckschloss

Gespeichert am

verglichen mit

Neue Version 18

changes.mady.by.user Christian Rueckschloss

Gespeichert am

Schlüssel

  • Diese Zeile wurde hinzugefügt.
  • Diese Zeile wurde entfernt.
  • Formatierung wurde geändert.
Inhalt

Allgemein

Bei entsprechender Freischaltung steht im Service und Teilehandel für berechtigte Benutzer im Kontextmenü-Auftragspositionsbrowser des Auftragswesens die Funktion "Positionen für Teilverrechnung vorbereiten" zur Verfügung. Mit dieser Funktion kann eine Teilverrechnung durchgeführt werden.

Bei einer Teilverrechnung im Service und Teilehandel können mit der Ausprägung "Fakturierbare Positionen in neuen Auftrag übertragen" zu verrechnende Aufträge in einen neuen Sub-Auftrag verschoben und vor dem Haupt-Auftrag teilverrechnet werden.

Bei der Teilverrechnung im Teilehandel steht eine zusätzliche Ausprägung "Nicht verfügbare Positionen in neuen Auftrag übertragen" zur Verfügung, mit der "nicht verfügbare" Positionen auf einen Sub-Auftrag verschoben werden können. Diese Ausprägung der Teilverrechnung im Teilehandel umfasst folgende Funktionalitäten:

  • Alle Positionen, die hinsichtlich Teileverfügbarkeitsstatus als "verfügbar" gekennzeichnet sind, verbleiben am Originalauftrag.

  • Alle Positionen, die "nicht verfügbar" sind, wandern in einen neuen Auftrag, welcher automatisch erstellt wird und zudem alle Kopfdaten des Originalauftrags enthält.

  • Bestellungen und Rückstände werden auf den neuen Auftrag übertragen.

Konfiguration

Für die Konfiguration und Freischaltung benötigen Sie einen Lizenzcode für das Modul Teilverrechnung. Bitte kontaktieren dazu unseren Vertrieb unter sales@motiondata-vector.com.

Benutzerberechtigung

Allgemeine Auftragswesenrechte - Teilverrechnung

In der Berechtigungsverwaltung unter "Service - Neuer Auftrag - Allgemeine Auftragswesenrechte - Teilverrechnung" bzw. "Teilehandel - Neuer Auftrag - Allgemeine Auftragswesenrechte - Teilverrechnung" befindet sich das entsprechende Benutzerrecht.

Info

Hinweis:

Da es sich um ein allgemeines Auftragswesenrecht handelt, ist es unerheblich, wo es aktiviert wird - es gilt immer für alle Auftragskategorien.

Teilverrechnungsjournal

In der Berechtigungsverwaltung unter "Service - Teilverrechnungsjournal" befindet sich das entsprechende Benutzerrecht.

Info

Hinweis:

Das hier gesetzte Recht gilt dann sowohl für Service als auch Teilehandel.

Prozessbeschreibung

Service und Teilehandel

Kontextmenü "Positionen für Teilverrechnung vorbereiten"

Im Kontextmenü des Auftragspositionsbrowser im Auftragswesens steht die Funktion "Positionen für Teilverrechnung vorbereiten" zur Verfügung.

Teilverrechnung

Nach dem Öffnen der betreffenden Maske ist zunächst der gewünschte Rechnungsempfänger zu wählen, für den die Verrechnung durchzuführen ist.
Grundsätzlich werden alle verwendbaren Positionen (Job, Paket, Positionsart, Nummer, Text, verfügbare Menge, bestätigte Menge) des selektierten Rechnungsempfängers im Browser hierarchisch aufgelistet und zur Weiterverarbeitung vorgemerkt.

Mit der Betätigung des "OK" Button werden die Positionen für die Teilverrechnung vorgemerkt, es wird automatisch ein sogenannter Sub-Auftrag für die Teilverrechnung angelegt und die Positionen auf diesen verschoben.
Die Auftragskopf- und Lieferadresseninformationen werden zusätzlich auf die Teilverrechnungen übertragen.

Pakete

In der Teilverrechnung besteht die Möglichkeit, individuelle Pakete und Standardpakete bezüglich Teilverrechnung aufzusplitten.

  • Es können gezielt Paketpositionen von der Teilverrechnung ausgeschlossen werden.

  • Wenn zumindest eine Paketposition ausgewählt ist, wird der Paketkopf ebenfalls ausgewählt.

  • Wenn keine Positionen des Pakets ausgewählt sind, wird der Paketkopf ebenfalls abgewählt.

  • Die Paketpositionen können hinsichtlich Menge durch Benutzerinteraktion verändert werden.

Die Paketarten "Fixpreis netto" und "Individuelles Fixpreispaket" können nur "en bloc" gesamt in den neuen Auftrag verrechnet werden.

Info

Hinweis:

  • Nicht verwendbare Positionen werden im Browser nicht zur Anzeige gebracht, es gibt folgende Einschränkungen hinsichtlich Ablauf und Anzeige:

    • Folgende Positionen können nicht teilverrechnet werden:

      • Sonderpositionen (Kleinteilezuschlag, Entsorgungskosten, Rundungsausgleich, Abschlagspositionen, Arbeitswerte-Darstellungspositionen).

      • Positionen, auf denen Kostenbeteiligungen (Job oder Positionsebene) vermerkt sind.

      • Positionen, die gesperrten Jobs zugeordnet sind.

      • Positionen, die aufgrund der Wirtschaftsjahrsperre am Originalauftrag verbleiben müssen.

      • Lieferschein-Positionen können nur dann teilverrechnet werden, wenn sie zuvor storniert werden, um die Belegwiederherstellung gewährleisten zu können.

    • Die Paketarten "Fixpreis netto" und "Individuelles Fixpreispaket" können immer nur gesamt abgerechnet werden.

    • Bei Aufsplittung einer Teileposition mit Teiletexten werden die Teiletexte sowohl am Haupt-, als auch am Subauftrag ausgewiesen.

    • Positionen behalten ihre Verrechnungsart sowie Preis- und Rabattkonditionen bei.

    • Kautionen werden mit der jeweiligen Menge der zugehörigen Teileposition abgerechnet, d.h. wenn die bestätigte Menge auf der zugehörigen Originalteileposition verändert wird, wird dies auch auf die Kautionen übertragen.

    • Für Teilepositionen erfolgt am Hauptauftrag die Lager-Rückbuchung, am Subauftrag die Lagerabbuchung.
      Bestellungen, die direkt über das Auftragswesen getätigt wurden, werden entsprechend aufgesplittet.

    • Bei der Auftragserstellung werden im Vorfeld mögliche Einschränkungen hinsichtlich Kreditlimit geprüft.

    • Für externe Positionen wird ein externer Auftrag erstellt (Service: Die Fahrzeugdaten werden inkl. Kilometerstand vom Originalauftrag übernommen, Beginndatum lt. Hauptauftrag, als Fertigstellungsdatum wird das aktuelle Datum inkl. Uhrzeit verwendet).

    • Für interne Positionen wird ein interner Auftrag erstellt (Im Falle eines externen Hauptauftrags wird der I0 mit dem Auftraggeber + Fahrzeug erstellt, die Positionen landen dann auf der betreffenden Verrechnungsart. Entspricht die Kundennummer des Rechnungsempfängers auch der internen Kundennummer, wird kein I1 angelegt, sondern der I0 verwendet).

    • Für Garantiepositionen wird ein Garantieauftrag erstellt (Die Vorgangsweise erfolgt analog zu den internen Aufträgen).

    • In der Bemerkung des Sub-Auftrags scheint der zugehörige Haupt-Auftrag auf, damit ist diese Information auch in der Übersicht der offenen Aufträge einseh- und filterbar.

    • Beim Duplizieren eines Auftrags wird die Auftragskopfbemerkung nicht übertragen, wenn sie mit "Hauptauftrag" beginnt (= Hinweis auf Teilfaktura).

Erweiterte Aufteilung

Bei Aktivierung der Checkbox "Erweitere Aufteilung" können die abzurechnenden Positionen genauer spezifiziert bzw. hinsichtlich abzurechnender Menge über die Browserspalte "Bestätigte Menge" auch genauer spezifiziert bzw. innerhalb der Position aufgesplittet werden:

Vorhandene Zeitstempelungen auf neuen Auftrag umbuchen

Wird eine Arbeitsposition bei der Teilverrechnung mit der vollständigen Menge übertragen, werden bei aktivierter Option "Vorhandene Zeitstempelungen auf neuen Auftrag umbuchen" auch Stempelungsdaten und Leistungsdatum für die Arbeitsposition übertragen. Diese Funktion kommt dann zu tragen, wenn Sie das Zeiterfassungsmodul im Einsatz haben.

Bei der Übertragung von Arbeitspositionen im Zuge der Teilverrechnung wird im Anschluss an die Auftragsanlage der Hinweis "Bitte prüfen Sie die Zeitstempelungszuordnungen der Arbeitspositionen am Originalauftrag und am neuen Auftrag" ausgegeben:

Hinweis

ACHTUNG:

Zeitzuordnungen sind gegebenenfalls nochmals durchzuführen.

Teilverrechnungsjournal

Eine Zusammenstellung hinsichtlich des Hauptauftrags mit allen daraus generierten Sub-Aufträgen ist über das ebenfalls neu hinzugekommene "Teilverrechnungsjournal" möglich:

Offene Aufträge

Auftrag

Innerhalb eines offenen Auftrages steht das Teilverrechnungsjournal über den Hamburger-Button zur Verfügung:

Übersicht offener Aufträge

Über die Übersicht offener Aufträge lässt sich das Teilverrechnungsjournal ebenfalls öffnen:

Abgeschlossene Aufträge

In der Auftrag- und Statistikabfrage ist der Aufruf des Teilverrechnungsjournal für abgeschlossene Aufträge ebenfalls möglich:

Fakturenbeleg

Am Fakturenbeleg des "Subauftrags" scheint der Hauptauftrag (Auftragsart, Auftragsnummer und Auftragsdatum) im Positionsbereich auf, die Konfiguration der Ausgabe ist über die Belegdruckeinstellungen am Karteireiter "Positionstexte" möglich.

Image RemovedImage Added

FiBu-Export

Die Information "Hauptauftrag" ist auch im MOTIONDATA DMS FiBu-Daten-Exportformat der variablen Ausprägung verfügbar, ebenso die Hauptauftrags-Rechnungsnummer.

Teilehandel

Teilverrechnung

Die Teilverrechnung im Teilehandel enthält neben der Ausprägung "Fakturierbare Positionen in neuen Auftrag übertragen", eine zusätzliche Ausprägung "Nicht verfügbare Positionen in neuen Auftrag übertragen".

Bei "Nicht verfügbare Positionen in neuen Auftrag übertragen" steht zusätzlich eine Checkbox "Bestehenden Auftrag fakturieren" zur Verfügung.

Kann die Positionsübertragung ordnungsgemäß durchgeführt werden, erfolgt im Anschluss automatisch die Fakturierungsauslösung im Originalauftrag.

Eine Teilverrechnung von Paketen ist in der Variante "Nicht verfügbare Positionen in neuen Auftrag übertragen" nicht möglich bzw. werden Pakete nicht im Positionsbrowser angeboten.

Sammelrechnung

Im Auftragsbrowser der Sammelfaktura werden die Spalten für "Zustandsstatus" und "Teileverfügbarkeitsstatus" angezeigt.

Ist das Modul "Teilverrechnung" in der "Sammelrechnung Teilehandel" aktiviert, stehen dem Benutzer im Auftragsbrowser 3 Toolbar-Buttons zur Verfügung, welche folgende Funktionalitäten haben:

  • Ermittle Aufträge für Teilverrechnungs-Splitt

    • Mit Betätigung dieses Buttons werden alle (grundsätzlich gültigen) Aufträge des Browsers geprüft bzw. markiert, für die der Teilverrechnungs-Splitt für einen solchen Auftrag zur Anwendung gebracht werden kann.

    • Kriterien:

      • Der Auftrag muss verfügbare und nicht verfügbare Positionen haben (Hat er nur eines von beiden, ist eine Auftragssplittung unnötig).

      • Der Zustandsstatus entspricht noch nicht einem "fakturierbaren" (= einem, der für die automatische Fakturierung vorgemerkt ist - siehe Auftragsoption "Gültige Zustandsstatus-Codes für automatische Fakturierung").

      • Es muss zumindest ein (nicht stornierter) Lieferschein für den Auftrag existieren.

  • Teilverrechnungs-Splitt durchführen

    • Für alle markierten Aufträge wird ein Auftragssplitt nach dem zuvor beschriebenen Muster durchgeführt.

    • Wurde ein Auftrag markiert, für den kein Splitt angewendet werden kann, so erfolgt für diesen keine Aktion; der Benutzer wird im Anschluss über einen entsprechenden Hinweis darauf aufmerksam gemacht.

    • Nach Abschluss des Splittvorgangs wird der Browser automatisch aktualisiert.

  • Ermittle Aufträge mit vollständiger Teileverfügbarkeit

    • Markiert alle gültigen Aufträge, die hinsichtlich Teileverfügbarkeit "grün" (=verfügbar) sind.

Automatische Fakturierung

Unmittelbar vor der automatischen Fakturierung wird bei aktiviertem Modul "Teilverrechnung" geprüft, ob es Aufträge gibt, für die der Teilverrechnungs-Splitt angewendet werden kann.

Dieser Vorgang erfolgt unabhängig von den eingestellten Abrechnungsintervallen.

Es gelten dabei folgende Kriterien:

Info

Kriterien:

  • Es muss sich um externe Teilehandelsaufträge handeln, die für eine Kreditrechnung vorgesehen sind.

  • Die Aufträge müssen hinsichtlich Auftragsdatum und Wirtschaftsjahrsperre in eine gültige Abrechnungsperiode fallen.

  • Der Zustandsstatus am Auftrag entspricht noch nicht einem, der für die automatische Fakturierung (“fakturierbar”) vorgemerkt ist.

  • Es darf nur einen Rechnungsempfänger geben, dem Positionen zugeordnet sind.

  • Es muss sich um elektronische Rechnungsempfänger des Typs 1/2 handeln, die eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben.

  • Der Rechnungsempfänger darf keine Ratenzahlungen hinsichtlich der erweiterten Zahlungskonditionen hinterlegt haben.

  • Die Aufträge müssen hinsichtlich dynamischer Kreditlimitprüfung gültig sein.

  • Es muss für den Auftrag mindestens einen nicht stornierten Lieferschein geben.

Für alle Aufträge, welche diese Kriterien erfüllen, wird ein Teilverrechnungs-Splitt nach dem bereits beschriebenen Muster durchgeführt, und der Zustandsstatus wird auf "Fakturierbar" gesetzt.

Ist kein Splitt erforderlich, wird der Zustandsstatus auf "Fakturierbar" gesetzt.

Alle Splittungen werden auch im Abschlussreport vermerkt, der im Anschluss der automatische Fakturierung an die dafür registrierten Benutzer versandt wird.

Im Anschluss erfolgt die reguläre bestehende automatische Fakturierung unter Berücksichtigung des Abrechnungsintervalls sowie die Erstellung der automatisierten Auswertungen.