Benutzerhandbuch



IOP
Offene Posten Verwaltung






















Inhaltsverzeichnis
1 Funktionsumfang
2 Voraussetzungen
2.1 Installation von Modul 044
2.2 Einrichten der Parameter im CDP
3 Einrichten im CDP
3.1.1 Steuerungen FIBU/Statistiken
3.1.2 FIBU-Überleitung
3.1.3 Steuerungen Fahrzeughandel
4 Menü Offene Postenverwaltung
4.1 Steuerungen OP-Verwaltung
4.2 Pflege Gegenkonten
4.3 Verzeichnis einrichten
5 OP Reorganisieren
6 Pflege der Offenen Posten
6.1 Übersicht Offene Posten
6.2 Offene Posten ändern
6.3 Auszifferungen anzeigen
6.4 Offene Posten manuell anlegen
6.5 Ausziffern von Offenen Posten
6.5.1 Betrag in gleicher Höhe
6.5.2 Beträge sind unterschiedlich
6.5.3 Zahlung erfassen (Über-/Unterzahlung)
6.6 Stornieren von Offenen Posten
7 Erstellen Mahnvorschlag
8 Pflege Mahnvorschlag
9 Mahnungen durchführen
10 OP Analyse
11 Mahnungen auf dem PC verarbeiten
11.1 Voraussetzungen
11.2 Muster-Vorlage verwenden
11.3 Mahnungen drucken

1. 1. Muster Zahlungserinnerung

Versionskontrolle

Funktionsumfang

Mit dem Zusatzmodul IOP (integrierte Offen Postenverwaltung) können Sie für Ausgangsrechnungen aus CDP die entsprechenden Zahlungen erfassen sowie Gutschriften gegenverrechnen. Für noch Offene Posten kann ein Mahnvorschlag erstellt, bearbeitet und die Mahndaten in eine Schnittstelle abgestellt werden, die dann z.B. mit Word weiterverarbeitet werden kann.

Voraussetzungen

Installation von Modul 044

Zuerst muss der Zusatz IOP, Feature 044 auf Ihrem System installiert und für den betreffenden Betrieb aktiviert werden. Die einzelnen Schritte der Installation und die Eingabe der Freigabenummer entnehmen Sie bitte der separaten Anleitung.

Einrichten der Parameter im CDP

Nachdem IOP auf Ihrem System installiert ist, müssen einmalig einige Steuerungen eingestellt werden.
Ab diesem Zeitpunkt werden die Rechnungen für das Mahnwesen abgestellt und können danach bearbeitet werden.

Einrichten im CDP

Steuerungen FIBU/Statistiken

In den allgemeinen Steuerungen muss das Abstellen der Buchhaltungsdaten eingeschaltet werden.
Gehen Sie vom Hauptmenü in den Menüpunkt 5.1.2.8 Steuerungen FIBU/ Statistiken:

Abstellen

Wenn Sie die Daten nur für IOP abstellen, dann können Sie im Feld Abstellen
auch eine 1 eintragen, da in IOP nur Buchungen aus Kreditrechnungen übergeleitet werden.

Art der FIBU-Schnittstelle

Hier muss eine 4 eingetragen werden. Das bedeutet, dass die Schnittstelle S8 verwendet wird.

FIBU-Überleitung

In den Steuerungen für die FIBU-Überleitung muss die Bibliothek und der Dateiname für das Abstellen der Buchhaltungsdaten eingetragen werden.
Wieder vom Hauptmenü in den Menüpunkt 5.2.11.1 FIBU-Überleitung:

Bibliothek/Datei/Member

Die Bibliothek muss existieren und darf nicht KFZD1 heißen. Als Datei- und Membername können Sie S8 eintragen.

Steuerungen Fahrzeughandel

In den Steuerungen für den Fahrzeughandel muss das Abstellen der Buchungsdaten für die Fahrzeugrechnungen eingeschaltet werden.
Wenn Sie nur Werkstatt-/ ET Rechnungen für das Mahnwesen wünschen, kann dieser Punkt ignoriert werden.
Aus dem Hauptmenü in den Punkt 2.11.1.1:

FIBU Abstellen Fahrzeughandel

Hier müssen Sie eine 1 eintragen.

Buchen abw.Rechnungsempfänger

In diesem Feld können Sie festlegen, auf welche Kundennummer bei einer Fahrzeugfaktura mit abweichendem Rechnungsempfänger (z.B. Leasing) gebucht werden soll.
Folgende Werte sind zulässig:
LEER = die Buchung erfolgt auf den abweichenden Rechnungsempfänger (Leasing, usw.)
1 = die Buchung erfolgt auf den Käufer, jedoch nur wenn der abweichende Rechnungsempfänger als Leasinggesellschaft gekennzeichnet ist. (d.h. dass im zugehörigen Kundenstamm in der Kundenart 'L' eingetragen ist)
2 = die Buchung erfolgt immer auf den Käufer, unabhängig vom Kennzeichen der Kundenart im Kundenstamm des abweichenden Rechnungsempfängers.

Menü Offene Postenverwaltung

Das Menü der Offenen Postenverwaltung finden Sie wie folgt: Hauptmenü ? Zusatzprogramme ? Zusatzprogramme 1 ? OP Verwaltung

Steuerungen OP-Verwaltung

Im Punkt 10 Steuerungen OP-Verwaltung definieren Sie die von Ihnen gewünschte Erfassung bei der Bearbeitung der offenen Posten:

MWSt. Anz./Erfassen

LEERFelder die die MWSt. betreffen werden weder angezeigt, noch können sie erfasst werden
JFelder die die MWSt. betreffen, werden als Informationsfelder angezeigt und können als solche erfasst werden

Belegart erforderlich

LEERBelegarten werden nicht verwendet
JÜber Begarten wird die Art des Offenen Postens (Faktura/Gutschrift) gesteuert. Die Belegart ist beim Erfassen eines Offenen Postens ein Pflichtfeld. Der OP-Typ wird über die Belegart gesteuert.

Gegenkonto Anz./Erf.

LEERFelder die das Gegenkonto eines Offenen Postens betreffen werden nicht angezeigt, und können nicht erfasst werden.
JDas Gegenkonto muss bei der Neuanlage eines Offenen Postens erfasst werden und wird in weiterer Folge immer als Informationsfeld angezeigt.

Änderungen zulässig

LEERauch manuell angelegte OPs können im Nachhinein nicht mehr geändert werden
JOPs die manuell angelegt wurden können geändert werden, sofern der Status des OPs leer ist.

S8-Datei löschen

LEERdie S8 Datei wird nach der Übernahme der Daten in die "Offene Posten Verwaltung" nicht gelöscht. Alle bearbeiteten Sätze werden im Feld S8USRDATA Stelle 28-30 mit 'IOP' markiert.
J die Datei S8 wird nach der Übernahme in die OP-Verwaltung gelöscht.

Mahntoleranz

Eine hier eingetragene Mahntoleranz verlängert das Fälligkeitsdatum des Offenen Postens.
tatsächliche Fälligkeit = Beleg-Datum + Netto Tage + Mahntoleranz

Mahnstufe max.

Für das Mahnwesen können maximal 8 Mahnstufen eingegeben werden.

Mahnintervall

Hier tragen Sie die Anzahl der Tage ein, die mindestens zwischen zwei Mahnläufen verstreichen muss. Wird ein Mahnlauf innerhalb dieses Intervalls durchgeführt, so werden nur jene Kunden/Beträge gemahnt, deren letztes Mahndatum diese Frist überschritten hat.

Toleranzbetrag

Dieses Feld ist für zukünftige Verarbeitungen vorgesehen und wird derzeit nicht verwendet.

Letzter Mahnlauf

Hier wird das Datum des letzten Mahnlaufs zur Information angezeigt.

Analysezeitraum

Mit diesen Angaben wird die Liste OP-Analyse gesteuert. Werden hier keine Angaben getroffen werden standardmäßig folgende Analysezeiträume angenommen.
1. Analysezeitraum 0 - 30 Tage
2.31 - 60 Tage
3.61 - 90 Tage
4. > 90 Tage

Saldoinformation im Kundenstamm

Als Zusatzfunktion wird Ihnen der offene Saldo zur Information im Kundenstamm sowie bei der Auftragseröffnung angezeigt.
LEERdie Aktualisierung erfolgt im Kundenstamm aus dem Programm IOP (Offene Posten Verwaltung)
1 die Aktualisierung im Kundenstamm erfolgt aus der DKS-Buchhaltung.
Hinweis:
Das Feld Kreditlimit wird nur bei der Aktualisierung aus der DKS-Buchhaltung abgefragt.

Pflege Belegarten

Im Punkt 11 definieren Sie für die Offenen Posten Belegarten, über diese wird bei der Erfassung gesteuert ob es sich um eine Faktura oder eine Gutschrift handelt.
In Folge erleichtern Belegarten dem Benutzer das Festlegen des OP-Typs.

Beispiele für Belegarten

ARAusgangsrechnungF(Betrag +)
GUGutschriftF(Betrag -)
KAZahlung in der KassaG(Betrag +)
BKZahlung über BankkontoG(Betrag +)
Hinweis: Bei Belegarten mit OP-Typ F(aktura) muss der Betrag mit negativem Vorzeichen erfasst werden wenn es sich um eine Gutschrift bzw. ein Storno handelt. Bei OPs des Typs G(utschrift) wird der Betrag ohne Vorzeichen eingegeben.

Pflege Gegenkonten

Im Punkt 12 können Gegenkonten angelegt werden, die bei der Anlage von OPs bzw. beim Ausziffern verwendet werden können.



Hinweis:
Wenn Sie bei der Pflege der OPs Gegenkonten erfassen wollen, dann müssen Sie die Anzeige bzw. Änderung dieses Feldes in den Steuerungen OP-Verwaltung einschalten.

Verzeichnis einrichten

Um die erstellten Mahndaten in Word weiterverarbeiten zu können, benötigen Sie diese auf einem Netzlaufwerk das mit der iSeries verbunden ist.
Hinweis: Üblicherweise ist dies das Laufwerk H.\\Home\fz\......
Zur Definition des Verzeichnisses steigen Sie vom Hauptmenü in den
Punkt 10. Diverse Hilfsarbeiten, Punkt 1. Allgemeine Arbeiten und
Punkt 8. Verzeichnisse/Dateien


Bei Objekt-ID geben Sie IOP ein und bestätigen.
Das Verzeichnis können Sie beliebig benennen, es muss dann der Serienbrief in Word exakt in dieses Verzeichnis zu dem Excel verbunden werden.
Die Ersetzungszeichen bei der Datei haben folgende Bedeutung:
&1 Betriebsnummer
&2 lfd. Nummer
&3 Erstellungsdatum
&4 Erstellungszeit
Beim Aufruf des Menüpunktes Verarbeiten Mahnvorschlag wird die Datei mit den Mahndaten in diesem Verzeichnis erstellt.
Eine bereits existierende Datei wird in MAHNUNG.### umbenannt.
Hinweis:Der Benutzer der die Mahndaten auf dem PC weiterverarbeitet muss Zugriff auf diesem Ordner am Netzlaufwerk haben.

OP Reorganisieren

Mit dem Menüpunkt 8. Reorganisation Offene Posten, können Sie die offenen Posten reorganisieren.
Die Reorganisation kann nach Belegdatum und auch auf einzelne Kunden eingeschränkt werden.


Es wird ein Protokoll ausgedruckt, auf dem die reorganisierten OPs aufgeführt sind.

Pflege der Offenen Posten

Über den Menüpunkt Pflege Offene Posten erhalten Sie eine Übersicht der OPs. Zudem dient dieses Programm dem Verwalten der Offenen Posten (Erfassen, Ausziffern, Anzeigen, Stornieren). Die Belege können sortiert nach Belegnummer bzw. Kundennummer angezeigt werden.

Übersicht Offene Posten

Belegnummer/Kundennummer

Wenn Sie hier eine Belegnummer eingeben, dann werden die Offenen Posten sortiert nach der Belegnummer angezeigt. Eine numerische Eingabe wird automatisch mit führenden Nullen auf 6 Stellen ergänzt.
Bei Eingabe einer Kundennummer, wird die Anzeige der OPs auf diesen Kunden eingeschränkt.

offene Belege

JEs werden nur Belege angezeigt, für die noch ein offener Betrag existiert
NAlle Belege werden angezeigt

Status des OPs

Leerkeine Auszifferungen, kein Storno zu OP vorhanden
*Auszifferungen zu Beleg vorhanden
1Beleg komplett ausgeziffert
SBeleg storniert

Offene Posten ändern

Mit der Auswahl 2=ändern können Sie einen bestehenden OP ändern. Wurde der OP aus dem CDP übergeleitet, können nur der Informationstext und die Zahlungskonditionen verändert werden.

Informationstext

Hier können Sie Informationen zu diesem OP erfassen.

Zahlungskondition

Mit der Taste F4 bekommen Sie eine Übersicht der angelegten Zahlungskonditionen. Wenn Sie eine Zahlungskondition auswählen bzw. eingeben, dann müssen die Felder Skonto Tag/Prozent und Tage netto leer sein, da diese Informationen aus der Zahlungskondition übernommen werden.

Skonto Tage/Prozent

Eingaben in diesem Feld, haben keine Auswirkung auf die weitere Verarbeitung in diesem Modul, sondern dienen lediglich als Information.

Tage netto

Über die Nettotage wird die Fälligkeit des OPs verändert. Nach Erreichen der Fälligkeit wird der OP gemahnt.

Mahnsperre

JDer Kunde erhält keine Mahnungen
LEERDer Kunde erhält Mahnungen
Dieses Kennzeichen wirkt sich beim nächsten Mahnvorschlag aus.

Auszifferungen anzeigen

Mit der Auswahl 7=Auszifferungen anzeigen werden die, dem Beleg zugeordneten Auszifferungen angezeigt.



In der Kopfzeile wird der ausgewählte Beleg mit dem Buchungsbetrag und dem offenen Betrag angezeigt. Im Positionsbereich werden alle Auszifferungen zu diesem Beleg aufgeführt.
Wenn in CDP eine Gutschrift zu einem Beleg erstellt wird und beim Rechnungsabschluss im Feld Bezug auf Rechnung die Nummer des gutzuschreibenden Beleges eingetragen wird, kommt es zu einer automatischen Auszifferung dieses Beleges in IOP. In der Spalte Info steht dann der Text Autom. Ausz.

Offene Posten manuell anlegen

Aus der Übersicht der Offenen Posten können Sie mit der Funktionstaste F6 einen neuen OP anlegen.

Kundennr./Name

Sie können hier entweder die Kundennummer eintragen, oder einen Teil des Namens und mit F4 in eine Übersicht der Kunden verzweigen.

Belnr./Datum/Art

In diesen Feldern müssen Sie die Belegnummer, das Belegdatum und die Belegart (wenn in den Steuerungen eingestellt) eintragen. Im Feld Belegart können Sie mit der Taste F4 in die Übersicht der Belegarten verzweigen.

Faktura/Gutschrift

In diesem Feld wird der OP-Typ festgelegt. Wenn Sie mit Belegarten arbeiten, dann wird dieser Typ aus der Belegart übernommen und dieses Feld ist für die Eingabe gesperrt.

Buchungstext

Hier muss ein Buchungstext eintragen werden.

Informationstext

Hier können Sie zusätzliche Informationen zu diesem OP erfassen.

Währung/Betrag btto

In diesem Feld muss eine gültige Belegwährung eingetragen werden. Die Standardwährung aus CDP wird vorgeschlagen. Der Buchungsbetrag ist brutto einzugeben.

MwSt.

Abhängig von den Einstellungen in den Steuerungen OP-Verwaltung, kann hier der MwSt-Betrag eingetragen werden. Das Feld dient nur zur Information.

Zahlungskondition

Mit der Taste F4 bekommen Sie eine Übersicht der angelegten Zahlungskonditionen. Wenn Sie eine Zahlungskondition auswählen bzw. eingeben, dann müssen die Felder Skonto Tag/Prozent und Tage netto leer sein, da diese Informationen aus der Zahlungskondition übernommen werden.

Skonto Tage/Prozent

Eingaben in diesen Feldern, haben keine Auswirkung auf die weitere Verarbeitung in diesem Modul, sondern dienen lediglich als Information.

Tage netto

Über die Nettotage wird die Fälligkeit des OPs verändert. Nach Erreichen der Fälligkeit wird der OP gemahnt.

Mahnsperre

JDer Kunde erhält keine Mahnungen
LEERDer Kunde erhält Mahnungen
Dieses Kennzeichen wirkt sich beim nächsten Mahnvorschlag aus.

Ausziffern von Offenen Posten

Beim Ausziffern von OPs kann es zu unterschiedlichen Situationen kommen. Rechnung und Zahlung bzw. Gutschrift können gleich hoch oder unterschiedlich sein. Die nachfolgenden Unterkapitel geben einen Überblick über die einzelnen Szenarien.

Betrag in gleicher Höhe

Wenn Sie in der Übersicht der offenen Posten eine Rechnung und eine Gutschrift in derselben Höhe angezeigt bekommen, dann können Sie beide miteinander ausziffern (= ausgleichen).

Dazu geben Sie in der Auswahlspalte bei beiden Belegen die Ziffer 1 ein und drücken die Eingabetaste.
Auf dem Auszifferungsbildschirm werden beide Belege angezeigt.


Sie brauchen nur mehr mit Eingabe zu bestätigen und die beiden Belege werden miteinander ausgeglichen. Der Status beider Offener Posten wird auf 1 (= Beleg komplett ausgeziffert) gesetzt.
Hinweis: Offene Posten, die komplett ausgeziffert sind, scheinen in der Übersicht nur auf, wenn Sie im Feld Nur offene Belege ein N eingeben.

Info Auszifferung

Hier können Sie einen Text zur Auszifferung eingeben.

Beträge sind unterschiedlich

Wenn Sie in der Übersicht eine Rechnung und eine Gutschrift auswählen, die nicht denselben Betrag aufweisen, dann wird nur ein Teilbetrag der Rechnung ausgeglichen.


Bestätigen Sie mit Eingabe, dann wird der offene Betrag der Rechnung um den Gutschriftsbetrag vermindert. Der Status der Gutschrift wird auf 1 (= Beleg komplett ausgeziffert), der Status der Rechnung auf * (= Auszifferungen zu Beleg vorhanden) gesetzt.

Betrag/Auszifferung

Hier wird der kleinere der beiden Beträge angezeigt.

Info Auszifferung

Hier können Sie einen Text zur Auszifferung eingeben.

Zahlung erfassen (Über-/Unterzahlung)

Wenn Sie eine Zahlung zu einem Offenen Posten erfassen wollen, wählen Sie den OP in der Übersicht mit der Auswahl 1=ausziffern aus.

Belegnummer

Geben Sie hier die Belegnummer der Zahlung (Bankbeleg, Kassenbeleg) ein und bestätigen Sie mit Eingabe.

Datum

Das Tagesdatum wird vorgeschlagen, kann aber geändert werden.

Art/Typ

Wenn Sie in den Steuerungen eingestellt haben, dass Sie mit Belegarten arbeiten, dann müssen Sie hier eine gültige Belegart eingeben. Mit der Taste F4 kann eine Übersicht der Belegarten aufgerufen werden. Der OP-Typ wird dann aus der Belegart ermittelt.

Buchungstext

Hier muss ein Buchungstext eintragen werden.

Informationstext

Hier können Sie zusätzliche Informationen zu diesem OP erfassen.

Währung/Betrag btto

In diesem Feld muss eine gültige Belegwährung eingetragen werden. Die Standardwährung aus CDP wird vorgeschlagen. Der Zahlungsbetrag ist brutto einzugeben.

MwSt.

Abhängig von den Einstellungen in den Steuerungen OP-Verwaltung, kann hier der MwSt-Betrag eingetragen werden. Das Feld dient nur zur Information.

Skonto Tage/Prozent/Tage netto

Eingaben in diesen Feldern, haben keine Auswirkung auf die weitere Verarbeitung in diesem Modul, sondern dienen lediglich als Information.

Betrag/Auszifferung

Hier muss der Auszifferungsbetrag eingegeben werden. Der kleinere Betrag der beiden ausgewählten Belege wird vorgeschlagen.

Differenz

Der hier eingetragene Betrag wird bei der Auszifferung als Differenz-/Toleranzbetrag akzeptiert. Da die Zahlung nicht identisch mit dem Betrag der Rechnung ist, aber eine Korrektur/Toleranz angegeben wurde, werden beide Belege in weiterer Folge als ausgeziffert in der OP-Verwaltung geführt.
Mit F11 wird der Differenzwert zum eingegebenen Auszifferungsbetrag prozentuell angezeigt.
Hinweis: Verwenden Sie den Differenzbetrag um den OP trotz kleinerer Unterschiede zwischen der Zahlung und der Rechnung auszugleichen.

Info Auszifferung

Hier können Sie eine Information zur Auszifferung eintragen. Wird ein Beleg storniert, wird in diesem Feld der Text Storno eingetragen.
Wenn Sie sich die Auszifferungen zu dem Beleg anzeigen lassen, sehen Sie, dass beide Belege den Status 1 (= Beleg komplett ausgeziffert) haben. Der offene Betrag ist bei beiden Belegen 0,00.



Wenn der Kunde nur einen Teil der Rechnung bezahlt, bzw. der Unterschied zwischen Zahlung und Rechnung zu groß ist, lassen Sie das Feld Differenz leer. Damit bleibt der Restbetrag bei der Rechnung als offen stehen.






Wenn Sie sich die Auszifferungen zu dem Beleg anzeigen lassen, sehen Sie den noch offenen Betrag der Rechnung. Die Rechung hat den Status * (= Auszifferungen zu Beleg vorhanden), die Zahlung den Status 1 (= Beleg komplett ausgeziffert).

Stornieren von Offenen Posten

Wenn Sie einen Offenen Posten löschen wollen, tragen Sie in der Auswahlspalte bei diesem OP die Ziffer 4=stornieren ein.


Mit der Funktionstaste F23 müssen Sie das Stornieren des ausgewählten OPs bestätigen.
Hinweis: Beim Stornieren eines OPs wird ein zweiter OP mit selber Belegnummer und Datum, aber mit umgekehrtem Vorzeichen beim Buchungsbetrag erstellt und automatisch ausgeziffert. Diese Offenen Posten können angezeigt werden, wenn im Feld Nur offene Belege ein N eingegeben wird.

Erstellen Mahnvorschlag

Mit dem Menüpunkt 2. Erstellen Mahnvorschlag kann ein neuer Mahnvorschlag erstellt werden.
Hinweis: Ein eventuell bestehender Mahnvorschlag wird gelöscht! Stellen Sie daher sicher, dass der vorherige Mahnvorschlag mit dem Punkt 5. Verarbeiten Mahnvorschlag verarbeitet wurde, bevor Sie einen neuen Mahnvorschlag erstellen.


Die angezeigten Felder dienen zur Information. Nur die Felder Datum Mahnlauf und Druck Mahnvorschlag können geändert werden.

Datum Mahnlauf

Hier wird das Tagesdatum vorgeschlagen. Das Datum darf nicht kleiner als das Datum des letzten Mahnlaufs sein.

Druck Mahnvorschlag

LEERMahnvorschlag wird nicht gedruckt
Jsofort nach Erstellung des Mahnvorschlages wird die Vorschlagsliste ausgedruckt
Der Druck der Mahnvorschlagsliste kann auch zu einem späteren Zeitpunkt aus dem Menü aufgerufen werden.

Muster Mahnvorschlag/Offene Posten Liste

Alle in der Spalte Info mit Neu gekennzeichneten OPs werden beim Durchführen der Mahnung in die Schnittstelle abgestellt.

Pflege Mahnvorschlag

Über den Punkt 3. Pflege Mahnvorschlag können Sie die Mahnstufe eines Offenen Postens ändern, bzw. diesen ganz von der Mahnung ausschließen.

Kundennummer

Wenn Sie hier eine Kundennummer eingeben und die Taste Eingabe drücken, dann wird die Anzeige bei der eingegebenen Kundenummer gestartet.

S(tatus)

In der Spalte S wird der Status des Offenen Postens angezeigt.

Sp(erre)

In der Spalte SP wird das Kennzeichen Mahnsperre aus dem Kundenstamm angezeigt

St(ufe)

Hier wird die Mahnstufe angezeigt und kann auch abgeändert werden. Es dürfen nur Werte bis zur höchsten Mahnstufe (in den Steuerungen einstellbar) bzw. 9 für Rechtsanwalt eingetragen werden.

M(ahnung)

Wenn Sie dieses Kennzeichen auf Leer setzen, dann wird dieser OP nicht gemahnt.

Mahnungen durchführen

Mit dem Menüpunkt 5. Verarbeiten Mahnvorschlag werden alle OPs mit einer Mahnstufe größer 0, bei denen in der Spalte M(ahnung) ein J steht und die im Feld Info Neu stehen haben, in die Ausgangsschnittstelle der Mahnungen übernommen. Diese Schnittstelle ist zur weiteren Verarbeitung auf dem PC vorgesehen.
Zudem werden alle Daten des Mahnvorschlages (Mahndatum, Mahnstufe, Mahnkennzeichen) zu dem dazugehörigen Offenen Posten übernommen.
Die Datei befindet sich als physische Datei auf der iSeries 400 in der Bibliothek KFZD1K und als PC-Datei in der in den Steuerungen hinterlegten Datei im betreffenden Ordner.
Im Ordner K50DOK44 befindet sich ein Musterbrief für Mahnungen (VORLAGE.DOC). Dieser kann auf den PC übernommen und als Vorlage für die Mahnbriefe verwendet werden.
Die Schnittstelle enthält je Debitor (mit mindestens einer Mahnung) einen Satz. Der Datensatz beinhaltet bis zu 20 Belege. Für Debitoren mit mehr als 20 offenen Belegen wird ein weiterer Satz in der Schnittstelle abgestellt. Die 1. Zeile der Schnittstelle beschreibt den Satzaufbau (Überschriftszeile).
Die Schnittstelle hat folgenden Aufbau. Als Trennzeichen wird das Tabulatorzeichen verwendet.
Kundennummer
Briefanrede
Adressanrede
Name1
Name2
Straße
Plz
Ort
Land
HöchsteMahnstufe
Mahndatum
Saldo
SummeAkonto
und folgende Felder mit Suffix 01 - 20:
BelegNr
BelegDatum
Belegwährung
BelegBetrag
Standardwährung
Standardbetrag
OffenerBetrag
Fälligkeitsdatum
Mahnstufe

OP Analyse

Mit dem Programm 6. Druck Analyse Offene Posten, können Sie Ihre OPs bezüglich der Fälligkeitsdauer analysieren. Für die Analyse werden die in den Steuerungen OP-Verwaltung eingetragenen Zeiträume herangezogen. Ist dort keine Eintragung vorhanden, dann werden standardmäßig folgende Analysezeiträume verwendet.
1. Analysezeitraum 0 - 30 Tage
2.31 - 60 Tage
3.61 - 90 Tage
4. > 90 Tage

Die Liste enthält alle Offenen Posten, aufgeschlüsselt nach Fälligkeit und Mahnstufe. Auch die Summe der Akontozahlungen wird angedruckt.

Mahnungen auf dem PC verarbeiten

Voraussetzungen

Um die Mahnungen auf dem PC ausdrucken zu können, müssen Sie auf den Ordner den Sie in den Steuerungen OP-Verwaltung hinterlegt haben ein Netzlaufwerk verbinden. Außerdem muss jeder Benutzer der mit dem Ordner-Dateisystem der iSeries 400 arbeitet im Systemverteilerverzeichnis registriert sein.

Muster-Vorlage verwenden

Da es sich bei dem Dokument vorlage.doc um ein Hauptdokument für den Seriendruck handelt das mit der Datenquelle mahnung.txt verknüpft ist, müssen Sie einen Mahnlauf im Modul IOP durchführen bevor Sie die Vorlage öffnen. Dadurch wird die Schnittstellendatei mahnung.txt erstellt.
Nun können Sie die Vorlage öffnen und Ihren Wünschen entsprechend anpassen. DieÜberschrift Zahlungserinnerung, sowie der Text oberhalb des Blockes mit den OPs ändert sich in Abhängigkeit von der Mahnstufe. Wenn Sie den Text ändern wollen, markieren Sie mit STRG + A das ganze Dokument, drücken die rechte Maustaste und wählen aus dem Kontextmenü den Punkt Feldfunktionen ein/aus. Nun wird der komplette Text sichtbar und kann geändert werden.

Nach der Änderung markieren Sie wiederum das ganze Dokument und schalten die Feldfunktionen über das Kontextmenü aus.

Mahnungen drucken

Um die Mahnung auszudrucken, wählen Sie aus der Seriendruckleiste das Symbol Seriendruck an Drucker aus.

Hinweis: Sollte die Symbolleiste nicht angezeigt werden, dann klicken Sie auf Ansicht, Symbolleisten und wählen dann Seriendruck aus.
Die genauen Schritte zur Erstellung eines Serienbriefes erfahren Sie in unserem Workshop Query & PC Teil 2.
Sie haben noch die Möglichkeit auszuwählen, welche Datensätze (Mahnungen) gedruckt werden sollen.

Nach Auswahl des entsprechenden Druckers werden die Mahnungen ausgedruckt.

Muster Zahlungserinnerung