Benutzerhandbuch




Datenübernahmeprogramm


















Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Aufgabe und Nutzen des Moduls
1.2 Überblick Funktionsumfang
2 Programmfunktionen
2.1 Auswahl des Datenbankobjekts
2.2 Auswahl einer Excel-Datei
2.3 Felder suchen
2.4 Zuteilung vornehmen
2.5 Zugeordnete Felder ausblenden
2.6 Referenz-Objekte zuteilen
2.7 Referenz-Objekt erstellen
2.8 Custom Expressions erstellen
2.9 Daten validieren
2.10 Daten importieren
2.11 Daten bereinigen
2.12 Konfigurationen exportieren
2.13 Konfigurationen importieren
2.14 Generelle Regeln
3 Installationsanleitung

Versionskontrolle

Einleitung

Aufgabe und Nutzen des Moduls

Verwenden Sie dieses Modul um Daten aus einer Excel-Datei in Ihre Datenbank zu übernehmen.

Überblick Funktionsumfang

2.1 Auswahl des Datenbankobjekts
2.2 Auswahl einer Excel-Datei
2.3 Felder suchen
2.4 Zuteilung machen
2.5 Zugeordnete Felder ausblenden
2.6 Referenz-Objekte zuteilen
2.7 Referenz-Objekt erstellen
2.8 Custom Expressions erstellen
2.9 Daten validieren
2.10 Daten importieren
2.11 Daten bereinigen
2.12 Konfigurationen exportieren
2.13 Konfigurationen importieren

Programmfunktionen

Auswahl des Datenbankobjekts

Der Aufruf dieser Funktion erfolgt über 10.8.12.7. (diverse Hilfsarbeiten ? Installationsarbeiten ? Installationsarbeiten II ? Datenübernahme) oder mittels Expertcode JXLSI1
Es besteht die Möglichkeit eines der Datenbankobjekte über die Auswahlliste auszuwählen.
Zur Auswahl stehen folgende Objekte:

• Kunde
• Kundenfahrzeug
• Ersatzteil
• Ersatzteillagerort
• Lieferant
• Beleg Kopf
• Beleg Position

Nach Auswahl des jeweiligen Objekts werden die Datenbankfelder in der darunterliegenden Tabelle angezeigt. Pflichtfelder werden in rot markiert.

Auswahl einer Excel-Datei

Sie haben die Möglichkeit eine Excel-Datei (xlsx oder xls) auszuwählen. Wenn mehrere Tabellenblätter in der Excel-Datei enthalten sind, müssen Sie im Anschluss daran das Tabellenblatt auswählen. Standardmäßig wird automatisch das erste Tabellenblatt selektiert. Anschließend werden die Spaltennamen aus der Excel-Datei in der darunterliegenden Tabelle angezeigt. Die Inhalte der Datei werden im unteren Bereich im Tab Reiter „Excel" angeze igt.

Felder suchen

Sie haben die Möglichkeit nach den Feldnamen der Datenbank- bzw. der Excel-Felder zu suchen. Die Einträge der Tabelle werden anschließend auf passende Treffer gefiltert.

Zuteilung vornehmen

Es besteht die Möglichkeit auf Basis der Spaltennamen bzw. der Datenbankfelder eine Zuteilung zu machen. Diese Zuteilung kann über die Auswahlliste der Tabelle der Datenbankfelder oder per Drag & Drop erfolgen. Bei dieser Zuteilung ist eine 1:N Beziehung gegeben. Das bedeutet, dass eine Spalte aus der Excel-Datei mehreren Datenbankfeldern, einem Datenbankfeld allerdings nur eine Spalte aus einer Excel-Datei, zugeordnet werden kann. Um zwei oder mehrere Spalten einer Excel-Datei einem Datenbankfeld zuzuordnen, lesen Sie bitte den Punkt 2.8 Custom Expressions erstellen.

Des Weiteren werden alle zugeteilten Felder etc. in der Tabelle im Tab Reiter „Import" eingetragen.

Zugeordnete Felder ausblenden

Sie haben die Möglichkeit bereits zugeordnete Felder auszublenden. Dies erfolgt über die Checkbox „Zugeordnete Felder ausblenden". Des Weiteren werden bereits zugeordnete Felder grün markiert.

Referenz-Objekte zuteilen

Sie haben die Möglichkeit Referenz-Objekte (z.B.: Anredecode) aus der Excel-Datei einem Datenbankobjekt zuzuweisen. Dies erfolgt über den Reference-Merger. Dieser startet automatisch, wenn ein solches Feld betroffen bzw. bei der Zuteilung ausgewählt wurde. Im Anschluss erfolgt die Zuweisung nach demselben Prinzip, wie die Zuteilung der Felder.

Durch betätigen des Buttons „Eingabe" werden die zugewiesenen Fremdschlüssel aus der Datenbank übernommen.

Referenz-Objekt erstellen

Sie haben die Möglichkeit ein Referenz-Objekt in der Datenbank zu erstellen, wenn dies nicht vorhanden ist. Hierfür müssen die Felder im unteren Bereich des Reference-Mergers ausgefüllt und der Button „Erstellen" betätigt werden.

Custom Expressions erstellen

Sie haben die Möglichkeit Custom Expressions zu erstellen. Es werden folgende Arten von Ausdrücken unterstützt:

• Rechenoperationen (+, -, *, /)
• Zusammenführen von Feldern (Feld 1 + „ „ + Feld 2)
• Substring-Befehl („SUBSTR") – Kürzen einer Zeichenfolge
• Trim-Befehl („TRIM") – Entfernen von Leerzeichen
• If-Statement – Einfügen einer Bedingung
• Neuer Zähler

Zum Expression Builder gelangen Sie, indem Sie in der Spalte „Zuordnung" die Auswahl „Custom Expression" betätigen.
Es öffnet sich der Expression-Builder in dessen unterem Bereich die im Excel-Sheet enthaltenen Felder aufscheinen. Darüber befinden sich vier Buttons mit der Aufschrift „SUBSTR", „TRIM", „IF Statement", „Neuer Zähler" mithilfe derer sich der jeweilige Befehl in das Eingabefeld übertragen lässt.
Klicken Sie den gewünschten Button und vervollständigen Sie den generierten Befehl in dem Sie die Platzhalter mit den gewünschten Werten ersetzen.
Beispiel SUBSTR:

• Beim Import bekommen Sie die Fehlermeldung dass die Anzahl der Zeichen in der Excel Spalte die maximal erlaubte Feldlänge in CDP übersteigt.
• Öffnen Sie den Expression Builder für das betroffene Feld wie oben beschrieben und klicken Sie auf „SUBSTR"
• Es erscheint „SUBSTR(Feld,Startindex,Länge)" im Eingabefeld
• Ersetzen Sie das Wort „Feld" durch den entsprechenden Feldnamen – entweder indem Sie den Feldnamen mit der Tastatur eingeben oder mittels Doppelklick auf den Feldnamen in der Liste auswählen.
• Ersetzen Sie das Wort „Startindex" durch den gewünschten Wert. 0 bedeutet dass ab der Stelle 0 (d.h. ab Beginn der Zeichenfolge) gezählt wird. 1 bedeutet dass nach der ersten Stelle zu zählen begonnen wird. So lassen sich überflüssige Stelle auch am Ende einer Zeichenkette entfernen.
• Geben Sie die Länge ein auf die die Zeichenkette gekürzt werden soll.
• Beenden Sie Ihre Eingabe mit Klick auf „Eingabe"

Beispiel TRIM:

• Sie möchten nicht benötigte Leerzeichen am Ende der Zeichenfolge bei der Übernahme aus der Excel Datei entfernen.
• Öffnen Sie den Expression Builder für das betroffene Feld wie oben beschrieben und klicken Sie auf „TRIM"
• Es erscheint „TRIM(Feld)" im Eingabefeld
• Ersetzen Sie das Wort „Feld" durch den entsprechenden Feldnamen – entweder indem Sie den Feldnamen mit der Tastatur eingeben oder mittels Doppelklick auf den Feldnamen in der Liste auswählen.
• Beenden Sie Ihre Eingabe mit Klick auf „Eingabe"

Beispiel If Statement:

• Sie möchten Namensfelder abhängig von der Ausprägung des Attributs „Anrede" befüllen (z.B.in den Quelldaten steht in der Spalte „Name" bei natürlichen Personen der Nachname und bei Firmen der Firmenname.)
• Öffnen Sie den Expression Builder für das betroffene Feld (z.B. ADSNM1) wie oben beschrieben und klicken Sie auf „If Statement"
• Es erscheint „if <feld> <exp> then <feld> <exp> else <feld> <exp>" im Eingabefeld
• Überschreiben Sie dies mit

if Anrede = "Firma"
then Name = Name
else Vorname + Name

• Beenden Sie Ihre Eingabe mit Klick auf „Eingabe" (verwenden Sie für diesen Befehl nur Felder aus den Quelldaten und schreiben Sie die drei Zeilen untereinander).

Beispiel Neuer Zähler:

• Sie möchten in einem Feld eine laufende Nummer eintragen, z.B. soll der erste importierte Datensatz die Nr. 1 bekommen und alle darauffolgenden eine um 1 höhere Nummer
• Öffnen Sie den Expression Builder für das betroffene Feld und klicken Sie auf „Neuer Zähler"
• Es erscheint „NewCounter(StartIndex)" im Eingabefeld
• Überschreiben Sie das Wort StartIndex mit dem gewünschten Startwert.
• Beenden Sie Ihre Eingabe mit Klick auf „Eingabe".

Daten validieren

Bevor die Daten importiert werden können, muss eine Validierung durchgeführt werden. Die Validierung erfolgt hinsichtlich der korrekten Feldlänge, des Formats, der zulässigen Zahlenwerte, ob das jeweilige Referenz-Objekt in der Datenbank vorhanden ist, etc. Hierfür muss der Button „Validieren" betätigt werden. Voraussetzung dafür ist, dass eine Zuteilung getätigt wurde. Je nach Ergebnis der Validierung erscheint eine passende Meldung.

Bei fehlgeschlagener Validierung wird im Tab Reiter Fehler je ein Eintrag pro Fehler angelegt.

Daten importieren

Nach erfolgreicher Validierung können die Daten importiert werden. Hierfür muss der Button „Importieren" betätigt werden. Anschließend werden die Daten übernommen. Nach Beendigung des Import-Verfahrens wird die Zahl der übernommenen bzw. nicht übernommenen Datensätze angezeigt und ein Import-Protokoll im pdf-Format heruntergeladen. Datensätze die aufgrund eines Fehlers nicht importiert wurden, enthalten zusätzlich eine Fehlerbeschreibung.

Daten bereinigen

Es besteht die Möglichkeit die Daten aus der Datenbank zu bereinigen bzw. zu löschen. Hierfür muss der Button „Daten bereinigen" betätigt werden.

Im Anschluss daran sind die Datenbanktabellen auszuwählen, die bereinigt werden sollen.

Nach Bestätigung dieses Popups wird erneut nachgefragt, ob die Daten gelöscht werden sollen. Dieses Verhalten soll die Fälle des unbeabsichtigten Löschens der Daten reduzieren bzw. verhindern.

Konfigurationen exportieren

Es besteht die Möglichkeit die getätigten Zuteilungen, Referenzen und abgesetzten Custom Expressions, zusammengefasst als Konfigurationen, zu exportieren. Dies dient der Zeitersparnis, wenn Datenübernahmen öfter durchgeführt werden sollen bzw. ein Unternehmen mehrere Betriebe mit derselben Datenstruktur hat. Die Export-Datei wird im XML-Format auf der Festplatte des PCs abgespeichert. Um diesen Prozess zu starten, muss lediglich der Button „Konfigurationen exportieren" betätigt werden. Voraussetzung dafür ist, dass Konfigurationen getätigt wurden.

Konfigurationen importieren

Es besteht die Möglichkeit zuvor exportierte Konfigurationen zu importieren. Hierfür muss der Button „Konfigurationen importieren" betätigt werden. Im Anschluss daran muss die zuvor exportierte XML-Datei ausgewählt bzw. hochgeladen werden. Voraussetzung dafür ist, dass ein Datenbankobjekt und eine Excel-Datei ausgewählt sind. Nach Beendigung des Importierens der Konfigurationen wird eine Meldung angezeigt, ob der Prozess erfolgreich durchgeführt wurde.

Generelle Regeln

• Bei mehrfachem Import in ein und dieselbe Tabelle (z.B. „Kunden") werden nur neue bzw. geänderte Kunden importiert; die bestehenden können nur über den Befehl „Daten bereinigen" gelöscht werden.
• Falls versucht wird zwei Datensätze mit demselben Schlüsselfeld (z.B. Kundennummer) zu importieren erscheint die Meldung „Doppelter Schlüsselwert gefunden" und diese werden nicht verarbeitet.
• Die Nummerierung der Kundenfahrzeug Nummern erfolgt durch das Programm. Ein händischer Eingriff ist nicht notwendig.
• Falls für Felder für die bei einer manuellen Anlage ein CDP Standardwert herangezogen wird keine Zuordnung existiert, werden diese im Zuge des Imports mit dem CDP Standardwert befüllt.

Installationsanleitung

Das Programm wird im CDP mit ausgeliefert. Eine separate Installation ist nicht notwendig.