Einleitung

Aufgabe und Nutzen des Moduls

Erfahren Sie welche Möglichkeiten Sie haben den Kundendatenschutz anzupassen. Zusätzlich erläutern wir Ihnen diverse Komfortfunktionen, welche Sie bei der Umsetzung der europäischen Datenschutzgrundverordnung unterstützen.
Die Vector SW DV GesmbH kann Ihnen zur DSGVO keine Rechtsauskünfte erteilen. Um zu erfahren welche Rechten und Pflichten Sie als Unternehmer in Bezug auf die europäische Datenschutzgrundverordnung haben wenden Sie sich bitte an Ihren Rechtsbeistand.
Vector kann ebenfalls keine Auskünfte erteilen wie die Kundendaten, welche über Schnittstellen zu Importeuren oder zu Dritten gelangen, verarbeitet werden. Bitte wenden Sie sich hier bei Anfragen Ihrerseits oder Ihrer Kunden an den Empfänger der Daten.

Modul/ Release Stand

Die Programmierung ist in der CDP Basis enthalten. Die Funktionen sind in der aktuellen CDP Version 5.5 verfügbar.

Überblick Funktionsumfang

• Kundenstatus erfassen
• Marketingkanäle erfassen
• Importeure und Personen verwalten
• Verlauf der Datenschutzeinstellungen anzeigen
• Druck einer Einwilligungserklärung (nur mit Modul XCW möglich)
• Parametrisierungen
• Kundendaten anonymisieren
• Kunden informieren wo Ihre Daten gespeichert sind
• Berechtigungsreport

Systemvoraussetzung

Die Systemvoraussetzungen finden Sie auf der Vector Homepage www.vector.at bzw. www.vector.eu.
Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese sind im Kapitel Grundeinstellungen beschrieben.
Installieren Sie optional das Modul 171 XCW – Word Connector - entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen. Dieses Modul ist Voraussetzung für den Ausdruck und die Implementierung der Kundendaten in die Einwilligungserklärung. Dieses Modul erfordert eine eigene Freigabenummer, die Ihnen nach Lizenzierung bekannt gegeben wird.

Programmfunktion

Kundenstamm

Hinterlegen Sie in den folgenden Masken die Regelungen bezüglich Ihrer getroffenen Datenschutzvereinbarungen für den Kunden. Diese Angaben können bei Erstellung von hausinternen Marketingaktionen abgefragt werden. Die Informationen werden auch in diversen Schnittstellen zu Importeuren/Herstellern und Dritten weitergeleitet werden.
Marketingdaten können je Kunde bzw. je Person und bei diesen jeweils für Sie als Händler und für den/die Importeur(e) erfasst werden.

Marketingdaten Kunde

Im Kundenstamm im Tabreiter ‚Marketinginformationen' wird der Datenschutzstatus eingetragen den Sie als Händler mit dem Kunden haben.

Erläuterung der Datenschutzrelevanten Felder:
Verwendung der Daten:
J = Kundendaten dürfen vom Händler verwendet werden
N = Kundendaten dürfen vom Händler nicht verwendet werden
Leer= Es gibt keine Vereinbarung mit dem Kunden
Gültig bis:
Tragen Sie hier das Datum ein bis wann die getroffene Vereinbarung gültig ist.
Erste Eingabe:
Datum des ersten Eintrags von Marketinginformationen
Letzte Eingabe;
Datum der letzten Änderung der Marketinginformation
Marketingarten:
Tragen Sie ein für welche Kanäle der Kunde zugestimmt bzw. welche er abgelehnt hat.
O = ‚Optioin Out' Der Kunde hat einen Kontakt über diesen Kanal abgelehnt
I = ‚Option In' Der Kunde hat einen Kontakt über diesen Kanal zugestimmt
Leer= Es gibt für diesen Kanal keine Vereinbarung
Herkunft:
Hier wird mitgeschrieben aus welcher Verarbeitung die letzte Änderung erfolgt ist.
z.B. aus einem Auftrag mit der Nummer 200325

Marketingdaten Personen

Der Aufruf erfolgt über die Personen im Kundenstamm.

Wechseln Sie zum Tabreiter ‚Marketinginformationen'.

Tragen Sie hier die Datenschutzinformationen zu dieser Person ein.

Marketingdaten Importeure

Der Aufruf erfolgt über den Tabreiter ‚Marketinginformationen' im Kunden.

Geben Sie die Marke ein, für die Sie die Daten erfassen wollen.

Kundendatenqualität verbessern/ E-Mailquote 

Im Zuge des Kundendatenschutzes können Sie zeitgleich Ihre Kundendatenqualität erhöhen.
Wenn im Marketingkanal bei E-Mailadresse, Telefon- und Faxnummer ein 'I' für 'opt in' eingetragen ist, und in den jeweiligen Feldern keine Daten vorhanden sind, erfolgt ein Hinweis mit einem Eingabefenster.  In der Maske können direkt die Daten des Kunden gepflegt werden. Mit Eingabe der Daten werden diese geprüft und im Kundenstamm gespeichert, ggf. werden weitere Importeuersangaben auf Konsistenz geprüft. Mit Abbrechen wird mit dem Druck des jeweiligen Dokumentes fortgefahren auch wenn keine Änderung der inkonsistenten Daten erfolgt ist. 

1. Die Prüfung erfolgt beim Speichern im Kundenstamm nach der Eingabe der Marketingfelder.
2. Die Prüfung erfolgt im Auftrag, je nach Schalterstellung 'Parameter Auftragswesen',  wenn diese für das Drucken bzw. Fakturieren eines Auftrages aktiviert ist und der Kanal ein 'Opt In' hat und keine dementsprechenden Daten im Kundenstamm eingetragen sind. Daraus ergibt sich, dass die Prüfung auf Konsistenz der Daten nicht erfolgt wenn der jeweilige Schalter für Faktura bzw. AA-Druck auf - es soll keine Prüfung erfolgen - eingestellt ist. 

Konfiguration

Daten Pflege/ Firmendaten Allgemein/ Steuerungen/ Parameter Auftragswesen

• Marketinginfo prüfen: 1 
  

• Fakturierung wenn "Marketinginfo vor Fakt:" darf nicht leer sein (Tabreiter Allgemeine Funktionen 2)
• AA-Druck wenn "Marketinginfo vor AA-Druck:" darf nicht leer sein
  

Datenschutzänderungen nachverfolgen

Um nachvollziehen zu können wann welche Änderungen bezüglich des Datenschutzes durchgeführt wurden, klicken Sie im Kundenstamm, im Tabreiter ‚Marketing', auf den Button ‚Änderungshistorie'.

Auftragswesen

Um sicher zu stellen, dass Sie den Datenschutzstatus Ihrer Kunden regelmäßig prüfen und aktualisieren ist es möglich automatisiert bei gewissen Aktionen und Marken die Maske der Marketinginformationen automatisch zu öffnen.
Der Arbeitsablauf und die interne Organisation kann bei jedem Händler unterschiedlich sein. Prüfen Sie deshalb die im Kapitel ‚Grundeinstellungen' beschriebenen Parametrierungen und stellen Sie diese nach Ihren Bedürfnissen ein.


Beispiel:
Es wurde eingestellt, dass die Marketinginfo im Zuge der Auftragseröffnung (Aktion AA) geprüft wird und mit dem Zusatzmodul XCW eine Einwilligungserklärung gedruckt werden soll.
Sie gelangen bei der gewünschten Aktion ‚AA' (Auftrag ausdrucken) nun automatisch in die Maske der Marketinginformationen.

Ändern Sie die Daten laut Kundenvorgabe und bestätigen Sie mit Eingabe um zu speichern.
Falls Sie das Zusatzmodul ‚Word Connector' haben können Sie nun eine Einwilligungserklärung mit der dementsprechenden Taste aufrufen.
In weiterer Folge wird die konfigurierte Einwilligungserklärung, je nach Ihren Einstellungen im Musterdokument, befüllt und Sie erhalten folgende Meldung.

Bestätigen Sie mit Eingabe….

Wird aufgrund der vorliegenden Angaben keine Kundendatenschutz-Erklärung vorbereitet erhalten Sie einen Hinweis im Fenster der Marketinginformationen.

Das Dokument wird nun aufgrund der vorliegenden Daten erstellt und, falls Sie die Ersetzungsfelder in Ihrer Vorlage eingefügt haben, vor-ausgefüllt. Jetzt haben Sie die Möglichkeit das Dokument auszudrucken und vom Kunden unterschreiben zu lassen.
Es ist auch möglich zuerst die Einwilligungserklärung auszudrucken, vom Kunden ausfüllen und unterschreiben zu lassen, und erst danach die Marketinginformationen zu öffnen und die Angaben einzutragen. Danach werden die Datumsfelder und die Herkunft werden aktualisiert.

Fahrzeughandel

Öffnen Sie ein Handelsfahrzeug.

Tragen Sie den Käufer ein

Lösen Sie eine ‚Gewünschte Aktion' aus die in den Grundeinstellungen parametriert wurde. In unserem Beispiel ist das die Aktion ‚AB' Auftragsbestätigung.

Der weitere Ablauf ist analog dem Punkt Auftragswesen:, nur mit dem Unterschied, dass nun die Erklärungsvorlage für den Fahrzeughandel vorbereitet wird.

Kunden anonymisieren

Kunden können im Zuge der DSGVO fordern, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verwendet werden dürfen und gelöscht werden. Diese Anonymisierung erfolgt im Menüpfad Daten Pflege / Stamdaten Pflege / Löschanforderung
Da die Löschung der personenbezogenen Daten nicht rückgängig gemacht werden kann sollte dieser neue Menüpunkt nur für ausgewählte Mitarbeiter berechtigt werden.

Bei der Löschanforderung erfolgen etliche Prüfungen, denn die Kundennummer darf nicht in noch aktiven Prozessen in CDP vorhanden sein, wenn ein Kunde anonymisiert werden soll.
In unserem Beispiel kann der Kunde nicht gelöscht werden, da dieser als Rechnungsempfänger in einem nicht fakturierten Handelsfahrzeug eingetragen ist.
Um die Anonymisierung erfolgreich durchzuführen müssen diese Sperren behoben werden und der Kunde muss nochmals den Löschanforderungsprozess durchgehen.

Die personenbezogenen Daten wurden nun aus dem Kundenstamm gelöscht.

Der Kunde wurde zusätzlich auf inaktiv gesetzt.

Damit kann keine neue Verarbeitung der Kundennummer wie z.B. im Auftrag begonnen werden.
Ebenfalls werden alle Marketingkanäle abgedreht und die Verwendung der Daten auf ‚N' gesetzt.

Historische Daten bleiben hierbei unberührt, da diese der Nachvollziehbarkeit Ihrer Geschäftstätigkeiten dienen und es hier zusätzlich eine gesetzliche Belegbehaltefrist für Ihr Land gibt.

Kunden Informationsblatt

Ein Kunde hat das Recht bei Ihnen einzufordern wo seine Daten gespeichert sind. Diese Anforderung wurde mittels Pentaho Bericht gelöst.
Auswertungen / Pentaho Auswertungen / Kunden / Kundendaten Informationsblatt.prpt
Wählen Sie die Kundennummer und welche Daten angezeigt werden sollen aus und klicken Sie auf ‚Update'.

Den Bericht können Sie Drucken und dem Kunden übergeben.

Berechtigungsbericht

Sie haben ebenfalls die Nachweispflicht feststellen zu können, welcher Ihrer Mitarbeiter in CDP Zugriff auf personenbezogene Daten hat.
Hierfür ist es erforderlich, dass jeder Mitarbeiter einen eigenen Benutzer für seinen Einstieg in CDP verwendet. Nur dann ist die Nachvollziehbarkeit gegeben welcher Mitarbeiter für welche Menüpunkte Zugriff hat.
Daten Pflege / Benutzerprofile/Personal / Benutzer & Benutzergruppen / Benutzer Verwaltung / Benutzer Berechtigungen Exportieren
Mittels Button Export wird ein Excel im Verzeichnis ‚homefz' mit dem Namen ‚GDPR_USER.xlsx' erstellt.

Grundeinstellungen

Wiedervorlage der Marketinginformationen

Einstellungen in der Marke

Aus dem Hauptmenü gehen Sie bitte über Daten Pflege / Firmendaten Verrechnung / Parameter Profit-Center / Marken.

Wählen Sie die Marke. In der ersten Registerkarte und hinterlegen Sie den Zeitraum für die Wiedervorlage. Dieser Zeitraum muss auf der Einwilligungserklärung angeführt sein.
Wählen Sie 99 Monate, wenn die Datenschutzerklärung bis auf Widerruf gültig sein soll und Sie keine Erinnerung nach x Monaten erhalten wollen.

Mitgelangen Sie auf den nächsten Tabreiter.

Kundendatenschutz:
Aktivieren Sie den Schalter Kundendatenschutz und beachten Sie dazu die online-Hilfe mit den unterschiedlichen Schalterstellungen.
LEER = Kundendatenschutz nicht aktiv
1 = Kundendatenschutz aktiv, d.h. dass sensible Kundeninformationen
nicht in die Schnittstelle abgestellt werden, wenn beim Kunden das
Feld 'Verwendung der Daten' auf nein gesetzt ist
2 = Kundendatenschutz ist für alle Kunden aktiv, außer für Firmen
(Geschlecht 'X' im Adressanredecode)
3 = Kundendatenschutz aktiv, d.h. dass sensible Kundeninformationen
nicht in die Schnittstelle abgestellt werden, wenn beim Kunden das
Feld 'Verwendung der Daten' nicht auf JA gesetzt ist
4 = wie 3, außer für Firmen
(Geschlecht 'X' im Adressanredecode)
Importeur:
Aktivieren Sie diesen Schalter damit auch für den Markenimporteur die Datenschutzinformationen getrennt angegeben werden können. Erst wenn dieser Schalter aktiv ist wird der Datenschutz auch in den Markenschnittstellen umgesetzt. Voraussetzung ist, dass diese Schnittstellen bereits adaptiert wurden.
Marketinginfo v. Marke:
Dieser Schalter dient dazu bei Herstellern die mehrere Marken betreiben die Marketinginformationen nur einmal pflegen zu müssen. Soll die Marketinginformation von einer anderen Marke in diese übernommen werden geben Sie die Marke an von der die Information kommt.
Beispiele: Renault/Dacia/Alpine, Fiat/Lancia/Alfa, BMW/Mini, Peugeot/Citroen usw.

Anzeigezeitpunkt der Marketinginformationen steuern

Diese Parameter haben Einfluss darauf wann die Anzeige der Marketinginformationen erfolgt.
Wechseln Sie aus dem Hauptmenü zu Daten Pflege / Firmendaten allgemein / Steuerungen / Parameter Auftragswesen

Wechseln Sie auf die 2. Registerkarte, editieren Sie die Parameter zu den Marketinginformationen.

Initialisierung der Felder bei Neukunden-Anlage

Hinterlegen Sie hier bitte welche Felder zur Datennutzungserklärung initialisiert werden sollen.
Zur Parametrierung gelangen Sie aus dem Hauptmenü / Daten Pflege / Firmendaten allgemein / Standardwerte allgemein / Registerkarte Standardwerte II.
Hier werden die Initialwerte für die Neukundenanlage hinterlegt.

Im Prinzip müssen bei einer Neukundenanlage nach DSGVO alle Wert auf ‚O' stehen. Dies entspricht der gesetzlichen Regelung ‚Privacy by Default'.

Automatische Belegung der Kanäle

Wird der Schalter ‚Verwendung der Daten' in der Kunden/Marketingmaske auf ‚N' gesetzt, werden standardmäßig auch alle Kanäle automatisch auf abgelehnt (= ‚O' option out) geändert. Folgender Schalter steuert diese Funktion.

LEER= Bei Änderung des Feldes Verwendung der Daten auf 'N', werden die Werte für alle
Marketingkanäle auf opt out (= abgelehnt) gesetzt
1 = Bei Änderung des Feldes Verwendung der Daten auf ‚N', werden die Werte der
Marketingkanäle nicht verändert. Diese können weiterhin unabhängig des Schalters
Verwendung der Daten gepflegt werden.

Hinweis zu den Texten

Falls Sie bereits Texte definiert haben, welche auf der Rechnung oder dem Auftrag angedruckt werden, müssen Sie diese löschen da diese Informationen nun mittels Datenschutzformular eingeholt werden.
Gehen Sie aus dem Hauptmenü zu Daten Pflege / Textbausteine / Hinweistexte.
Geben Sie die Marke ein, wählen Sie den Text und löschen Sie diesen.

Oder für den Auftrag über Daten Pflege / Textbausteine / Endtexte Auftrag

Einwilligungserklärung aus CDP drucken (Voraussetzung: Modul XCW)

Falls Sie das Modul ‚XCW' im Einsatz haben können Sie die Einwilligungserklärung direkt aus CDP im Zuge unterschiedlicher Aktionen drucken.
Diese Punkte können Sie überspringen, wenn Sie das Modul 171 „XCW Word-Connector" nicht verwenden.

Erstellen von Vorlagen

Sie müssen sich ein eigenes Dokument für Ihre Vorlage erstellen.
Die Abkürzungen für die einzufügenden Kundendaten entnehmen Sie bitte der Dokumentation des Moduls 171 „XCW Word-Connector".
In der CDP-Dokumentation und auf unserer Homepage finden Sie ein Muster als Anhaltspunkt für die Formulierung Ihrer Datenschutzeinwilligungserklärung (CDP_Einwilligungserklärung-Muster.pdf).

Verzeichnis für die Vorlagen

‚homeddbbb\des\template' (dd = Datengruppe, bbb = Betriebsnummer)
Hinweis: siehe auch Dokumentation zum Modul 171 „XCW Word-Connector".

Namenkonvention für die Vorlagen

Die Dateien für die Vorlagen beim Auftrag beginnen mit FAK.docx* oder FAK.odt*
Die Dateien für die Vorlagen beim Fahrzeughandel beginnen mit HFK.docx* oder HFK.odt*
Z.B.: FAK_ Autohaus Muster_Datenschutzeinwilligungserklärung.docx
Hinweis: Siehe auch das Modul 171 „XCW Word-Connector".

Markenspezifische Konfiguration

Hier können Sie die Marke festlegen, bei der die Datennutzungserklärung zur Vorlage kommen soll.
Ebenfalls können Sie festlegen ob die Erklärung beim Auftrag und/oder beim Fahrzeughandel erfolgt.
Zu den Grundeinstellungen gelangen Sie aus dem Hauptmenü über Daten Pflege / Firmendaten allgemein / Steuerungen / Kundendatenschutz.

Marke: geben Sie die CDP Marke an für welche die Einwilligungserklärung gedruckt werden soll
Auftragsart:mögliche Auswahl: ‚A'uftrag oder ‚F'ahrzeug
Wollen Sie das die Datennutzungserklärung in beiden Fällen erfolgen, müssen Sie den
Datensatz für beide Auftragsarten anlegen.
Aktion: Wählen Sie die Aktion bei der Vorlage gedruckt werden soll z.B.: „AA" Arbeitsauftrag.
Dokument:
Im nächsten Schritt wählen Sie mittels Lupe die Vorlage aus:

Marketinginformation:
LEER= Anzeiger der Marketinginformationen nach dem Druck der Einwilligungserklärung
1 = Anzeige der Marketinginformationen vor dem Druck der Einwilligungserklärung
Wiederholen Sie die Einrichtung für alle Marken, Auftragsarten und Aktionen, bei denen die Einwilligungserklärung gedruckt werden soll.
Sollte Sie keine Dokumente für die Vorlage zugeordnet bzw. hier in den Parametern eingetragen haben, erscheint folgende Meldung:

Sollte dies einmal der Fall sein, können Sie Sich das Dokument auch über den Button ‚Word-Connector' auswählen.

Datenorganisation

Eine Verwaltung von Kontaktkanälen zum Datennutzungs-Kennzeichen ist mit folgenden Feldern und Werten vorzusehen. Eine Synchronisation zwischen Datennutzungs-Kennzeichen (OptIn) und den Kontaktkanälen ist nicht erforderlich. Das heißt, wenn das Datennutzungs-Kennzeichen auf „NEIN" gesetzt wird, ist es nicht erforderlich, die Kanäle ebenfalls auf „NEIN" zu setzen.
Diese können Sie in den Marketinginformationen hinterlegen.
Bei der Anlage eines Auftrags werden zunächst Kunden- und eventuell Fahrzeugdaten und dann die Detailpositionen erfasst. Danach wird der Auftrag ausgedruckt, damit dieser durch die Unterschrift des Kunden seine Verbindlichkeit erhält. In diesem Abschnitt diskutieren wir die Fragestellung, unter welchen Bedingungen die Datennutzungs-Erklärung auf diesem Auftrag angedruckt werden soll.

Anhang

Checkliste, Vorbereitung Datenschutz in CDP