Allgemeine Informationen

Die Depotverwaltung dient zur übersichtlichen Darstellung des Depots und der darin eingelagerten Güter. In der Depotverwaltung können folgende Güter ein- bzw. ausgelagert werden.

• Hardtops

• Skiboxen

• Sommerräder

• Sommerreifen lose

• Winterräder

• Winterräder lose

Konfiguration

Freischaltung

Für die Konfiguration und Freischaltung für "Depotverwaltung" benötigen Sie einen gültigen Lizenzcode.

Bitte kontaktieren Sie dazu das MOTIONDATA VECTOR Vertriebs-Team.

Berechtigungsverwaltung

Um diese Funktion verwenden zu können, muss in der Berechtigungsverwaltung die Berechtigung "Depotverwaltung" unter Service aktiviert werden.

Stammdaten

Lagerorte

Alle Lagergüter müssen einem Lagerort zugeordnet werden. Lagerorte können z. B. sein:

• Container

• Keller

• Halle

• Regal

• etc.

Diese Lagerorte müssen in den Betriebsdaten unter dem Menü Basis > Stammdaten > Wartung > Betriebsdaten > Depot Lageradministration definiert werden.

Alle Lagerorte, die man unter der Betriebsnummer 000 (Allgemein) erfasst, stehen allen Betrieben zur Verfügung, sofern man mehrere Standorte hat (Mehrbetriebslösung). Definiert man Lagerorte in der Sektion des jeweiligen Betriebes, stehen diese nur in diesem Betrieb zur Verfügung. Die Anlage des Lagerortes erfolgt, in dem man auf den jeweiligen Betrieb klickt und auf der rechten Seite den Code für den Lagerort und eine Bezeichnung in das Textfeld eingibt. Der Vorgang wird mit der Speichern Taste abgeschlossen. Man wiederholt die Eingabe für jeden Lagerort, der erfasst werden soll.

Lagerplätze

Möchte man fixe Lagerplätze vergeben, werden diese ebenso wie zuvor beschrieben unter dem Menü Basis > Stammdaten > Wartung > Betriebsdaten > Depot Lageradministration angelegt. Der Lagerplatz ist die Unterebene zum Lagerort. Um einen Lagerplatz zu erfassen, klickt man auf den jeweiligen Lagerort und ergänzt den Lagerplatz-Code und den Lagerplatz-Text. Die Erfassung erfolgt mit dem Klick auf die Speichern-Taste.

Jeder Lagerplatz ist für die Einlagerung von einer Garnitur Reifen, Räder, Skibox etc vorgesehen.

Möchte man keine fixen Lagerplätze verwenden, muss unter dem Menü Basis > Administration > Optionen > Modul unter der Sektion Depotverwaltung die Option für die verpflichtende Lagerplatzeingabe deaktiviert werden.

Änderung und Löschung von Lagerorten und Lagerplätzen

Eine Änderung oder Löschung von Lagerorten oder Lagerplätzen ist nur möglich, wenn sich aktuell auf den betreffenden Lokationen keine eingelagerten Güter befinden. Diese müssen zuerst über den Depotmanager gefiltert und umgelagert werden.

Verrechnungsposition

Für die Verrechnung der Depotgebühr sollte eine sonstige Position in den Stammdaten angelegt werden. Dies erfolgt unter dem Menü Basis > Stammdaten > Wartung > Sonstige Erlöse.

Um die Verrechnung nach der Erfassung der Einlagerung zu beschleunigen, sollte man unter dem Menü Basis > Administration > Optionen > Modul in der Sektion Depotverwaltung diese sonstige Position als Verrechnungsposition hinterlegen. Wird für die Verrechnung der Depotgebühr ein Arbeitswert herangezogen (nicht empfohlen), wird die Option Defaultarbeitswert für Depotabrechnung verwendet.

Textbaustein für den Ausdruck des Depotscheins

Es besteht die Möglichkeit, auf dem Ausdruck des Depotscheins die individuellen Bedingungen, die für die Deponierung gelten zu hinterlegen. Dies geschieht unter dem Menü Basis > Stammdaten > Wartung > Betriebsdaten > Textcode. Man wählt aus der Sektion Depotverwaltung die Ein- oder Auslagerung aus und erfasst den zu druckenden Text im Feld Sprache 1 und quittiert anschließend mit Speichern.

Arbeiten mit der Depotverwaltung

Einlagerung

Die Einlagerung eines Depotgutes erfolgt über das Menü Service > Depotverwaltung > Einlagerung oder über das dafür vorgesehene Symbol in der Symbolleiste:

In der Erfassungsmaske sucht man nun den Kunden und das Fahrzeug, für das Lagergüter erfasst werden sollen. Danach definiert man das Lagergut, den Lagerort, den Lagerplatz (sofern verwendet) und die Eckdaten des Lagergutes. Bei Eingabe der Räder und Reifen ist es lediglich notwendig, die jeweils erste Zeile einzugeben, die Eingaben werden automatisch für die anderen Reifen/Räder übernommen. Im unteren Bereich gibt es noch die Möglichkeit für die Erfassung von Zusatzbemerkungen. Werden die Eingaben nun gespeichert, ist der Einlagerungsvorgang abgeschlossen.

Elektronische Unterschrift

Ist die Basis-Option "Einlagerungsauftrag (Depotbeleg)" in der Gruppe "Elektronische Unterschrift" aktiviert, so besteht beim Speichern eines Einlagerungsauftrags auch die Möglichkeit, eine elektronische Unterschrift zu erfassen. Diese kann dann am Depot-Einlagerungsbeleg ausgewiesen werden.

Druck des Depotscheins

Nach dem Speichern des Einlagerungsvorganges klickt man im unteren Bereich der Maske auf Senden an > Drucker, um den Depotschein zu drucken. Auf dem Depotschein werden neben Kunden- und Fahrzeugdaten auch alle relevanten Angaben zur Einlagerung angedruckt.

Abrechnung

Nach dem Speichern der Einlagerung klickt man im unteren Bereich der Maske auf Senden an > Abrechnung, um die Depotgebühr zu verrechnen.

Im nächsten Schritt klickt man auf das Lupensymbol neben dem Feld Auftragsnummer. Dabei wird ermittelt, ob es für den Kunden aktuell offene Aufträge gibt. Aus dieser Liste wählt man den entsprechenden Auftrag. Im Anschluss entscheidet man, ob man die Position nun mit einem sonstigen Erlös oder einem Arbeitswert verrechnet. Ist der sonstige Erlös bzw. Arbeitswert bereits wie zuvor beschrieben in den Moduloptionen verknüpft, wird die Verrechnungspostion automatisch vorgeschlagen. Mit dem Klick auf OK wird die Verrechnungsposition in den Auftrag übernommen.

Barcodedruck

Um die Räder/Reifen zu etikettieren besteht die Möglichkeit, mit der Option Senden an > Barcodedruck direkt im unteren Bereich der Einlagerungsmaske Etiketten für die Beklebung der Reifen/Räder auszudrucken.

RDepotUID QR-Code

Der Inhalt der Spalte RDepot.RDepotUID ist als Variable "cRDepotUID" für das Reportdesign von Ein- und Auslagerungsbelegen sowie für den Depot-Etikettendruck als QR-Code verfügbar:

Verzweigung zu anderen Modulen

Die Depotverwaltung steht in allen relevanten Masken als Verzweigung zur Verfügung, wie z. B. in der Terminplanung und Auftragswesen.

Ist unter dem Menü Basis > Administration > Optionen > Auftragssteuerung der Schalter Vorhandene Depoteinlagerungen automatisch prüfen aktiviert, wird automatisch beim Erstellen oder Öffnen eines Serviceauftrages für das betreffende Fahrzeug die Depotübersicht geöffnet.

Depotmanager

Allgemeine Möglichkeiten

Der Depotmanager listet alle ein- und ausgelagerten Güter in einem definierten Zeitraum auf. Er ist unter dem Menü Service > Depotverwaltung > Depotmanager erreichbar. Alternativ auch mit dem entsprechenden Symbol in der Symbolleiste.

Hier kann man definieren, nach welchen Gütern man filtern möchte, wie z. B.

• nur eingelagerte Güter

• nur ausgelagerte Güter

• alle

• Zeitraum

• Filterung nach Kunden mit Eingabe der Kundendaten oder die LiveSearch im Feld Browser durchsuchen

Im Depotmanager kann man wiederum mit den Symbolen in der Symbolleiste auf verschiedene Funktionen zugreifen, wie

• die Einlagerung

• Bearbeitung eines Datensatzes

• Löschen eines Datensatzes

• Drucken des Depotscheins

• Verrechnung

Erweiterte Suche

Mit der erweiterten Suche im Depotmanager können z. B. Reifen und Räder mit einer spezifischen Profiltiefe gefiltert werden. Damit ist es möglich, vor der Räderumsteck-Saison zu reagieren und auf die Kunden mit einem entsprechenden Angebot für neue Räder zuzukommen.

Ausgabe Depotübersicht

Möchte man die eingelagerten Güter als Druck oder Excel ausgeben, erfolgt dies mit dem Druckersymbol und der Option Depotübersicht.

Auslagerung

Um Lagergüter auszulagern, ruft man den Depotmanager auf und sucht nach dem Lagergut unter den eingelagerten Gütern. Man markiert das entsprechende Lagergut, klickt auf das Druckersymbol in der Symbolleiste und die Option Auslagerungsauftrag > Drucker.

Nach dem Auslagerungsvorgang wird das Depotgut im Depotmanager unter den ausgelagerten Gütern angezeigt und der Lagerplatz freigegeben.

Erneute Einlagerung desselben Gutes

Möchte man nun dieselben Reifen/Räder des Vorjahres einlagern, empfehlen wir die Suche nach der letzten Auslagerung des betreffenden Lagergutes im Depotmanager. Danach klickt man den Datensatz mit der rechten Maustaste an und wählt die Option neuer Einlagerungsauftrag. Mit dieser Methode werden alle Daten aus der letzten Auslagerung in die neue Einlagerung übernommen (Kunde, Fahrzeug, Daten des Lagergutes). Zusätzlich wird dem Lagerort derselbe Lagerort und Platz zugeordnet, falls dieser aktuell verfügbar ist.

E-Mail Versand

Einlagerungsaufträge und Auslagerungsanforderungen können auch per E-Mail versendet werden.

Wie die E-Mail Verarbeitung durchgeführt wird, kann man unter Moduleinstellungen/Kommunikation/E-Mail-Versand mit der Option "E-Mail Editor+Sender Modul" definieren.

• 1 = MAPI-Bearbeitungsfenster + MAPI-Sendermodul 
  → für die E-Mail Erstellung wird der eingerichtete Mail-Client (z. B. Outlook) verwendet, für die E-Mailverarbeitung das MAPI Sendermodul

• 2 = MD-Bearbeitungsfenster + SMTP-Sendermodul 
  → für die E-Mail Erstellung wird das MOTIONDATA E-Mail Bearbeitungsfenster verwendet, für die E-Mailverarbeitung das SMTP Sendermodul

• 3 = MD-Bearbeitungsfenster + SMS-Reminder-Sendermodul 
  → für die E-Mail Erstellung wird das MOTIONDATA E-Mail Bearbeitungsfenster verwendet, für die E-Mailverarbeitung der MOTIONDATA SMS-Reminder Service.
  
  

Depotetikettendruck bei Änderung der Fahrzeugzuordnung

Moduleinstellungen

Bei einer Änderung der Fahrzeugzuordnung, beim Fahrzeugverkauf und bei der Fahrzeuganmeldung wird der User hingewiesen, wenn es ein Reifendepot für dieses Fahrzeug gibt. Mit der Moduleinstellung für die Depotverwaltung "Druck von Einlagerungsetiketten bei Fahrzeugzuordnungsänderungen" kann man auch gleichzeitig einen Reifenetikettendruck aktivieren, damit die Reifen bei einer Änderung der Fahrzeugzuordnung gleich neu etikettiert werden können.

Werden die Depot-Einlagerung mit JA auf den neuen Kunden übertragen, dann wird anschließend die Etikettendruck-Möglichkeit angeboten.

Mit JA werden die neuen Etiketten gedruckt.