Allgemeine Informationen

Durch das Zusatzmodul IFB - Integrierte Fahrzeug-Rechnungsbuchung - sind die Kontrolle des Einkaufspreises eines Handelsfahrzeugs mit der zugehörigen Rechnung und die Buchung des Beleges in die Buchhaltung möglich.
Das Zusatzmodul IFB ist nach der Installation in CDP integriert und greift auch auf dessen Daten (Handelsfahrzeuge) zu.

Ihre Vorteile sind:

Buchung der Eingangsrechnung bei Neu- und Vorführfahrzeugen
Automatische Kontrolle ob die Rechnung bereits in einem anderen Betrieb erfasst wurde
Automatische Änderungssperre des Einkaufspreises im Handelsfahrzeugstamm nach der Buchung (Durch eine nachträgliche Änderung des Einkaufpreises kann die Wareneinsatzbuchung zu der ursprünglichen Bestandsbuchung differieren.)
Belegnummer u. –datum der Eingangsrechnung werden im Handelsfahrzeug gespeichert und können nicht gelöscht werden.
Sofortige Kontrolle der Warenbestände CDP mit der Buchhaltung

Wahlweise stehen u.a. weitere Möglichkeiten zur Verfügung:

Buchung der Eingangsrechnung bei Gebrauchtfahrzeugen auf Lieferant oder Kunden
Erfassen mehrerer Eingangsrechnungen zu Gebrauchtfahrzeugen
- zB: Leasingankauf – Rechnung von der Leasing, Aufpreis an den Kunden
Umbuchung Warenbestand wie z.B. Neuwagen/ Vorführwagen
Periodengerechte Buchung
Einstellung der Buchung bei Stornobelegen (Gutschriften)
Erfassung abweichender Zahlungskonditionen der Rechnung für den Zahlungslauf
Vorschlagswert des Steuercodes aus dem Lieferantenstamm
ob ein nicht fakturiertes Neu- und Vorführfahrzeug gelöscht werden darf, obwohl eine Eingangsrechnung (Datum und/oder Belegnummer) vorhanden ist
ob ein Neu- und Vorführfahrzeug vor Erfassung einer Eingangsrechnung fakturiert werden darf

Systemvoraussetzungen

Modul 072, verfügbar mit CDP ab Version 5.5.

Installieren Sie das Modul entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen.
Dieses Modul erfordert eine eigene Freigabenummer, die Ihnen nach Lizenzierung bekannt gegeben wird. Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese werden im Kapitel "Einstellungen" beschrieben.

Einstellungen

Einstellungen im Lieferantenstamm

Im Lieferantenstamm legen Sie fest auf welches Konto die Buchung pro Lieferant erfolgen soll:

Kontoart FIBU
In diesem Feld wird angegeben, ob bei diesem Lieferanten eine Kreditorenbuchung oder eine Sachbuchung (z.B. Interne Eingangsrechnung) erfolgen soll. Das zugehörige Belegsymbol wird in den IFB Steuerungen/ Standardwerten bzw. im Menüpunkt IFB Parameter je Marke festgelegt und ist abhängig von der Kontoart.
Kontonummer FIBU
Kontonummer des Lieferanten in Ihrer Finanzbuchhaltung

Die Länge der Kreditorennummer wird in den „FIBU - Steuerungen" festgelegt.

Einstellungen in der Marke

Eingangsrechnung gebucht
In diesem Feld können Sie je Marke festlegen, ob eine Eingangsrechnung bereits gebucht sein muss, bevor ein Neu- bzw. Vorführfahrzeug fakturiert werden darf.
LEER = nicht prüfen
1 = prüfen, ob bereits Eingangsrechnung gebucht wurde
Eingangsrechnung in Summe
Hier können Sie angeben, ob eine Eingangsrechnung nur in Summe gebucht werden soll. Bei manchen markenspezifischen Schnittstellen zu Rechnungsdatenübernahme werden z.b. Aufwände oder Erträge in separaten Positionen übermittelt, die als sonstige Aufwände/Erträge zum Handelsfahrzeug angelegt werden.
LEER = Eingangsrechnung wird je Position gebucht
1 = Eingangsrechnung wird in Summe gebucht
2 = Einkaufspreis wird in Summe in das Fahrzeug übernommen, sonstige Aufwände/Erträge zum Handelsfahrzeug werden nicht angelegt. Diese Einstellung ist derzeit nur in Zusammenhang mit den Markenspezifischen Zusätzen zu Ford zulässig.

Lagerstatusänderung beim Erfassen der Eingangsrechnung

Wenn Sie diese Einstellung vornehmen, wird der Lagerstatus eines Fahrzeuges beim Erfassen einer Eingangsrechnung automatisch auf lagernd gesetzt.
Achtung! Dazu muss die Eingangsrechnung zum Buchen gekennzeichnet werden. ->

Mehrwertsteuersätze

Das IFB – Modul verwendet den definierten Vorsteuer-Code für die Buchhaltungsüberleitung.
Abweichende Vorsteuer-Codes, z.B. für innergemeinschaftlichen Erwerb, definieren Sie bei den Lieferanten-Zusatzdaten (siehe Kapitel Lieferanten-Zusatzdaten).

IFB Standardwerte

Lieferanten Zusatzdaten

In diesem Programm können lieferantenbezogene Vorschlagswerte für die FIBU - Überleitung definiert werden. Sie gelangen zu dieser Funktion über das Hauptmenü / Fahrzeughandel / Zusätze Fahrzeughandel / IFB HF-Eingangsrechnungen / IFB Lieferanten Zusatzdaten

In dieser Bildschirmmaske können Sie Details zu diesen Lieferanten für die Überleitung in die Buchhaltung definieren.
Die Anschrift wird aus dem Lieferantenstamm übernommen, in dem darunter liegendem Feld Tage netto können Sie die übliche Zahlungskondition pro Lieferant eingegeben. Dies ermöglicht Ihnen in der Buchhaltung die Fälligkeiten der Eingangsrechnungen zu ermitteln.

Tage Netto Fahrzeuge
Zulässige Werte: 0 bis 999
In diesem Feld können Sie die Anzahl der Tage eingeben, innerhalb derer Sie den Rechnungsbetrag ohne Skontoabzug bezahlen müssen.
NoVA nicht in Ust-Bemessung
Zulässige Werte: LEER, 1
In diesem Feld können Sie einen Vorschlagswert für die Erfassung einer Eingangsrechnung definieren, wenn Sie vom Lieferanten die NoVA verrechnet bekommen.
LEER = NoVA ist Bestandteil der Umsatzsteuerbemessungsgrundlage
1 = NoVA ist kein Bestandteil der Umsatzsteuerbemessungsgrundlage
Einkaufskostenstelle
Zulässige Werte: LEER, 0 bis 9999999999
Hier können Sie die Kostenstelle angeben, die das Fahrzeug eingekauft hat. Die Kostenstelle muss in den Firmendaten angelegt sein. Die Kostenstelle wird bei der Übernahme von Rechnungsdaten in das Handelsfahrzeug eingetragen, sofern im Handelsfahrzeug noch keine eingetragen ist.
Die Einkaufskostenstelle wird derzeit nur in Zusammenhang mit den Markenspezifischen Zusätzen zu Renault D und Nissan D verwendet.
Durch Betätigen der Taste F20 oder des Buttons „Block vorwärts" gelangen Sie zu der Bildschirmmaske "abw. Steuer 1" bzw. 2abw. Steuer 2" in der Sie abweichende Steuersätze und Steuercodes definieren können.

Wenn Sie diesen Lieferanten mit dem 'üblichen Steuercode' (z.B. V20) buchen ist hier keine Eingabe nötig. Die Standardwerte werden aus den Definitionen der Mehrwertsteuersätze übernommen.
Prozentsatz
Dem MwSt.-Code 2 entspricht normalerweise ein Mehrwertsteuersatz von 20%. Wenn Sie Ware dieses Lieferanten aus dem EU-Raum beziehen, kann hier die abweichende Berechnung mit 0% Steuer definiert werden.
Text
Text zur Übersicht für die abweichende Steuerdefinition.
Vorsteuer-Code
Eingabe des gültigen Steuercodes laut Buchhaltung.
Alternativer Vorsteuer-Code
Dieser Vorsteuercode wird dann verwendet, wenn das Periodendatum in einem späteren Monat als das Rechnungsdatum liegt. Dieses Feld wird vor allem in den osteuropäischen Ländern verwendet.

IFB Steuerungen/Standardwerte

Mit diesem Programm werden verschiedene Werte definiert die einerseits benötigt werden wenn beim Tagesabschluss automatisch Daten für eine Schnittstelle zu einer Buchhaltung abgestellt werden sollen, und die andererseits als Vorschlagswerte beim Erfassen der Eingangsrechnungen dienen.
Sie gelangen zu diesem Menüpunkt über das Hauptmenü > Fahrzeughandel > Zusätze Fahrzeughandel > IFB HF-Eingangsrechnungen > IFB Steuerungen/Standardwerte.

Gebrauchtfahrzeuge buchen
In diesem Feld wird definiert ob auch Gebrauchtfahrzeuge über IFB gebucht werden können. Ist in den Steuerungen der Firmendaten kein Abstellen von Daten für eine Buchhaltung vorgesehen, so werden keine Eingangsrechnungen übergeleitet.

Externe Eingangsrechnung zwingend
In diesem Feld können Sie steuern, ob das Feld 'Externe Eingangsrechnungsnummer' eingegeben werden muss. Die Erfassung der 'externen Eingangsrechnungsnummer' ist notwendig wenn Sie als Belegnummer der Rechnung manuell eine interne lfd. Nummer verwenden. (Bezug zur Rechnung des Lieferanten)
Beachten Sie dazu auch den Schalter 'Automatisch nummerieren' in den "Allgemeinen Funktionen 2"!

Statistikgruppe ändern
Zulässige Werte: LEER, 1
In diesem Feld können Sie steuern, ob die Statistikgruppe des Handelsfahrzeuges geändert werden darf.
LEER = Statistikgruppe darf nicht geändert werden, das Feld ist gesperrt.
1 = Statistikgruppe darf geändert werden und wird in das Handelsfahrzeug zurück geschrieben.
Die Statistikgruppe ist automatisch für Änderungen gesperrt wenn
-das Handelsfahrzeug bereits fakturiert (oder teilfakturiert) ist
-in den Steuerungen Fahrzeughandel der Schalter 'Optionen auf Statistikgruppe Fahrzeug buchen' nicht gesetzt ist

Wenn Sie mit Geschäftsfällen arbeiten und die Statistikgruppe ändern möchten beachten Sie die Voraussetzungen bei 'Geschäftsfall zwingend'!

Geschäftsfall zwingend
In diesem Feld können Sie steuern, ob ein Geschäftsfall bei Eingangsrechnungen zu Gebrauchtfahrzeugen eingegeben werden muss.
Zulässige Werte: LEER, 1
In diesem Feld können Sie steuern, ob ein Geschäftsfall bei Eingangsrechnungen zu Gebrauchtfahrzeugen eingegeben werden muss.
LEER = Geschäftsfall muss nicht eingegeben werden.
1 = Geschäftsfall muss bei Eingangsrechnungen zu Gebrauchtfahrzeugen eingegeben werden.

Bei manueller Pflege der Eingangsrechnung werden folgende Werte aus dem Geschäftsfall übernommen und in das Handelsfahrzeug rückgeschrieben:

Kennzeichen "MWSt-Einkauf"
Kennzeichen "NoVA-Einkauf"
Statistikgruppe als Vorschlagswert
Die Voraussetzungen für die Übernahme der Statistikgruppe aus dem Geschäftsfall sind folgende:

im Geschäftsfall muss bei der Statistikgruppe "1" für Änderung eingetragen sein
in den IFB Parametern muss im Feld "Statistikgruppe ändern" der Wert "1" eingetragen sein
in den Steuerungen Fahrzeughandel muss im Feld "Optionen auf STG Fahrzeug buchen" der Wert "1" eingetragen sein
das Fahrzeug darf noch nicht fakturiert oder teilfakturiert sein
Es erfolgt keine Änderung der Statistikgruppe von Options-, Zubehör- oder Sonstigen Positionen

Weiters wird der MWSt-Code Fzg.+Opt aus dem Geschäftsfall als Vorschlagswert übernommen, dieser wird nicht in das Fahrzeug zurückgeschrieben!

Mehrwertsteuercode
Zulässige Werte: LEER, 0-49
Der hier definierte MwSt.-Code wird bei der Anlage einer Eingangsrechnung vorgeschlagen, zusätzlich kann der mit diesem Code errechnete MwSt.-Betrag errechnet werden.
LEER= kein Vorschlagswert, d.h. bei Anlage wird der MwSt.-Code aus dem Handelsfahrzeug vorgeschlagen
0-49 = Steuercode lt. Anlage in den Mehrwertsteuersätzen

NoVA Betrag sperren
Zulässige Werte: LEER, 1
In diesem Feld können Sie steuern, ob das Feld NoVA-Betrag bei den Eingangsrechnungen gesperrt sein soll.
LEER = NoVA - Betrag ist nicht gesperrt
1 = NoVA - Betrag ist gesperrt

Buchungstext
Zulässige Werte: LEER, 1, 2
In diesem Feld können Sie steuern, auf welche Art der Buchungstext vorgeschlagen werden soll.
LEER= Handelsfahrzeugnummer vorschlagen
1= HF-Fahrgestellnummer vorschlagen
2= HF-Fahrgestellnummer + HF-Nummer + Marke vorschlagen

Buchungstext sperren
Zulässige Werte: LEER, 1
In diesem Feld können Sie steuern, dass das Feld Buchungstext bei der Pflege der Eingangsrechnungen gesperrt ist.
LEER = Buchungstext ist nicht gesperrt
1 = Buchungstext ist gesperrt

Freifinanzierung = Zahlungsziel
Zulässige Werte: LEER, 1, 2
LEER= keine Nettotage vorschlagen
1= Nettotage als Differenz zwischen Datum Eingangsrechnung und Datum der Nettofälligkeit vorschlagen (das Datum muss manuell vom Benutzer bei der Erfassung der Eingangsrechnung eingegeben werden)
2= das Datum Ende Freifinanzierung wird mit den Nettotagen (Vorschlagswert aus den Lieferantenzusatzdaten) errechnet und in das Handelsfahrzeug übernommen. (Datum der Eingangsrechnung + Nettotage).
Im Handelsfahrzeug ist das Feld "Ende Freifinanzierung" bei den Datum- und Belegnummernangaben ersichtlich. In diesem Feld wird gespeichert wann die Freifinanzierung des Fahrzeugs durch den Lieferanten abläuft. Dieses Feld ist für die automatische Berechnung der Gemeinkosten im Tagesabschluss insofern von Bedeutung, als in den Steuerungen für den Fahrzeughandel für den Zeitraum vor bzw. nach 'Datum Ende Freifinanzierung' unterschiedliche Prozentsätze des Einkaufspreises herangezogen werden.

Eingangsrechnung auf Kunden
Zulässige Werte: LEER, 1
In diesem Feld können Sie steuern, ob bei der Erfassung einer Eingangsrechnung auf ein Gebrauchtfahrzeug ein Kunde statt eines Lieferanten ausgewählt werden kann.
LEER = nein
1 = ja, in diesem Fall kann eine Eingangsrechnung auf ein Gebrauchtfahrzeug auch auf eine Kundennummer erfasst werden

Telebanking-Nummer prüfen 1 Stelle alphanumerisch
Zulässige Werte: LEER, 1
In diesem Feld können Sie steuern, ob eine eingegebene Telebanking-Nummer inhaltlich geprüft werden soll.
LEER = keine Prüfung
1 = Die Nummer darf nur Ziffern und zwischen den Ziffern einen Bindestrich enthalten

Automatisch nummerieren
In diesem Feld können Sie steuern, ob die Externe Eingangsrechnungsnummer automatisch durchnummeriert werden soll. In diesem Fall ist das Feld "Externe Eingangsrechnungsnummer" in der Pflege der Eingangsrechnungen gesperrt. Die Nummer wird dann aus dem Feld 'Letzte externe Eingangsrechnungsnummer' ermittelt und automatisch beim Buchen bzw. Stornieren einer Eingangsrechnung eingetragen und in die S8 Schnittstelle abgestellt.

Letzte automatische Nummer
Hier geben Sie die letzte automatisch vergebene externe Eingangsrechnungsnummer ein. Diese Nummer ist nur dann von Bedeutung, wenn der Schalter 'Automatisch nummerieren' auf "1" gesetzt ist. Eine Änderung dieser Nummer kann zu doppelten automatisch vergebenen Nummern führen.

Zubehör/ Sonstige in Eingangsrechnung
Zulässige Werte: LEER, 1
In diesen Feldern können Sie angeben, dass Zubehör- oder Sonstige Positionen zum Einkaufspreis des Fahrzeugs und der Optionen addiert werden sollen. Die Summe wird bei der Eingabe einer Eingangsrechnung angezeigt.
LEER = Zubehör- oder Sonstige Positionen werden nicht berücksichtigt
1 = Zubehör- oder Sonstige Positionen werden berücksichtigt
Wenn die Eingangsrechnung in die Buchhaltung übergeleitet wird, so wird der Einkaufspreis in Summe gebucht! D.h. es gibt keine unterschiedliche Buchung der Bestandskonten getrennt nach Fahrzeug, Zubehör und Sonstigen Positionen bei der Eingangsrechnung.

HF Rechnungsdatenübernahme automatisch buchen
Zulässige Werte: LEER, 1
In diesem Feld können Sie steuern, ob Eingangsrechnungen zu Handelsfahrzeugen die mittels Schnittstelle übernommen werden, automatisch zum Buchen gekennzeichnet werden sollen.
LEER = nicht automatisch buchen
1= automatisch buchen (Gewünschte Aktion = "1")

Beachten Sie diesbezüglich den Menüpunkt IFB Parameter je Marke!

Buchung Gutschriften
Zulässige Werte: LEER, 1
In diesem Feld können Sie die Buchung des Bestandskontos steuern bei manueller Stornierung der Eingangsrechnungen zu Handelsfahrzeugen
LEER = die Stornobuchung erfolgt auf die Statistikgruppe welche aktuell im Fahrzeug definiert ist.
1= Die Buchung des Stornos/ Gutschrift erfolgt auf das Bestandskonto der ursprünglichen Statistikgruppe der Eingangsrechnung.
Die neu erfasste Eingangsrechnung wird auf die aktuell definierte Statistikgruppe des Fahrzeuges gebucht.
Beachten Sie in diesem Zusammenhang die automatischen Umbuchungen wie NW/ VFW !

Belegsymbol sperren
Zulässige Werte: LEER, 1
In diesem Feld können Sie steuern, ob das Feld Belegsymbol bei der Pflege der Eingangsrechnungen gesperrt ist.
LEER = Belegsymbol ist nicht gesperrt
1= Belegsymbol ist gesperrt

Belegsymbol Eingangsrechnung N/V/G
Hier können Sie einen Vorschlagswert für das Belegsymbol der Eingangsrechnung je Fahrzeugart (Neu-, Vorführ-, Gebrauchtfahrzeug) für die Buchhaltung definieren.
Beachten Sie diesbezüglich den Menüpunkt IFB Parameter je Marke!

Kennzeichen Buchen Warenbestand
Zulässige Werte: LEER, 1
In diesem Feld geben Sie an auf welches Warenbestandskonto gebucht werden soll.
LEER= das Konto wird pro Handelsfahrzeug aus der Kontenfindung ermittelt (lt. Marke, Statistikgruppe, Werkstattbereich)
1 = das Konto ist für alle Handelsfahrzeuge das im Feld 'Konto Bestand' eingetragene Konto (siehe Kapitel Buchungsbeispiele)

Konto Bestand
zulässige Werte: 0 bis 99999999
In diesem Feld müssen Sie das entsprechende Konto eintragen, wenn das Kennzeichen Buchen Warenbestand gesetzt ist (siehe Kapitel Buchungsbeispiele).

Differenz größer Toleranzbetrag zulassen
Zulässige Werte: LEER, 1, 2
In diesem Feld können Sie angeben, ob die Differenz zwischen Einkaufspreis Handelsfahrzeug zum eingegebenen Betrag geprüft werden soll.
LEER= der Betrag, der bei der Eingangsrechnung erfasst wird, darf nur innerhalb der angegebenen Toleranzgrenzen abweichen
1 = eine Abweichung zwischen Einkaufspreis des Handelsfahrzeugs und der Eingangsrechnung größer als die Toleranzgrenzen ist zulässig. Wird die Toleranzgrenze überschritten, so erfolgt zusätzlich eine Buchung des Differenzbetrags (exkl. Steuer).
2 = wie 1, zusätzlich wird der eingegebene MwSt.-Betrag zur Rechnungssumme geprüft. Die Differenz darf nur innerhalb des angegebenen Toleranzbetrags liegen.
Die Buchungen (Wert 1,2) erfolgen auf das Konto Bestandskorrektur, als Gegenkonto wird das Evidenzkonto Gutschriften verwendet (Siehe Kapitel Buchungsbeispiele).

Einkaufspreis/ Mehrwertsteuer Toleranz
Zulässige Werte: 0 bis 99,99
In diesen Feldern können Sie die Toleranzgrenzen für die Prüfung der Preise bei der Erfassung der Eingangsrechnung eingeben (siehe dazu auch den Schalter "Differenz > Toleranz zulassen").
Geprüft wird der für die Buchung eingegebene Einkaufspreis bzw. Steuerbetrag laut Eingangsrechnung gegen den Einkaufspreis und der errechneten Steuer lt. Handelsfahrzeug.
Wenn die Eingangsrechnung in einer abweichenden Währung eingegeben wird, kann es aufgrund der rein rechnerischen Umrechnung bereits zu einer minimalen Abweichung kommen. Daher sollte dieser Wert nicht 0 sein.

Konto Bestandskorrektur/ Evidenzkonto Gutschriften
Zulässige Werte: 0 bis 99999999
In diesen Feldern müssen Sie die entsprechenden Konten für die Differenzbuchung eintragen, wenn der Parameter "Differenz > Toleranz zulassen" gesetzt ist.

NoVA MwSt.-Code
Wird hier ein Wert eingegeben, so wird der Vorsteuercode aus den Mehrwertsteuersätzen in die FIBU-Schnittstelle abgestellt, wenn ein NoVA-Betrag bei einer Eingangsrechnung eingegeben wurde und in den Lieferantenzusatzdaten definiert ist, dass die NoVA kein Bestandteil der Umsatzsteuerbemessungsgrundlage ist.
LEER = Vorsteuercode wird nicht abgestellt
Sonst = der in den Mehrwertsteuersätzen eingetragene Vorsteuercode wird in die FIBU-Schnittstelle abgestellt

NoVA Buchen auf Bestandskonto
In diesem Feld können Sie steuern, ob der NoVA-Betrag auf das Bestandskonto gebucht werden soll, wenn die NoVA kein Bestandteil der Umsatzsteuerbemessungsgrundlage ist.
LEER = NoVA-Betrag wird auf das NoVA-Konto Einkauf Erlös lt. FIBU-Steuerungen gebucht
1 = NoVA-Betrag wird auf das Bestandskonto lt. Kontentabelle gebucht

Umbuchen Warenbestand NW/VFW
In diesem Feld können Sie steuern, ob bei Änderung der Fahrzeugart von Neu- auf Vorführfahrzeug bzw. umgekehrt automatisch eine Umbuchung der Bestandskonten erfolgen soll. Voraussetzung dafür ist, dass bereits eine Eingangsrechnung übergeleitet ist. Ebenfalls werden auch alle werterhöhenden sonstigen Aufwände/Erträge und interne Aufwände umgebucht, die auf das Warenbestandskonto lt. Kontentabelle gebucht wurden.
LEER = es erfolgt keine Umbuchung
1 = es erfolgt eine Umbuchung zwischen den Bestandskonto, in diesem Fall muss das Feld Kennzeichen Buchen Warenbestand = LEER sein
Beachten sie das Kapitel Umbuchen Warenbestand

Umbuchen Warenbestand Zusatzart
In diesem Feld können Sie steuern, ob bei Änderung der Fahrzeugzusatzart automatisch eine Umbuchung der Bestandskonten erfolgen soll. Voraussetzung dafür ist, dass bereits eine Eingangsrechnung bzw. eine Ankaufsgutschrift übergeleitet ist. Ebenfalls werden auch alle werterhöhenden sonstigen Aufwände/Erträge und interne Aufwände umgebucht, die auf das Warenbestandskonto lt. Kontentabelle gebucht wurden.
LEER = es erfolgt keine Umbuchung
1 = es erfolgt eine Umbuchung zwischen den Bestandskonto, in diesem Fall muss das Feld Kennzeichen Buchen Warenbestand = LEER sein
Beachten sie das Kapitel Umbuchen Warenbestand

MwSt.-Code
Zulässige Werte: 0 – 49
In diesen 3 Feldern geben Sie einen Vorschlagswert des MwSt.-Codes beim Erfassen einer HF-Eingangsrechnung für Fracht, Verzollung und Ausgleichsbetrag ein.

Kontonummer
Zulässige Werte: 0 bis 99999999
In diesen 3 Feldern geben Sie einen Vorschlagswert der Kontonummer beim Erfassen einer HF-Eingangsrechnung für Fracht, Verzollung und Ausgleichsbetrag ein.

Bereichskontoart
Zulässige Werte: Leer, A – Z
In diesen 3 Feldern können Sie einen Vorschlagswert für die Art des zu übergebenden Bereichskontos für Fracht, Verzollung und Ausgleichsbetrag definieren.

Bereichskontonummer
Zulässige Werte: Leer, A – Z
In diesen 3 Feldern können Sie einen Vorschlagswert für die Kontonummer des zu übergebenden Bereichskontos für Fracht, Verzollung und Ausgleichsbetrag definieren.

IFB Parameter je Marke

Bei diesem Menüpunkt kann pro Marke entschieden werden welches Belegsymbol verwendet wird und ob die Rechnungsdaten über eine Schnittstelle automatisch gebucht werden soll.
Wenn in diesem Menüpunkt zu einer Marke kein Eintrag gefunden wird werden die Parameter aus den IFB Steuerungen/ Standardwerte herangezogen-
Sie gelangen zu diesem Menüpunkt über das Hauptmenü / Fahrzeughandel / Zusätze Fahrzeughandel / IFB HF-Eingangsrechnungen / IFB Parameter je Marke

HF Rechnungsdatenübernahme automatisch buchen
Zulässige Werte: LEER, 1
In diesem Feld können Sie steuern, ob Eingangsrechnungen zu Handelsfahrzeugen die mittels Schnittstelle übernommen werden, automatisch zum Buchen gekennzeichnet werden sollen.
LEER = nicht automatisch buchen

= automatisch buchen (Gewünschte Aktion = "1")

Belegsymbol Eingangsrechnung N/V/G
Hier können Sie einen Vorschlagswert für das Belegsymbol der Eingangsrechnung je Fahrzeugart (Neu-, Vorführ-, Gebrauchtfahrzeug) pro Marke für die Buchhaltung definieren.
Beachten Sie dazu auch Ihre Einstellungen im Menüpunkt "IFB Steuerungen/Standardwerte" (Reiter Allgemeine Funktionen 2)!

Einstellungen Einkaufskostenstelle

Wenn die Bestandskonten mit Bereichskonten (Kostenstellen) erfasst werden (SKR – Branchenkontenrahmen) und die Einstellungen für die automatische Suchlogik für die Bereichskonten eingestellt sind benötigen Sie die Anlage einer Einkaufskostenstelle.

Da kein Verrechnungskonto bzw. beim Bereichskonto die # angegeben wurde erfolgt die automatische Kontenfindung über Marke, Statistikgruppe laut Handelsfahrzeug.

Umbuchen Warenbestand

Wenn Sie die automatische Umbuchung der Bestandskonten gesetzt haben erfolgt die Buchung durch Änderung der Fahrzeugart/ Fahrzeugzusatzart.
Voraussetzung dafür ist, dass bereits eine Eingangsrechnung bzw. eine Ankaufsgutschrift übergeleitet ist und das durch die Änderung der Fahrzeugart/ Fahrzeugzusatzart im Fahrzeugstamm die Statistikgruppe geändert wurde.
Ebenfalls werden auch alle werterhöhenden sonstigen Aufwände/Erträge und interne Aufwände umgebucht, die auf das Warenbestandskonto lt. Kontentabelle gebucht wurden.
Wenn mehrere Änderungen am selben Tag zu einem Handelsfahrzeug erfolgen wird nur die letzte Änderung gebucht.

Wenn in Ihrem Unternehmen 3 Betriebe mit einem Handelsfahrzeugstamm Eingangsrechnungen separat buchen, kann es zu Unstimmigkeiten in der Buchhaltung führen. Wenn der Betrieb 2 die Eingangsrechnung überleitet, der Betrieb 3 das
Handelsfahrzeug auf Vorführwagen ändert erfolgt die Umbuchung Neuwagen/ Vorführwagen
im Betrieb 1.

Beachten Sie diesbezüglich ggf. das Kapitel Umbuchung Warenbestand Standorte.

interne werterhöhende Aufwände

Bei Wareneinsatz-wirksamen internen Aufwänden darf derzeit für die Umbuchung keine Eingabe in der Kostenstelle für interne Verrechnung in den Feldern Verrechnungs-/Bereichskonto erfolgen.

sonstiger Aufwand/Ertrag

Die Wareneinsatz-wirksamen sonstigen Aufwände/Erträge müssen für die Fahrzeugart Neu- und Vorführwagen gültig sein.
Die Umbuchung auf Vorführwagen erfolgt ebenfalls nur wenn keine abweichenden Definitionen eingegeben wurden.

Diese Definition benötigen Sie nur für Aufwände/Erträge welche bereits vor der Faktura zu dem Handelsfahrzeug angelegt werden! Üblicherweise erfolgt die Erfassung der Soll Bonifikation mit der Faktura des Handelsfahrzeuges, dies bedeutet die Zuordnung erfolgt
korrekt bei der Anlage der Erträge.

Hinweis: Wenn Ihre Bestandskonten mit Bereichskontenbuchung erfolgen muss auch im sonstigen Aufwand/Ertrag das Feld Bereichsbuchung Einkauf gekennzeichnet sein.

Umbuchen Warenbestand Standort

Wenn Sie eine automatische Umbuchung der Bestandskonten bei Wechsel der Standorte gesetzt haben erfolgt die Buchung durch Änderung des Standortes im Fahrzeugstamm.
Diese Einstellung finden Sie in den Steuerungen Fahrzeughandel, Sie gelangen zu diesem Menüpunkt über das Hauptmenü > Fahrzeughandel > Firmendaten Fahrzeughandel > Firmendaten Fahrzeughandel I pflegen > Steuerungen für Fahrzeughandel.

Tipp: Setzen Sie im Karteireiter Steuerungen II gleich die Sperren für folgende Felder:

Voraussetzung für die Umbuchung beim Standortwechsel ist das bereits eine Eingangsrechnung bzw. eine Ankaufsgutschrift übergeleitet ist und die Betriebsnummer im Standort muss unterschiedlich sein.
Ebenfalls werden auch alle werterhöhenden sonstigen Aufwände/Erträge und interne Aufwände umgebucht, die auf das Warenbestandskonto lt. Kontentabelle gebucht wurden.
Die Buchungslogik ist analog der Änderung von Fahrzeugart/ Fahrzeugzusatzart, entnehmen Sie weitere Informationen bitte aus diesem Kapitel.
Wenn mehrere Änderungen am selben Tag zu einem Handelsfahrzeug erfolgen wird nur die letzte Änderung gebucht.

Wenn die Buchung nach Standorten durchgeführt wird können sonstige Aufwände/ Erträge nur in dem Betrieb laut Standort gebucht werden.
Die werterhöhenden Buchungen zu dem Handelsfahrzeug erfolgen ausschließlich auf die Konten laut dem Betrieb des Standortes.

Programmfunktion

Eingangsrechnungen Handelsfahrzeuge

Mit diesem Programm können Sie Eingangsrechnungen zu Handelsfahrzeugen erfassen.

Alle Arbeiten im Zusammenhang mit der Erfassung der Eingangsrechnungen zu den Handelsfahrzeugen können in diesem Menüpunkt aufgerufen werden.
Sie gelangen zu dieser Funktion über das Hauptmenü > Fahrzeughandel > Zusätze Fahrzeughandel > IFB HF-Eingangsrechnungen > IFB Eingangsrechnungen Handelsfahrzeuge oder Sie steigen direkt in das Handelsfahrzeug ein, betätigen danach Auswahl nächster Schritt (F10) und wählen daraufhin "18. Eingangsrechnung".

Bei der Neuanlage muss das Feld neben der Fahrzeugnummer LEER bleiben. Dieses Feld dient als Laufnummer für alle erfassten Eingangsrechnungen und Gutschriften bzw. Stornos. Alle erfassten Eingangsrechnungen und Gutschriften/Stornos bleiben auch nach der Buchung im System gespeichert, solange bis das Handelsfahrzeug gelöscht wird.

Die Felder Einkaufspreis, Nummer und Datum Rechnung werden aus dem Handelsfahrzeug vorgeschlagen ("Kopfdaten 1 – Fahrzeugdaten", Reiter "Datums- und Belegnummernangaben bzw. "Fahrzeugpreise"). Der Lieferant und Währungscode wird über die Marke des Fahrzeugs aus den Firmendaten vorgeschlagen. Die Felder Belegart, MwSt.-Code, Periodendatum, Buchungstext, Tage Netto werden aus den Standardwerten bzw. aus dem Lieferantenstamm übernommen.
Die externe Eingangsrechnungsnummer können Sie eingeben, diese wird auch in die FIBU übergeleitet.
Im Feld "gewünschte Aktion" geben Sie an, ob die Eingangsrechnung fertig bearbeitet ist und in die Buchhaltung übergeleitet werden kann.

Gewünschte Aktion:
LEER Eingangsrechnung ist noch nicht fertig bearbeitet.
1 Eingangsrechnung ist fertig bearbeitet; damit wird die Rechnung im Zuge des Tagesabschlusses gebucht.

Nach Buchung einer Eingangsrechnung werden die Einkaufspreise vom Fahrzeug und Optionen gesperrt und können nicht mehr geändert werden!

Weiters werden die Positionen der Optionen, sofern der Einkaufspreis höher als 0 ist, auch für Löschungen gesperrt.
Wenn Sie nach Buchung der Eingangsrechnung Optionen anlegen können diese weiterhin bearbeitet werden, gesperrt werden nur Optionen welche vor der Buchung der Eingangsrechnung vorhanden waren.

Wenn Korrekturen notwendig sind muss die Eingangsrechnung storniert und die Korrekturen durchgeführt werden, danach muss die Eingangsrechnung neu gebucht werden!

Bei Gebrauchtfahrzeugen kann optional auf eine Lieferanten- oder eine Kundennummer gebucht werden:

Storno zu Eingangsrechnung

Wenn eine Eingangsrechnung storniert werden muss, dann rufen sie den Originalbeleg auf und klicken auf den Button "Storno Eingangsrechnung" (F22).

Sie erhalten daraufhin folgenden Bildschirm:

Je nach Einstellung in den Standardwerten können sie verschiedene Felder ändern und die Gutschrift bzw. das Storno im Feld 'Gewünschte Aktion' zum Buchen freigeben.

Weitere Eingangsrechnungen bei Gebrauchtfahrzeuge

Bei den Gebrauchtfahrzeugen kann im Handelsfahrzeug der Menüpunkt „18. Eingangsrechnung" nur erfasst werden wenn keine Ankaufsgutschrift gedruckt wurde.
Wenn Sie eine Ankaufsgutschrift für den Kunden benötigen und zusätzlich noch eine Eingangsrechnung (Leasing) erhalten kann diese Eingangsrechnung im Menü „17. Weitere Eingangsrechnungen" erfasst und gebucht werden.

Mit der Aktion BU wird diese Eingangsrechnung in die Finanzbuchhaltung übergeleitet, wenn keine Überleitung erwünscht ist kann die Aktion NO verwendet werden.
Der Nettobetrag dieses Beleges wird zum Einkaufspreis des Fahrzeuges in der Kalkulation addiert und als Wareneinsatzbuchung mit dem Einkaufspreis der Ankaufsgutschrift übergeleitet.

Protokolle im Tagesabschluss

TFHF0 HF-Eingangsrechnungen

THFA5 HF-Eingangsrechnungen weitere Eingangsrechnungen bei GW

THFW0 Protokoll Umbuchungen NW/ VFW

TFHFU Prüfprotokoll
keine Buchungen durchgeführt, Fahrzeuge müssen nochmals bearbeitet werden und neu übergeleitet

TFHF1 Fehlerprotokoll
Buchungen der HF Eingangsrechnung auf Standardkonten da keine Kontenzuordnung gefunden wurde

THFA4 Fehlerprotokoll
Buchungen der weiteren HF Eingangsrechnung auf Standardkonten da keine Kontenzuordnung gefunden wurde.

Pentaho Reports

Im Menüpunkt 7 Auswertungen IFB stehen Ihnen Reports für dieses Modul zur Verfügung.
Die Basisfunktionen zu den Pentaho Reports entnehmen Sie bitte aus der Dokumentation Report Basis.

Protokoll Eingangsrechnungen

Im Tagesabschluss erhalten Sie ein Protokoll über die verarbeiteten Eingangsrechnungen (siehe Protokolle Tagesabschluss), zusätzlich können Sie die gebuchten Eingangsrechnungen über einen gewünschten Zeitraum ausdrucken bzw. ins Excel exportieren.

Protokoll nicht gebuchter Fahrzeuge

Dieses Protokoll soll Sie bei der Kontrolle unterstützen, es zeigt Handelsfahrzeuge welche bereits auf Lager sind und noch keine Buchung erfolgte.

Wenn Sie diverse Fahrzeuge gezielt in diesen Report nicht gelistet haben möchten können Sie mit dem Fahrzeugzusatzstatus 99 diese ausschließen.
Somit können z.B. Werkstattersatzfahrzeuge, welche einer Leasingfirma gehören, gezielt bis zum Rückkauf ausgeschlossen werden.

Ende Freifinanzierung

Diese Auswertung zeigt den Gesamtwert inklusive Steuer der Fahrzeuge im ausgewählten Zeitraum der Freifinanzierung.
Der Betrag exkl. ist der Nettobetrag ohne Steuer aus der Erfassung der Eingangsrechnungen. Wurde keine Eingangsrechnung erfasst entspricht es dem Einkaufspreis aus dem Handelsfahrzeug.
Der Betrag inkl. ist der Bruttobetrag inklusive Steuer aus der Erfassung der Eingangsrechnungen. Wurde keine Eingangsrechnung wird beim Bruttobetrag der Wert 0 angezeigt!
Das Kennzeichen 'ER geb.' ist in diesem Fall 'N', da keine Eingangsrechnung in die Finanzbuchhaltung übergeleitet wurde.
Die Sortierung erfolgt nach:

Jahr
Monat
Ende der Freifinanzierung
Fahrzeugart
Marke
Fahrzeugnummer

Die Gesamtwerte werden nach dem Jahr und Monat summiert.
Ausgewertet wird über alle Betriebe welche einen gemeinsamen Kunden- und Handelsfahrzeugstamm führen, unabhängig in welchem Betrieb die Auswertung aufgerufen wurde.
Hinweis: Das Datum der Freifinanzierung kann in den IFB Steuerungen/ Standardwerten automatisiert in die Handelsfahrzeuge eingetragen werden.

HF Lagerwert FIBU per Stichtag Eingangsbeleg

Diese Auswertung zeigt den Gesamtlagerwert der Fahrzeuge zum gewünschten Stichtag.
Der Einstandspreis wird aus dem Einkaufspreis Gesamt, den internen Aufwänden¹ und sonstigen Aufwänden/ Erträgen¹ berechnet.
Die Berechnungsgrundlage für den Einkaufspreis Gesamt ist der Einkaufspreis mit Optionen vom Fahrzeug + Einkaufspreis Zubehör ² + Einkaufspreis Sonstige Positionen².
Berücksichtigt werden nur fakturierte Aufträge und Sonst. Aufwände/ Erträge welche bereits übergeleitet wurden, d.h. nach dem Tagesabschluss.
Wenn in den IFB Steuerungen/ Standardwerte das Kennzeichen für Umbuchen Warenbestand NW/VFW gesetzt ist wird die Fahrzeugart ebenfalls per Stichtag ermittelt.
Die Auswahlselektion für Marke entspricht den Hinterlegungen der Marke "Buchen auf".
Die Statistikgruppe, sowie die angezeigte Marke in der Auswertung, entsprechen der Anlage des Handelsfahrzeuges.
Die Summierung der Werte erfolgt nach den Definitionen "Buchen auf" in der Marke und der Statistikgruppe.
¹ In die Berechnungsgrundlage für den Einstandspreis werden nur Werte berücksichtigt welche auch als Wareneinsatz-wirksame Positionen (werterhöhend) gekennzeichnet sind und in der angegebenen Periode enthalten sind!
(Kennzeichen bei der Anlage der Stammdaten von Aufwands-/Ertragsgruppe bzw. in der Kostenstelle)
² Diese Werte werden nur addiert wenn in den Steuerungen Fahrzeughandel die Buchung als Wareneinsatz eingestellt ist.
Die Sortierung erfolgt nach:

Fahrzeugart
Marke aus der Zuordnung "Buchen auf Marke" in der Stammdatenanlage
Statistikgruppe aus der Zuordnung "Buchen auf StatGrp" in der Stammdatenanlage
Marke aus dem Handelsfahrzeug
Handelsfahrzeugnummer

Die Gesamtwerte werden nach der Marke und Statistikgruppe aus dem Feld "Buchen auf"³ und nach der Fahrzeugart summiert.
Ausgewertet wird über alle Betriebe welche einen gemeinsamen Kunden- und Handelsfahrzeugstamm führen, unabhängig in welchem Betrieb die Auswertung aufgerufen wurde.

³ Die Summierung nach den Kennzeichen 'Buchen auf' in den Marken und den Statistikgruppen wurde zur Abstimmung der Bestandskonten gewählt. Nur diese Angaben sind für die Buchhaltungsüberleitung relevant und hinter diesen Definitionen sollten Konten vorhanden sein.

Hinweis: Diese Liste kann nicht mit dem Report in der Basis im Verzeichnis Buchhaltung "HF Lagerwert per Stichtag FIBU" verglichen werden!
Grundlage bei dieser Auswertung ist das Lieferdatum, nicht das Belegdatum des Ankaufes.

Buchungsbeispiele

Kennzeichen Buchen Warenbestand = "LEER"

Diese Angabe bedeutet dass Sie das Bestandskonto für die Buchung pro Handelsfahrzeug aus der Kontenfindung ermitteln. (Menü 5.2.10.3. Konten)
Die Marke und die Statistikgruppe werden aus dem betreffenden Handelsfahrzeug, der Werkstattbereich aus den Steuerungen für den Fahrzeughandel, ermittelt.

Beispiel:
Eingangsrechnung Nr.4711 vom 03.08.2015 zum Fahrzeug inklusive Optionen inkl. 20% Steuer 9.297,42 €
In der Kontenfindung wurde für die Marke Rolls-Royce das Bestandskonto 10000 hinterlegt:
Buchungssatz Marke RR:
10000 Neufahrzeug RR 7.747,85 / Lieferant 9.297,42
24000 20 % VSt. 1.549,57
Wenn Sie in der Kontenfindung für eine andere Marke (XX) das Bestandskonto 10100 definiert hätten würde die Buchung zu dieser Marke lauten:
Buchungssatz Marke XX:
10100 Neufahrzeug XX 7.747,85 / Lieferant 9.297,42
24000 20 % VSt. 1.549,57
Das Bestandskonto kann (nach Kontendefinition) innerhalb einer Marke, jedoch aufgrund verschiedener Statistikgruppen, unterschiedlich sein.

Kennzeichen Buchen Warenbestand = "1"

Diese Angabe bedeutet dass Sie das Bestandskonto für alle Handelsfahrzeuge im Feld 'Konto Bestand' festlegen. (z.B. Konto 12000)
Der Buchungssatz zu o.a. Beispiel lautet ohne Unterscheidung nach Marken oder Statistikgruppen:
Buchungssatz
12000 Neufahrzeuge 7.747,85 / Lieferant 9.297,42
24000 20 % VSt. 1.549,57
Das Konto des Lieferanten wird immer aus dem Lieferantenstamm ermittelt. Das Konto für die Vorsteuer wird von der Buchhaltung anhand des Steuercodes (z.B. V20) ermittelt.
Ob Sie Differenzen größer eines Toleranzbetrages zulassen, steuern Sie durch die Werte LEER, 1, 2 im Feld "Differenz > Toleranzbetrag zulassen".
Bei den folgenden Buchungsbeispielen verwenden wir das bereits angeführte Beispiel der Eingangsrechnung Nr.4711 vom 03.08.2015 zum Fahrzeug inklusive Optionen inkl. 20% Steuer 9.297,42 €.
Der Nettobetrag Einkaufspreis und Optionen im Fahrzeugstamm sind korrekt mit 7.747,85 €. Für folgende Beispiele wird dieser Betrag auf 7.962,46 € im Fahrzeugstamm verändert.
Definierte Sachkonten für die Beispiele:
Bestandskonto: 10000 (lt. Kontenfindung)
Konto Bestandskorrektur: 19001
Evidenzkonto Gutschriften:39001

Differenzbuchungen

Differenzbuchungen = "LEER"

Der Betrag, der bei der Eingangsrechnung erfasst wird, darf nur innerhalb der angegebenen Toleranzgrenzen abweichen.
Wenn die Differenz nicht in die definierte Toleranzgrenze fällt, erhält der Anwender bei der Erfassung die Meldung:
"MwSt. Betrag oder Rechnungsbetrag außerhalb der Toleranzgrenze lt. Standardwerten"
Somit bleibt der Buchungssatz unverändert, da die Rechnung vor der Korrektur der Preise nicht gebucht werden darf.
10000 Neufahrzeug 7.747,85 / Lieferant 9.297,42
24000 20 % VSt. 1.549,57
Der Benutzer muss die Preise im Fahrzeugstamm zu jenen der Eingangsrechnung korrigieren, erst dann kann die Eingangsrechnung zur Buchung freigegeben werden.

Differenzbuchungen = "1"

Eine Abweichung zwischen Einkaufspreis des Handelsfahrzeugs und der Eingangsrechnung größer als die Toleranzgrenze ist zulässig, es erfolgt zusätzlich eine Buchung des Differenzbetrags.
Buchungssatz ER:
10000 Neufahrzeug 7.747,85 / Lieferant 9.297,42
24000 20 % VSt. 1.549,57
Buchungssatz der Abweichung:
19001 Bestandskorrektur / 39001 Evidenzkto. Gutschriften 214,61
Die Konten Bestandkorrektur und Evidenzkonto Gutschriften müssen in der Buchhaltung manuell abgestimmt und aufgelöst werden! Von CDP wird kein Differenzbetrag in Evidenz gehalten und es erfolgen keine weiteren Buchungen.
Die Wareneinsatzbuchung beim Fahrzeugverkauf wäre in diesem Fall 7.962,46 €!

Differenzbuchungen = "2"

Wie bei Wert "1", zusätzlich wird der eingegebene MwSt.-Betrag zur Rechnungssumme geprüft.
Beispiel:
Toleranzbetrag Einkaufspreis : 10,00
Toleranzbetrag Mehrwertsteuer : 2,00
Fahrzeugstammeingegebener Betrag
MWSt-Betrag : 3.086,82 EUR 3.166,67 EUR
Einkaufspreis inkl: 18.520,94 EUR 19.000,00 EUR
Eingabe ist zulässig und kann gebucht werden, die errechnete Steuer von
19.000,00 EUR beträgt 3.166,67 EUR.
Ebenso wäre eine Korrektur des Steuerbetrages auf 3.168,00 EUR zulässig.

Fahrzeugstamm eingegebener Betrag
MWSt-Betrag : 3.086,82 EUR 3.200,00 EUR
Einkaufspreis inkl: 18.520,94 EUR 19.000,00 EUR
MELDUNG: MWST-Betrag außerhalb der Toleranzgrenze lt. Standardwerte
Eingabe ist nicht zulässig, die errechnete Steuer von 3.166,67 EUR weicht mehr von der Eingabe ab als die erlaubte Toleranzgrenze definiert wurde. Die Buchung erfolgt wie im Beispiel Differenzbuchungen = "1"

Auswirkungen auf die Buchhaltung

Mittels der automatischen Überleitung wird ein Bereich im Zusammenhang mit der Buchhaltung angesprochen.
So müssen alle Konten, (ggf. Belegsymbole) exakt mit Ihrer Buchhaltung zusammenpassen.
Sie müssen daher bestimmte Daten (z.B. Belegsymbole) nicht nur im IFB-Modul pflegen, sondern auch in der Buchhaltung anlegen bzw. entsprechend pflegen.
Die Buchung der Fahrzeug Rechnungen erfolgt im Tagesabschluss CDP in die Stapelübernahmedatei S8, Teildatei "IFB".

Tipps Steuerungen Fahrzeughandel

Verwaltungsabläufe und die für die Verwaltung notwendigen Informationen variieren von Betrieb zu Betrieb. Ein Standard-Programmpaket muss diesen individuellen Bedürfnissen eines Betriebes Rechnung tragen.
Viele Programme sind daher so gestaltet, dass ihre Funktionen nicht fix vorgegeben sind, sondern durch den Benutzer beeinflusst werden können, um sie den aktuellen betrieblichen Gegebenheiten optimal anzupassen.
In dem folgenden Kapitel wird auf jene Parameter hingewiesen die im Zusammenhang mit dem Modul IFB von Bedeutung sein können.
Gehen Sie zuerst zum Menüpunkt "Steuerungen für Fahrzeughandel". Dorthin gelangen über das Hauptmenü > Firmendaten Fahrzeughandel > Firmendaten Fzg.-Handel I pflegen > Steuerungen für Fahrzeughandel.

Standort zwingend
Zulässige Werte: LEER, 1, 2, 3
Hier können Sie festlegen, ob bei einem Handelsfahrzeug zwingend ein Standort eingetragen werden muss. Wenn eingestellt ist, dass ein Standort eingegeben werden muss, dann ist der Standort LEER nur bei Handelsfahrzeugen mit Lagerstatus = "bestellt" oder "fiktiv" zulässig.
LEER = Standort kann LEER bleiben
1 = Standort muss eingegeben werden
2 = Standort muss eingegeben werden, zusätzlich wird jede Änderung in eine Standorthistory geschrieben, die aus dem jeweiligen Fahrzeug mittels Funktionstaste aufrufbar ist.
3 = wie 2, zusätzlich wird eine Umbuchung der Warenbestandskonten in die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung abgestellt.

Einkaufskostenstelle zwingend
Zulässige Werte: LEER, 1, 2
Hier können Sie festlegen, ob bei einem Gebrauchtfahrzeug beim Druck einer GW-Gutschrift zwingend die Einkaufskostenstelle eingetragen werden muss. Mit dem Zusatzmodul IFB können Sie zusätzlich definieren, dass diese Prüfung auch beim Buchen einer Eingangsrechnung durchgeführt wird.
LEER = Einkaufskostenstelle kann LEER bleiben
1 = Einkaufskostenstelle darf beim Druck einer GW-Gutschrift nicht 0 sein 2 = wie 1, Einkaufskostenstelle muss beim Buchen einer Eingangsrechnung erfasst werden

Handelsfahrzeug löschen mit Eingangsrechnung N/G
Zulässige Werte: LEER, 1
Hier können Sie steuern, ob ein nicht fakturiertes Handelsfahrzeug gelöscht werden darf, obwohl eine Eingangsrechnung (Datum und/oder Belegnummer) eingetragen ist.
LEER = Die nicht fakturierten Handelsfahrzeuge dürfen unabhängig, ob es eine Eingangsrechnung dazu gibt, gelöscht werden.
1 = Die nicht fakturierten Handelsfahrzeuge dürfen nur gelöscht werden, wenn die Felder Datum und Belegnummer RE/GU Eingang leer sind (entweder Eingangsrechnung mittels IFB oder eine Ankaufsgutschrift wurden erstellt).

GW-Rechnung nach GW-Gutschrift
Zulässige Werte: LEER, 1
Hier können Sie festlegen, dass ein Gebrauchtfahrzeug nur dann fakturiert werden darf, wenn dafür bereits eine Gutschrift gedruckt wurde. Weiters darf bei einem fakturierten Gebrauchtfahrzeug kein Storno der Gutschrift bzw. eine Beleggutschrift einer Gutschrift erfolgen.
LEER = Bei Fakturierung eines Gebrauchtfahrzeuges muss keine GW-Gutschrift erfolgt sein.
1 = Bei Fakturierung eines Gebrauchtfahrzeuges wird geprüft, ob dafür bereits eine GW-Gutschrift gedruckt wurde. Ebenso wird geprüft, dass bei einem bereits fakturierten Gebrauchtfahrzeug, kein Storno einer Gutschrift bzw. eine Beleggutschrift einer Gutschrift gedruckt werden darf.

NW-Rechnung nach Eingangsrechnung
Zulässige Werte: LEER, 1
Hier können Sie festlegen, dass ein Neu- oder Vorführfahrzeug nur dann fakturiert werden darf, wenn die Eingangsrechnungsdaten eingegeben wurden, d.h. dass sowohl das Feld "Belegnummer Eingangsrechnung" als auch das Feld "Datum Eingangsrechnung" nicht leer sein dürfen.
LEER = Bei Fakturierung eines Neu- oder Vorführfahrzeuges müssen keine Eingangsrechnungsdaten eingegeben worden sein.
1 = Bei Fakturierung eines Neu- oder Vorführfahrzeuges wird geprüft, ob die Eingangsrechnungsdaten eingegeben worden sind.

Marke sperren nach Beleg
Zulässige Werte: LEER, 1
Hier können Sie festlegen, dass in den nicht fakturierten Handelsfahrzeugen bei Gebrauchtfahrzeugen das Feld "Marke" gesperrt sein soll, wenn folgende Aktionen ausgewählt wurden:

ein Wareneingangsbeleg erstellt
eine Ankaufsgutschrift gedruckt
eine Eingangsrechnung zum Buchen markiert wurde

LEER = Marke ist nicht gesperrt
1 = Marke ist gesperrt

IFB - Fahrzeugrechnungsbuchung (Fahrzeughandel/Dokumentation/CDP/DE)