Konfiguration

Freischaltung

Für die Freischaltung wenden Sie sich bitte an das MOTIONDATA VECTOR Service Desk Team.

Einstellungen im Kundenstamm

Damit für Kunden eine Sammelrechnung erstellt werden kann, muss die Sammelrechnung im Kundenstamm im Karteireiter Preisangaben für Teilehandel und/oder Service aktiviert werden. Für den Fahrzeughandel gibt es keine separate Einstellung.

Aufruf der Sammelrechnung

Der Aufruf des Modul Sammelrechnung erfolgt über die Module Service, Teilehandel und Fahrzeughandel.

In der Maske Sammelrechnung werden nach Selektion eines Kunden und Aktualisierung, jene offenen Aufträge angezeigt, für die eine Sammelrechnung erstellt werden kann.
Mit Aktivierung der Checkbox neben der Auftragsnummer können einzelne Aufträge oder alle Aufträge über die Checkbox "Alle Belege überleiten" zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Im Kundenbrowser der Sammelrechnung werden die "Kundeninfos" aus dem Kundenstamm (Karteireiter "Stamm 2") in der gleichnamigen Spalte angezeigt. Mit der Belegart kann entschieden werden, ob eine Fakturierung oder eine Proformarechnung ausgelöst werden soll. Mit dem Button Senden an wird die Fakturierung oder die Bildschirmansicht ausgelöst.

Zusatzinfos

Kriterien

Damit mehrere Aufträge zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• dieselbe Kundenerlösgruppe
• dieselbe Zahlungsart
• dieselben Zahlungsbedingungen

Möchte man in den jeweiligen Auftrag verzweigen, klickt man einfach auf die jeweilige Auftragsnummer.

Fakturierung

Maximale Anzahl an Aufträgen

Es können maximal 20 Aufträge zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden.

Erweiterte Zahlungskonditionen

In der Sammelrechnungsmaske wird für den berechtigten Benutzer eine Checkbox "Erweiterte Zahlungskonditionen verwenden" angeboten (Berechtigungsverwaltung → Service (Teilehandel, Fahrzeughandel) → Neuer Auftrag → Auftrag: "Erweiterte Zahlungskonditionen").

Nach Aktivierung der Checkbox wird im Zuge der Sammelrechnungsauslösung (sowohl Bildschirm, als auch Drucker) das erweiterte Zahlungskonditionsfenster für alle ausgewählten Aufträge geöffnet.

Hier besteht die Möglichkeit die Zahlungskonditionen zu erweitern. Mit "Hinzufügen" kann eine neue Zahlungskondition hinzugefügt werden.

Mit ist es möglich Zahlungskonditionen zu löschen. 

Mit werden alle hinzugefügten Zahlungskonditionen entfernt und die Default-Zahlungskondition wird auf den Default-Wert zurückgesetzt.

Solange die Gesamtsumme von allen Zahlungskonditionen nicht der Gesamtsumme der Sammelrechnung entspricht, ist der OK Button gesperrt. Das zeigt auch der Status unten rechts. OK Button wird nur beim Status = OK entsperrt. Wenn noch Differenz der Summe besteht, wird diese neben dem Status angezeigt.  

Entspricht die Gesamtsumme aller Zahlungskonditionen nicht der Gesamtsumme der Sammelrechnung, wird der "OK" Button gesperrt. Der Differenzstatus wird rechts unten angezeigt.

Der "OK" Button wird nur beim Status "OK" entsperrt. Besteht dennoch eine Differenz der Summe, wird diese neben dem Status angezeigt.  

Bei Betätigung des "OK" Button wird die Fakturierung ausgeführt bzw. die Bildschirmvorschau geöffnet. 

Am Fakturenbeleg werden die neuen Fälligkeiten gesamt am Belegende ausgewiesen (= keine Einzelausweisung der Fälligkeit je Sammelrechnungsauftrag).

Validierung

Vor einer Fakturierung werden immer alle Aufträge der Sammelrechnung validiert. Eventuelle Fehlermeldungen werden gesammelt in einer Hinweismeldung ausgegeben.

Der Benutzer kann dabei entscheiden, ob die Fakturierung der validen Aufträgen weiter durchgeführt werden soll oder nicht.

ACHTUNG: Damit die Fakturierung der validen Aufträgen möglich ist, muss der 1. Auftrag der Sammelrechnung valide sein.

Wenn der erste Auftrag der gesamten Sammelrechnung nicht valide ist, dann wird nur eine Hinweismeldung mit der gesammelten Fehlermeldungen ausgegeben, eine weitere Fakturierung der validen Aufträgen ist aber nicht mehr möglich. 

Gutschrift Sammelrechnung

Einzelgutschrift

Bei einer Einzelgutschrift sind die jeweiligen Aufträge der Sammelrechnungen einzeln gut zuschreiben.

Gesamtgutschrift

Bei der Gesamtgutschrift der Sammelrechnung kann die Gutschrift über einen Auftrag der Sammelrechnung erfolgen, im Zuge dessen wird die gesamte Sammelrechnung auf einmal gutgeschrieben.

Die Gesamtgutschrift ist über den Aufträge und Rechnungen TAB in der Auftrags/Statistikabfrage möglich.

Eine Einzelgutschrift von Aufträgen einer Sammelrechnung ist bei Aktivierung der Gesamtgutschrift von Sammelrechnungen nicht möglich.