Allgemeine Informationen

Kontenprüfung von internen Positionen

Durch die Auftragsoption "Verwende bei der Kontenprüfung von internen Positionen auch die allgemeine FiBu-Logik (Andernfalls nur Konten lt. Fahrzeugstamm)" kann eingestellt werden, ob bei der Bestands-/Einsatzkontenprüfung im Zuge der Fakturierungsvalidierung von internen Positionen die allgemeine Fahrzeughandelskontierung verwendet werden soll (Aktiviert, Standardwert), oder ob sich die Kontensuche nur auf die Konten des Fahrzeugstamms beschränkt (Deaktiviert).

Begründung für Rechnungsgutschrift

In der Auftragssteuerung ist die Option "Begründung für Rechnungsgutschrift" mit folgenden Ausprägungen verfügbar:

• 0 ... Nein (Default-Wert)

• 1 ... Optional

• 2 ... Verpflichtende Eingabe

Bei den Ausprägungen 1 und 2 wird in der Maske Gutschrift/Optionen ein Eingabefeld mit dem Label "Begründung" eingeblendet (max. 100 Zeichen):

Bei Ausprägung 2 ist hier auch eine Eingabe von mindestens 5 Zeichen erforderlich. Ist die Eingabe leer oder sind weniger als 5 Zeichen hinterlegt, so wird ein entsprechender Error-Provider angezeigt:

Diese Eingabe wird in der Gutschrift analog zur Stornierung eines offenen Auftrags im Auftragskopf-Feld Bemerkung persistiert und am Gutschrifts-Fakturenbeleg unmittelbar nach dem Vermerk "betreffend Auftrag" als neue Zeile im Positionsbereich ausgewiesen:

Listentexte-Editor

Der Text für das Begründungslabel am Gutschriftsbeleg kann im Listentexte-Editor für die Variable "txtCreditReason" in der Gruppe "POSITIONSTEXTE" angepasst werden. Der Default-Bezeichnung der Sprache 1 lautet "Begründung für Rechnungsgutschrift:".

Prüfung der Fahrgestellnummer von Durchlauffahrzeugen bei Auftragsfakturierung

In der Auftragssteuerung kann mit dem Schalter "Prüfung der Fahrgestellnummer von Durchlauffahrzeugen bei der Auftragsfakturierung" der Umgang von Aufträgen mit Durchlauffahrzeugen festgelegt werden, wenn das Fahrzeug im Nachhinein im Fahrzeugstamm angelegt worden ist.

Enthält die Einstellung einen Wert größer 0, so wird bei der Fakturierung eines Serviceauftrags mit Durchlauffahrzeug geprüft, ob die verwendete Fahrgestellnummer auch im Fahrzeugstamm existiert.

Ist das der Fall, wird bei eingestellter Option 1 "Prüfung mit Hinweis" das Durchlauffahrzeug mit Bestätigung seitens Benutzer durch das angelegte Stammdatenfahrzeug ersetzt.
Bei eingestellter Option 2 "Prüfung mit Prozesssperre durchführen" wird das Auftragsfahrzeug automatisch ersetzt und es erscheint eine entsprechende Hinweismeldung.

Folgende Werte können festgelegt werden:

• 0 = keine Prüfung

• 1 = Prüfung mit Hinweis

• 2 = Prüfung mit Prozesssperre durchführen

Elektronischer Rechnungsversand

Über die Einstellung "Gültige Auftragsarten für den elektronischen Rechnungsversand" kann eingestellt werden, welche Auftragsarten bei der Auftragserstellung das Kennzeichen für den elektronischen Rechnungsversand setzen sollen.
Standardmäßig sind alle Auftragsarten mit Ausnahme der internen Aufträge dafür berechtigt.

Es werden auch Aufträge berücksichtigt welche per TMS/Audatex/Eurotax/Silverdat erstellt werden.

Darstellung Auftrags-Titelleiste

Je nach Ausprägung der Option "Darstellung Auftrag-Titelleiste bzw. der minimierten Ansicht" kann je Betrieb eingestellt werden, was im Fenstertitel eines Auftrags angezeigt werden sollen.

Folgende Werte können festgelegt werden:

0 = Kundenname + Vorname

1 = Kundenname + Vorname, Auftragsnummer

2 = Auftragsnummer, Kundenname + Vorname

Je nach Betriebssystem scheint diese Information ganz oder teilweise in der minimierten Fensteransicht auf.

Internen Rechnungsempfänger aus Fahrzeugstamm anlegen

In der Auftragssteuerung gibt es die Option "Bei neuen internen Aufträgen internen Rechnungsempfänger aus Fahrzeugstamm anlegen".
Ist diese aktiviert, so wird bei der Erstellung von internen Aufträgen automatisch ein I1-Rechnungsempfänger angelegt, sofern ein solcher im Fahrzeugstamm (Stamm 3) hinterlegt ist und dessen Kundenerlösgruppe lt. Kundenstamm eine interne ist.

sonst. Positionen ohne Code

In der Auftragssteuerung kann über die Einstellung "Prüfe Auftrag auf sonstige Positionen ohne Code" eingestellt werden, ob keine Prüfung (= Standard) bzw. ob eine Prüfung im Zuge der Positionserfassung oder bei der Fakturierung erfolgen soll:

• Diese Prüfung bezieht sich nicht auf Automatikpositionen (z. B. Kleinteilezuschläge, Entsorgungskosten).

• Gutschriften sind generell von einer Prüfung bei Fakturierung ausgenommen.

• Die Option "2" ( Prüfung im Zuge der Positionserfassung) bezieht sich nur auf die direkte Positionserfassung im Auftragswesen, "Positionen kopieren" sowie "Positionen verschieben" ist nach wie vor grundsätzlich möglich bzw. werden derartige Positionen dann bei der Fakturierung abgefangen.

Nicht getätigte Verkäufe und Positionsmenge 0

In den Auftragssteuerung existiert die Option "Auftragspositionen mit nicht getätigten Verkäufen und Positionsmenge 0 am Lieferschein ausweisen".
Ist diese aktiviert, so werden auf Lieferscheinen im Teilehandel auch Teilepositionen mit Positionsmenge 0 und nicht getätigten Verkäufen ausgewiesen.
Um die nicht getätigten Verkäufe (auch für die "regulären" Auftragspositionen) am Lieferschein (Teilehandel) auszuweisen, ist die Aktivierung der Auftragsoption "Nicht lieferbare Mengen auf Fakturenbelegen ausweisen" erforderlich.

Beispiel:
Eine Lieferschein Kopie mit nicht getätigten Verkäufen und Positionsmenge 0:

Auftrags-Vordatierung außerhalb des nächsten Wirtschaftsjahrintervalls erlauben

Befindet sich die Wirtschaftsjahrsperre in der Vergangenheit, ist eine Datierung des Auftragsdatums in die Zukunft uneingeschränkt möglich, wenn die Auftragsoption "Auftrags-Vordatierung außerhalb des nächsten Wirtschaftsjahrintervalls erlauben" gesetzt ist. (Default: Aktiv).

Auftragsarten mit Rundungsausgleich

In der Auftragssteuerung kann über die neue Option "Auftragsarten mit Rundungsausgleich" eingestellt werden, für welche Auftragsarten der Rundungsausgleich verfügbar ist.

• Standardmäßig sind die Auftragsarten AUF, GUT und NEU ausgewählt

• Diese Option wird für sämtliche Auftragsanlagen, bei der Auftragsart-Umwandlung und der automatischen Auftragsgenerierung verwendet.

Prüfe Fahrzeug auf wiederholten Werkstattbesuch

Ist die Option "Prüfe Fahrzeug auf wiederholten Werkstattbesuch" aktiviert, wird für Serviceaufträge geprüft, ob es für das gleiche Fahrzeug bereits einen offenen Auftrag der Arten AUF, INT und GAR, innerhalb der Frist lt. "Prüfungsfrist für wiederholten Werkstattbesuch in Tagen" gibt. Wenn ja, wird ein solcher Auftrag beim Anlegen eines neuen Service Auftrags aufgelistet.

Prüfungsfrist für wiederholten Werkstattbesuch in Tagen

Hier kann man die Tage für die Prüfung auf wiederholten Werkstattbesuch definieren. Es werden Serviceaufträge innerhalb der Frist geprüft und aufgelistet.

Kostenvoranschläge und Reservierungsaufträge bei der Prüfung der offenen Aufträge berücksichtigen

Ist die Option "Kostenvoranschläge und Reservierungsaufträge bei der Prüfung der offenen Aufträge berücksichtigen" aktiviert, wird für Service- und Teilehandelsaufträge geprüft, ob es für das gleiche Fahrzeug bzw. denselben Kunden bereits einen offenen Auftrag der Arten RES und KOS gibt.
Wenn ja, wird ein solcher Auftrag beim Anlegen eines neuen Auftrags aufgelistet.

Prüfe offene Aufträge übergreifend für Service und Teilehandel

Durch Aktivierung der Auftragsoption "Prüfe offene Aufträge übergreifend für Service und Teilehandel" wird die Prüfung bei der Eröffnung eines neuen Auftrags wie folgt erweitert:

• Alle Teilehandelsaufträge mit der eingegebenen Kundennummer werden aufgelistet.

• Alle Serviceaufträge mit der eingegebenen Kunden- und Fahrgestellnummer werden aufgelistet.

• Die Unterscheidung der Basisabteilung (Service, Teilehandel) erfolgt anhand eines Symbols im Browser.

Unterbinde die Verwendung von mehreren Kostenarten auf einer Rechnung 

Mit Aktivierung der Auftragsoption "Unterbinde die Verwendung von mehreren Kostenarten auf einer Rechnung" wird bei der Fakturenvalidierung geprüft, ob mehrere unterschiedliche Kostenarten bei den Positionen eines Rechnungsempfängers existieren.
Ist das der Fall, wird der Fakturierungsprozess mit einem entsprechenden Benutzerhinweis abgebrochen.

Unterbinde interne Abteilung als Auftraggeber/Rechnungsempfänger 

Ist die eigene Auftragsart in der Auftragsoption "Unterbinde interne Abteilung als Auftraggeber/Rechnungsempfänger" aufgelistet, so wird für die internen Abteilungen ein Fakturierungsversuch unterbunden, sobald sich am betreffenden Rechnungsempfänger ein Rechnungsbetrag ergibt.
Nur Textpositionen sind für die Fakturierung erlaubt.

Prüftermin bei Fakturierung weitersetzen

Option "Prüftermin bei Fakturierung weitersetzen" hat folgende Ausprägungen:

• 0 - Automatisch  

• 1 - Manuell (Interne Aufträge)

• 2 - Manuell (Alle) 

0 - Automatisch 

Die Ausprägung 0 (Automatisch) führt unmittelbar nach der erfolgten Fakturierung die automatische Prüftermin-Weitersetzung durch, sofern alle Bedingungen dafür erfüllt sind.

1 - Manuell (Interne Aufträge)

Mit der Option 1 (Interne Aufträge) werden externe Aufträge wie gehabt abgehandelt, und für interne Aufträge wird vor der Fakturierung geprüft, ob der (interne) Serviceauftrag Arbeitspositionen enthält, die grundsätzlich eine Prüfterminweitersetzung auslösen.
Ist das der Fall, wird eine Bearbeitungsmaske mit Browser geöffnet, wo die aktuellen Prüftermine und die neu zu vergebenden Prüftermine mit den voraussichtlichen Terminen aufgelistet werden. Der Benutzer kann all jene Termine bearbeiten, die kein Sperrkennzeichen enthalten.

2 - Manuell (Alle) 

Mit der Option 2 (Alle) wird für externe und interne Aufträge vor der Fakturierung geprüft, ob der Serviceauftrag Arbeitspositionen enthält, die grundsätzlich eine Prüfterminweitersetzung auslösen.
Ist das der Fall, wird eine Bearbeitungsmaske mit Browser geöffnet, wo die aktuellen Prüftermine und die neu zu vergebenden Prüftermine mit den voraussichtlichen Terminen aufgelistet werden. Der Benutzer kann all jene Termine bearbeiten, die kein Sperrkennzeichen enthalten.

Wird ein Prüftermin außerhalb der Toleranzgrenzen eingegeben, wird dies in der betreffenden Prüfterminzeile optisch durch ein Rufzeichen-Symbol gekennzeichnet, die Bearbeitung ist aber zulässig.

Bei Betätigung der Schaltfläche "Ok" werden die getätigten Eingaben in den Fahrzeugstamm zurückgeschrieben bzw. sind sie auch für den weiteren Fakturierungsvorgang verfügbar. Mit "Abbrechen" wird der Fakturierungsvorgang abgebrochen.

Offene Auftragsmenge zum Zeitpunkt der Fakturierung auf der Auftragsposition vermerken

Mit Aktivierung der Auftragsoption "Offene Auftragsmenge zum Zeitpunkt der Fakturierung auf der Auftragsposition vermerken" wird unmittelbar nach Abschluss der Faktura die aktuelle offene Auftragsmenge für die betreffende Teile-Auftragsposition ermittelt und dort archiviert.
Bei der Lagerbuchung von Gutschriftspositionen werden ebenso (negative) offene Auftragsmenge geschrieben.

Auftragssteuerung - Pflichtfelder

Unter Auftragssteuerung - Optionen können Pflichtfelder für das Auftragswesen festgelegt werden.

Folgende Pflichtfelder stehen zur Auswahl:

Folgende Werte können festgelegt werden:

• 0 = Keine Prüfung

• 1 = Die Prüfung erfolgt beim Speichern des Auftrags

• 2 = Die Prüfung erfolgt beim Auftragsdruck

• 3 = Die Prüfung erfolgt bei der Fakturierung des Auftrags

Bei den Pflichtfeldern Kilometerstand (Rückgabe), Kundenkategorie, Kundentyp, Motorart und Zahlungsart gibt es nur die Auswahlmöglichkeiten 0 und 3.

Abteilung/Unterabteilung

Ist bei der Erstellung neuer Aufträge via Audatex und Serviceterminimport bei entsprechender Pflichtfeldeinstellung keine Abteilung/Unterabteilung ermittelbar, muss der Benutzer eine Abteilung/Unterabteilung auswählen, bevor die Auftragsanlage durchgeführt werden kann.

Auftragskategorie

Die Auftragskategorie kann als Pflichtfeld für Auftragswesen mit folgenden Optionen hinterlegt werden:

• 0 ... Keine Prüfung

• 2 ... Prüfen beim Auftragsdruck

• 3 ... Prüfen bei der Fakturierung

Lieferschein 

Automatische Subhändler-Lieferscheinerstellung bei der Fakturierung

Für "Großhandelsaufträge" kann im Zuge der Fakturierung automatisch ein Lieferschein für alle "verfügbaren" Teile erstellt werden.

Dafür steht in der Auftragssteuerung in der Gruppe "Lieferschein" die Option "Automatische Subhändler-Lieferscheinerstellung bei der Fakturierung" zur Verfügung:

• 0 ... Nein

• 1 ... MD.DMS Händlerportal 1.0 (= Standardwert)

• 2 ... MD.DMS Händlerportal 2.0

Option = 0

• Bei der Option 0 bleibt alles wie gehabt. Es werden keine automatische Lieferscheine erstellt.

Option = 1

• Die Option 1 ist für den ordnungsgemäßen Ablauf mit dem aktuellen MOTIONDATA DMS Händlerportal zu verwenden.

• Da werden nach der Fakturierung (wenn Auftraggeber bzw. E0 = Subhändler) zwar automatische Lieferscheine erstellt, sie werden aber in der Statistikabfrage bzw. auf der Rechnung NICHT ausgewiesen. Diese automatisch erstellte Lieferscheine werden nur in der Datenbank gespeichert (mit der Rechnungsnummer) und dann an den GH-Portal weitergeleitet.  

Option = 2

• Für das neue MOTIONDATA DMS Händlerportal ist die Option 2 zu verwenden.

• Da werden im Zuge der Fakturierung (wenn Auftraggeber bzw. E0 = Subhändler) automatisch Lieferscheine für alle Positionen generiert, für die noch kein manueller Lieferschein erstellt wurde.

• Automatisch erstellte Lieferscheine werden in der Statistikabfrage bzw. auf der Rechnung ausgewiesen und der Datenbank gespeichert.

Freie Textpositionen auf allen Lieferscheine ausweisen

In der Auftragssteuerung steht in der Gruppe "Lieferschein" eine logische Option "Freie Textpositionen auf allen Lieferscheinen ausweisen" zur Verfügung. (Default: Deaktiviert).

Sobald diese Option aktiviert ist, werden freie Textpositionen auf jedem Lieferschein-Beleg im Positionsbereich ausgewiesen.

Als "freie Textposition" gilt eine Text-Auftragsposition,

• die kein Teiletext und keine Arbeitswertedarstellung ist.

• die im Hintergrund über kein Automatik-Kennzeichen verfügt. 

  • Die Kundenreferenz-Textposition enthält beispielsweise ein Automatik-Kennzeichen, das hier notwendig ist, um dem System mitzuteilen, dass die Kundenreferenz bereits als Textposition angelegt wurde und wird aktuell nicht als freie Textposition behandelt, d.h. sie kann/muss einem Lieferschein explizit zugeordnet werden.

Generell sind solche Textpositionen dadurch nicht mehr im Auswahlbereich des Lieferschein-Karteireiters verfügbar.

Ausdruck

Bruttopreisübermittlung für Etikettendruck aus dem Auftragswesen

Ist die Option "Bruttopreisübermittlung für Etikettendruck aus dem Auftragswesen" für die Sektion "Ausdruck" deaktiviert (Default-Wert = aktiv), wird beim Erstellen von Etiketten im Auftragspositionsbrowser über das Kontextmenü "ET-Barcodedruck" der Netto-Verkaufspreis übermittelt.

Positionen

Erstelle Textpositionen aus Kundenstamm

Durch eine entsprechende Konfiguration ist es möglich, bei der Anlage eines neuen Rechnungsempfängers automatisch eine Textposition zu erstellen, welche eines der dafür verfügbaren Kundenstammfelder zum Inhalt hat (z. B. automatische Generierung einer zusätzlichen Kundenreferenzposition).

Hierzu stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten in der Auftragssteuerung zur Verfügung:

• "Erstelle Textposition aus Kundenstamm (Inhalt)" enthält eine Combobox, die alle Selektionsfelder lt. CRM-Selektionen zum Inhalt hat.

• "Erstelle Textposition aus Kundenstamm (Job)" enthält eine Combobox, die alle Jobs lt. Betriebsdaten zum Inhalt hat.

• "Erstelle Textposition aus Kundenstamm (Gültige Auftragsarten)" enthält eine Multiselektionsauswahl für alle Auftragsarten, für die eine solche Textanlage durchgeführt werden soll.

Bei der Anlage eines neuen Rechnungsempfängers wird geprüft, ob das hinterlegte Kundenstammfeld einen Dateninhalt hat und die Auftragsart in der Liste aufscheint. Wenn ja, wird mit dem definierten Job automatisch eine Textposition für den betreffenden Rechnungsempfänger angelegt.
Beim Hinzufügen eines E1-Rechnungsempfängers in einem Fahrzeughandelsauftrag wird eine bestehende E0-Automatik-Textposition entfernt bzw. wird sie beim Löschen des E1-Rechnungsempfängers wieder hergestellt.

Ermittlung offene Bestellmengen

Die Auftragsoption "Offene Bestellmengen bei automatischer Bestellung ignorieren" wird im MOTIONDATA DMS-Batchimport sowie im automatischen Auftragsimport zur Anwendung gebracht.

Ist diese Option aktiviert, dann werden offene Bestellungen nicht für die Berechnung der Bestellmenge herangezogen. Die ermittelte, zu bestellende Menge wird aber wie gehabt behandelt und auch der Mindestbestand berücksichtigt.
Ist die Option deaktiviert, dann werden offene Bestellungen normal für die Berechnung der Bestellmenge berücksichtigt.

Bestellung bei Unterschreiten des Mindestbestands auslösen

Die Auftragsoption "Bestellung bei Unterscheiten des Mindestbestands auslösen" beeinflusst das Auftragspositions-Bestellfenster beim Speichern einer Teileposition, wenn dieses in einen Rückstand gelangt.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

• 0 ... Nein

• 1 ... Ja

• 2 ... Ja, wenn Mindestbestand > 0

Die Ausprägung 2 bewirkt, dass nur dann eine Bestellung ausgelöst wird, wenn der Mindestbestand auch einen Wert größer 0 hat.
Sollte die Ausprägung 1 aktiv sein, dann wird immer eine Bestellung ausgelöst, wenn das Teil (unabhängig vom Mindestbestand) in den Rückstand geht.

Mehrfachauswahl im Arbeitsbrowser erlauben

Mit Verwendung einer Ausprägung größer 0 können beim Aufruf des AW-Browsers aus der Auftragspositionserfassung mehrere AW-Zeilen markiert und übernommen werden.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

• 0 ... Nein

• 1 ... Ja (Dialogmodus)

• 2 ... Ja (Stapelmodus)

Mit Ausprägung 1 wird die ASCII-Importschiene verwendet, d.h. jede AW-Position wird nacheinander in die Eingabefelder geladen, um dem Benutzer die Positionsbearbeitung zu erlauben. Nach Betätigung des Speichern-Buttons wird die nächste Position verarbeitet.
Mit Ausprägung 2 werden alle AW-Positionen auf einmal verarbeitet (ähnlich wie beim Positionen kopieren/einfügen).

Terminplanung

Servicetermin-Import: Auftragsdatum, Beginn-/Fertigstellzeit

Bei einem Servicetermin-Import kann in den Auftragssteuerung definiert werden, welches Datum (Auftragsdatum, Beginn-/Fertigstelldatum) bei einer Terminüberleitung im Auftrag übernommen werden soll. 

Die Auftragsoption "Servicetermin-Import: Auftragsdatum, Beginn-/Fertigstellzeit" (Sektion "Terminplanung") hat folgende Ausprägungen:

• 01 - Termindatum: Nur für neue Aufträge
  →  Gilt nur für neue Aufträge
  →  Beim Servicetermin-Import werden Auftragsdatum sowie Beginn- und Fertigstellungsdaten aus dem Termin übernommen (→ Termindatum)

• 02- Tagesdatum: Nur für neue Aufträge
  →  Gilt nur für neue Aufträge
  →  Beim Servicetermin-Import werden Auftrags- sowie Beginn-Datum mit dem Tagesdatum versehen (→ Tagesdatum)

• 03 - Termindatum: Für neue + offene Aufträge (immer, außer PPO)
  → Gilt für neue und bestehende Aufträge
  → Da werden Auftragsdatum sowie Beginn- und Fertigstellungsdaten aus dem Termin immer übernommen, auch wenn im bestehenden Auftrag schon etwas eingetragen ist, außer es handelt sich um einen PPO-Auftrag.

Anzeige Arbeitsinformation (Infopanel)

In der Gruppe “Anzeige Arbeitsinformation (Infopanel)” stehen folgende Einstellungen zur Verfügung (Auslieferungswert: deaktiviert):

• AW-Hauptgruppe

• AW-Untergruppe

• Arbeitskategorie

• Erlösgruppe

• Erlöskonto

• Statistikgruppe

Auftragswesen:

• Beim Erfassen einer Arbeitsposition werden alle entsprechend konfigurierten Werte im Bereich “Positionsdaten” des Infopanels angezeigt, sofern dafür Werte vorhanden sind.

• Die Rubriken Produkterlösgruppe, Erlöskonto und Statistikgruppe stehen auch für die Infopanel-Anzeige von Teilepositionen und sonstigen Erlösen zur Verfügung.

• Erlöskonto und Statistikgruppe sind vom Buchungscode abhängig, d.h. ändert der Benutzer den Buchungscode, wird auch die Infopanel-Anzeige entsprechend aktualisiert.