Berechtigungsverwaltung

In der Berechtigungsverwaltung gibt es unter Service → Ersatzfahrzeugmanagement, Service → Mietfahrzeugmanagement bzw. unter Fahrzeughandel → Probefahrtenmanagement folgende Berechtigungen:

• Allgemeine Ersatzfahrzeugrechte (Mietfahrzeugrechte/Probefahrtrechte):

  • Buchung bearbeiten: mit diesem Recht dürfen Sie Buchungen bearbeiten

  • Buchung löschen: mit diesem Recht dürfen Sie Buchungen bearbeiten

  • nur eigene Eingaben bearbeiten: mit diesem Recht dürfen Sie nur eigene Eingaben bearbeiten (bzw. wenn es in Kombination mit "Buchung löschen" gesetzt ist, dürfen Sie nur eigens erstellte Buchungen löschen)

  • Fahrzeug ausgeben: mit diesem Recht dürfen Sie das Fahrzeug ausgeben

  • Fahrzeug zurücknehmen: mit diesem Recht dürfen Sie eine Rückgabe erstellen

  • Fahrzeugübergabe bearbeiten: mit diesem Recht dürfen Sie die Ausgabe bzw. Rückgabe im Nachhinein bearbeiten

  • Verrechnung durchführen (nur bei Ersatz- und Mietfahrzeugmanagement): mit diesem Recht dürfen Sie die Verrechnung durchführen

• Neue Vereinbarung: ermöglicht die Anlage eines neuen Ersatz-, Miet- oder Probefahrtentermins

• Ersatzfahrzeug-, Mietfahrzeug- bzw. Probefahrtmanager: ermöglicht den Aufruf der Manager-Ansichten

• Fahrtenbuch: ermöglicht den Aufruf für das Fahrtenbuch

Ersatz-, Miet- und Probefahrtenmanager

Den Ersatz- bzw. Mietfahrzeugmanager kann unter Service → Ersatzfahrzeugmanagement → Ersatzfahrzeugmanager oder unter Service → Mietfahrzeugmanagement → Mietfahrzeugmanager öffnen.
Den Probefahrtenmanager findet man unter Fahrzeughandel → Probefahrtenmanagement → Probefahrzeugmanager.

• Beim Öffnen der Übersicht wird standardmäßig die Wochenansicht dargestellt.

• Die Ressourcenspalte ganz links kann mit gedrückter linker Maustaste auf den rechten Spaltenrand größer und kleiner gezogen werden.

• Zusätzlich besteht die Möglichkeit in den "Moduloptionen/Ersatz-, Miet-, Probefahrzeugmanagement" über die Einstellung "Darstellung der Planungsressourcen" zwischen einer 1- oder 2-zeiligen Anzeige der Ressourcen zu wählen.

• Eine Terminverschiebung kann mittels Drag & Drop Funktion, auf einfache und komfortable Weise vorgenommen werden.

• Neben dem Kennzeichen der Fahrzeuge gibt es noch Hinweise ob es Kampagnen für dieses Fahrzeug gibt und ob das Fahrzeug überfällig ist oder ob es verfügbar ist.

• In der Toolbar kann man nach Fabrikat, Modellgruppe, Kategorie oder Fahrzeugauswahl filtern. Das Ergebnis reduziert dann die Auflistung von Fahrzeugen im Probe-/Miet-/Ersatzfahrzeugmanager.

Darstellung Kompakt (Standardeinstellung):

Darstellung Detailliert:

Aufruf Wartungsvertragmanager (Nur Mietfahrzeugmanager)

Es ist möglich einen Wartungsvertrag über einen Mietfahrzeugtermin zu öffnen. Hierzu muss der Mietfahrzeugmanager geöffnet werden und über das Kontextmenü beim Termin selbst kann der Wartungsvertragsmanager geöffnet werden.

Folgende Daten werden im Wartungsvertrag vorausgefüllt:

• Wartungsvertragsnummer (= VM+Vorgangsnummer)

• Fahrzeug (= Fahrgestellnummer)

• Kunde, der das Fahrzeug gemietet hat (= Rechnungsempfänger)

• Datum gültig ab

• Datum gültig bis

Damit der Wartungsvertrag erstellt wird, muss er gespeichert werden. Es erfolgt keine automatische Speicherung.

Terminplanung im Ersatz-, Miet- und Probefahrzeugmanagement

Aufrufmöglichkeiten

Aufruf über den Menüpunkt Neue Vereinbarung (nur Neu)

Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:

• Service → Ersatzfahrzeugmanagement → Neue Vereinbarung

• Service → Mietfahrzeugmanagement → Neue Vereinbarung

• Fahrzeughandel → Probefahrtenmanagement → Neue Vereinbarung

Aufruf über die Manager-Übersicht (Neu oder mit Vorlage)

Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:

• Service → Ersatzfahrzeugmanagement → Ersatzfahrzeugübersicht

• Service > Mietfahrzeugmanagement → Mietfahrzeugübersicht

• Fahrzeughandel → Probefahrtengmanagement → Probefahrtenübersicht

Hier kann mittels Rechtsklick beim gewünschten Datum bzw. Fahrzeug ein neuer Termin angelegt werden.

Fahrtenbuch (nur mit Neu mit Vorlage)

Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:

• Service → Ersatzfahrzeugmanagement → Fahrtenbuch

• Service → Mietfahrzeugmanagement → Fahrtenbuch

• Fahrzeughandel → Probefahrtengmanagement → Fahrtenbuch

Hier kann mittels Rechtsklick beim gewünschten Termin mit "Neu mit Vorlage" ein neuer Termin, welcher gleich ist wie der bestehende, erstellt werden.

Auruf über den Service-Termin (Nur Ersatzfahrzeugtermine)

Benötigt der Kunde während des Service-Termins ein Ersatzfahrzeug, kann dieses direkt über den Termin in einem eigenen Fenster mit allen für die Ersatzfahrzeug-Ausgabe relevanten Daten erfasst werden. Beim Erstellen eines neuen Ersatzfahrzeugtermins werden alle bereits im Service-Termin bestehenden relevanten Daten auch gleich in den Ersatzfahrzeugtermin übernommen, sodass nur mehr spezifische Daten zusätzlich erfasst werden müssen.
Nach Erfassen der Ersatzfahrzeugdaten können diese mittels „Übernehmen"-Button in den Kundentermin übernommen werden. Der Ersatzfahrzeugtermin wird nach Abspeichern des Kundentermins automatisch angelegt.

Aufruf über den POS (Point of Sale)

Das Icon für die Bearbeitung eines Fahrzeugtermins steht unter folgendem Tab zur Verfügung:

• Fahrzeugbuchungen

Beim Klick auf "Bearbeiten" wird für die verschiedenen Buchungsarten (Ersatzfahrzeug, Miet- und Probefahrzeug) geprüft, ob der Benutzer das Recht "Buchung bearbeiten" hat. Ist dieses gegeben, wird noch zusätzlich geprüft, ob die Einschränkung "Nur eigene Eingaben bearbeiten" gesetzt ist und der Berater dem Mitarbeiter hinter dem angemeldeten Benutzer oder der angemeldete Benutzer dem Erfassungsbenutzer entspricht. Trifft etwas davon nicht zu, wird die Bearbeitung mit einem Hinweis abgebrochen.

Neuanlage/Bearbeitung eines Termins

Allgemeine Informationen

Toolbar

Über die Toolbar können folgende Menüs aufgerufen werden:

• Kundenhistorie

• Stammdatenwartung – Kunde

• Stammdatenwartung - Fahrzeug

• Druck von Belegen

Der Kundenstamm und die Kundenhistorie können nur aufgerufen werden, wenn der Benutzer die entsprechende Berechtigung hat. Werden Informationen zum Kunden im Stamm bearbeitet und gespeichert, werden die geänderten Daten, sofern relevant, auf den Vorgang übernommen werden.
Der Aufruf des Fahrzeugstamms erfolgt entweder über den Toolbar-Button oder in der Buchungsplanung.
Der Button in der Toolbar ist aktiv, sobald ein Fahrzeug in der Buchungsplanung ausgewählt wurde.
In der Buchungsplanung findet man den Aufruf vom Fahrzeugstamm beim Kontextmenü des Fahrzeugs. Werden Informationen zum Fahrzeug im Stamm bearbeitet und gespeichert, werden die geänderten Daten, sofern relevant, auf den Vorgang übernommen werden.

Hat der Benutzer die Berechtigung für den Fahrzeugstamm nicht, wird die Fahrzeugabfrage geöffnet.

Druck von Belegen

Bei der Terminvereinbarung (Ersatzfahrzeugtermin, Mietfahrzeugtermin und Probefahrtentermin) können bereits beliebige Zusatzvereinbarungen in Form eines Kommentars erfasst werden. Die Terminvereinbarung kann in Form der Terminbestätigung ausgedruckt werden. Diese kann aus dem Termin, Fahrzeugmanager oder im Fahrtenbuch gedruckt werden.
Bereits nach der Planung des Termins kann nun der Vertrag ausgedruckt werden. Automatisch ist dieser Druck aber erst nach der Ausgabe möglich (über eine Moduleinstellung). Wurde das Fahrzeug wieder zurückgenommen können Terminbestätigung, Vertrag und Rückgabebestätigung gedruckt werden.
Zusätzlich können bei Probefahrtenterminen nach der Ausgabe die Probefahrtenbescheinigung (inkl. Zusatzblatt und Vertrag) gedruckt werden.
Die Übersicht kann im Fahrtenbuch immer gedruckt werden.
Weiteres gibt es die Möglichkeit zu einem automatischen Druck durch die Moduloptionen (Modul Ersatz-, Miet-, Probefahrzeugmanager):

• Terminbestätigung automatisch drucken

• Ausgabebeleg (Vertrag) automatisch drucken

• Rückgabebestätigung automatisch drucken

Infopanel

Im Infopanel werden alle relevanten Daten zum Termin angezeigt.
Werden Änderungen an den Daten vorgenommen und gespeichert, wird auch das Infopanel aktualisiert. Nach der Fahrzeugausgabe werden die Fahrzeugdaten im Infopanel nicht mehr aktualisiert.
Unter "Fahrzeugdaten" werden folgende Daten angezeigt:

• Modell

• Kennzeichen

• Fahrgestellnummer

• Erstzulassungsdatum

• Typ-Aufbau

• frei definierbares Feld aus Fahrzeugstamm

Für dieses frei definierbare Feld gibt es eine Einstellung unter Basis > Administration > Optionen > Modul > Ersatz-, Miet-, Probefahrzeugmanager: "Zusätzliches Feld aus Fahrzeugstamm zur Archivierung bei Fahrzeugterminen".
Hier kann ein verfügbares Fahrzeugstammfeld ausgewählt werden. Wird über diese Einstellung ein Feld definiert und ist im Fahrzeugstamm bei diesem Feld etwas eingetragen, wird der Inhalt in einem Ersatz-, Miet- oder Probefahrtentermin im Infopanel unter "Fahrzeugdaten" angezeigt.

Kundendaten

Der Kunde kann via Suchfunktion aus dem Kundenstamm geladen werden. Eine Nachbearbeitung der Daten ist möglich, welche auch über den Button „In Stammdaten übernehmen" in den Kundenstamm zurückübernommen werden können.Der Kunde kann ebenso über den Button "Stammdatenwartung – Kunde" in der Toolbar aufgerufen werden und seine Daten direkt im Kundenstamm bearbeitet werden. Beim Speichern und Schließen des Kundenstamms werden dann die Daten im Termin aktualisiert.

Lenkerdaten

Die Lenker Typ-Auswahl in einer Combobox dargestellt. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

• Kunde

• Ansprechpartner

• Freie Eingabe

Wird hier "Kunde" ausgewählt, wird bei der Terminerstellung automatisch der bei diesem Vorgang auf gebuchte Kunde als Lenker übernommen. Die verfügbaren Daten werden automatisch aus dem Kundenstamm übernommen. Zusätzlich wird eine Suche angeboten um einen beliebigen Kunden als Lenker festzulegen. Die Felder Anrede, Titel, Vorname und Nachname können nicht editiert werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit einen neuen Kunden anzulegen.

Wird hier "Ansprechpartner" ausgewählt, kann nach einem Ansprechpartner gesucht werden oder es besteht die Möglichkeit zur Neuanlage eines Ansprechpartners. Auch hier können die Felder Anrede, Titel, Vorname und Nachname nicht editiert werden.
Also zusätzliche Kontrollfunktion steht die Checkbox "Führerscheindaten kontrolliert" zur Verfügung.

Bei der freien Eingabe werden alle Eingabefelder zum Lenker geleert und zur Eingabe freigeschalten.

Des Weiteren gibt es die Optionen "In Stammdaten übernehmen" und "In Fahrzeugstammdaten übernehmen".

• Mit dem Button "In Stammdaten übernehmen" können Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Geburtsdatum, Führerschein-Nr., Gruppen, Ausstellungsdatum und Behörde immer editiert und bei entsprechender Berechtigung auch in die Stammdaten (Kundenstamm/Ansprechpartnerstamm) zurück übernommen werden. Wird für den Lenker eine freie Eingabe gewählt, können die Daten nicht in den Stamm übernommen werden.

• Mit dem Button "In Fahrzeugstammdaten übernehmen" kann der Kunde bei entsprechender Berechtigung (Berechtigung für den Fahrzeugstamm) als Fahrzeuglenker in den Fahrzeugstamm (Stamm 3) übernommen werden. Der Ansprechpartner kann nur in den Fahrzeugstamm übernommen werden, wenn der Kunde auch Besitzer des Fahrzeugs ist. Bei einer freien Eingabe, ist keine Übernahme in den Fahrzeugstamm möglich. Es gibt auch die Möglichkeit einen leeren Lenker in den Fahrzeugstamm zu übernehmen. Hierzu muss im Karteireiter Lenker der Kunde oder Ansprechpartner geleert werden und ganz unten auf "In Fahrzeugstammdaten übernehmen" geklickt werden.

Verändert sich der Terminkunde, dann wird der Lenker mit den gleichen Daten überschrieben.

Bei der Ausgabe bzw. Sofortausgabe gibt es ebenfalls die Möglichkeit den Lenker zu definieren. Die Lenkerdaten können im Zuge der Ausgabe angezeigt, ergänzt bzw. editiert werden. Eine Übernahme in die Stammdaten (Kundenstamm oder Ansprechpartnermanager) ist mit entsprechender Berechtigung möglich. Auch eine Übernahme des Lenkers in den Fahrzeugstamm ist bei entsprechender Berechtigung möglich.

Buchungsplanung

In der Buchungsplanung können der Buchungszeitraum, die Farbe des Termins und das Ersatzfahrzeug ergänzt werden. Bei Probefahrtterminen steht zusätzlich auch noch die Auswahl des Probefahrtkennzeichens zur Verfügung.
Das Buchungsdatum, das Fahrzeug (und das Probefahrtkennzeichen) können manuell ausgewählt oder per Maus direkt über die Ersatzfahrzeugübersicht geplant werden.

Die Planung in der Übersicht erfolgt durch Click & Drag, d.h. man klickt mit der linken Maustaste auf den gewünschten Terminbeginn, hält sie gedrückt und lässt sie am Terminende los. Das Umblättern zum nächsten Tag/Woche/Monat erfolgt automatisch, wenn man mit der Maus zum Kalenderrand fährt. Die Termindauer kann auch verkürzt oder verlängert werden, indem man mit der Maus auf eine der beiden roten Begrenzungslinien fährt, die linke Maustaste drückt und am gewünschten Zeitpunkt wieder loslässt.
Die Fahrzeugauswahl (und/oder Probefahrtkennzeichenauswahl) erfolgt durch einen Klick auf das Ressourcenfeld in der linken Spalte.
Sofern der Termin bereits einmal gespeichert wurde, wird er zur Orientierung strichliert angezeigt, gespeichert wird bei möglichen Änderungen der Bereich zwischen den roten Markierungen. Die Fahrzeug- und Datumswerte werden zwischen Planungsübersicht und Eingabeformular in beide Richtungen synchronisiert. D.h. wird in der Übersicht etwas geändert, wird die Änderung gleich im Eingabeformular angezeigt und umgekehrt. Sind für Fahrzeuge Kampagnen/Vormerkungen vorhanden (z.B. erfasste Schäden bei der Rückgabe), werden diese Fahrzeuge mit einem Fähnchen-Symbol versehen. Über einen Rechtsklick auf das Fahrzeug und den Menüpunkt "Kampagnen/Vormerkungen" im Kontextmenü können diese zur Bearbeitung aufgerufen werden.
In der angezeigten Planungsübersicht wird immer gleich die Woche, in der der Termin beginnt, gezeigt. Die Ansicht kann allerdings über die Buttons in der Toolbar zwischen Tag, Woche und Monat umgeschaltet werden. Zusätzlich besteht über die Toolbuttons die Möglichkeit im Kalender umzublättern (vor und zurück) sowie zu einem bestimmten Datum (aktuelles Datum, frei definierbares Datum, Terminbeginn) zu springen.

Buchungsdetails

Im Untermenü Buchungsdetails können neben dem Berater zusätzliche Buchungsinformationen wie Tarifmodell, Kaskomodell, max. KM Leistung, Kostenstelle (und bei Probefahrten auch Ziel und Zweck) ergänzt werden.

Info

Im Info-Karteireiter werden die „Termin-Anlage" Daten sowie die „Letzten Änderung" angezeigt.

Neuanlage mit Vorlage

Es gibt im Ersatz-, Miet- oder Probefahrtenmanager und im Fahrtenbuch die Möglichkeit aus einem bestehenden Vorgang einen weiteren mit den identen Daten zu erstellen.
Es werden alle Termindaten kopiert, außer:

• die Fahrzeugdaten werden direkt aus dem Fahrzeugstamm geladen

• der Inhalt der Checkbox "Führerscheindaten kontrolliert" im Karteireiter Lenker wird nicht übernommen

Die Startzeit für den neuen Termin ist die Endzeit des bestehenden Termins mit einer Dauer von einer halben Stunde.
Im Ersatz-, Miet- oder Probefahrtenmanager und im Fahrtenbuch erfolgt dies im Kontextmenü des Termins mit dem Schalter "Neu mit Vorlage":

Die Funktion ist bei geplanten, ausgegebenen, zurückgenommenen und bereits abgerechneten Terminen verfügbar.
Zusätzlich gibt es bei der Rückgabe die Funktion "Speichern und Neu". Hier wird die Rückgabe gespeichert und ebenfalls ein neuer Termin mit den identen Daten angelegt.

Bei "Rückgabe bearbeiten" ist der Button "Speichern und Neu" nicht vorhanden.

Ausgabe/Sofortausgabe

Ein Fahrzeug kann entweder gleich direkt bei der Terminerfassung über den Button "Sofortausgabe" ausgegeben werden, sofern sich der Kunde schon vor Ort befindet oder zum tatsächlichen Zeitpunkt der Abholung über die Manager-Übersichten sowie das Fahrtenbuch.

Bei der Ausgabe werden folgende Informationen in den Fahrzeugstamm (Stamm 1) geschrieben:

• Reservierungsflag (Feld "Reserviert")

• Reserviert von Mitarbeiter (Mitarbeitercode des Ausgebers)

• Reserviert bis (Termin-Ende-Datum)

• Reserviert von Kunde (Kundennummer vom Termin)

Bei Stornierung der Ausgabe oder Rückgabe des Fahrzeugs werden die Felder wieder geleert.

Sofortausgabe

In den Fahrzeugterminen gibt es neben dem Speichern-Button einen Button "Sofortausgabe". Dieser steht nur für noch nicht ausgegebene Termine zur Verfügung und ist abhängig von der Benutzerberechtigung "Fahrzeug ausgeben" der betreffende Buchungsart (Ersatzfahrzeug, Mietfahrzeug oder Probefahrtenfahrzeug) verfügbar.

Ausgabe

Aufruf über die Manager Ansicht

Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:

• Service → Ersatzfahrzeugmanagement → Ersatzfahrzeugmanager

• Service → Mietfahrzeugmanagement → Mietfahrzeugmanager

• Fahrzeughandel → Probefahrtengmanagement → Probefahrtenmanager

Aufruf über das Fahrtenbuch

Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:

• Service → Ersatzfahrzeugmanagement → Fahrtenbuch

• Service → Mietfahrzeugmanagement → Fahrtenbuch

• Fahrzeughandel → Probefahrtenmanagement → Fahrtenbuch

Aufruf über den POS (Point of Sale)

Das Icon für die Ausgabe steht unter folgendem Tab zur Verfügung:

• Fahrzeugbuchungen

Die Schaltfläche für "Fahrzeug ausgeben wird nur dann aktiviert, wenn der angemeldete Benutzer das Recht "Fahrzeug ausgeben " für die betreffende Buchungsart hat.

Ausgabe durchführen

Die Ausgabe funktioniert für alle Buchungsarten (Ersatzfahrzeug, Mietfahrzeug und Probefahrtenfahrzeug) gleich.
Wenn die Ausgabe durchgeführt wird, werden der Kilometerstand des Fahrzeugs lt. Fahrzeugstamm, die Schäden lt. Ausstattungskategorie und die aktiven, offenen Kampagnen des Fahrzeugs (zum aktuellen Zeitpunkt) sowie das Kommentar lt. Terminvereinbarung in die Ausgabe übernommen.

Die Ausgabe kann nur durchgeführt werden, wenn das Fahrzeug zu diesem Zeitpunkt im Haus ist (kein anderer Fahrzeugtermin mit diesem Fahrzeug/Probefahrtkennzeichen hat noch eine offene Rückgabe).
Der Lenker aus dem Fahrzeugtermin kann auch über die Ausgabe definiert werden.

Die Planungs-Zeiten für bereits ausgegebene Fahrzeugtermine können direkt im Termin nachbearbeitet werden. Die Auswahl der Ressource (Fahrzeug, Kennzeichen) ist nach der Ausgabe aber gesperrt.
Die tatsächlichen Ausgabe- und Rückgabezeiten werden nun sowohl in der Übersicht als auch in den Tooltipps vermerkt.
Die Darstellung in den Terminübersichten richtet sich nach dem aktuellen Status des Termins:

• Geplante, aber nicht ausgegebene Termine werden mit der vereinbarten Dauer leicht transparent dargestellt.

• Ausgegebene Termine werden mit der tatsächlichen Ausgabezeit, aber mit dem geplanten Buchungsende in der Terminfarbe deckend dargestellt.

• Ausgegebene Termine, die das geplante Buchungsende überschritten haben werden bis zum aktuellen Zeitpunkt in der eingestellten Farbe für Überfällige Termine dargestellt. Zusätzlich wird ein Warnungssymbol am Fahrzeug-Item angezeigt.

• Zurückgegebene Termine werden mit dem tatsächlichen Ausgabe- und Rückgabezeitpunkt in der Übersicht in der eingestellten Farbe für Erledigte Termine dargestellt.

• Fahrzeuge, die aktuell nicht ausgegeben sind werden mit einem entsprechenden Symbol in den Manager-Ansichten gekennzeichnet.

Ausgabe nachbearbeiten/stornieren

Benutzer, die über die Zusatzberechtigung "Fahrzeugübergabe bearbeiten" der jeweiligen Buchungsart (Ersatz-, Miet-, Probefahrtmanagement) verfügen, können die Ausgabe- und Rückgabedaten nachträglich noch verändern - solange es dadurch nicht zu Ausgabe-Überschneidungen kommt.Zusätzlich besteht mit diesem Benutzerrecht auch die Möglichkeit eine Ausgabe gänzlich zu stornieren, solange die Rückgabe noch nicht erfolgt ist. Dabei wird jedoch der Kilometerstand am Fahrzeugstamm nicht mehr zurückgesetzt (falls dieser durch die Ausgabe nach oben korrigiert wurde).

Fahrtenbuch

Im Fahrtenbuch erfolgt die Nachbearbeitung über denselben Button wie die Ausgabe.

Der Button für die Stornierung befindet sich gleich rechts daneben.

Manager-Übersicht

In den Manager-Übersichten kann eine Nachbearbeitung der Ausgabe über das Kontext-Menü erfolgen.

Ausgabe in der Zukunft speichern

Die Ausgabe für ein Fahrzeug kann auch in der Zukunft gespeichert werden.
Unter Modul → Ersatz-, Miet-, Probefahrtenmanagement gibt es eine Einstellung "Fahrzeugausgabe vor Abholung in Tagen". Hier kann festgelegt werden um wie viele Tage in der Zukunft die Ausgabe gespeichert werden darf.
Wird hier der Wert 0 oder ein Wert kleiner 0 eingegeben kann die Ausgabe bis 15 Minuten in die Zukunft gespeichert werden. Wird z.B. 1 eingetragen kann die Ausgabe bis 23:59 am nächsten Tag gespeichert werden.
Überschreitet der Benutzer diese Zeit, wird eine Hinweismeldung angezeigt:

Nach dem geplanten Ende des Termins kann die Ausgabe nicht mehr durchgeführt werden.

Unterschrift

Durch einen Klick auf den Button neben „Unterschrift" wird ein eigenes Fenster zur Unterschriftseingabe geöffnet.

Sobald die Unterschrift übernommen und die Rückgabe gespeichert wurde, kann diese nicht mehr verändert werden.
Ausnahme: Hat man die Berechtigung "Fahrzeugübergabe bearbeiten", kann die Unterschrift bearbeitet werden.

Rückgabe

Aufrufmöglichkeiten

Aufruf über die manager-Übersicht

Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:

Service → Ersatzfahrzeugmanagement → Ersatzfahrzeugmanager
Service → Mietfahrzeugmanagement → Mietfahrzeugmanager
Fahrzeughandel → Probefahrtengmanagement → Probefahrtenmanager

Aufruf über das Fahrtenbuch

Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:

• Service > Ersatzfahrzeugmanagement > Fahrtenbuch

• Service > Mietfahrzeugmanagement > Fahrtenbuch

• Fahrzeughandel > Probefahrtenmanagement > Fahrtenbuch

Aufruf über den POS (Point of Sale)

Das Icon für die Rückgabe steht unter folgendem Tab zur Verfügung:

• Fahrzeugbuchungen

Die Schaltfläche für "Fahrzeug zurücknehmen" wird nur dann aktiviert, wenn die betreffende Fahrzeugbuchung eine Ausgabezeit hat. Weiteres muss der angemeldete Benutzer das Recht "Fahrzeug zurücknehmen" für die betreffende Buchungsart haben.

Rückgabe durchführen

Die Rückgabe funktioniert für alle Module gleich.
Die Vorgangsnummer, Fahrzeug- und Kundeninformationen werden automatisch über den Termin ermittelt und im Überschriftsbereich angezeigt.
Die editierbaren Felder der Maske werden je nach verfügbaren Informationen im Termin (siehe Informationen aus Ausgabe) vorbefüllt.

Unterschrift

Durch einen Klick auf den Button neben „Unterschrift" wird ein eigenes Fenster zur Unterschriftseingabe geöffnet.

Sobald die Unterschrift übernommen und die Rückgabe gespeichert wurde, kann diese nicht mehr verändert werden und wird automatisch in den Rückgabebeleg übernommen.

Terminbestätigung und -Aufhebung

Nachdem ein Ersatzfahrzeugtermin im Manager angelegt wurde, kann über das Kontextmenü dieser Termin dann bestätigt bzw. die Terminbestätigung nachträglich auch aufgehoben werden. 

Termin bestätigen

Sollte die Option "Termin bestätigen" im Kontextmenü ausgewählt werden, wird der Termin entsprechend bestätigt und in weiterer Folge "gesperrt". 

Danach kann der Termin nicht mehr bearbeitet oder verschoben werden. Nichtsdestotrotz lässt sich der Termin zur Datenanzeige normal öffnen. 

"Fahrzeug ausgeben" und "Fahrzeug zurücknehmen" funktionieren auch, wenn der Termin bereits bestätigt wurde.

Terminbestätigung aufheben

Möchte man einen bereits bestätigen Termin wieder aufheben und bearbeiten ist dies über die Option "Terminbestätigung aufheben" im Kontextmenü möglich. Danach stehen wieder alle Funktionen vor der Bestätigung zur Verfügung.

Abrechnung

Aufrufmöglichkeiten

Aufruf über die Manager-Übersicht

Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:

Service → Ersatzfahrzeugmanagement → Ersatzfahrzeugmanager
Service → Mietfahrzeugmanagement → Mietfahrzeugmanager

Aufruf über das Fahrtenbuch

Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:

• Service → Ersatzfahrzeugmanagement → Fahrtenbuch

• Service → Mietfahrzeugmanagement → Fahrtenbuch

Abrechnung durchführen

Die Abrechnung wird über 2 Masken abgehandelt.

Kalkulation

In der Kalkulation sind alle Verrechnungsrelevanten Daten auszufüllen:

• Tarifmodell

• Kaskomodell

• Kilometerangaben

• Tage der Nutzung

• Versicherung

• Zu-/Abschläge

Auftragsdaten

Durch einen Klick auf den Button „Auftragsgenerierung" in der Kalkulationsmaske kann über die Auftragsdaten-Maske ein neuer Auftrag erstellt oder auf einen bestehenden Auftrag zugebucht werden.
Die Informationen aus der Kalkulation werden automatisch als Text übernommen, ein gültiger Positionscode muss jedoch noch ausgewählt werden. Die Position wird mittels Start-Button dann in weiterer Folge als sonstige Position in den Auftrag übernommen.
Zusätzlich kann ausgewählt werden, ob ein Service- oder Teilehandelsauftrag erstellt und ob dieser direkt fakturiert werden soll.

Checkbox "Bemerkung der Fahrzeugrückgabe in die Bezeichnung der sonstigen Position übernehmen" ist per Default aktiviert und bedeutet, dass bei der Durchführung der Abrechnung die betreffende Bemerkung (aus der Ausgabe/Rückgabe Maske) im Zielauftrag in die Bezeichnung der sonstigen Position übernommen wird.

Fahrtenbuch

Aufrufmöglichkeiten

Aufruf über den Menüpunkt Fahrtenbuch

Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:

• Service → Ersatzfahrzeugmanagement → Fahrtenbuch

• Service → Mietfahrzeugmanagement > Fahrtenbuch

• Fahrzeughandel → Probefahrtenmanagement → Fahrtenbuch

Fahrtenbuch auswerten

Beim Fahrtenbuch wird für Ersatzfahrzeug-, Mietfahrzeug- und Probefahrtenmanagement dieselbe Maske verwendet.
Welche Module (Typ) ausgewertet werden sollen kann im Selektionsbereich neben der Suche (nach Kunde, Fahrzeug oder Vorgangsnummer), Datum (von/bis), Ausgabe- und Rückgabeberater sowie offener Rückgabe ausgewählt werden. Zusätzlich kann zwischen der Gruppierung nach Fahrzeug oder Amtl. Kennzeichen gewählt werden.
Mit einem Klick auf den Aktualisierungsbutton kann die unterhalb liegende Anzeige aktualisiert werden.

Durch Selektion eines Vorgangs werden im Info-Panel auf der rechten Seite Detail-Informationen angezeigt.
Je nach Status des Vorgangs sind in der Toolbar oberhalb der Übersicht folgende Funktionen verfügbar:

Icon	Funktion
	Der Vorgang wird zur Bearbeitung geöffnet
	Der Vorgang wird gelöscht
	Öffnen der Fahrzeugausgabe
	Ausgabe stornieren
	Öffnen der Fahrzeugrückgabe
	Öffnen der Abrechnungsmaske
	Aufruf Fahrzeugstamm
	Ausgabe von Übersicht Vertrag Probefahrtbescheinigung Probefahrtbescheinigung – Zusatzblatt Vertrag, Probefahrtbescheinigung und Zusatzblatt

Aufruf Fahrzeugstamm über Fahrtenbuch

Es gibt ebenfalls die Möglichkeit über das Fahrtenbuch den Fahrzeugstamm zu öffnen.
Dazu muss man einen Termin selektieren und hat dann die Möglichkeit über den Toolbar-Button den Fahrzeugstamm zu öffnen. Eine weitere Möglichkeit wäre über das Kontextmenü eines Termins.
Werden Informationen zum Fahrzeug im Fahrzeugstamm bearbeitet und gespeichert hat das keine Auswirkung auf den Vorgang, aus dem das Fahrzeug geöffnet wurde.

Hat der Benutzer die Berechtigung für den Fahrzeugstamm nicht, wird die Fahrzeugabfrage geöffnet.

Sales Manager Anbindung

Sofern die Synchronisation zwischen Sales Manager und MOTIONDATA DMS erfolgreich war, werden die Termine im Sales Manager ebenso angezeigt.

Ist keine Synchronisation zwischen Sales Manager und MOTIONDATA DMS möglich, können Sie trotzdem im MOTIONDATA DMS die Termine anlegen und diese zu einem späteren Zeitpunkt übertragen.

Datenübertragung wiederholen

Dieser Button ist im Ersatz-, Miet- und Probefahrtenmanager über das Kontextmenü bei einem Termin verfügbar.

Hiermit haben Sie die Möglichkeit die Übertragung zum Sales Manager zu wiederholen.