Neuen Benutzer Anlegen
Um einen neuen Benutzer im MOTIONDATA DMS anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Rufen Sie das Menü Basis > Administration > Benutzer > Benutzer-Manager auf.
- Klicken Sie in der Maske für die Benutzerverwaltung auf das Plus-Symbol für die Anlage eines neuen Benutzers.
Vergeben Sie nun einen eindeutigen Benutzercode (Benutzername), befüllen Sie den Namen des Benutzers, die E-Mail Adresse und das Passwort.
Des Weiteren ordnen Sie den Benutzer noch dem jeweiligen Betrieb zu und zusätzlich der Benutzergruppe, die zutreffend ist. Je nachdem welchen Benutzertyp Sie auswählen, wird der erstellt Benutzer entsprechend kategorisiert (kann auch nachträglich für bestehende Benutzer geändert werden).
Grundsätzlich besitzt der Benutzertyp "Benutzer" alle Standardfunktionen der Systembenutzergruppe JEDER.
Der "Eingeschränkte Benutzer" besitzt ausschließlich Menüs ohne eigene Berechtigung und ist der Systembenutzergruppe RESTRICTED zugeordnet.Hinweis:
Die Rechte für JEDER und RESTRICTED können jederzeit in der Berechtigungsverwaltung angepasst werden, sind aber jedoch nicht im Benutzer-Manager sichtbar/auswählbar. Die jeweiligen Benutzer mit ihren Benutzertypen werden dann in der Benutzer-Übersicht in einer namensgleichen Sektion gruppiert und angezeigt. (Benutzer = blau, Eingeschränkte Benutzer = rot)
- Klicken Sie im Anschluss daran auf Speichern.
Hinweis:
Hinter der Benutzergruppe Jeder werden Berechtigungen für Funktionen hinterlegt, die für den Betrieb von MOTIONDATA notwendig sind. Die Berechtigungen werden entweder auf Basis der dahinterliegenden Benutzerrechte für die Gruppe gesteuert, oder individuell für jeden einzelnen Benutzer. Ergänzen Sie die Gruppe Jeder noch mit den Gruppen, die für den Benutzer zutreffend sind (z. B. Administrator, Fahrzeughandel etc.).
Berechtigungen übertragen
Für die Übertragung von Berechtigungen von einem MOTIONDATA DMS Benutzer auf einen anderen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Rufen Sie das Menü Basis > Administration > Benutzer > Benutzer-Manager auf.
- Rechte Maustaste auf den betroffenen Benutzer.
- Nun wählen Sie im Kontextmenü Rechte übertragen für den Benutzer, welcher die Rechte annehmen soll, aus.
- Bestätigen Sie die Auswahl mit Start.
| Sektion | Einstellung | Auswahlmöglichkeiten | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| Quelle | Typ |
| Auswahl der Quelle für die Berechtigungsübernahme |
| Auswahl | Verfügbare Benutzer- bzw. Benutzergruppencodes | Für Typ "Keine" und "Alle" deaktiviert. Auswahl eines Benutzers oder einer Benutzergruppe, von wem die Rechte übertragen werden sollen. | |
| Betrieb | Verfügbare Betriebe für die Auswahl | Für Typ "Keine" und "Alle" deaktiviert. Betriebsauswahl, von welchem Betrieb die Rechte des Benutzers/der Benutzergruppe übertragen werden sollen. | |
| Benutzergruppe inkludieren | aktiv oder deaktiviert | Nur für Typ "Benutzer" verfügbar. Checkbox, ob auch die zugewiesenen Benutzergruppen des ausgewählten (Quell-)Benutzers übertragen werden sollen. | |
| Ziel | Betriebe | Mehrauswahl von Betrieben | Auswahl der Betriebe für den (Ziel-)Benutzer. |
| Bestehende Rechte im Zielbetrieb ersetzen | aktiv oder deaktiviert | Ist die Checkbox aktiv, werden die Rechte überschrieben. Ansonsten werden diese nur additiv hinzugefügt. | |
| Gruppenzuordnung im Zielbereich ersetzen | aktiv oder deaktiviert | Ist die Checkbox aktiv, werden die Guppenzuordnungen überschrieben. Ansonsten werden diese nur additiv hinzugefügt. | |
| Betriebszuordnung schreiben | aktiv oder deaktiviert | Ist die Checkbox aktiv, wird die Betriebszugehörigkeit ebenso übernommen. |
Berechtigungsverwaltung
Berechtigungen für MOTIONDATA DMS Benutzer können nach folgenden Regeln vergeben werden:
- Der Benutzer ist einer Benutzergruppe zugeordnet und erhält automatisch die Rechte, die für die jeweiligen Benutzergruppen definiert wurden.
- Der Benutzer ist keiner Benutzergruppe zugeordnet und erhält jene Rechte, die für den einzelnen Benutzer in der Berechtigungsverwaltung hinterlegt wurden.
- Eine Kombination aus Rechten der Benutzergruppe + einzelne Rechte bezogen auf den Benutzer.
ACHTUNG:
Die Vergabe von Berechtigungen ist Benutzern vorbehalten, die über Administrationsrechte verfügen.
Bei fehlenden Berechtigungen wenden Sie sich bitte an Ihren MOTIONDATA Administrator.
MOTIONDATA Mitarbeiter dürfen grundsätzlich nicht in die Berechtigungsverwaltung eingreifen, außer dies erfolgt nach schriftlicher Aufforderung.
Benutzergruppen
Auf Benutzergruppen können Berechtigungen ebenso vergeben werden. Verwendet man Benutzergruppen hat dies den Vorteil, dass man bei Anlage eines neuen Benutzers den Benutzer lediglich der Benutzergruppe (oder mehreren Gruppen) zuordnen muss. Er erhält dann alle Rechte, die für die Gruppe definiert wurde und man muss nicht alle Benutzerrechte einzeln vergeben.
Die Anlage von Benutzergruppen erfolgt in der Benutzerverwaltung unter dem Menü Basis > Administration > Benutzer > Benutzer-Manager.
Mit einem Doppelklick auf eine bestehende Benutzergruppe kann man Benutzer zur jeweiligen Benutzergruppe hinzufügen. Mit einem Klick auf das Plus-Symbol kann man neue Benutzergruppen hinzufügen.
Berechtigungsverwaltung (Vergabe von Rechten)
Berechtigungen auf Basis von einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen
Die Vergabe der Berechtigungen erfolgt in der Berechtigungsverwaltung. Rufen Sie diese aus dem Menü Basis > Administration > Benutzer > Berechtigungsverwaltung auf.
Die Berechtigungsverwaltung ist exakt analog dem MOTIONDATA Menübaum aufgebaut. Möchten Sie eine Berechtigung für eine Funktion oder eine Maske vergeben, rufen Sie diese einfach in der Berechtigungsverwaltung auf.
Im nachfolgenden Beispiel wird veranschaulicht, wie man z. B. eine Berechtigung für den Kundenstamm vergibt. Der Kundenstamm befindet sich im Menü Basis > Stammdaten > Wartung > Kundenstamm > Kundenstamm.
Die Berechtigungsverwaltung ist so aufgebaut, dass in vielen Masken nicht nur gesteuert werden kann, ob ein Benutzer die Berechtigung für die Maske/Funktion hat oder nicht, sondern es gibt auch einige Zusatzrechte (siehe nachfolgende Abbildung). Im Kundenstamm kann z. B. gesteuert werden, ob
- ein Benutzer generell berechtigt ist,
- ob er Kunden anlegen oder löschen darf,
- ob das Sperrkennzeichen gesetzt werden darf etc.
In der nachfolgenden Abbildung wird dargestellt, dass für die einzelnen Benutzer keine Berechtigung für den Kundenstamm vergeben ist (Karteireiter Benutzer).
Die Rechte müssen für die einzelnen Benutzer nicht vergeben werden, wenn die Rechte wie zuvor erwähnt für die Benutzergruppe definiert wurden und sich die Benutzer in der jeweiligen Gruppe befinden (siehe nachfolgende Abbildung).
Speichern von Berechtigungen
Nehmen Sie Änderungen in der Benutzerberechtigung vor, müssen die Angaben NICHT gespeichert werden.
Berechtigung für die Aufgabenbearbeitung der Zeiterfassung
Möchten Sie einem Benutzer die Berechtigung für die Bearbeitung von Zeitstempelungen geben (Zeiterfassung > Aufgabenbearbeitung), müssen Sie danach zusätzlich noch festlegen, für welche Mitarbeiter er/sie das darf. Z. B. könnte es sein, dass Sie nicht möchten, dass der Benutzer für alle Mitarbeiter Zeitstempelungen bearbeiten kann. Markieren Sie den betreffenden Benutzer und klicken dazu im Benutzer-Manager oben auf die Schaltfläche Administration Aufgabenbearbeitung.
In der folgenden Maske entscheiden Sie nun, ob der Benutzer die Zeitstempelungen für alle oder nur einzelne Mitarbeiter bearbeiten darf. Des Weiteren können Sie festlegen, ob die Bearbeitung von Stempelungen automatisch auch für neue Mitarbeiter aktiv ist.
Benutzer sperren/entsperren
Sie können den Benutzer in der Benutzerverwaltung sperren/entsperren (Berechtigung für die Funktion vorausgesetzt).
- Öffnen Sie die Benutzerverwaltung im MOTIONDATA unter dem Menü Basis > Administration > Benutzer > Benutzer-Manager.
- Wählen Sie den betreffenden Benutzer mit einer rechten Maustaste aus der Maske aus.
- Aktivieren/Deaktivieren Sie die den Benutzer über dem Kontextmenü
Hinweis:
Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, wird empfohlen ihn zu sperren anstatt ihn zu löschen, um z.B. historische Auswertungen weiterhin korrekt durchführen zu können.