Allgemeine Informationen

Durch das Zusatzmodul IKS – integriertes Kassensystem - ist einerseits eine Kassenführung mit Kassenbuch und Saldoanzeigen als auch eine Buchung der Bewegungen in eine angebundene Buchhaltung möglich.
Das Zusatzmodul IKS ist nach der Installation in CDP integriert und greift auch auf Daten des Auftragswesens, Fahrzeughandel und des Kundenstamms (z.B. Rechnungen) zu.
Ebenso werde Informationen aus angeschlossenen Buchhaltungen in die Kasse übernommen (z.B. Konten, offene Posten).

Im IKS - Modul können Buchungsoperationen durchgeführt werden, die ansonsten nur in der Buchhaltungssoftware selbst möglich wären (z.B. Sachbuchungen mit Bereichsaufteilung, Kassieren von Rechnungen, Debitoren- sowie Kreditorenbuchungen mit oder auch ohne OP-Verweisen).
Die Verwendung von Transaktionen setzt keine Kenntnisse der Buchhaltungskonten voraus.
Der Anschluss von unterstützten Kassenladen und Kassendisplays ist möglich.

Überblick Funktionsumfang

Einfaches Kassieren von Rechnungen aus CDP
Kassieren aller Kassenbewegungen auf Debitoren-, Kreditoren- und Sachkonten
Kassieren mittels Transaktionen ohne Kenntnis der Buchhaltungskonten
Übergabe der Bewegungen an Ihr Buchhaltungsprogramm
Übernahme der offenen Posten aus Ihrem Buchhaltungsprogramm
Kassenabschöpfungen
Kontrolle der Kreditkartenbewegungen
Mehrere Kassenplätze
Anschluss von Kassenladen und Displays
Führen eines Kassenbuchs(inkl. Druck und Datenexport)
Kontrollzählungen

Systemvoraussetzungen

Das Modul ist verfügbar mit CDP ab Version 5.5.

Die Systemvoraussetzungen finden Sie hier: Systemvoraussetzungen.

Installieren Sie das Modul entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen.
Dieses Modul erfordert eine eigene Freigabenummer, die Ihnen nach Lizenzierung bekannt gegeben wird.
Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese sind im Kapitel "Einstellungen" beschrieben.

Einstellungen

Parametrisieren Sie das Kassensystem um alle Ihre Abläufe abbilden und optimal nutzen zu können.
Ebenfalls ist es notwendig die Kasse für angeschlossene interne und externe Systeme (z.B. Rechnungen aus CDP und Buchhaltungsschnittstellen) einzustellen.
Lesen Sie in Folge wie Sie CDP für Ihre Anforderungen optimieren können.

Kassenplatz

Legen Sie Ihre Hauptkasse und alle Nebenkassen als Kassenplatz an.
Nebenkassen sind notwendig um selbständig in einer eigenen Kasse, mit eigenem Bargeld, zu kassieren. Je nach Konstellation schöpfen die Nebenkassen Ihre Einnahmen dann an die Hauptkasse oder direkt an die Bank bzw. auf die Kartengesellschaften ab.

Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich, dass mehrere Benutzer an verschiedenen PC's gleichzeitig mit einem Kassenplatz arbeiten.
Einerseits widerspricht das in einigen Ländern den gesetzlichen Bestimmungen und andererseits ist bei Differenzen (z.B. Bargeld fehlt) der Fehler nicht nachvollziehbar.

Ein Wechsel des Kassiers(Mittagspause, Teilzeit) während eines Kassenzyklus ist jedoch selbstverständlich möglich(Aktivierung - siehe Kapitel Kassenstandards).

zum Beispiel:

Kassenplatz	Bezeichnung	Hauptverantwortlicher	Kassenkonto
1	Hauptkasse	Finanzleiter Herr Huber(MH)	27000
2	Nebenkasse Ersatzteillager	Finanzleiter Herr Huber(MH)	27010
3	Nebenkasse Gebrauchtwagenplatz	Finanzleiter Herr Huber(MH)	27020

Kassen-ID: Jede Kasse benötigt eine eindeutige numerische Kassen-ID. Mit dieser eröffnen Sie beim Einstieg einen neuen Kassenzyklus.
zug. Bildschirm-ID: Um zu verhindern, dass ein anderer Bildschirm in diesem Kassenplatz einsteigt, tragen Sie hier eine fixe Bildschirm-ID ein. Alle Kassenarbeiten(eröffnen, kassieren, abschöpfen) können dann nur über diesen Bildschirm durchgeführt werden. Ist dies nicht notwendig bleibt das Feld leer.
letzter Benutzer: Wird diese Kasse eröffnet wird hier automatisch dessen Benutzerkennung eingetragen. Das Feld dient nur zu Informationszwecken.
Hauptverantwortl.: Jede Kasse benötigt einen Hauptverantwortlichen. Tragen Sie den zuständigen Benutzer hier ein.Der Hauptverantwortliche wird bei der Verwendung des 4-Augenprinzips benötigt und nur dieser kann die Bereinigung von Kassenzyklen durchführen.
Kassenkonto: Tragen Sie in diesem Feld das Kassenkonto dieses Kassenplatzes ein. Ist eine Buchhaltung angeschlossen muss dieses Konto auch dort vorhanden sein.
Zyklusnummer: Bei jeder Eröffnung einer Kasse wird ein neuer Kassenzyklus begonnen. Alle Transaktionen bis zum Kassenabschluss haben die gleiche Zyklusnummer.

Falls Sie am Jahresende Ihre Belegnummern rücksetzen, verändern Sie nicht die Zyklusnummer! Diese Nummer ist das Kriterium zum Reorganisieren der Kassendaten.Zykluslaufnummer: Jede Transaktion innerhalb eines Zyklus erhält eine eigene Zykluslaufnummer. Ein neuer Zyklus beginnt mit der Laufnummer eins.
Bonnummer: Jeder Kassenbon dieses Kassenplatzes erhält eine eindeutige fortlaufende Bonnummer.

Laut der österreichischen Registrierkassensicherheitsverordnung ist die Reorganisation von Bonnummern nur einmal im Jahr zulässig. Bei Änderung der laufenden Bonnummer erhalten Sie daher eine Warnung. Stellen Sie sicher, dass Sie die Bonnummer nur nach den gesetzlichen Vorgaben Ihres Landes ändern.

Buchhaltungsnummer: Da in der Finanzbuchhaltung eventuell mehrere Firmen parallel geführt werden, können Sie hier die Nummer der Buchhaltung angeben, in die die vom Kassensystem erstellten Buchungssätze gebucht werden und von der Konten- und OP-Daten aus der Buchhaltung in das Kassensystem gelangen sollen. Ist keine Differenzierung notwendig bleibt dieses Feld leer.

Diese Funktion muss von der angeschlossenen Buchhaltungssoftware unterstützt werden.

Ist die Funktion aktiv, können nur Rechnungen mit dieser Buchhaltungsnummer an diesem Kassenplatz kassiert werden. Die Nummer muss mit der Buchhaltungsnummer aus den Steuerungen FIBU ident sein.

Kassenstatus: Hier wird der aktuelle Status des Kassenplatzes angezeigt. Folgende Werte sind möglich:
LEER= Kasse ist abgeschlossen
1 = Kasse ist eröffnet
2 = Kassiervorgang ist unterbrochen
Belegstatus: In diesem Feld wird der aktuelle Belegstatus (Status des Buchungsblockes) angezeigt. Dieser Belegstatus wird beim Kassieren und bei der Wechselgeldfunktion automatisch geändert. Der Belegstatus kann folgende Werte annehmen:
LEER= Beleg/Buchungsblock ist abgeschlossen
1 = Beleg/Buchungsblock ist eröffnet
Kopplung Auftrag/FH: Aktivieren Sie den Schalter um mit diesem Kassenplatz direkt beim Fakturieren einer Auftrags- oder einer Fahrzeughandelsrechnung zum Kassieren zu verzweigen.

Die Kopplung muss zusätzlich in den Kassenstandards generell aktiviert werden.

Kassenbenutzer: Ist hier ein CDP-Benutzer eingetragen so ist nur dieser alleine berechtigt mit dem Kassenplatz zu arbeiten. Bleibt das Feld leer können andere Benutzer diesen Kassenplatz ebenfalls nutzen.

Zahlungsmittel (Kassieren der Belege / Abschöpfen - z.B. Bargeld zur Bank)

Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Zahlungsmittel.

Alle Möglichkeiten, wie eine Zahlung erfolgen kann, sind hier zu definieren. Standardmäßig sind dies Bar, Bankomat(CE-Karte), Kreditkarten, Gutscheine usw.

Bei jedem Belegabschluss in der Kasse sind die Zahlungsmittel vom Kassier zuzuordnen.

Da hinter dem Zahlungsmittel das "Umbuchungskonto" definiert wird muss es zumindest je Konto ein eigenes geben. Gibt es zum Beispiel für jede Kreditkartengesellschaft ein eigenes Umbuchungskonto so benötigen Sie auch getrennte Zahlungsmittel.

Bezeichnung: Geben Sie den Namen des Zahlungsmittels an(Bar, Kreditkarte, usw.).
Währungscode: Welcher Währung entspricht Ihr Zahlungsmittel.
Verwenden Sie andere Währungscodes als Ihre Standardwährung so müssen die tages-aktuellen Umrechnungskurse in den CDP-Währungscodes definiert werden.
Umbuchungskonto: Geben Sie hier Ihr Buchhaltungskonto für das Zahlungsmittel an. Diese Kontonummer wird dazu verwendet, um bei der Kassenabschöpfung die Beträge vom Kassenkonto auf ein eigenes Zahlungsmittelkonto umzubuchen. (Schwebende Geldbewegungen)

Buchhaltung

Umbuchungskonto Zahlungsmittel / Kassenkonto

Betragsunter-/obergrenze: Sie können je Zahlungsmittel eine Betragsunter-/obergrenze angeben. Beträge unter oder über diesen Grenzen können mit diesem Zahlungsmittel nicht kassiert werden.
Identifikationskz.: Wird das Identifikationskennzeichen verwendet muss bei dem Zahlungsmittel dieses Feld befüllt werden. Beispiele, wo eine Identifikation sinnvoll ist wäre die Kreditkartennummer einer Kreditkarte oder eine laufende Gutscheinnummer eines Gutscheins.
LERR= keine Identifikation notwendig
1 = es muss eine Identifikation des Zahlungsmittels erfolgen
Zahlungsmittelgrp.: Die Zahlungsmittelgruppe ist ein reines Informationsfeld und hat keine Auswirkungen oder Funktionen im Programm.
Saldo prüfen: Ist dieser Schalter gesetzt und Zahlungsmittelsaldo im Belegabschluss negativ, kann dieses Zahlungsmittel nicht angegeben werden.

Der Schalter "Saldo prüfen" sollte beim Zahlungsmittel "BAR" gesetzt werden.
Wird versucht den Barsaldo unter null zu buchen - es soll mehr Geld aus der Kassa genommen werden als vorhanden ist - erhalten Sie eine Meldung, dass dies nicht möglich ist.
Sie vermeiden das die Kassa irrtümlich beim Bargeld auf Saldo 0 gestellt wird, der Benutzer erhält in diesem Fall eine explizite Meldung:

Wird diese Meldung mit Enter bestätigt wird der Bildschirm für die Betragsangabe angezeigt und es erfolgt keine Abschöpfung.

Zahlungsmittel - automatische Abschöpfung

Sie haben die Möglichkeit bei diversen Zahlungsmittel (zB Kreditkarten), sofort nach der Kundenzahlung, automatisch die Abschöpfung durch zu führen.
Für die automatische Abschöpfung wird jeweils nach dem Bon, mit welchen kassiert wurde, ein eigener Bon generiert.
Diese Zahlungsmittel erhöhen somit keinen Kassensaldo und es ist keine manuelle Abschöpfungen zu diesen Zahlungsmittel mehr nötig.

Es sind nur Transaktionen mit dem Transaktionstyp "9" (Abschöpfung) zulässig.

Wenn Sie die Kreditkarten automatisch abschöpfen, kann der Saldo der Kreditkarten nicht mehr mit dem Tagesabschluss des Terminals kontrolliert werden!

Transaktionen

Je nach Kassenbewegung (Debitoren, Kreditoren, Sachbuchungen) können Sie verschiedene Transaktionen anlegen und steuern.
Definieren Sie die Standardtransaktionen wie im Anhang in den Kapiteln Automatische Transaktionsarten und Muster von gängigen Transaktionsarten beschrieben wird.

Zusätzlich legen Sie Transaktionen zu allen bei Ihnen gängigen Geschäftsfällen der Kasse an. Der Kassier kann diese dann anhand der Transaktionsart bzw. des Transaktionstextes auswählen ohne Kenntnisse über die Kontierung dieser Transaktion zu besitzen.

Das finden Sie im CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Transaktionen.

Allgemeine Funktion:

Transaktionsart: Legen Sie alle für Ihre Bedürfnisse notwendigen Transaktionen mit einer sprechenden Transaktionsart an.
Text: Beschreiben Sie die Transaktionsart in diesem Feld so, dass der Kassier den Buchungsvorgang eindeutig erkennt.

Bei der Suche nach Transaktionen mit der Lupe wird dem Benutzer die erste Textzeile angezeigt. Kurze Definitionen sind hier sehr hilfreich(z.B. Büromaterial oder Postspesen). Die zweite Textzeile kann zum Beispiel für Hinweise verwenden werden, welche Angaben der Benutzer in der Textzeile eins eingeben soll(z.B. Rechnungsnummer, Überbringer, usw.).
Transaktionstyp: Der Transaktionstyp beschreibt um welchen Typ der Buchung es sich handelt. Anhand des Typs werden beim Kassieren gewisse Felder angezeigt und Funktionen aktiviert oder deaktiviert. Zusätzlich wird damit die Kontierungslogik für eine angeschlossene Buchhaltung gesteuert.
Beschreibung der Transaktionstypen:

Type und Beschreibung
1: Standardtransaktion Unter dieser Type werden Sachbuchungen zusammengefasst. Die Buchung selbst kann zusätzlich noch auf Bereichskonten aufgeteilt werden.
Mit folgenden Transaktionstypen können Rechnungen sowohl mit der Verrechnungsart 'Bar' (Zahlungscode 'B' bei Faktura) als auch 'Kredit' (Zahlungscode 'K' bei Faktura) kassiert werden, die Eingabe eines Skontos ist möglich, wenn dies entsprechend festgehalten wird. (Schalter Skontoeingabe erl.) *Hinweis zu Bar – Rechnungen:* Bei diesen Belegen darf der absolute Rechnungsbetrag nicht geändert werden, d.h. es ist bei diesem Typ lediglich eine Vorzeichen- Änderung für Storno erlaubt. Beachten Sie für die Buchung des Skontos das Kapitel Mehrwertsteuersätze.
2: Zahlung einer Werkstatt- bzw. Ersatzteilrechnung Wenn eine direkte Kopplung mit dem Auftrag besteht, so werden Bar-Rechnungen und Barverkaufsrechnungen (üblicherweise Kundennummer 999.999) mit einer Transaktionsart dieser Transaktionstype kassiert. 3: Zahlung einer Handelsfahrzeugrechnung I: Zahlung sonstiger Aufwand-/Ertrag Fahrzeughandel / mehrere Anzahlungen H: Anzahlung Handelsfahrzeug(aus der Verarbeitungsmaske) Mit folgenden Transaktionstypen können Zahlungen mit Bezug auf einen Debitor bzw. Kreditor durchgeführt werden. Bei der entsprechenden Zahlung wird entweder ein bestehender Offener Posten ausgeglichen, falls beim Kassieren dieser OP-Verweis eingetragen wird, oder es wird ein neuer Offener Posten erstellt. Ebenfalls ist die Eingabe eines Skontos möglich, wenn dies entsprechend festgehalten wird. *Hinweis:* Die Skontoeingabe ist jedoch nur möglich, wenn ein OP-Verweis eingetragen wurde. 4: Transaktion mit Bezug auf ein Debitorenkonto 5: Transaktion mit Bezug auf ein Kreditorenkonto Vom Kassensystem automatisch benötigte Transaktionstypen: 9: Kassenabschöpfung (z.B. Entnahme des Bargeldes für die Bank) Diese Transaktion wird beim Abschöpfen einer Kasse abgestellt. E: Eröffnungstransaktion - Diese Transaktion kennzeichnet den Beginn eines neuen Kassenzyklus. A: Abschlusstransaktion Diese Transaktion kennzeichnet das Ende eines Kassenzyklus.

Auswirkungen bei der Überleitung der Transaktionen in die Buchhaltung

Type und Beschreibung

1 Standardtransaktion:

Diese Transaktionen werden als Sachbuchungen mit oder ohne Bereichsaufteilung übergeleitet.

Zahlung der Rechnung am Tag der Rechnungslegung:
Bar – Rechnungen:
Die Zahlung wird als reine Sachbuchung betrachtet.

Kredit – Rechnungen:
Bei Kreditrechnungen kann auch nur ein Teilbetrag des Gesamtbetrages kassiert werden, wobei jedoch erst nach der Bezahlung des letzten Teilbetrages der Offene Posten ausgeglichen wird.
Kreditrechnungen werden als Debitorenbuchung gebucht, wenn es für die Werkstatt- bzw. Ersatzteilrechnungen nicht anders definiert.

Zahlung der Rechnung nach dem Tagesabschluss:
Transaktionen mit diesem Transaktionstyp können auch nach dem Tagesabschluss verwendet werden, die Buchung erfolgt in diesem Fall als Debitorenbuchung.

2 Zahlung einer Werkstatt- bzw. Ersatzteilrechnung

Wenn eine Rechnung mit der Verrechnungsart "Kredit" am Tag der Rechnungslegung vollständig kassiert wird, kann das Verrechnungskennzeichen im jeweiligen Auftrag automatisch auf "Bar" abgeändert und die Rechnung als Sachbuchung übergeleitet werden.
Beachten Sie dazu das Kapitel Kassenstandards "Zahlungscode Werkstatt".

3 Zahlung einer Handelsfahrzeugrechnung

I Zahlung sonstiger Aufwand-/Ertrag Fahrzeughandel

Folgende Transaktionen werden als Debitoren- bzw. Kreditorenbuchungen übergeleitet.

4 Transaktion mit Bezug auf ein Debitorenkonto

5 Transaktion mit Bezug auf ein Kreditorenkonto

9 Kassenabschöpfung

Diese Transaktionen werden als Sachbuchungen in die Buchhaltung übergeleitet.
Gegenkonto des Kassenkontos ist das 'Umbuchungskonto' aus dem Zahlungsmittel.

Diese Transaktionen werden nicht in die Buchhaltung übergeleitet:

E Eröffnungstransaktion

A Abschlusstransaktion

Einnahme/Ausgabe Kz: Mit diesem Kennzeichen wird festgelegt, ob die Transaktionsart eine Einnahme oder eine Ausgabe ist. Dadurch wird beim Kassieren ein entsprechender Hinweis ausgegeben, wenn das Betragsvorzeichen nicht mit diesem Kennzeichen übereinstimmt.
LEER = Einnahme
1 = Ausgabe
Belegsymb. FIBU 1/2
Arbeitet eine angeschlossene Buchhaltung mit Belegsymbolen hinterlegen Sie diese hier.
Generell wird für alle Transaktionstypen immer das Belegsymbol 1 in die Schnittstelle mitgeschickt.
Bei den Transaktionstypen 'Zahlung einer Rechnung' wird das Belegsymbol 1 für die Bezahlung von Kredit-Rechnungen verwendet und für Bar-Rechnungen das Belegsymbol 2.

Die Belegsymbole müssen in der angeschlossenen Buchhaltung angelegt sein und auch zur entsprechenden Kontoart(Debitor, Kreditor oder Sachkonto) dieser Transaktion passen.

Steuercode: In diesem Feld geben Sie den Vorschlagswert für den Steuercode dieser Transaktionsart an.
Überl.-Kontoart
Bei der Angabe eines Überleitungskontos wird eine Kontoart benötigt.
Folgende Kontoarten können angegeben werden:
LEER= kein Vorschlag
1 = Debitorenkontoart
2 = Kreditorenkontoart
3 = Sachkontoart
Überl.-Kto: In diesem Feld hinterlegen Sie die Gegenkontonummer zum Kassenkonto.

Buchhaltung

z.B. Postgebühren / Kasse

Änderung Konto erl.: Mit diesem Schalter erlauben Sie, dass das oben angegebene Vorschlagskonto manuell geändert werden darf.
Änderung Steuer erl.
LEER= der Vorschlagswert aus der Transaktion darf bei der Buchung geändert werden
1 = der Vorschlagswert aus der Transaktion darf bei der Buchung nicht geändert werden
2 = der Vorschlagswert aus der Transaktion wird nicht übernommen. Es muss ein Steuercode manuell bei der Buchung erfasst werden
FIBU Steuercode Anzahlung
In diesem Feld können Sie den Steuercode für Anzahlungen direkt auf einen Kunden erfassen.
(nur zulässig bei Transaktionstyp 4 mit Bezug auf Debitorenkonto)
Es wird in Folge eine Acontobuchung auf das Debitorenkonto erstellt und als Steuercode dieser Code in die Buchhaltung übergeleitet.
Inkl./Exkl. Steuer
Hier steuern Sie ob die Betragseingabe mit, ohne oder in beiden Varianten eingegeben werden darf.

Quittierungskennz.
Mit diesem Kennzeichen geben Sie an, ob bei der Eingabe einer Transaktion dieser Art eine Quittierung erfolgen muss oder nicht.
LEER = es erfolgt keine Quittierung dieser Transaktion
1 = es erfolgt eine einmalige Quittierung dieser Transaktion durch den Kassier
2 = es erfolgt eine Quittierung nach dem 4-Augenprinzip einerseits durch den Kassier und andererseits durch den Hauptverantwortlichen dieser Kasse.
Skontoeingabe erl.
Mit diesem Kennzeichen geben Sie an, ob bei der Eingabe einer Transaktion dieser Art eine Skontoeingabe erfolgen kann oder nicht.
LEER = es kann kein Skonto eingegeben werden
1 = es kann ein Skonto eingegeben werden. Die Skontoeingabe selbst ist jedoch auf einige Transaktionstypen beschränkt.
Vorsteuerkennz.
In diesem Feld geben Sie an, ob bei der Buchung dieser Transaktion, der in den Mehrwertsteuersätzen hinterlegte Vorsteuer- oder Mehrwertsteuercode verwendet wird.
LEER = Mehrwertsteuercode
1 = Vorsteuercode
Gedruckt auf Bon
Mit diesem Kennzeichen ist der Druck der Transaktion und der Transaktionstexte auf Kassenbons steuerbar. Diese Steuerung gilt nur für den Bondruck. Auf dem Kassenbuch werden die Transaktionen und beide Transaktionstexte immer ausgedruckt.
LEER = Transaktion wird nicht gedruckt
1 = Transaktion wird mit dem ersten Transaktionstext gedruckt
2 = Beide Transaktionstexte werden gedruckt
Bondruck
Steuern Sie hier ob bei dieser Transaktion ein Bon gedruckt werden soll.
LEER= Bon wird nicht gedruckt
1 = Bon wird gedruckt

Diese Eingabe hat nur dann eine Auswirkung, wenn in den Kassenstandards das Feld "Kassenbondruck" den Wert "2" (=Bondruck wird in der Transaktion definiert) enthält.
Da in Österreich immer automatisch ein Bon gedruckt werden muss hat dieses Feld in diesem Land keine Auswirkung.

Text 1/2 sperren
In diesem Feld steuern Sie die Texteingabe durch den Kassier. Dadurch können, wenn gewünscht, Texte, die in der Pflege der Transaktionen eingegeben wurden, erhalten bleiben.
LEER= beide Transaktionstexte sind pflegbar
1 = der erste Text wird gesperrt, der zweite Text bleibt pflegbar
2 = der zweite Text wird gesperrt, der erste Text bleibt pflegbar
3 = beide Texte werden gesperrt
Texteingabe erforderlich
Hier können Sie steuern, ob der Benutzer zwingend einen Text erfassen muss.
LEER = Text kann überschrieben werden, es ist jedoch keine Eingabe erforderlich
1 = Es ist zwingend eine Texteingabe in Text 1 erforderlich
2 = Es ist zwingend eine Texteingabe in Text 2 erforderlich
3 = Beide Texte müssen erfasst werden
Text 1 generieren
Mit diesem Feld können Sie eine Generierung des ersten Transaktionstextes steuern.
Die Generierung läuft für Transaktionsart 1 und 2 schon beim Kassieren. Der generierte Text wird beim Tagesabschluss um andere Informationen, wie zum Beispiel der Bonnummer, erweitert. Für den Rest der Transaktionsarten wird der erste Transaktionstext erst während des Tagesabschlusses generiert und ersetzt den bisherigen Inhalt des Feldes.
Der Bon und das Kassenbuch werden vor Tagesabschluss ausgedruckt, deswegen wird der gepflegte (oder teilweise generierte) Transaktionstext 1 aufscheinen. In die Finanzbuchhaltung wird jedoch der generierte Text übergeleitet.
LEER= Transaktionstext 1 wird nicht generiert
1 = Transaktionstext 1 wird generiert

Bei den Transaktionen die keine Texteingabe durch den Benutzer erfordern, wie zum Beispiel das Kassieren einer CDP-Rechnung, sollten Sie die automatische Generierung verwenden.
Anstatt im Buchungstext den Transaktionstext 1 "Zahlung Werkstattrechnung" zu erhalten werden dann folgende Informationen generiert:
Kassenplatz - Bonnummer – Transaktionsart – Rechnungsnummer

Text 2 überleiten
Mit diesem Feld können Sie die Überleitung des zweiten Transaktionstextes in die Finanzbuchhaltung steuern.
LEER = Transaktionstext 2 wird nicht übergeleitet
1 = Transaktionstext 2 wird übergeleitet

Ist in einer angeschlossenen Buchhaltung der Buchungstext kürzer wird dieser in der Schnittstelle abgeschnitten und nicht komplett übergeleitet.

In der DKS-Buchhaltung gilt folgendes:
Der Transaktionstext 1 wird komplett übergeleitet.
Der Transaktionstext 2 wird als Zusatztext mit dem Kennzeichen ‚KS' übergeleitet.
Dieses Zusatztextkennzeichen(‚KS') muss in der DKS angelegt werden.
Anzahlungskonto HF
Diese Funktion wird von osteuropäischen Ländern verwendet.
Bereichsbuchung
Wollen Sie die Transaktionssumme prozent- oder betragsmäßig auf mehrere Konten aufteilen verwenden Sie den Karteireiter "Bereichsbuchung". Sie können die Transaktion auf bis zu zehn Bereiche verteilen.

Bereichsaufteilung
Mit diesem Kennzeichen geben Sie an, ob bei der Eingabe dieser Transaktion eine Aufteilung auf Bereichskonten erfolgen soll. Die Aufteilung auf Bereichskonten ist jedoch auf Standardtransaktionen beschränkt.
LEER= es ist keine Bereichsaufteilung möglich
1 = es ist eine Bereichsaufteilung möglich, sie kann aber auch leer bleiben
2 = eine Bereichsaufteilung ist zwingend vorgeschrieben
Art der Bereichsaufteilung
Die Bereichsaufteilung kann entweder betrags- oder prozentmäßig erfolgen. Mit diesem Kennzeichen geben Sie an, wie eine mögliche Bereichsaufteilung durchgeführt werden kann.
LEER = Die Art der Bereichsaufteilung ist sowohl betrags- als auch prozentmäßig möglich. Mit einer bestimmten Befehlstaste kann beim Kassieren von einer Eingabeform in die andere gewechselt werden.
1 = die Bereichsaufteilung ist nur betragsmäßig möglich
2 = die Bereichsaufteilung ist nur prozentmäßig möglich
Bereichskontoart
In diesem Feld geben Sie den Vorschlagswert für die Kontoart des Bereichskontos beim Kassieren an.
LEER = kein Vorschlag
A bis Z = Bereichskontoarten aus der angeschlossenen Buchhaltung
Bereichskontonummer
In diesem Feld hinterlegen Sie die Bereichskontonummer aus der Buchhaltung.
Prozentsatz
In diesem Feld können Sie einen Vorschlagswert für den Aufteilungsprozentsatz bei der Bereichsaufteilung angeben. Beim Wechsel in die Bereichsaufteilung im Kassiervorgang wird ein Betrags- und prozentmäßiger Vorschlag errechnet und angezeigt. Die so ermittelten Vorschlagswerte können jedoch beliebig abgeändert werden.

Kassendisplay und Ladenanschluss

Sie haben die Möglichkeit zu dem Modul IKS – Kassensystem ein Kassendisplay und/oder eine Kassenlade anzubinden. Mit diesem Wartungsprogramm steuern Sie für die Anschlüsse für die betroffenen Bildschirme.

Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Kassendisplay und Ladenanschluss.

Die Kassenlade oder das Display muss mit IKS kompatibel sein. Ihr Motiondata Vector Betreuer berät Sie gerne, welche Modelle hier angebunden werden können.
Die Einrichtung/Anbindung eines kompatiblen Gerätes erfolgt kostenpflichtig, wenden Sie sich hier bitte an den MOTIONDATA VECTOR Service Desk.

Zähleinheiten

Falls ein Zahlungsmittel in Einheiten unterteilt ist, legen Sie diese hier an. Diese Zähleinheiten werden im Programm Saldo prüfen für einen Kassensturz zur Verfügung gestellt.
Denken Sie hier zum Beispiel auch an Gutscheine. Um beim Kassensturz eine bessere Eingabe-/Kontrollmöglichkeit zu haben legen Sie für diese ebenfalls deren Einheiten an.

Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Kassendaten pflegen > Zähleinheiten.

z.B.: Zahlungsmittel ‚BAR'
Einheiten: 0,01, 0,02, 0,05, 0,10, 0,20, 0,50, 1,00, 2,00, 5,00, 10,00, 20,00, 50,00, 100,00, 200,00, 500,00

Belegtexte Auftrag

Der Aufruf erfolgt unter CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem.

In den Belegtexten können die Texte des Kassenbons geändert werden.
Da es hier bereits bestehende, sinnvolle, Texte gibt ist hier ein Eingriff normaler Weise nicht notwendig.
Die Belegtexte des Kassenbons finden Sie mit dem Programmnamen "KDKTP2".

Endtexte Auftrag

Mit diesem Programm können Sie verschiedene fixe Endtexte von Auftragspapieren und Kassenbons eingeben, ändern bzw. auch löschen. Die verwendete Textart für Kassenbons ist "Z". (Der Text kann je Textart bis zu 100 Zeilen lang sein.)

Buchhaltungsdateien in Kasse übernehmen

Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Buchungsdaten in Kasse übernehmen.

Mit diesem Menüpunkt übernehmen Sie von einem angeschlossenen Buchhaltungssystem die offenen Posten in die Kasse. Des Weiteren werden Konten in die Kontotabelle übernommen.

Die Daten müssen in einem vorgegebenen CDP Importformat zur Verfügung stehen. Um diese Funktion in Betrieb zu nehmen benötigen Sie eine CDP-Serviceleistung. Kontaktieren Sie hierfür das MOTIONDATA VECTOR Vertriebs-Team .

Kontentabelle pflegen

Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Kontentabelle pflegen.

Dieser Menüpunkt bietet Ihnen die Möglichkeit ohne angeschlossener Buchhaltung Konten für die Verwendung in der Kasse zu definieren.
Für das Kassenprogramm sollten dann Sach- und Kreditorenkonten angelegt werden. Damit können Sie auch Lieferantenzahlungen über das Kassenprogramm abwickeln.
Die Debitoren werden über den Kundenstamm im KFZ-Paket aufgerufen. Daher müssen diese nicht definiert werden.

Einige angeschlossene Buchhaltungsprogramme bieten Schnittstellendaten für diese Konten an (z.B. DKS). Diese werden dann bei der Übernahme der Daten aus der Buchhaltung ebenfalls übernommen.

Umstellung auf Kreditrechnungen

Im Zuge der Kassenintegration ist es notwendig alle Rechnungen, die in CDP erstellt werden, auf "Kredit" abzurechnen.
Werden Rechnungen am Tag der Ausstellung kassiert kann CDP diese, falls gewünscht, auf ‚Bar' umstellen (siehe Kapitel Kassenstandards - Standardwerte IKS Schalter "Zahlungscode Werkstatt").

AUSNAHME:
Bei Verwendung der Auftragskopplung müssen die zu kassierenden Rechnungen mit dem Zahlungscode ‚B' ausgestellt werden.
Ist eingestellt, dass Rechnungen im Zuge des Kassierens auf Bar umgestellt werden, bucht CDP diese direkt auf das Barverkaufskonto. Der Beleg ist daher am Debitor in der Buchhaltung nicht sichtbar.

Buchhaltung

Bar: Barverkaufskonto (Kassen) / Erlös Kredit. Debitor / Erlös

Notwendige Einstellungen für Auftrag, Handelsfahrzeugrechnungen & So.Aufände/Erträge

Folgende Schalterstellungen sind für Auftrags-, Handelsfahrzeugrechnungen und Sonstige Aufwände und Erträge notwendig.

Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Daten Pflege > Firmendaten Allgemein > Steuerungen > Standardwerte allgemein.

Reiter: Standardwert IV

Um den Zahlungscode in der Rechnung korrekt vorzuschlagen setzen Sie diesen für alle Rechnungsempfänger auf ‚K'.

Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Daten Pflege > Firmendaten Allgemein > Steuerungen > Parameter Auftragswesen.

Reiter: Allgemeine Funktionen

Prüfen Sie das Feld "Zahlungscode aus Kundenstamm übernehmen". Da der Zahlungscode im Kundenstamm nicht relevant sein soll muss dieses "LEER" sein.

Reiter: Allgemeine Funktionen 3

Hier definieren Sie, ob auch Ersatzteilbarverkäufe auf "Kredit" abgerechnet werden sollen.

1 = Laufkunde darf auch auf Kredit abgeschlossen werden.

Ist dies der Fall, wird bei Barverkäufen als Debitorenkonto die Laufkundennummern aus dem Auftrag verwendet.
Die Laufkundennummer wird bei Auftragsanlage aus den Benutzerstandards übernommen.

Reiter: Allgemeine Funktionen 4

Setzen Sie den Schalter im Feld "Nur Zahlungscode Kredit zulässig" auf den Wert "1".

Diese Schalterstellung ist unabhängig davon ob ein Kunde Barzahler ist oder Rechnungen mit einem Zahlungsziel erhält.

Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Fahrzeughandel > Firmendaten Fahrzeughandel > Firmendaten Fzg.-Handel I pflegen > Steuerungen Fahrzeughandel.

Reiter: Steuerungen I
Um auch Handelsfahrzeugrechnungen und Sonstige Aufwände und Erträge immer auf Kredit abzurechnen setzen Sie im Feld "Nur Zahlungscode Kredit" den Schalter auf den Wert "2".

Kassenkonten hinterlegen

Um Buchungssätze für Barbuchungen abstellen zu können, benötigen wir die Hinterlegung von Barverkaufskonten für die einzelnen Bereiche.

Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Daten Pflege > Firmendaten Verrechnung > Finanzbuchhaltung > FIBU-Steuerungen.

Reiter: Allgemein

Hier geben Sie entweder das Kassenkonto oder das Verrechnungskonto für Barfakturen an.
Dieses Konto muss für alle Bereiche eingegeben werden – auch wenn sie hierfür nur ein Konto in der Buchhaltung haben. Nähere Erklärung siehe Kassenstandards - Standardwerte IKS.

Verwechseln Sie dieses Kassenkonto nicht mit dem Konto des Kassenplatzes (siehe Kassenplatz).
Auf diese Konten werden die Rechnungen, welche Bar kassiert wurden, gegen den Erlös gebucht.
Das Konto des Kassenplatzes löst dieses Konto bei Kassierung wieder auf.

Kassenstandards

Hier steuern Sie die allgemeine Funktionalität Ihrer Kasse, des Kassenbons, der Auftragskopplung und definieren die Buchhaltungsüberleitung.

Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Kassendaten pflegen > Kassenstandards.

Reiter: Standardwerte IKS

Kassenstandardwährung: Mit diesem Währungscode werden Kassenabläufe durchgeführt und protokolliert. Wenn eine Transaktion in einem anderen Währungscode durchgeführt wird, dann werden die Transaktionsbeträge zusätzlich in der Kassenstandardwährung angezeigt und gedruckt.

Standardzahlungsmittel: In diesem Feld kann ein Vorschlagswert für ein Zahlungsmittel eingetragen werden. Normaler Weise ist dies das Zahlungsmittel ‚BAR'.

Zahlungsmittel für Retourgeld: In diesem Feld wird das Zahlungsmittel der Wechselgeldfunktion, in der allfälliges Retourgeld ausbezahlt wird, eingetragen. Normaler Weise ist dies das Zahlungsmittel ‚BAR'.

Steuercode: Dieser Steuercode wird Ihnen bei der Anlage einer Transaktion vorgeschlagen.
Folgende Eingaben sind gültig:
LEER = Kein Vorschlagswert
0 - 49 = Steuercode analog zu den Steuercodes des KFZ – Paketes

Standardtransaktion: Dieser Wert hat derzeit keine Funktion.

Eröffnungstransaktion: In diesem Feld wird die Transaktionsart, die automatisch bei der Eröffnung einer Kasse verwendet wird, eingetragen. Diese Transaktionsart muss den entsprechenden Typ haben

Abschlusstransaktion In diesem Feld wird die Transaktionsart, die automatisch beim Abschluss einer Kasse verwendet wird, eingetragen. Diese Transaktionsart muss den entsprechenden Typ haben.

Abschöpfungstransaktion
In diesem Feld wird die Transaktionsart, die automatisch beim Abschöpfen (Bargeld für Bank, Kreditkarten laut Abrechnung) einer Kasse verwendet wird, eingetragen. Diese Transaktionsart muss den entsprechenden Typ haben.

Grenzwert für Steuer-Korrektur
In diesem Feld tragen Sie den Grenzwert für eine mögliche Steuerbetragskorrektur bei Standardtransaktionen ein. Dieser Grenzwert bildet einen Rahmen um den Soll-Steuerbetrag laut Prozentsatz des entsprechenden Steuercodes. Wird dieser Rahmen unter- oder überschritten, so erhält der Benutzer einen entsprechenden Hinweis angezeigt, kann jedoch den eingetragenen Steuerbetrag trotzdem bestätigen. Der Grenzwert muss zwischen 0,00 und 99,99 liegen.

Quittierungskennzeichen: Mit diesem Kennzeichen geben Sie an, unter welchen Bedingungen beim Belegabschluss eine Quittierung erfolgen muss.
LEER = es erfolgt keine Quittierung bei Belegabschluss
1 = es erfolgt eine Quittierung nur wenn das Retourgeld einen Wert größer Null annimmt.
2 = es erfolgt beim Belegabschluss immer eine Quittierung

Setzten Sie das Quittierungskennzeichen auf den Wert 1!
Somit hat Ihr Kassier die Anzeige über die Höhe des Retourgeldes am Bildschirm.
Setzen Sie das Quittierungskennzeichen direkt in der Transaktion um eine Quittierung gezielt bei bestimmten Kassenbewegungen anzufordern.

Zahlungscode Werkstatt: Über dieses Feld können Sie steuern ob bei Werkstatt- und Ersatzteilrechnungen beim Kassieren der Zahlungscode automatisch auf "B" umgestellt wird. Voraussetzung ist, dass die Rechnung am Tag des Rechnungsdatums und der gesamte Rechnungsbetrag kassiert werden.
LEER= der Zahlungscode wird automatisch auf "B" (Bar) gestellt
1 = der Zahlungscode wird auf "K" (Kredit) belassen.

Auftragsreaktivierung nach Kassenbuchung
Setzen Sie diesen Schalter auf den Wert "1" um zu verhindern, dass kassierte Rechnungen in CDP storniert werden können und dadurch Fehlbuchungen in der Kasse entstehen.
LEER = kassierte Aufträge können reaktiviert werden
1 = kassierte Aufträge können erst nach Kassenbuchung reaktiviert werden

Ist der Schalter auf "1" gesetzt erhält ein Benutzer, der versucht eine kassierte Auftragsrechnung zu reaktivieren, den Hinweis, dass der Auftrag bereits kassiert wurde. Um die Rechnung stornieren zu können muss dieser zuerst eine Stornierung in der Kasse veranlassen.

Kontonummernlänge nicht prüfen
LEER = Die Länge der Kontonummern wird geprüft
1 = Die Länge der Kontonummern wird nicht geprüft
Hier benötigen Sie den Wert 1 nur wenn Ihre Sachkonten in der Buchhaltung unterschiedliche Längen aufweisen. (z.B. Bilanzkonten 4 stellig, GuV Konten jedoch 5 und 6 stellig)

Bei Storno Transaktion löschen
LEER= Bei einem Storno mit F23, wird eine Stornotransaktion mit umgekehrten Vorzeichen erstellt. Es wird ein Kassenbon mit dem Betrag 0 erstellt und die Kassenbewegung scheint im Kassenbuch auf.
1 = Bei einem Storno mit F23 wird die Transaktion gelöscht und scheinen auf dem Kassenbeleg und im Kassenbuch nicht mehr auf.
Unabhängig von dieser Schalterstellung erfolgt, bei einem Transaktionsstorno vor Belegabschluss keine Buchung in die Buchhaltung.

Format Kassenbuch
Für den Druck des Kassenbuchs gibt es zwei Formate.
LEER= 198-stellig, geordnet nach Zyklus, mit Belegsummen und Zahlungsmittelsummen
1 = 132-stellig, geordnet nach Tagesdatum mit Tagessumme

Kassierwechsel
Setzen Sie diesen Schalter auf "1" um einen Kassierwechsel während eines Zyklus zu ermöglichen.
LEER= Kassierwechsel ist während eines Zyklus nicht möglich
1 = Kassierwechsel während eines Zyklus ist möglich.

Der Kassier zu den einzelnen Transaktionen wird nur auf dem 198-stelligen Kassenbuch gedruckt.

bei Storno Zahlungsm. übernehm.
Setzen Sie diesen Schalter auf "1" um Fehleingaben beim Storno zu vermeiden.
LEER = es wird bei der Stornoposition kein Zahlungsmittel übernommen
1 = Das erfasste Zahlungsmittel des Beleges wird beim Storno übernommen

Signatur Österreich:
Dieser Schalter ist nur für Österreich relevant, um die dort festgelegten gesetzlichen Bestimmungen, der Registrierkassenverordnung, zu erfüllen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den Kapitel "Kassensignatur Österreich".

Reiter: Kassenbon

Kassenbondruck
Hier können Sie steuern, ob der Kassenbondruck immer, nie oder nur bei bestimmten Transaktionen erfolgen soll.
LEER = Bon wird bei jeder Transaktionen gedruckt
1 = Bon wird bei keiner Transaktion gedruckt
2 = Bon wird nach Definition in der Transaktion gedruckt

Dieser Schalter ist in Österreich nicht wirksam, da dort automatisch, bei jeder Kassenbewegung, ein Bon gedruckt wird.
Dies entspricht der, in diesem Land gültigen, Registrierkassensicherheitsverordnung.

2 = Bon wird nach Definition in der Transaktion gedruckt

Format Kassenbon
LEER = der Kassenbon enthält pro Position folgende Informationen:
Laufende Nummer Transaktion - Position, Art und Transaktionstyp, Bezeichnung, Konto und Betrag in Kassenstandardwährung
1 = der Kassenbon enthält die Transaktionsbezeichnung und den Betrag in Transaktion- und Kassenstandardwährung
Sprachcode Belegtext
Hier können Sie den Sprachcode eintragen, welcher für den Kassenbondruck verwendet wird. Keine Eintragung bedeutet, dass der ursprünglich mit dem KFZ - Paket ausgelieferte Sprachcode verwendet wird.
Druck Zahlungsmittel
Hier steuern Sie, ob auf dem Kassenbon Zahlungsmittel, die nicht als Standard Zahlungsmittel gelten (Bankomat, etc.), angedruckt werden oder nicht.
LEER = die Zahlungsmittel werden nicht angedruckt
1 = die Zahlungsmittel werden am Kassenbon angedruckt
Adresse drucken (Debitoren)
Mit diesem Feld können Sie steuern, ob auf dem Kassenbon bei Bezug auf Debitor (Transaktionsarten 4 und 5) der Name und die Adresse bzw. die OP - Belegnummer angedruckt wird oder nicht
LEER = der Name und Adresse werden nicht angedruckt
1 = der Name und Adresse werden angedruckt
2 = die OP-Belegnummer, der Name und die Adresse werden gedruckt
Doppelauspreisungswährung
Wenn dieses Feld versorgt wird, werden die Beträge in Kassenstandardwährung und in der hier angegebenen Währung ausgewiesen.

Retourgeld teilbar
LEER = das Retourgeld kann nur in Kassenstandardwährung ausgegeben werden
1 = es können Teilbeträge des Retourgeldes in Kassenstandardwährung und in Doppelauspreisungs-Währung (Steuerungen CDP) ausgegeben werden.
Getrennte Belege für Einnahme / Ausgaben
LEER = es wird nicht geprüft ob Einnahmen- und Ausgaben laut Kennzeichen in der Transaktion gemischt für einen Kassenbon erfasst werden
1 = Es wird geprüft dass auf einem Kassenbon nur Transaktionen mit identischem Einnahmen- Ausgabenkennzeichen erfasst werden
Getrennte Druckdateien für Einnahme / Ausgaben
LEER = es wird immer die Druckdatei 'PFAKKB' für den Kassenbon verwendet
1 = abhängig vom Einnahme-/ Ausgabekennzeichen lt. Transaktionen werden die getrennten
Druckdateien PFAKKBA / PFAKKBE verwendet (siehe Kapitel "Druckprogramme").

Sie können unterschiedliche Druckdateien nur definieren wenn Sie die getrennten Belege für Einnahmen/ Ausgaben ebenfalls aktivieren!

Überbringer/ Empfänger erfassen
LEER = es erfolgt keine Erfassung
1 = Beim Belegabschluss wird immer ein Fenster angezeigt, in dem der Überbringer erfasst werden muss
Bei Bezahlung von Werkstattrechnungen wird der Rechnungsempfänger vorgeschlagen, wenn er bei allen Transaktionen des Beleges identisch ist.
Der Überbringer/Empfänger kann am Kassenbon als Endetext gedruckt werden.

Kassenbons archivieren
Setzen Sie diesen Schalter um die Kassenbons im Belegarchiv zu archivieren.

In Österreich muss dieser Schalter gesetzt werden. Laut Registrierkassenvorschrift müssen in diesem Land alle Kassenbelege archiviert werden.

Reiter: Auftragskopplung

In dieser Maske legen Sie die Standardwerte fest die für die Kopplung eines Kassenplatzes bei der Fakturierung genutzt werden.

Kopplung Auftrag
Aktivieren Sie diese Einstellung um bei jeder Fakturierung einer Werkstatt- und Ersatzteillagerrechnung sofort in das Programm kassieren zu verzweigen. Das setzt voraus, dass der Mitarbeiter welcher Rechnungen druckt diese auch immer kassiert.
Soll nur bestimmten Bildschirmen ein Kassenplatz zur Kopplung zugeordnet werden steuern Sie dies in den Parametern vom Kassenplatz.
Auftragskopplungen können nur verwendet werden wenn Rechnungen entgegen dem Standard als Barrechnung gedruckt werden.
LEER = Es besteht keine Kopplung mit dem Auftragsprogramm
1 = Es besteht nur bei vereinfachtem Barverkauf bzw. Ersatzteilaufträgen eine Kopplung mit dem Auftragsprogramm
2 = Es besteht bei allen Aufträgen eine Kopplung mit dem Auftragsprogramm

Kopplung Fahrzeughandel
Aktivieren Sie diese Einstellung um bei jeder Fakturierung einer Handelsfahrzeugrechnung sofort in das Programm kassieren zu verzweigen. Das setzt voraus, dass der Mitarbeiter welcher Rechnungen druckt diese auch immer kassiert.
Soll nur bestimmten Bildschirmen ein Kassenplatz zur Kopplung zugeordnet werden steuern Sie dies in den Parametern vom Kassenplatz.
Rechnungskopplungen können nur verwendet werden wenn diese entgegen dem Standard als Barrechnung gedruckt werden.
LEER = Es besteht keine Kopplung mit dem Handelsfahrzeugprogramm
1 = Es besteht ein Kopplung mit dem Handelsfahrzeugprogramm. Dieses Kennzeichen ermöglicht eine direkte Kopplung des Auftragswesens mit dem Kassensystem. Wenn eine Kopplung besteht, so werden Bar-Rechnungen direkt in die Kasse übergeleitet und dort kassiert.

Transaktion Bon / Rechnung: Wenn eine direkte Kopplung mit dem Auftragswesen existiert, so werden die hier eingetragenen Transaktionsarten zum Kassieren verwendet, wenn der Auftrag mit F22-Bondruck (Bon) oder mit Aktion 'FA' (Rechnung) verlassen wird.

Transaktion Storno Bon/ Stornorechnung
Wenn eine direkte Kopplung mit dem Auftragswesen existiert, so werden die hier eingetragenen Transaktionsarten als Storno verwendet, wenn der Auftrag mit F22-Bondruck (Bon) oder mit Aktion 'FA' (Rechnung) verlassen wird.

Transaktion Handelsfahrzeug / IAE
Wenn eine direkte Kopplung mit dem Fahrzeughandel existiert, so werden die hier eingetragenen Transaktionsarten zum Kassieren verwendet wenn eine Handelsfahrzeugrechnung oder Anzahlungsrechnung erstellt wird.
Diese Transaktionsart muss in der Tabelle der gültigen Transaktionsarten angelegt sein und den entsprechenden Typ haben.

Transaktion Storno Handelsfahrzeug / IAE
Wenn eine direkte Kopplung mit dem Fahrzeughandel existiert, so werden die hier eingetragenen Transaktionsarten zum Kassieren verwendet wenn eine Handelsfahrzeugrechnung oder Anzahlungsrechnung storniert wird.
Diese Transaktionsart muss in der Tabelle der gültigen Transaktionsarten angelegt sein und den entsprechenden Typ haben.

Kassenbondruck bei Kopplung
Mit diesem Kennzeichen können Sie steuern, ob beim Kassieren von Rechnungen ein eigener Kassenbon gedruckt werden soll oder nicht.
LEER = es wird kein getrennter Kassenbon gedruckt, wenn unter der entsprechenden Bonnummer keine zusätzlichen Transaktionen durchgeführt werden
1 = es wird immer ein getrennter Kassenbon gedruckt
In Österreich wird aufgrund der Registrierkassensicherheitsverordnung immer ein Kassenbon gedruckt. Der Schalter wird daher in diesem Land nicht berücksichtigt.

Druck Zahlungsmittel auf Werkst.Rg.
In diesem Feld können Sie festlegen, dass bei Auftragskopplung auf der Werkstattrechnung das Zahlungsmittel im Endetext angedruckt werden soll.
LEER = Zahlungsmittel wird nicht gedruckt
1 = Zahlungsmittel wird gedruckt

Zahlungsmittel an Fiskalkasse senden
Dieser Schalter ist nur für Länder mit angeschlossener Fiskalkasse interessant. In den anderen Ländern ist dieser "LEER" zu lassen.

Reiter: Fibu-Überleitung

Einige Buchhaltungssysteme unterstützen die DKS-Dateistruktur für den Export und Import in die Kassen. Diese verwenden dann ebenfalls untenstehende Einstellungen. Näheres erfahren Sie bei Ihrem Motiondata Vector Berater.

FIBU – Überleitungsteildatei
In diesem Feld tragen Sie den Teildateinamen der Stapelübernahmedatei für den Bereich IKS ein. In diese Teildatei werden alle Kassentransaktionen gebucht. FIBU-Dateien übernehmen
In diesem Feld können Sie steuern, ob die Konten-, Adress- und offene Postendateien aus einer kompatiblen Buchhaltung als Information in die entsprechenden Kassendateien übernommen werden.
LEER= es werden keine Dateien übernommen
1 = Dateien werden in die entsprechenden Referenzdateien übernommen
Das bedeutet, dass von der Kontenstammdatei alle Debitoren- und Kreditorenkonten samt Adressen übernommen, während von den Sach- und Bereichskonten nur jene übernommen werden, bei denen in der DKS-Buchhaltung im Feld 'Ordnungsbegriff' genau an der 15. (letzten) Stelle das Zeichen '#' eingetragen ist.
2 = Wie '1' aber die Selektion über das Zeichen '#' entfällt.
Das bedeutet, dass zusätzlich zu den Personenkonten alle Sach- und Bereichskonten übernommen werden.
Wenn Sie die Kassen ohne direkten Buchhaltungsanschluss verwenden und die Konten manuell in der Kontentabelle pflegen ist dieser Schalter unbedingt LEER zu lassen!

Konten, Adressen, Offene - Posten Bibl./Datei:
In diesen Feldern geben Sie die qualifizierten Namen Ihrer FIBU-Stammdateien an. Im ersten Feld wird der Bibliotheksname und im zweiten Feld der Dateiname eingetragen.
Aus den FIBU-Stammdateien werden im Tagesabschluss die Kassenreferenzdateien aufgebaut. Diese stehen dem Benutzer dann in Übersichten zur Verfügung.

Bezeichnung	Bibliothek	Datei
FIBU Konten Bibl./Datei:	XXX	K4
FIBU Adressen Bibl./Datei:	XXX	A3
FIBU Offene-Posten Bibl./Datei:	XXX	O5

Als Bibliothek geben Sie Ihre FIBU Bibliothek aus den allgemeinen Pflegeprogramm "FIBU-Überleitung" an.
DKS Heimatwährung 1/2
Hier muss die Heimatwährung 1 und wenn vorhanden auch die Heimatwährung 2 eingegeben werden.
In der DKS-Buchhaltung sind diese Informationen mit dem Expertcode "FIRNAME" ersichtlich.

Debitoren anlegen
Hier können Sie steuern, ob Debitoren, welche noch nicht in der Buchhaltung angelegt sind, mit der Kontenübernahme angelegt werden.
LEER = die Debitoren werden nicht angelegt
1 = die Debitoren werden angelegt

Zusatzinformationen in Buchung
LEER = es werden keine Zusatztexte übergeleitet
1 = folgende Informationen werden als Zusatztexte übergeleitet:
KT = Transaktionsbezeichnung
KU = Überbringer

Die Überleitung der Zusatztexte ist nur dann sinnvoll wenn der Schalter "Überbringer/ Empfänger erfassen" in der 2.Maske der Standardwerte IKS - Kassenbon aktiviert wurde.

OP-Übernahme(offen/alle)
Mit diesem Schalter steuern Sie ob nur tatsächlich offene oder auch alle abgeschlossenen offenen Posten übernommen werden sollen.
LEER= nur tatsächlich offene OPs werden übernommen
1 = alle(auch abgeschlossene) OPs werden übernommen

Firmenlogo auf Kassenbon drucken

Sie haben auch die Möglichkeit, ein Firmenlogo auf den Kassenbon zu drucken.

Der Logo-Druck funktioniert allerdings nur mit dem Epson POS-Drucker TM T88V! .

Logo drucken
Wird am Bon ein Logo gewünscht so kann eine Bilddatei am Home-Laufwerk hinterlegt werden, welche bei jedem Bon mit gedruckt wird.
Kopieren Sie das Logo (z.B. eine jpg-Datei) ins Home-Laufwerk ins Verzeichnis IKS.
Pfad: homeXX:nnn\IKS (XX = Ihre Datengruppe, nnn = Betriebsnummer)

Der Speicherort und der Name der Datei muss dem System bekanntgegeben werden. Hierzu muss der Verzeichnis-Eintrag IKS.LOGO erstellt werden.
Zu diesem Menüpunkt gelangen Sie: CDP-Hauptmenü > Diverse Hilfsarbeiten >Allgemeine Arbeiten > Verzeichnisse Dateien.

Erstellen Sie den Eintrag lt. nachfolgendem Beispiel.

Achten Sie bitte darauf, dass die Dateigröße des Logos so klein wie möglich gehalten wird!
Die maximale Größe der Datei ist pro Druckermodell begrenzt. Überprüfen sie den korrekten Druck mithilfe eines Testdruckes.

Funktionen

Das Arbeiten am Kassenplatz beinhaltet etliche Funktionen und Möglichkeiten. Die gängigsten Kassentätigkeiten werden in Folge beschrieben.

Bei den nun folgenden Erklärungen gehen wir davon aus, dass nicht nur ein Kassenbuch geführt wird, sondern die Kassenbewegungen auch in ein angeschlossenes Buchhaltungssystem übergeleitet werden.
Jede Kassenbewegung wird im Kassenbuch protokolliert und erhält eine eindeutige Laufnummer innerhalb des Kassenzyklus.

In Österreich, wird zu jeder Kassenbewegung automatisch ein Kassenbon erstellt.
In anderen Ländern wird die Bon-Erstellung über die Transaktion und die Kassen Standardwerte gesteuert.

In das Hauptmenü des Kassensystems gelangen Sie CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem oder über die Menüsuche.

Kasse eröffnen / Anmeldung

Jedes eröffnen der Kasse startet einen neuen Kassenzyklus. Dieser endet mit dem Abschluss der Kasse. Normaler Weise entspricht ein Zyklus einem Tag. Am Ende des Zyklus wird das Kassenbuch gedruckt. Innerhalb des Zyklus wird bei jeder Transaktion eine Laufnummer vergeben.

Eine Kasse kann nur unter folgenden Bedingungen eröffnet werden:

Kasse ist abgeschlossen
Kasse ist an keinem anderen Bildschirm aktiv (eröffnet oder unterbrochen)
Kasse ist keinem anderen Bildschirmstation exklusiv zugeordnet

(siehe Kapitel Kassenplatz)

Menü "Kassieren"

Steigen Sie über das Menü "Kassieren" in die Auswahlmöglichkeiten ein:

SCHRITT1: Im Menüpunkt "Kasse eröffnen", wählen Sie Ihre Kassen-ID aus und bestätigen den Saldo. Dieser Saldo entspricht jenem nach dem letzten Kassenabschluss und muss nochmals mit Datenfreigabe bestätigt werden.

SCHRITT 2: Kennwort-Eingabe

Um zu verhindern, dass andere Benutzer an Ihrem Arbeitsplatz in das Kassensystem einsteigen können, müssen Sie hier Ihr Kennwort nochmals eingeben. Dieses Kennwort entspricht Ihrem CDP Kennwort.

Die Kasse ist nun eröffnet. Der Kassenstatus wird angezeigt.

SCHRITT 3: Wählen sie im Kassenmenü nun Ihre nächste Tätigkeit, die Sie durchführen möchten, aus.

Grundsätzlich erfolgt jede Kassenbewegung, bis auf das "Abschöpfen" der Kasse, im Menüpunkt "Kassieren".

Das Menü kann erst verlassen werden wenn Sie entweder die Kasse "Unterbrechen" (Pkt. 3) oder "Kasse abschließen" (Pkt. 6)

EXKURS: Trainingsmodus

Die Kasse kann in einem sogenannten Trainingsmodus eröffnet werden. Dieser dient dazu Schulungen durchführen zu können oder neue Funktionen zu testen ohne Buchungen zu verursachen.

Der Trainingsmodus wird in den Kassenmasken angezeigt:

Buchungen im Trainingsmodus werden als solche im Kassenbuch und am Kassenbon markiert.

Es erfolgt keine Buchung und daher keine Veränderung des Saldos im Trainingsmodus.

Kassieren

Der Menüpunkt kann nur gewählt werden, wenn zuvor die Kasse bereits eröffnet wurde.

Das ist Ihre Hauptbearbeitungsmaske über die Sie Ihre üblichen Kassenbewegungen buchen.

SCHRITT 1: Im Feld "Transaktionsart" geben Sie die gewünschte Kassenbewegung ein oder wählen diese mit der Lupenfunktion aus

Pflege Transaktionen

Die Pflege/Wartung der in Ihrem Betrieb erforderlichen Transaktionen kann unter "Kassendaten pflegen" durchgeführt werden.

Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Kassendaten pflegen > Transaktionen.

Bitte stimmen Sie sich hier intern mit Ihrer Buchhaltung dazu ab!

SCHRITT 2: Ergänzen Sie die Transaktion mit Informationen:

Rechnungsnummer (über Lupen-Symbol suchen)
Rechnungsempfänger
Betrag
mit ENTER bestätigen Sie die Eingaben und die Transaktion erscheint als eigene Zeile im oberen Fensterbereich der Kassenmaske.

Belegabschluss

Ein Geschäftsfall kann auch aus mehreren Transaktionen bestehen - z.B.

Kunde zahlt eine Werkstattrechnung
Kunde kauf einen Gutschein

Jeder Geschäftsfall wird mit einem Belegabschluss abgeschlossen. Im Belegabschluss wird das/die Zahlungsmittel erfasst. Hierzu finden sie in der "Kassenmaske" rechts den Button "Belegabschluss".

SCHRITT 1: Wählen Sie das korrekte Zahlungsmittel aus.

SCHRITT 2: Überschreiben Sie den Betrag, mit dem Betrag, den Sie vom Kunden BAR bekommen - im Bsp. 200,-. - und drücken ENTER. Das System berechnet automatisch das Retourengeld.

Es erscheint ein Hinweisfenster - HIER müssen Sie den Belegabschluss bestätigen. Klicken Sie auf den Button "Eingabe" und es öffnet sich in einem 2. Fenster der Kassenbon als PDF.Datei oder alternativ, direkt auf dem bei Ihnen hinterlegten Drucker. Dieser Geschäftsfall ist somit abgeschlossen.

Beispiel mit mehreren Transaktionen auf 1 Geschäftsfall und unterschiedlichen Zahlungsmitteln

Sie erfassen alle Transaktionen für den Geschäftsfall (hier im Bsp. 2 Transaktionen - 1x Anzahlung NW wird mit Bankomat bezahlt und 1x Zubehör-Gutschein wird BAR bezahlt)

Button "Belegabschluss" um die Zahlungsmittel zuzuordnen
Belegabschluss bestätigen
Ausgabe von 2 Kassenbons:
- Bon 10: alle Transaktionen

- Bon 11: Transaktionsart - Abschöpfung, da mit Bankomat bezahlt wurde

Anfangssaldo einmalig buchen

Wird die Kasse erstmalig in Betrieb genommen ist der Kassensaldo Null.

Um das Kassieren zu beginnen, muss das vorhandene Wechselgeld einmalig in die Kasse gebucht werden.

Hierfür gibt es die Transaktionsart "Saldo".

Da in der Buchhaltung der Saldo normaler Weise bereits am Konto des Kassenplatzes gebucht ist, soll sich diese Buchung auflösen.
Das erreichen Sie dadurch, dass Sie im Feld Konto das eigene Kassenkonto angeben.
Es entsteht somit keine Buchung in die Finanzbuchhaltung da Konto und Gegenkonto ident sind.

Rechnungen / Gutschriften kassieren

Werkstatt- und Ersatzteilrechnungen / Gutschriften kassieren

Jede Rechnung, die in CDP ausgestellt wird, ist eine Kreditrechnung.

Mittels Schalter in den Standardwerten kann gewählt werden ob Fakturen vom selben Tag auf Bar umgestellt werden (siehe Kapitel Umstellung auf Kreditrechnungen).
Diese werden dann nicht auf den Debitor sondern über ein Verrechnungskonto ‚Barverkäufe' gebucht.

Die Rechnung wird nur über das ‚Verrechnungskonto Barverkäufe' gebucht, wenn der komplette Rechnungsbetrag am Tag der Rechnungslegung (=Rechnungsdatum) kassiert wurde.
Barrechnungen sind nicht am Debitorenkonto ersichtlich. Kassiert man nur einen Teilbetrag wird immer der Debitor angesprochen.

Transaktionsart: RG (Werkstatt/ET-Rechnung) bzw. RG- (Werkstatt/ET-Gutschrift)

Buchhaltung

(1) Buchung Barrechnung:

Kassenplatz / Verrechnungskonto Barverkauf

(2) Buchung Kreditrechnung:

Kassenplatz / Debitor

Handelsfahrzeugrechnungen / Gutschriften kassieren

Falls Sie die offenen Posten aus der Buchhaltung in die Kassen übernehmen, empfehlen wir, alle Handelsfahrzeugrechnungen mittels der Transaktion ‚DEB' zu kassieren (siehe Zahlungen auf Kundenkonten).
Der Vorteil ist, dass hier bereits in der Buchhaltung gebuchte Zahlungen ersichtlich sind (Stand der letzten Übernahme) und der Kassier dadurch den tatsächlich offenen Betrag laut Buchhaltung sehen kann.

Transaktionsart: FZG (Fahrzeugrechnung) bzw. FZG- (Fahrzeuggutschrift) - Bitte verwenden Sie diese Transaktionsarten, wenn keine Schnittstelle zu den offenen Posten der Buchhaltung vorhanden ist.

Zahlungen auf Kundenkonten (Debitoren)

Transaktionsart: KD bzw. KD-

Diese Transaktion können sie verwenden um:

auf ein Kundenkonto direkt zu buchen falls Sie keinen Beleg aus CDP haben
ein Kundenkonto auszuwählen, um einen offenen Posten aus der Buchhaltung auszuwählen

z.B. Fahrzeughandelsrechnung - Betrag zu einer bereits teilweise kassierten Rechnung kassieren (Anm.: hierfür muss Ihre Buchhaltung die Schnittstelle unterstützen)

Rechnung mit Skonto kassieren

Voraussetzung für eine Skontoeingabe ist, dass die gewählte Transaktion für die Skontovergabe aktiviert wurde (siehe Einstellungen - Transaktionen).

SCHRITT 1: Kassiervorgang mit Auswahl Transaktionsart - wie gewohnt - starten

SCHRITT 2: Skonto eingeben (prozentuell oder betragsmäßig);

Das Skontokonto ist in der Pflege der Mehrwertsteuersätze hinterlegt

Beispiel:

SCHRITT 3: Die Bon-Summe wird für diese Rechnung um den Skontobetrag vermindert und über den Belegabschluss kassiert.

Buchhaltung

Buchung lt. Beispiel:

Der komplett offene Rechnungsbetrag(€ 72,00) wird ausgeziffert und der Skontobetrag von € 1,44 auf das Skontokonto umgebucht.

Kasseneingang

Transaktionsart: EIN
Beträge die ohne CDP-Beleg oder Kundenkonto eingehen, werden über einen Kasseneingang gebucht.

Achten Sie bei diesen Bewegungen immer darauf einen sprechenden Text einzugeben um den Beleg richtig zuordnen zu können.

Kassenausgang

Transaktionsart: AUS
Da für alle gängigen Ausgänge eine eigene Transaktion mit dem korrekten Sachkonto angelegt werden soll, dient diese Transaktion nur für Spezialfälle bei denen der Kassier den Ausgang nicht zuordnen kann oder auf ein Konto buchen möchte, welches nicht als Transaktion angelegt wurde.

Buchungen auf das Sammelkonto müssen im Buchhaltungsprogramm auf das korrekte Konto umgebucht werden.

Teilbeträge kassieren

Soll nur ein Teil einer Rechnung kassiert werden und der Rest bleibt offen, so ändern Sie im Zuge des Kassiervorgangs einfach den vorgeschlagenen Betrag auf den zu kassierenden Betrag ab.

Dieser wird dann auf den Bon gebucht und kommt zum Belegabschluss.

Im Belegabschluss muss die Summe des Bons vollständig kassiert werden. Hier kann kein Teilbetrag mehr eingegeben werden.

Stornieren einer Kassenbewegung

Soll eine Bewegung storniert werden, gibt es 2 Vorgangsweisen.

Storno vor Belegabschluss

Bemerkt man vor dem Belegabschluss, dass die letzte getätigte Transaktion rückgängig gemacht werden soll, wählen Sie in der rechten Menüleiste den Button ‚Stornieren'.

Es entsteht eine zweite Buchungszeile mit der gleichen Transaktion, mit Minus-Betrag. Diese hebt die vorherige Transaktion auf.

Storno nach Belegabschluss

Bsp: Transaktionen aufgebucht und Belegabschluss durchgeführt - die Transaktion "Wertgutschein EUR 250" muss storniert werden.

Klicken Sie rechts auf den Button "Position für Storno auswählen" - Sie erhalten eine Übersicht zum Kassenzyklus

Wählen Sie die entsprechende (zu stornierende) Transaktion aus.

Es erscheint ein Hinweis-Fenster, bitte die Stornierung dieser Transaktion mit dem Button "Eingabe" bestätigen.
Die Rückbuchung ist erfolgt.

Abschließend den Belegabschluss durchführen.

Belegabschluss mit falschem Zahlungsmittel

Korrektur vor Kassenabschluss

Wurde ein Belegabschluss mit einem falschen Zahlungsmittel durchgeführt, muss die falsche Transaktion vor Kassenabschluss storniert und neu (korrekt) kassiert werden (siehe Kapitel Stornieren einer Kassenbewegung).
Normaler Weise fällt dies vor dem Kassenabschluss auf, da spätestens beim Kassensturz die Zahlungsmittel nicht stimmen.

Korrektur nach Kassenabschluss

Wurde der Abschluss des Zyklus bereits durchgeführt, muss die Rechnung manuell rückgebucht und neu mit dem(den) korrekten Zahlungsmittel gebucht werden.

Beispiel einer falschen Rechnungsbuchung:

SCHRITT 1: Kassa eröffnen

SCHRITT 2: Verwenden Sie die gleiche Transaktionsart wie bei der ursprünglichen Buchung.

Ignorieren Sie diese Meldung, dass die Rechnung bereits kassiert wurde und drücken die Eingabe/ENTER-Taste.

SCHRITT 3: Geben Sie den zu korrigierenden Betrag mit umgekehrten Vorzeichen ein und ignorieren Sie den Warnhinweis bezüglich des Vorzeichens indem Sie Eingabe/ENTER drücken.

SCHRITT 4: Gehen Sie zum Belegabschluss und geben Sie das falsche ursprünglichen Zahlungsmittel und deren Beträge mit umgekehrten Vorzeichen ein

Die Fehlbuchung ist nun ausgeglichen.
SCHRITT 5: Als letzten Schritt bonieren Sie die Transaktion(hier im Beispiel eine Rechnung) nochmals mit korrekten Vorzeichen und Zahlungsmitteln.

Kasse abschöpfen

Eine Abschöpfung bedeutet, dass Geld aus der Kasse entnommen wird, um es z.B. bereits tagsüber auf die Bank zu bringen. Der Barbestand der Kasse wird dabei reduziert. Oder es erfolgt eine Kartenabrechnung mit dem Kartenautomaten. Bei beiden Varianten wird der Betrag mit dem Bankbeleg oder dem Abrechnungsbeleg der Kartenmaschine abgeschöpft.

Eine Abschöpfung ist nur bei geöffneter Kassa möglich.

SCHRITT 1: Kassa muss eröffnet sein.

SCHRITT 2: Wechseln Sie in den Menüpunkt 5. Kassa abschöpfen ein

SCHRITT 3: In der Spalte "Betrag" geben Sie pro Zahlungsmittel die Beträge ein, welche abgeschöpft werden sollen. Sollen z.B. nur die Karten abgeschöpft werden, korrigieren Sie die anderen Zahlungsmittel (wie BAR) auf den Wert Null.

SCHRITT 4: Wenn Sie Ihre Abschöpfung erfasst haben, klicken Sie auf den Button rechts "Abschöpfung durchführen".
Der Kassenbon für diese Abschöpfung wird gedruckt und kann gemeinsam mit der Kartenabrechnung zum Kassenbuch abgelegt werden.

Sie können nun mit dem Kassieren fortfahren.

Saldo prüfen

Um den Saldo bei geöffneter Kasse zu kontrollieren, steigen Sie im Kassenmenü in den Punkt "Saldo anzeigen" ein.

SCHRITT 1: Kassa muss eröffnet sein.

SCHRITT 2: Wechseln Sie in den Menüpunkt 7. Saldo anzeigen ein

Sie sehen den Saldo aller Zahlungsmittel und können mittels Kontrollzählung einen Kassensturz durchführen.

SCHRITT 3: Klicken Sie hierfür auf den Button "Kontrollzählung", geben sie die Kasse und Zahlungsmittel für die Kontrollzählung ein.

SCHRITT 4: Beginnen Sie mit der Kontrollzählung und geben in dieser Maske die Anzahl der gezählten Münzen und Schein ein. Der gezählte Betrag muss mit dem aktuellen Kassensaldo

übereinstimmen.

SCHRITT 5: Zur Dokumentation können Sie die Kontrollzählung auch ausdrucken.

Kasse unterbrechen

Um die Kasse vor Fremdzugriffen zu schützen, kann die Kasse unterbrochen werden (z.B. Mittagspause), d.h. es wird der Kassenzyklus unterbrochen ohne die Kasse abzuschließen.
Die Kassentätigkeiten können nach der Unterbrechung erneut aufgenommen werden.

SCHRITT 1: Kassa muss eröffnet sein.

SCHRITT 2: Wählen Sie den Menüpunkt 3. Kasse unterbrechen. Der neue Kassenstatus wird angezeigt.

SCHRITT 3: Um die Kassenarbeiten nach der Unterbrechung wieder aufzunehmen, wählen Sie wieder den Menüpunkt 2. Kassieren aus.

Aus Sicherheitsgründen müssen Sie sich nun nochmals identifizieren.

Die Arbeiten können nun im gleichen Kassenzyklus fortgesetzt werden.

Kassierwechsel

Ein Kassierwechsel steht an, wenn innerhalb eines Kassenzyklus ein anderer Kassier den Kassenplatz übernehmen soll (z.B. Vormittag/Nachmittag oder in der Mittagspause ein anderer Kassier).

Stellen Sie sicher, dass bei jedem Kassierwechsel der Kassensaldo von einem Mitarbeiter an den Anderen übergeben wird. Dadurch verhindert man Diskussionen falls ein Kassenmanko entsteht.

Wählen Sie in das Menü "Kassierwechsel".

SCHRITT 1: Ein Kassierwechsel kann nur bei unterbrochener Kasse stattfinden. Unterbrechen Sie die Kasse.

SCHRITT 2: Wählen Sie den Menüpunkt 4.Kassierwechsel.

Wechselt der Kassier muss sich dieser in der Kasse mit seinem Benutzer und Kennwort neu identifizieren.

SCHRITT 3: Beginnen Sie mit Ihren Kassentätigkeiten.

Buchhaltung

Bei jeder Kassenbewegung wird der Kassier in der Buchungszeile mitgeschrieben und auf das Kassenbuch gedruckt, damit ist die Nachvollziehbarkeit (wer, welche Transaktionen kassiert hat) gewährleistet.

Kasse abschließen

Erst wenn ein Kassenzyklus beendet werden soll wird die Kasse abgeschlossen.
Ein Kassenzyklus dauert normaler Weise einen Arbeitstag.

Stellen Sie sicher, dass ALLE Kassenbewegungen/Transaktionen des Tages kassiert worden sind, bevor Sie die Kasse abschließen.

SCHRITT 1: Kontrolle, ob alles vom aktuellen Tag kassiert worden ist

SCHRITT 2: Wechseln Sie in den Menüpunkt 6. Kasse abschließen. Es wird nochmals der aktuelle Saldo angezeigt.

SCHRITT 3: Im Hinweisfenster mit "Eingabe" den Kassenabschluss bestätigen, damit das Kassenbuch mit allen Kassenbewegungen vom Beginn bis zum Ende des Kassenzyklus erstellt und gedruckt wird.

Vier Augen Prinzip

Eine Sonderfunktion ist das "Vier Augen Prinzip". Dieses wird über den Schalter "Quittierungskennzeichen" in der Pflege der Transaktion gesteuert und gewährleistet, dass vor der Buchung eine zweite Person den Vorgang bestätigt.

Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Kassendaten pflegen > Transaktionen.

Quittierungskennzeichen 1 Stelle alphanumerisch; Zulässige Werte: LEER, 1, 2, 3
Mit diesem Kennzeichen geben Sie an, ob bei der Eingabe einer Transaktion dieser Art eine Quittierung erfolgen muss oder nicht.
LEER = Es erfolgt keine Quittierung dieser Transaktion.
1 = Es erfolgt eine einmalige Quittierung dieser Transaktion durch den Kassier.
2 = Es erfolgt eine Quittierung nach dem 4-Augenprinzip einerseits durch den Kassier und andererseits durch den Hauptverantwortlichen der entsprechenden Kasse.
3 = Sonderfall Abschöpfung: Es erfolgt eine Quittierung nach dem 4-Augenprinzip durch den Kassier und den Hauptverantwortlichen, aber nur dann, wenn der abzuschöpfende Betrag den Saldo überschreitet bzw. wenn der Betrag kleiner 0 ist.

Die Buchung muss durch den im Kassenplatz eingetragenen Hauptverantwortlichen quittiert werden.
Folgende Meldung erscheint:

Kopplung Auftrag

Die Funktion Auftragskopplung ermöglicht eine direkte Anbindung eines Kassenplatzes im Zuge der Fakturierung.
Ist ein Bildschirm mit der Kasse gekoppelt wird direkt nach der Faktura einer Rechnung mit dem Zahlungscode "B" (Bar) in die Kasse verzweigt.

Auftragskopplung

Die Auftragskopplung kann nur verwendet werden, wenn Rechnungen den Zahlungscode aus dem Kundenstamm erhalten.

Dies setzt voraus, dass der Code im Kundenstamm aktiv gepflegt wird und die Einstellungen entgegen denen im Kapitel Umstellung auf Kreditrechnungen getroffen wurden.

Um die Kopplung zu aktivieren muss die Kasse vor der ersten Fakturierung eröffnet werden.
Dies geschieht direkt im Menü Auftragsbearbeitung.
AUFTRAGSBEARBEITUNG

Die Eröffnung erfolgt wie bei jedem anderen Kassenplatz mit der Angabe des Kassenplatzes und einer nochmaligen Eingabe des Kennwortes.
Der Kassenplatz darf noch nicht von einer anderen Sitzung genutzt werden.
Um wieder zur Auftragsbearbeitung zurückzukehren unterbrechen Sie die Kasse.

Fakturieren Sie nun eine Rechnung wird bei bestimmten Belegen(laut Einstellung im Kassenplatz) in die Kasse verzweigt.
Um nach dem Kassiervorgang wieder in das Auftragswesen zu gelangen muss die Kasse unterbrochen werden.
Vor dem Beenden dieser Sitzung muss die Kasse abgeschlossen und die Kassenarbeiten beendet werden.

Kassen Scheduler

Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Timer für offene Kassenbewegungen.

Wird der Scheduler aktiviert, läuft jeden Tag zu der definierten Uhrzeit eine Abfrage, ob und welcher User noch in der Kasse aktiv ist.
Es wird ein E-Mail an die eingetragenen Empfänger geschickt.

Wurde der zuständige Scheduler an einem Tag bereits ausgeführt, wird die Aktion nicht wiederholt - auch wenn der Startzeitpunkt verändert, dh. in die Zukunft gestellt wird.

z.B.: um 14:00 Uhr ist die Prüfung erfolgt und um 15:00 Uhr erfolgte eine Abänderung der Laufzeit auf 16:00.

Die neue Laufzeit tritt erst am nächsten Tag in Kraft.

SMTP Server Eintrag (für Kunden mit eigenem Server)

Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Daten Pflege > Firmendaten Allgemein >SMTP Server.

Bitte geben Sie hier die IP Adresse Ihres Servers mit der korrekten Port Nummer ein.

Kunden auf unserem CDP Solution Server müssen diese Einstellung nicht vornehmen.

Kassenbuch

Kassenbuch bei aktiven Kassenplatz

Wollen Sie während geöffneter Kasse in Ihrer Kassensitzung Buchungen des aktuellen Zyklus einsehen, steht Ihnen hierfür der Menüpunkt ‚Kassenbuch anzeigen' in Ihrem Kassenplatzmenü zur Verfügung.

Kassenbuch - Historie

Wollen Sie in aktuelle oder ältere Kassenbücher einsehen oder diese drucken, steigen Sie im Kassen Hauptmenü in den Menüpunkt "Kassenbuch" ein.

Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Kassenbuch.

Sie gelangen in eine Selektionsmaske, in welcher der aktuelle Tag und der letzte Zyklus vorausgewählt ist.

Wählen Sie die "Ausgabeart" (Bildschirm/Drucker) und die "Variante Druck" (Sortierung nach Zyklus/Laufnummer oder nach Bonnummer/Datum).

Um die Zahlungsmittel je Transaktion zu sehen drücken Sie den Button "Zahlungsmittel anzeigen".

Auswahl Druck – Variante "leer"

Auswahl Druck – Variante "1"

Kassenbuch exportieren

Es ist möglich das IKS – Kassenbuch für einen bestimmten Kassenplatz und Zeitraum zu exportieren.

Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Auswertungen IKS.

Die Exportfunktion des Kassenbuchs wurde im Zuge der Registrierungskassensicherheitsverordnung in Österreich umgesetzt und kann bei Motiondata Vector angefragt werden.
Ein Export in anderen Formaten und mit abweichenden Auswahlkriterien für Ihre Zwecke ist natürlich - im Zuge einer kundenindividuellen Anforderungsdefinition - möglich. Bitte melden Sie dazu über den MOTIONDATA VECTOR Service Desk Ihre Anforderung ein. Wir analysieren die Anforderung und Sie erhalten ein entsprechendes Angebot.

SCHRITT 1: Wählen Sie den gewünschten Report aus und gehen auf Button "Anzeigen".

SCHRITT 2: Selektieren Sie den gewünschten Datumsbereich und die Kassen-ID.

SCHRITT 3:Der Bericht wird nun angezeigt und kann über den Button "Exportieren" in dem gewünschten Format abgestellt werden.

Für den Export an das österreichische Finanzamt sind folgende weitere Vorgaben zu tätigen:

Als Endung für den Namen der Exportdatei müssen Sie ".txt" verwenden.

Beim ersten Export klicken Sie auf den Reiter ‚Erweitert' und wählen als Trennzeichen das "Semikolon" aus:

Danach können Sie mit OK den Export starten.

Das exportierte File ist danach mit einem Editor zu öffnen und sieht wie folgt aus:

Kassenbons

Kassenbons dienen bei jeder Kassenbewegung zur Dokumentation des Vorgangs.
Der Beleg dient dem Kunden auch als Zahlungsbestätigung.

Kassenbons können entweder auf Standarddruckern oder auf speziellen Bondruckern gedruckt werden.

Anmerkung: Informieren Sie sich bei Ihrem Motiondata Vector Berater über die kompatiblen Bondruckermodelle und lassen Sie sich ein Angebot erstellen.

Bonduplikat drucken

Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem.

Kasse muss eröffnet sein.
Wählen Sie den Menüpunkt – Kassenbuch anzeigen:

Tragen Sie das gewünschte Datum ein und bestätigen mit ENTER:

Doppelklicken Sie auf die Position, für die das Duplikat gedruckt werden soll:

Kassenbon wird gedruckt:

Registrierkassensicherheitsverordnung Österreich

Mit dem Modul "Integrierten Kassensystem" von Motiondata Vector erfüllen Sie auch alle Voraussetzungen für den Kassenbondruck laut der Registrierkassensicherheitsverodnung in Österreich.

Datensicherheit

Um die Unveränderlichkeit der Kassenbewegung sicher zu stellen, wird jede Transaktionsposition mit einem Hash-Wert gesichert. Sollte das Finanzamt diese Daten kontrollieren wollen, kann die Dekodierung durch Motiondata Vector dem Finanzamt direkt mitgeteilt werden.

Anhang

Fehlermeldungen

Prüfung Code Fiskalkassa

Es muss sichergestellt sein, dass der Code Fiskalkasse in den MwSt-Codes hinterlegt ist, sonst kommt es beim Kassieren zu nachfolgender Fehlermeldung:

Druckprogramme

Folgende Protokolle und Belege werden in diesem Modul erstellt.

Druckprogramm	Druckdatei	Bezeichnung
DKTP1	P0198	Kassenbuch(15,0 Zeichen/Zoll)
DKTP2	PFAKKB	Alle Kassenbons
DKTP2	PFAKKBA	Nur Kassenbon Ausgaben
DKTP2	PFAKKBE	Nur Kassenbon Einnahmen
DKTP3	P0001	Kassenbuch (132-stellig; geordnet nach Tagesdatum mit Tagessumme)
DKZS1	P0080	Kassensaldo
TFDKK	P0002	Tagesabschluss - Fehlerprotokoll FIBU IKS
DWEH2	P0001	Protokoll Kontrollzählungen

Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Diverse Hilfsarbeiten > Druckersteuerungen.
Steuern Sie den Ausdruck über folgende Menüpunkte:

Punkt 1: Parameter für Druckdateien
Punkt 3: Parameter für Druckprogramme

Muster von gängigen Transaktionsarten

Trans. Art	Text/ Bezeichnung	Trans. Typ	Kontonummer	Überleitung
SALDO	Anfangssaldo	1	Kassenkonto	nein
RG	Kassieren von Werkstatt- und ET-Rechnungen	2	keine	ja
RG-	Auszahlung von Werkstatt- und ET-Gutschriften	2	keine	ja
FZG	Kassieren von Fahrzeugrechnungen	3	keines	ja
FZG-	Auszahlung Fahrzeuggutschriften	3	keines	ja
SFZG	Kassieren von Rechnungen sonstiger Aufwand/ Ertrag Fahrzeughandel	I	keines	ja
SFZG-	Auszahlung Gutschriften sonstiger Aufwand/ Ertrag Fahrzeughandel	I	keines	ja
KD	Kassieren Debitoren mit der OP – Tabelle von der Buchhaltung	4	keines	ja
KD-	Auszahlung Debitoren mit der OP – Tabelle von der Buchhaltung	4	keines	ja
LIEF	Kassieren Kreditoren mit der OP – Tabelle von der Buchhaltung	5	keines	ja
LIEF-	Auszahlung Kreditoren mit der OP – Tabelle von der Buchhaltung	5	keines	ja

MANKO	Ausbuchung Fehlgeld (Kassenmanko)	1	jeweiliges Sachkonto aus Ihrer Buchhaltung	ja
PORTO	Postgebühren	1		ja
BURO	Büromaterial	1		ja
KLM	div. Kleinmaterial	1		ja
Weitere bzw. andere eindeutige Definitionen beliebig möglich

*Tipp:* Hinterlegen Sie dem Bediener eine Transaktionsart für Ein- bzw. Ausgänge, die dieser nicht zuordnen kann. Um diese gleich bei der Stapelübernahme zuzuordnen, hinterlegen Sie ein Konto mit Buchungssperre.
EIN	Nicht zuordenbarer Eingang	1	Sachkonto mit Bg. - Sperre	ja
AUS	Nicht zuordenbarer Ausgang	1		ja

Automatische Transaktionsarten

Trans. Art	Text/ Bezeichnung	Trans. Typ	Kontonummer	Überleitung in Buchhaltung
ANFAN	Kasseneröffnung	E	keine	nein
ABSCH	Kassenabschöpfung z.B.: Geldentnahme für die Bank	9	Aus dem Zahlungsmittel	ja
ABSCHL	Kassenabschluss	A	keine	nein
MON	Monatsbeleg (nur in Österreich)	M	keine	nein
JAHR	Jahresbeleg (nur in Österreich)	Y	keine	nein
START	Startbeleg (nur in Österreich)	S	keine	nein
ZZZ	Abschlussbeleg (nur in Österreich)	Z	keine	nein

Checkliste, Vorbereitung

	WAS	Wer	Kommentar	OK
1	Angabe der Betriebskonstellation	Autohaus	Anzahl Betriebe: Anzahl betroffene Buchhaltungsfirmen:
2	Wie viele Kassenplätze werden benötigt(Angabe pro Betrieb)?	Autohaus	Betrieb: Anzahl:
3	Wollen Sie Ihre Kassenbuchungen an eine bereits zu CDP angeschlossene Buchhaltung überleiten?	Autohaus	JA NEIN
4	Wenn ja – Angabe des Buchhaltungssystems	Autohaus	Name:
5	Soll ein eigener kompatibler Bondrucker angeschlossen werden? Wenn ja, bitte um Fabrikats-Info.	Autohaus	Fabrikat:
6	Sollen kompatible Kassenladen oder Displays angeschlossen werden? Wenn ja, bitte um Infos.	Autohaus	Anzahl: Fabrikat:
7	Vorbereitung einer Liste der Transaktionen für häufige Sachbuchungen in der Kasse (Pakete, Bewirtung, usw.) inkl. Angabe des Sachkontos Welche Transaktionen gab es bisher? Welche gab es, aber wurden nicht genutzt?	Autohaus	Liste vorhanden?
8	Erstellen Sie eine Liste der benötigten Zahlungsmittel (Bar, Bankomat, Gutscheine, Visa, …) inkl. Angabe des Umbuchungskontos	Autohaus
9	Sollen Barrechnungen auf das allgemeine Barverkaufskonto oder das Kundenkonto gebucht werden?	Autohaus
10	Kontaktperson Buchhaltung	Autohaus	Name:
11	Kontaktperson CDP Kasseneinrichtung	Autohaus	Name:
12	Wurden alle Arbeiten für die Registrierkassenverordnung erfüllt (nur in Österreich)	Autohaus	Siehe getrenntes Benutzerhandbuch zum Kapitel ‚Kassensignatur Österreich'
13	Gibt es eine Kassenstandard/Anweisung - wie aktuell gearbeitet wird? (Kassierhandbuch)	Autohaus

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