Allgemeine Informationen

Das Ziel einer Inventur ist es, eine detaillierte Dokumentation über die vorhandenen Bestände zu erstellen. Das Ergebnis ist eine Bestandsaufnahme (= Inventar) aller Vermögensgegenstände und aller Belastungen des Unternehmens

Es werden 2 Inventurarten unterschieden:

Inventur zu einem Stichtag (Stichtagsinventur)

Bei der Stichtagsinventur wird der gesamte  Warenbestand eines Betriebes bzw. des Unternehmens  zum z.B. Bilanzstichtag am Ende des Geschäftsjahres erfasst. Hierbei werden sämtliche Lager sowie Sub-Lager herangezogen.

Permanente Inventur

Bei einer permanenten Inventur wird lediglich ein Teil des Warenbestandes (ein Regal, Sub-Lager, Teile einer bestimmten Marke) im laufenden Geschäftsjahr gezählt. Dabei muss jeder Artikel zumindest einmal pro Jahr gezählt werden. Der Tag der Zählung kann hierbei frei gewählt werden. Durch die permanente Inventur ist eine Erfassung über das ganze Jahr verteilt möglich - auch während des laufenden Betriebes (Sperrung des Teilebereiches während der Inventur).

Inventurvorbereitung 

Bevor die tatsächliche Inventur durchgeführt wird, kann es Sinn machen vorab alle bzw. zumindest vereinzelte nachfolgend angeführte Vorarbeiten anhand dieses Dokumentes durchzuführen. Dies hilft, etwaigen Unstimmigkeiten bei der Zählung vorzubeugen.
Dazu gehören:

• Abrechnung aller (möglichen) offenen Aufträge

• Bei allen verbliebenen Aufträgen entweder die Ersatzteile vorübergehend entfernen ODER Pentaho Auswertung (siehe unten)

• Lagerhygiene (siehe unten)

Lagerbereinigung Parameter

Menüpunkt vom CDP Hauptmenü  Lager > Lagerkennzahlen > Lagerhygiene > Lagerbereinigung > Lagerbereinigung Parameter.

Open

Schlafender/Toter Stock/Überbestand

Monate ohne Verbrauch
In diesen Feldern können Sie die Anzahl der Monate ohne Verbrauch angeben, ab denen ein Ersatzteilbestand zum Schlafenden/Toten Stock bzw. Überbestand gerechnet werden soll.

Anzahl Durchschnittsverbräuche
Überbestand ist der Teil vom Lagerstand, der eine hier anzugebende Anzahl von Durchschnittsverbräuchen der letzten 12 Monate überschreitet.

Freizugebende Lagerorte

Monate ohne Verbrauch Zulässige Werte: 0 bis 99
In diesen Feld können Sie die Monate ohne Verbrauch angeben, ab denen ein Lagerort zur Freigabe vorgeschlagen wird.

Gewichteter Durchschnittsverbrauch Zulässige Werte: 0 bis 99,9
In diesem Feld können Sie den gewichteten Durchschnittsverbrauch angeben, bis zu dem ein Lagerort zur Freigabe vorgeschlagen wird.

Zu löschende Teile

Monate ohne Verbrauch Zulässige Werte: 0 bis 99
In diesem Feld können Sie die Monate ohne Verbrauch angeben, ab denen ein Teil zum Löschen vorgeschlagen wird.

Gewichteter Durchschnittsverbrauch Zulässige Werte: 0 bis 99,9
In diesem Feld können Sie den gewichteten Durchschnittsverbrauch angeben, bis zu dem ein Teil zum Löschen vorgeschlagen wird.

nicht in Betriebssummen

Lager und Umsätze Zulässige Werte: LEER, 1
In diesem Feld können Sie definieren, dass die Umsätze und die Lagerwerte eines Betriebes nicht in die Summen über alle Betriebe einfließen sollen.
Damit können sie zB. Testbetriebe ausschließen.

Lager  Zulässige Werte: Leer, 1
In diesem Feld können Sie definieren, dass der Lagerwert eines Betriebes nicht in die Lagersummen aller Betriebe einfließt.
Bei Betrieben mit gemeinsamen Lager wird dieser Wert beim ersten Tagesabschluss automatisch gesetzt, er kann dann aber noch geändert werden.

Auswertung Lagernde Teile ohne Lagerort

Der Aufruf erfolgt im CDP Hauptmenü Lager > Lagerkennzahlen > Lagerhygiene > Lagernde Teile ohne Lagerort.

Auflistung sämtlicher Teile, die zwar physisch vorhanden sind, denen aber in CDP kein Lagerort zugewiesen wurde.

Open

Liste drucken

Drucken Sie hier eine Auflistung aller Teile ohne Lagerort aus, indem Sie den entsprechenden Button auf der rechten Seite anklicken.

Lagerorte erfassen

Lagerorte können direkt per Doppelklick auf das gewünschte Teil erfasst werden. 

Nach Bestätigung mit ENTER kehren Sie zur Ansicht zurück. 
Wiederholen Sie den oberen Schritt bis sämtlichen Ersatzteilen ein Lagerort zugewiesen wurde.

Teile mit Lagerstand unter Null druckenD

Den Aufruf finden Sie im CDP Hauptmenü Lager > Lagerkennzahlen > Lagerhygiene > Teile mit Lagerstand unter Null drucken.

Nach Auswahl dieses Menüpunktes wird eine Datei erstellt, auf die über den Spool File Manager zugegriffen und ausgedruckt werden kann.

Spoolfile-Manager in der Menüleiste unter Extras > Spooldateien pflegen.

Freizugebende Lagerorte drucken

CDP Hauptmenü Lager > Lagerkennzahlen > Lagerhygiene > Lagerbereinigung > Freizugebende Lagerorte drucken:

Im Menüpunkt "Freizugebende Lagerorte drucken" wird eine Liste erstellt, welche alle Teile ohne Lagerstand enthält, denen aber noch ein Lagerort zugewiesen ist.

Im Feld "Prognose Monatsende laufendes Monat" kann angegeben werden, ob eine Prognose für das Monatsende erstellt werden soll, d.h. für die Zeiträume für die Monate ohne Verbrauch wird der laufende Monat mitgerechnet.

Dies würde einer Auswertung am Beginn des nächsten Monats entsprechen.

Nach ausfüllen oder freilassen des Feldes bestätigen Sie ihre Auswahl durch die Enter-Taste. Die so erzeugte Datei ist zur Ansicht und zum ausdrucken im Spoolfile Manager zu finden.

ET Selektionen pflegen

Der Aufruf erfolgt unter CDP Hauptmenü Lager > Lagerkennzahlen > Lagerhygiene > Lagerbereinigung > ET Selektionen pflegen.

Aus jeder dieser o.g. erstellten Selektionen besteht die Möglichkeit diese unter dem o.g. Menüpunkt zu pflegen.

Eingabe der gewünschten Selektion (alternativ Suche mit der Lupe) + Eingabe/Enter und Blättern mit den "Bild Tasten" oder in der Menüleiste "vorwärts/zurück"

Prüfung noch offene inventuren

Um sicherzustellen, dass keine Ersatzteile auf evtl. vorher erstellten, und nicht abgeschlossenen/verbuchten Inventuren vorhanden sich, prüfen Sie im Vorfeld, ob es offene Inventuren gibt und löschen diese.

Navigieren Sie hierzu zum Menüpunkt:  CDP Hauptmenü Lager > Inventur > Inventurauswahl und Zählliste. Wählen Sie hier den Punkt "5. Löschen" aus.

Klicken Sie im darauffolgenden Fenster auf das Lupensymbol neben dem Feld "Inventurnummer" oder drücken Sie die Taste F4.
Wählen Sie eine der zu löschenden Listen aus, indem Sie entweder die gewünschte Zeile doppelklicken oder die Positionsnummer im Feld Auswahl eingeben und mit der Enter-Taste bestätigen.

Zurück im Menüpunkt "Inventurauswahl und Zählliste bestätigen Sie die Auswahl durch mittels der Enter-Taste. Sie werden hier aufgefordert das Löschen der Zählliste zu bestätigen, welches Sie durch die Taste F23 (Shift+F11) oder klicken des Löschen-Buttons auslösen.

Inventur durchführen und bewerten

Erstellen der Zählliste

Vom CDP Hauptmenü Lager > Inventur > Inventurauswahl und Zählliste  → Wählen Sie hier den Punkt 1 "Erstellen" aus.

In der darauffolgenden Maske können Sie die Einstellungen zur Inventur und den Zähllisten vornehmen.
Sollten Sie eine Inventur nur eines Teiles des Warenbestandes durchführen, geben Sie bitte die entsprechenden Kriterien in die vorgegebenen Felder ein.
Für eine komplette Inventur lassen Sie bitte die Felder "Sublager", "Marke", "Lagerort", "Teilegruppe", "Ersatzteilnummer" und "Statistikgruppe" leer (Screenshot Markierung 1+2).

Das Feld "Datum ltz. Inventur" VON gibt Ihnen eine Untergrenze, ab der die Inventurauswahl zu erstellen ist. Wird in dieses Feld ein Datum eingegeben, so werden Ersatzteile, die noch nie inventiert wurden, in dieser Auswahl nicht berücksichtigt. Ist eine Auswahl der noch nie inventierten Ersatzteile gewünscht, so muss dieses Feld leer bleiben (Screenshot Markierung 2).

Das Feld "Datum ltz. Inventur" BIS gibt Ihnen eine Obergrenze, bis zu der die Inventurauswahl zu erstellen ist.

Zudem gibt es noch vier weitere Einstellungen im untersten Bereich (Screenshot Markierung 3).

1. Das Feld "Sollmenge > 0" gibt an, ob zum Zeitpunkt der Inventurerstellung nur tatsächlich vorhandene Teile in die Zähllisten aufgenommen werden sollen. 

2. Das Feld "Zählliste" gibt an, ob nach Erstellung der Inventurauswahl eine Zählliste gedruckt werden soll. Sollten Sie mit Scannern arbeiten, ist eine Zählliste nicht nötig.

3. Das Feld "Sollmenge drucken" steuert, ob die Sollmengen der ausgewählten Teile auf die Zählliste gedruckt werden sollen. 

4. Zuletzt können Sie mit dem Feld "Sortierung" steuern, ob die Teileauswahl der Inventur nach Lagerort UND Ersatzteilnummer oder ausschließlich nach Ersatzteilnummer sortiert werden soll.
   
   

Zuletzt bestätigen Sie die von Ihnen getroffene Auswahl mittels der ENTER-Taste. Nach einer letzten Betätigung der Enter-Taste wird nachfolgend die Inventurauswahl und gegebenenfalls die Zählliste erstellt.

Spoolfile-Manager und Zählliste

Die Zählliste finden Sie im Spoolfile Manager. Klicken Sie hierzu in der Menüleiste auf Extras > Spooldateien pflegen.

Im neu aufgegangenen Fenster sollte die Datei die zuletzt Erstellte sein.
Um dies zu überprüfen klicken Sie auf den Button im Reiter "Vorschau", um im unteren Bereich des Fensters die Vorschau des Dokumentes angezeigt zu bekommen.
Sie können danach über den Button "PDF erstellen" ein PDF erzeugen, welches Sie dann ausdrucken können.

Lagerstand und Preise aktualisieren

Bei einer umfangreichen Inventurauswahl dauert das Ausdrucken einer Zählliste u.U. relativ lange, sodass es günstig ist, die Zähllisten bereits vor dem Inventurzeitpunkt zu erstellen, um dann nicht unnötig Zeit zu verlieren.

Zum Inventurzeitpunkt müssen nur mehr die aktuellen Werte in die Inventurauswahl aktualisiert werden.

Sollten sich zwischen der Erstellung der Inventur und der tatsächlichen Zählung die Lagerstände und/oder Preise geändert haben, können Sie im Punkt  im CDP Hauptmenü aus Lager > Inventur > Inventurauswahl und Zählliste > Lagerstand und Preise aktualisieren , die im Vorfeld erstellte Inventur aktualisieren.

Sie haben auch die Möglichkeit die Aktualisierung von Lagerstand und Preisen getrennt voneinander durchzuführen - dazu wählen Sie entsprechend aus:

Klicken Sie hierzu neben dem Feld "Inventurnummer" auf die Lupe und suchen Sie die von Ihnen gewünschte Inventurliste. Bestätigen Sie die Auswahl danach mit der Enter-Taste.

Nachträgliches / erneutes Drucken der Zählliste

Wird (z.B. aufgrund einer unvollständigen Zählung oder bei Bedarf einer neuerlichen Zählung) eine Zählliste oder Wiederholliste erneut benötigt, navigieren Sie vom CDP Hauptmenü Lager > Inventur > Inventurauswahl und Zählliste.

Dort finden Sie die Menüpunkte

• "Zählliste drucken"

• "Zählliste nicht erfasster Teile drucken" und

• "Wiederholliste drucken"

Wählen Sie den für Sie zutreffenden Punkt aus und gehen Sie gleich wie im Punkt 2 dieser Anleitung beschrieben vor.
Danach können Sie die Liste erneut  neu im Spoolfile-Manager aufrufen und/oder ausdrucken.

Mögliche Vorgehensweisen, sollten Teile nicht auf der Inventur gefunden werden: 

• Teile im CDP kontrollieren – Lagerort eingeben

• Noch eine Inventur, vor dem Verbuchen der vorherigen Inventur erstellen. Es werden nur die Teile erfasst, welche noch nicht in einer Inventur vorhanden sind.

Inventur erfassen

Im Menüpunkt "Inventur erfassen" werden die gezählten Mengen in die Inventur erfasst.

Der Aufruf erfolgt unter CDP Hauptmenü Lager > Inventur > Inventur erfassen.

Wählen Sie hier die Inventurnummer aus und bestätigen Sie mit der ENTER-Taste. Mit den "Bild-Rauf-/Bild-Runter-Tasten" oder "vorwärts/rückwärts" in der Menüleiste können Sie zwischen den einzelnen Seiten (Feld Block-Nummer) navigieren.
Wählen Sie den gewünschten Block durch klicken der Enter-Taste und tragen Sie die gezählte Menge in das Feld "Ist-Menge" ein.  
Mit ENTER wird der Block bestätigt. Wählen Sie den nächsten Block und fahren wie gehabt mit der Befüllung aller "Ist-Menge"-Felder fort.

Inventurdifferenzliste

Erstellen Sie nach abgeschlossener Zählung eine Inventurdifferenzliste unter CDP Hauptmenü aus Lager > Inventur > Inventurdifferenzliste.
Geben Sie die Inventurnummer ein oder wählen diese über die Lupe aus und bestätigen Sie die Eingabe mit der ENTER-Taste.

Im unteren Bereich können div. Einstellungen vorgenommen werden.

• "Nur Differenzpositionen." - werden für die Erstellung der Differenzliste sämtliche Teile, oder nur die nicht erfassten sowie solche Positionen bei denen eine Differenz zwischen Soll- und Ist-Bestand aufgeführt werden sollen, benötigt.

• "Preisbasis" -  welcher Preis für die Berechnung der Differenzsumme soll herangezogen werden.

• Werden Scanner zum Erfassen der Inventur verwendet kann durch Verwendung des Feldes "Ausgabe an Scanner" diese an den Scanner gesendet werden

Bestätigen mittels der Enter-Taste.
Sie finden die Inventurdifferenzliste danach im Spoolfile-Manager.

Abwertungsfaktoren

Zur Anpassung der Abwertungsfaktoren navigieren Sie: CDP Hauptmenü aus Lager > Inventur > Abwertungsfaktoren.

Die genauen Daten für die Abwertungsfaktoren erfragen Sie bei ihrer Buchhaltung und pflegen diese in die für die Inventur relevante Abwertungstabellen ein.

Sollte bereits eine Abwertungstabelle mit den korrekten Daten existieren gelangen Sie über die Suchfunktion (Taste F4 oder Lupensymbol) zur Auswahl.

Mithilfe der "Bild-Rauf-/Bild-Runter-Taste" kann die Auswahl durch Doppelklick oder durch Eingabe der richtigen Nummer mit der Enter-Taste bestätigen werden.

Falls Sie eine neue Abwertungstabelle anlegen wollen, geben Sie stattdessen bei der noch leeren Maske einen Code (z.B. die Jahreszahl der Inventur) ein und bestätigen die Eingabe mit Enter.
Danach fügen Sie einen Namen hinzu und geben die von ihrer Buchhaltung bekanntgegebenen Daten ein.
Abschließend speichern Sie ihre Eingaben mittels der Enter-Taste.

Inventur bewerten

Der Aufruf erfolgt unter CDP Hauptmenü aus Lager > Inventur > Inventur bewerten.
Wählen Sie hier wie gewohnt ihre Inventurnummer aus und bestätigen Sie mit der Enter-Taste.

Wählen Sie danach die Bewertungsbasis für ihre Inventur aus. Im Normalfall wird hier der Wert 2 für den durchschnittlichen Einkaufspreis gesetzt.
Um in weiterer Folge die Inventur verbuchen und abschließen zu können muss eine Abwertungstabelle ausgewählt werden.
Bestätigung mittels ENTER-Taste.
Nach nochmaligem Bestätigen mittels der ENTER-Taste wird die Inventurbewertung durchgeführt.

Wenn die Abwertung über CDP erfolgt ist, so wird im Ersatzteil im Reiter "Lager" der bei der letzten Inventurbewertung berechnete Inventurpreis mit dem zu diesem Zeitpunkt gültigen Währungscode der Standardwährung angezeigt.

Inventur verbuchen & abschließen

Der Aufruf erfolgt unter CDP Hauptmenü aus Lager > Inventur > Inventur verbuchen.

Auswahl Ihre Inventur (alternativ die Suche über die Lupe) und Bestätigung mittels der ENTER-Taste.
Nach dem nochmaligen Bestätigen mittels der ENTER-Taste werden nun die Lagerstände korrigiert und die Inventur an die Buchhaltung übermittelt.

FIBU Parameter

In den FIBU Statistiken unter CDP Hauptmenü Daten Pflege > Firmendaten Allgemein > Steuerungen > FIBU Statistiken kann festgelegt werden, ob ob Inventur-Differenzen verbucht werden. 
Wenn im Menüpunkt FIBU Statistiken im Reiter FIBU 2 der Schalter Buchung Inventurdifferenz auf "1" gesetzt ist, findet die Verbuchung auf das definierte Aufwands - Ertragskonto (siehe Menüpunkt Steuerungen Reiter Inventur und Rundungen) statt. 

Kontendefinition

Die Kontendefinition erfolgt in den FIBU Steuerungen unter CDP Hauptmenü Daten Pflege > Firmendaten Verrechnung > Finanzbuchhaltung > FIBU Steuerungen.

Bei einer Bestandsveränderung aufgrund der Eingabe der einzelnen Positionen in der Zählliste (mehr oder weniger gezählten Teile als auf der Zählliste ausgegeben wurde) werden anhand dieser Konten die Werte in die Buchhaltung übermittelt.

Bewertete Lagerwertliste drucken

Den Aufruf finden Sie unter CDP Hauptmenü Daten Druck > Stammdaten > Ersatzteile.

Auswahl Punkt "6. Bewertete Lagerwertliste"  Bestätigung mittels  ENTER-Taste.

Auswahl "1" für Ersatzteilnummer in das Auswahlfeld und bestätigen mit der ENTER-Taste.

Im Feld "Lagerstand > 0" Auswahl "1"  ein und bestätigen mit der ENTER-Taste.

Im darauffolgenden Fenster tragen Sie im oberen Bereich im Feld "Durchschnittl.-EP" und im unteren Bereich im Feld "Letzter Zugang" jeweils ein X ein.

Auswahl der aktuellen Abwertungstabelle für ihr Unternehmen und Bestätigung mit der ENTER-Taste. 

Sie finden die nun generierte Datei zur Ansicht oder ausdrucken im Spoolfile-Manager.

Pentaho Auswertung Teile auf offenen Aufträgen

In der Auswertung "Aufträge offene Teile zum Wareneinsatzpreis" erhalten Sie einen Überblick über Ersatzteile welche sich derzeit auf offenen Aufträgen befinden.

Der Aufruf erfolgt unter CDP Hauptmenü Auswertungen > Pentaho Auswertungen > Auftragswesen.