Jobs (Auftragswesen/Dokumentation/MOTIONDATA DMS/DE)
Allgemein
Über den neuen Karteireiter „Jobs" können Sie nun neben den bereits bestehenden Jobs (früher Jobkategorien) ganz einfach zusätzliche Jobs für Service-Aufträge anlegen.
Durch diese dynamische Job-Erstellung erfüllt MOTIONDATA die zukünftigen Anforderungen von namhaften Markenherstellern schon jetzt. Darüber hinaus können Sie Ihre Belege noch informativer und somit noch kundenfreundlicher gestalten.
Jobs, die bereits im MOTIONDATA System erfasst wurden, bleiben bestehen und können über den Karteirreiter „Jobs" für den geöffneten Service-Auftrag bearbeitet und angepasst werden.
Die Verwendung von Jobs (Eingriffen) im Auftragswesen bietet folgende Möglichkeiten und Vorteile:
transparentere Darstellung der Rechnung durch Bildung von Summen zwischen den verschiedenen Jobs, wie z. B. Servicearbeiten, mechanische Reparaturen, Elektronik, Überprüfungsarbeiten etc.
prozentuelle Aufteilung der Auftragspositionen zwischen Rechnungsempfängern
leichtere Lesbarkeit der Belege in der Historie
Einstellungen
Zur Verwendung von „Jobs" in MOTIONDATA müssen folgende Systemeinstellungen vorgenommen werden.
Funktion „Jobs"
Die Funktion „Jobs" muss im MOTIONDATA freigeschalten sein.
Hinweis:
Sollte die Funktion bei Ihnen noch nicht freigeschalten sein und möchten Sie die Funktion aktivieren, setzen Sie sich bitte mit Ihrem MOTIONDATA Betreuer in Verbindung.
Belegdruck-Einstelleungen (empfohlene Einstellung)
Unter Basis -> Administration -> Optionen -> Belegdruck müssen am Karteireiter „Optionen" folgende Einstellungen getroffen sein:
Optional können auch die folgenden Optionen aktiviert werden.
Mit den empfohlenen Einstellungen können am neuen Karteireiter „Jobs" die Job-Texte „Überschrift 1" „Überschrift 2" und „Summentext" bearbeitet werden.
Abweichung von der empfohlenen Einstellung
Wurde für die Option: „Zwischensumme drucken (Other earnings excluded/Sonstige Positionen ausgenommen)" die Einstellung „0 – Keine Zwischensummen" oder „2 – Zwischensumme je Positionsart" gewählt, dann können am neuem Karteireiter „Jobs" die Job-Texte „Überschrift 1" und „Überschrift 2" bearbeitet werden.
Hinweis:
Bei bestehenden Aufträgen müssen die Jobs manuell hinzugefügt werden, automatisch passiert das nur bei einem Batchimport (z. B. Pakete, Auftragsgenerierung) oder bei automatischen Sonderpositionen, wenn man neue Positionen hinzufügt oder bei bestehenden die Jobkategorie ändert.
Positionssortierung
Die Sortierung der Auftragspositionen (Texte, Arbeiten, Teile, Sonstige Positionen) kann unter Basis > Administration > Optionen > Auftragssteuerung eingestellt werden.
Druck Einstellungen für Jobs
Über Basis -> Administration -> Optionen -> Belegdruck kann über den Karteireiter „Konfiguration Jobs" festgelegt werden, auf welchen Belegen die Job-Informationen standardmäßig angedruckt werden soll.
Diese Einstellungen können je Auftrag übersteuerter werden.
Anlage und Verwaltung von Jobs
Die Benennung und Anlage der Jobs erfolgt unter dem Menü Basis > Stammdaten > Wartung > Betriebsdaten > Betriebsdaten unter dem Eintrag Job. Hier legt man die Grundeingriffe an (Code und Bezeichnung) und ordnet diese einem Arbeitsbereich zu.
Verpflichtende Verwendung von Jobs
Ist es für eine Marke verpflichtend erforderlich, Jobs zu verwenden, kann man dies in den Lieferanteneinstellungen festlegen. Dazu ruft man unter Basis > Stammdaten > Wartung den Lieferantenstamm auf. Nun wählt man den entsprechenden Lieferanten aus und setzt im Abschnitt Einstellungen den Schalter Jobs in Serviceaufträgen verpflichtend.
Hinweis:
Die Aktivierung des Schalters bewirkt, dass in allen Serviceaufträgen für alle Fabrikate, die dem Lieferanten zugeordnet sind (Basis > Administration > Optionen > Auftragssteuerung, Abschnitt Fabrikatszuordnung), die Jobeingabe verpflichtend ist und eine Fakturierung nur erfolgen kann, wenn alle Auftragspositionen einem Job zugeordnet wurden (außer Textpositionen).
Der „Jobs"-Karteireiter
Die Job-Texte „Überschrift 1", „Überschrift 2" und „Summentext" können für dynamische Jobs manuell vergeben werden. Über die Belegdruck-Buttons kann eingestellt werden, auf welchen Belegen die einzelnen „Job-Texte" gedruckt werden sollen.
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Belegdruck Konfiguration
Für die Texte „Überschrift 1" und „Überschrift 2" können Sie mittels Mausklick jeweils festlegen, auf welchem Beleg der entsprechende Text gedruckt werden soll.
Verwendung von Jobs in der Positionserfassung
Zuordnung von Auftragspositionen
Auftragspositionen können entweder einzeln Jobs zugeordnet werden, in dem man sie mit einem Doppelklick markiert und im unteren Bereich den Job zuweist.
Sollen mehrere Positionen einem Job zugeordnet werden, markiert man die Auftragspositionen mit gedrückter Steuerungstaste und ruft mit der rechten Maustaste das Kontextmenü Positionen umhängen auf und wählt den entsprechenden Job.
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Dynamische Umenennung von Jobs
Wurden Auftragspositionen einem Job zugeordnet und möchte man nun den Titel des Jobs anpassen, wechselt man im Auftrag in den Abschnitt Jobs. Man klickt nun den jeweiligen Job mit einem Doppelklick an und passt den Namen des Jobs im Feld Überschrift 1 an. Man Quittiert den Vorgang mit Speichern.
Muster: Rechnung
Mit der Verwendung von „Jobs" kann folgende Positionsdarstellung von Rechnungen erreicht werden.
Abbildung: Angepasster MD-Rechnungs-Report
Verwendung von Jobs auf Aufträgen
Jobs können nun auch ohne Auftragspositionen auf Aufträgen gedruckt werden.
Beispiel:
Für einen Kundenfahrzeug soll ein 30.000 km Service durchgeführt werden. Welche Teile bzw. Arbeiten aber im Detail anfallen ergibt sich erst während der Arbeit am Fahrzeug.
Der zuständige Werkstätten-Mitarbeiter soll aber trotzdem einen Auftrag mit einer entsprechenden Aufgabe (Job) erhalten, um mit seiner Arbeit beginnen zu können.
Damit dies geschehen kann, erfasst der zuständige Kundenbetreuer einen Auftrag mit dem Job „30.000 km Service" und gibt diesen Auftrag an den Werkstätten-Mitarbeiter weiter. Der Mitarbeiter weiß nun welche Aufgabe (Job) umzusetzen ist und kann seine tatsächlich durchgeführten Arbeit und benötigten Ersatzteile bequem am Auftrag erfassen und diese Positionen dem Job „30.000 km Service" zuweisen.
Muster: Auftrag mit Job ohne Positionen
Abbildung: Angepasster MD-Auftrags-Report
Zwischensummenausgabe auf Belegen
Belegdruck
Damit eine Job-Zwischensummen auf Belegen ausgegeben wird, muss im Belegdruck/Option die Option "Zwischensummen drucken (Sonstige Positionen ausgenommen)" ungleich 0 sein.
Ist diese Einstellung auf 1 bzw. 2 gesetzt, werden die Job-Zwischensummen auf folgenden Belegen automatisch ausgegeben:
Rechnung
Proformarechnung
Angebot
Betriebsdaten
In den Betriebsdaten steht für die Gruppe "Jobs" eine Einstellung "Zwischensummenausgabe auf Belegen" zur Verfügung, welche sämtliche relevanten MOTIONDATA DMS-Fakturenbelegarten des Auftragswesens als Multiselektionsliste enthält.
Diese Option übersteuert die automatische Zwischensummenausgabe.
Erfolgt keine Konfiguration auf Job-Ebene, dann werden alle Jobs wie gehabt behandelt (z.B. keine Job-Zwischensummenzeile auf Aufträgen, Lieferscheinen etc.).
Sind da Konfigurationen auf Job-Ebene vorhanden, dann wird bei der Erstellung des Fakturenbelegs auf diese Einstellung auf Job-Ebene Rücksicht genommen.
Beispiel: Rechnung | |
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Alle Jobs sind für die Rechnung konfiguriert | Die ersten 2 Jobs sind für die Rechnung nicht konfiguriert |
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