Auftrags- und Statistikabfrage (Auftragswesen/Dokumentation/MOTIONDATA DMS/DE)

Owned by Nina Stelzer
Last updated: 14. Mai 2024

Allgemeine Informationen

Die "Auftrags- und Statistikabfrage" dient zur Abfrage von fakturierten (oder auch offenen) Aufträgen. Außerdem können die Positionen bzw. die Kalkulationen der angezeigten Aufträge abgefragt werden.

Konfiguration

Berechtigungsverwaltung

Generelle Berechtigung

Um die Funktion verwenden zu können, muss die Berechtigung "Auftrags- und Statistikabfrage" unter Berechtigungsverwaltung - Service/Teilehandel und hier die Auftrags- und Statistikabfrage aktiviert werden.

Summeninformationen Anzeigen

Berechtigung "Summeninformation anzeigen" (Service, Teile und Fahrzeughandel) für die Anzeige der "Gesamtanzahl der Rechnungen" und die "Gesamtrechnungssumme Netto" (= ohne Steuern/NoVA) im Infopanel der Auftrags- und Statistikabfrage.

Aufruf und Funktionen

Aufruf

Der Aufruf erfolgt unter Service/Teilehandel und Auftrags- und Statistikabfrage: 

Toolbar

In der Toolbar finden Sie einige Aufrufe zu weiteren Menüs wie z.B. Kunden- oder Fahrzeugstamm oder es kann der z.B. Zustandsstatus vom Auftrag verändert werden. 

Selektionskriterien

Um ein genaueres Ergebnis zu erhalten, kann auf Folgendes eingeschränkt werden:

  • Suche Nach: Kunde, Auftragsnummer, Fahrzeug, Auftraggeber, Rechnungsnummer, Zusatz: Amtl. Kennzeichen, Zusatz: Kundenname, Lieferschein, Re.Nr.Anzahlung, FZG-Ertragsrechnungsbeleg

  • Annehmer

  • Betrag

  • Zustandsstatus

  • Fabrikat/Modellgruppe

  • Abteilung/Unterabteilung

  • Sonstiges:
    - Alle Betriebe durchsuchen
         → damit diese Option zur Verfügung steht, muss die Benutzer-Berechtigung "Alle Betriebe durchsuchen" gesetzt werden
    - Statistikaufträge 

  • Erweiterte Suche: Positionen(Nummer), Positionen(Text) und Bemerkung

  • ob für Service/Teilehandel/Fahrzeughandel

  • bei Service/Teilehandel: ob Extern, Intern, Garantie oder Gutschrift

  • Offene Aufträge

  • Kostenvoranschläge

  • Reservierungsaufträge

Es gibt neben diesen Checkboxen auch noch die Möglich mit dem Button image-20240425-115659.png das Fenster zu aktualisieren und mit dem Button image-20240425-115715.png die Selektion zurück zusetzen (ausgenommen sind hier die Datum und Checkbox-Angaben).

Des Weiteren kann das Suchergebnis mit dem Feld "Browser durchsuchen" noch genauer eingeschränkt werden.

In der Statistikabfrage gibt es nun eigene Filterbereiche, die von einander unabhängig je Arbeitsstation arbeiten könnten:

  • Aufrufe Statistikabfrage aus dem MD.DMS Hauptmenü

  • Kundenabfragen (z. B. Kundenstamm, Auftragswesen)

  • Fahrzeugabfragen (z. B. Fahrzeugstamm, Auftragswesen)

  • Auftragsnummer (OneSearch/POS, Lagerbewegungen)

Jeder dieser Aufruf-Bereiche speichert somit seine eigenen Selektionskriterien bzw. stellt diese beim Öffnen wieder her.

Karteireiter

Aufträge

Hier sehen Sie die Aufträge welche auf Ihre Selektionskriterien zutreffen.

Im Tab "Aufträge" ist es möglich eine Auftragsgutschrift zu erstellen. Hierzu muss der jeweilige Auftrag selektiert werden. Bei der Erstellung der Gutschrift werden grundsätzlich alle Informationen am Auftragskopf repliziert.

  • Bei der Erstellung einer Gutschrift (ausgenommen Kautionsgutschriften und Positionsgutschriften) wird der Rundungsausgleich auch dann zur Anwendung gebracht, wenn die Originalrechnung einen Rundungsausgleich hatte, dieser aber mittlerweile für den Betrieb deaktiviert wurde.

  • Handelt es sich beim betroffen Original-Auftrag um einen Großhandelsauftrag, so wird bei der Gutschrifterstellung ebenso die Lieferadresse repliziert.

Positionen

Hier werden die jeweiligen Positionen des Auftrags dargestellt.

Im Tab "Positionen" ist es möglich eine Positionsgutschrift zu erstellen. Hierzu muss die jeweilige Position selektiert werden. Bei der Erstellung der Gutschrift werden grundsätzlich alle Informationen am Auftragskopf repliziert.

  • Bei der Erstellung einer Gutschrift (ausgenommen Kautionsgutschriften und Positionsgutschriften) wird der Rundungsausgleich auch dann zur Anwendung gebracht, wenn die Originalrechnung einen Rundungsausgleich hatte, dieser aber mittlerweile für den Betrieb deaktiviert wurde.

  • Handelt es sich beim betroffen Original-Auftrag um einen Großhandelsauftrag, so wird bei der Gutschrifterstellung ebenso die Lieferadresse repliziert.

Rechnungen

Im Tab "Rechnungen" kann eine Rechnungsgutschrift erstellt werden. Hierzu muss die jeweilige Rechnung selektiert werden. Des Weiteren kann mittels "Senden an" die Rechnung erneut angezeigt werden. Bei der Erstellung der Gutschrift werden grundsätzlich alle Informationen am Auftragskopf repliziert.

Schadensfall

Über diesen Karteireiter können Sie Versicherungsfälle zum jeweiligen Auftrag einsehen.

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Mit "Senden an" können Sie sich die Abtretungserklärung anzeigen lassen. Diese steht ebenfalls im Karteireiter "Rechnungen" zur Verfügung.

Kalkulation

Im Karteireiter "Kalkulation" erhalten Sie einen detaillierten Überblick zu Spanen für einzelne Auftrags bzw. Rechnungspositionen

Gesamtpositionsübersicht

Die Daten in der Gesamtpositionsübersicht werden nur bei selektiertem Kunden/Auftraggeber oder Fahrzeug  befüllt. Beim ersten Fokussieren erfolgt auch die Datenbefüllung automatisch, ansonsten ist nach Änderung der Selektionskriterien der Aktualisierungsbutton manuell zu betätigen. Des Weiteren ist hier auch noch eine Einschränkung pro Positionsart möglich.

Dokumente

Hier werden Dokumente zum jeweiligen Auftrag angezeigt.

Infopanel

Summeninformationen

Ist für die Auftrags- und Statistikabfrage die Berechtigung "Summeninformation anzeigen" aktiviert, so wird im Infopanel neben der Gesamtanzahl der Rechnungen auch die "Gesamtrechnungssumme Netto" (= ohne Steuern/NoVA) aller im Browser befindlichen fakturierten Aufträge angezeigt, d.h. es sind beispielsweise auch die internen Positionen in einem externen Auftrag in der Summe enthalten.

  • Eine Sammelrechnung, die aus mehreren Aufträgen besteht, zählt nur als eine Rechnung.

  • Ein offener Auftrag, der in dieser Übersicht ev. durch die getätigte Selektion aufscheint, zählt weder hinsichtlich Anzahl, noch hinsichtlich Auftragssumme.

  • Offene Aufträge weisen im Infopanel nun ebenfalls den Nettoumsatz des gesamten Auftrags (= alle Rechnungsempfänger) sowie im Service/Fahrzeughandel Infos zu Fahrzeugfabrikat und Modellgruppe auf.

  • Analog zum Auftragswesen kann die Breite des Infopanels in der Statistikabfrage als lokale Einstellung - der Wert wird gepuffert, d.h. nach Änderung ist ein MD.DMS Neustart erforderlich - hinterlegt werden (Auslieferung = 200; Werte unter 200 werden nicht verwendet. Für die Anzeige der Summeninformationen wird in der Statistikabfrage der Wert 250 vorgeschlagen).