SMS und E-Mail Reminder (Kommunikation, Schnittstellen, Tools, Dienste/Dokumentation/MOTIONDATA DMS/DE)
- 1 Allgemein
- 2 SMS/Email Monitoring
- 3 Konfiguration MOTIONDATA DMS
- 3.1 Textbausteine zuordnen
- 3.2 Textbausteine anlegen/bearbeiten
- 3.2.1 Variablen
- 3.2.1.1 Allgemeine Variablen
- 3.2.1.2 KUnden-SMS
- 3.2.1.3 Termin-SMS
- 3.2.1.4 Rückstand-SMS
- 3.2.1.5 Auftrag-SMS
- 3.2.1.6 Aufgaben-SMS
- 3.2.1 Variablen
- 3.3 Einstellungen am Kunden
- 3.4 SMS aus Auftrag
- 3.5 Resümee
- 3.5.1 Hinweis:
Allgemein
Damit im DMS Kurznachrichten versendet werden können, muss die Option freigeschaltet sein.
Weiters muss der Kunde die Zugangsdaten vom SMS-Provider bereitstellen.
SMS/Email Monitoring
Ãœber Kommunikation - SMS/Email - SMS/Email Monitoring gelangt man in das Monitoring Tool.
Hier sieht man auf den ersten Blick, welche Nachrichten nicht gesendet wurden bzw. wo es Problem gibt.
Status: Gesendete Nachrichten
Weiters gib es noch die Auswahlmöglichkeit „Alle Nachrichten".
Suchfilter
Auf dem ersten Tab im oberen Fensterbereich gibt es eine Maske für die Einstellungen des Suchfilters. Dort kann die Art und der Status eingestellt werden, die die angezeigten Nachrichten haben sollen. Außerdem kann der Zeitraum eingestellt werden, aus dem Nachrichten angezeigt werden sollen.
Nach einer Änderung am Suchfilter muss der Button Aktualisieren gedrückt werden, um die Nachrichtenanzeige zu aktualisieren.
Löschen von Nachrichten
Auf dem zweiten Tab im rechten oberen Fensterbereich gibt es eine Maske für das Löschen von Nachrichten. Es kann ausgewählt werden, welchen Status die zu löschenden Nachrichten haben sollen und wie alt die zu löschenden Nachrichten sein sollen.
ACHTUNG:
Werden gesendete Nachrichten gelöscht, dann werden sowohl SMS-, als auch Mail-Nachrichten gelöscht.
Erneutes Senden von Nachrichten
Auf dem dritten Tab im rechten oberen Fensterbereich gibt es einen Button, mit dem markierte Nachrichten erneut gesendet werden. Die Nachrichten werden nicht unmittelbar gesendet. Es wird der Sendezeitpunkt auf das aktuelle Datum/die aktuelle Uhrzeit gesetzt und die Anzahl der Versuche auf 0 zurückgesetzt.
Export nach Microsoft Excel
Damit ein Berichtsdruck über die angezeigten SMS-Nachrichten möglich ist, besteht die Möglichkeit die aktuell angezeigten Daten nach Microsoft Excel zu exportieren, wo diese dann beliebig bearbeitet werden können.
Konfiguration MOTIONDATA DMS
Textbausteine zuordnen
Basis > Administration > Optionen > Modul
Kommunikation
AUF: Wird eine Kreditrechnung fakturiert, öffnet sich das vorbefüllte SMS-Fenster, welches auf Wünsch gesendet werden kann. Selbstverständlich kann es auch abgebrochen werden.
TMS: Terminerinnerung um 16:00 Uhr am Vortag, siehe Sendezeit für Termin-SMS
Textbausteine, die zur Verfügung stehen!
Textbausteine anlegen/bearbeiten
Basis > Stammdaten > Wartung > Betriebsdaten > Textcode
Variablen
Allgemeine Variablen
Diese Platzhalter können in allen SMS Vorgabetexten verwendet werden.
Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
<BETRIEBSNAME> | Name des aktiven Betriebs aus der Anmeldeinformation |
<SERVICELEITUNG> | Bei den aktiven Betriebsinformationen hinterlegte Textinformation zur Serviceleitung |
<SERVICETELNR> | Bei den aktiven Betriebsinformationen hinterlegte Service-Telefonnummer |
<CUSTOMER> | Nachname oder Firmenbezeichnung des beim SMS ausgewählten Kunden |
<SALUTATION> | Briefanredetext des beim SMS ausgewählten Kunden |
KUnden-SMS
Variable Ersetzungen für SMS aus dem Kundenstamm.
Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
<CONSULTANT> | Name des Serviceberaters des Kunden lt. Kundenstamm |
Termin-SMS
Variable Ersetzungen für SMS aus der Serviceterminplanung.
Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
<APPOINTMENT> | Annahmetermin oder späteste Annahmemöglichkeit für den Termin im Format "dddd, dd.MM.yyyy, Uhrzeit: HH:mm", der Text "Uhrzeit" wird lokalisiert (z.B. Donnerstag, 15.02.2018, Uhrzeit 15:20) |
<APPOINTMENT_DATE> | Annahmedatum oder Datum der spätesten Annahmemöglichkeit für den Termin im Format "dd.MM.yyyy" (z.B. 15.02.2018) |
<APPOINTMENT_TIME> | Annahmezeit oder Zeitpunkt der spätesten Annahmemöglichkeit für den Termin im Format "HH:mm" (z.B. 15:20) |
<VEHICLE> | Fabrikat + Modelltext des Termin-Fahrzeugs |
<LICENSEPLATE> | Amtl. Kennzeichen des Termin-Fahrzeugs |
<CONSULTANT> | Name des Annahmeberaters lt. Servicetermin. → Wenn kein Annahmetermin vergeben ist: Name des Serviceberaters des Kunden lt. Kundenstamm → Wenn kein Serviceberater hinterlegt ist: Name des ersten zugeteilten Mechanikers für den ersten Arbeitsschritt. |
Rückstand-SMS
Bei Rückstand-SMS wird am Ende des Vorgabetextes die Liste der Teileinformationen angefügt.
Auftrag-SMS
Variable Ersetzungen für SMS aus dem Auftragswesen.
Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
<CONSULTANT> | Anrede + Nachname + Vorname des am Auftragskopf eingetragenen Beraters |
<INVAMOUNT> | Rechnungssumme gesamt |
<AMOUNTDUE> | Verbleibender Betrag (Rechnungssumme - Anzahlung) |
<CUSTOMER> | Nachname/Firmenbezeichnung des Auftraggebers |
<VEHICLE> | Fabrikat + Modellbezeichnung des Fahrzeugs am Auftrag (bei Teilehandelsaufträgen nicht verfügbar) |
<LICENSEPLATE> | Amtl. Kennzeichen des Fahrzeugs am Auftrag (bei Teilehandelsaufträgen nicht verfügbar) |
Aufgaben-SMS
Bei SMS aus den Aufgaben sind keine weiteren variablen Ersetzungen verfügbar.
Einstellungen am Kunden
Damit an einen Kunden überhaupt eine SMS gesendet werden kann/darf, muss es beim Kunden definiert/erlaubt sein bzw. eine gültige Mobilnummer geben!
→ Gültige Mobilnummer
→ Auswahl „SMS" muss aktiviert sein.
SMS aus Auftrag
Aus einem offenen Auftrag kann man dem Kunden jederzeit eine SMS zusenden!
Standardmäßig vorbefüllt!
Der TEXT kann auch nach Belieben überschrieben werden!
Resümee
Ist die Option „SMS-Erstellung" aktiviert und der Textbaustein z.B. für Servicerechnungen oder Termin hinterlegt, öffnet sich beim Fakturieren bzw. Speichern des Termins das SMS-Fenster.
BAR-Rechnungen sind nicht betroffen, da der Kunde ohnehin vor einem steht!
Hinweis:
Sollte die SMS bereits verschickt worden sein, wird die SMS-Versand Maske nach Fakturierung des Auftrags nicht mehr angezeigt.