Allgemein

Mit den Expressbestellfeature ist es möglich, sämtliche Expressbestellungen in einen eigenen Plugin verwalten zu können.

Konfiguration

Freischaltung

Um das kostenpflichtige Expressbestellfeature nutzen zu können, ist ein Freischaltecode nötig. Wenden Sie sich daher bitte zunächst an unseren MOTIONDATA Servicedesk um die notwendigen Schritte vorzunehmen.

Open

Basiseinstellung

Für Teilestamm steht folgende Basiseinstellung zur Verfügung: "Bestelldetails Status automatisch bei Bestellauflösung auf übernommen setzen".

Wenn diese Option gesetzt ist, dann werden Bestellungen die vollständig aufgelöst sind in der Expressbestellfeature Maske automatisiert auf "Übernommen" gesetzt.

Open

Moduleinstellung

Ob die Teile bei der Auftragsgenerierung in einen neuen oder in einen bestehenden Auftrag importiert werden, ist von der Teilehandel-Moduleinstellung "Bei Auftragsgenerierung aus Expressbestelltool Bestellungen in einem Auftrag zusammenfassen (je Kunde)" abhängig. 

Teilehandel-Moduleinstellung: "Bei Auftragsgenerierung aus Expressbestelltool Bestellungen in einem Auftrag zusammenfassen (je Kunde)" = aktiviert

• Ein neuer TH AUF pro Kunde wird automatisch erstellt, wo alle Bestellungen zusammengefasst werden

• gelieferte (=übernommene) Bestellpositionen aus mehreren Bestellungen, werden je Kunde in einem neuen Teilehandel-Auftrag zusammengefasst, egal ob der ursprünglicher Auftrag offen oder schon fakturiert ist

• im Auftrag selbst wird eine automatische Textposition erzeugt: "Gelieferte Teile zu Auftrag <Ursprungsauftrag>"

Teilehandel-Moduleinstellung: "Bei Auftragsgenerierung aus Expressbestelltool Bestellungen in einem Auftrag zusammenfassen (je Kunde)" = deaktiviert

• es wird geschaut zu welchen Aufträgen Bestellungen gehören

• für schon fakturierte Aufträge wird die Bestellung in einem neuen AUF geöffnet

• für noch offene Aufträge wird jede Bestellung in den jeweiligen Auftrag verbucht

Lieferantenstamm

Für das Expressbestellfeature muss auch der gewünschte Lieferant freigeschalten werden.
Im MOTIONDATA unter „BASIS | STAMM | LIEFERANTENSTAMM" unter den Karteireiter „EINSTELLUNGEN" finden Sie die Möglichkeit, den Lieferant für das Expressbestellfeature freizuschalten.

Zugriffsrechte

Es wurden vier verschiedene Berechtigungen implementiert.

• Status zurücksetzen

• Bestellprotokoll anzeigen

• Positionen bearbeiten

• Stornierung

Vergabe der Benutzerrechte

Unter „Basis | Administration | Benutzer | Berechtigungsverwaltung" können die Berechtigungen für die Benutzer auf Benutzer- und Gruppenebene vergeben werden.

Erklärung der Benutzerrechte

Berechtigt:
Das Recht „Berechtigt", muss vergeben werden, wenn der Benutzer in das Expressbestellfeature einsteigen darf. Verfügt der Nutzer nur über dieses Recht, ist es ihm nicht möglich, Bestellungen zu arbeiten. Somit ist das Plugin nur im „ReadOnly" Modus.

Status zurücksetzen:
Mit diesem Recht, wird es dem Benutzer ermöglicht, dass er eine Bestellung in einen vorherigen Status zurücksetzen darf.
Im rechten unteren Bereich des Plugin, gibt es hierfür eine Möglichkeit um den Status zurückzusetzen.

Um eine Positionen in einen früheren Status zurücksetzen zu können, muss die gewünschte Positionen direkt ausgewählt werden.

Bestellprotokoll anzeigen:
Wenn dieses Recht für den Benutzer vergeben wurde, wird für den Benutzer die Checkbox „Protokoll anzeigen" angezeigt. Mit dieser Option, kann der Benutzer bereits stornierte oder fertige Bestellungen, einsehen.

Positionen bearbeiten:
Sobald der Benutzer Positionen bearbeiten darf, kann der Benutzer Bestellungen bis zum Bestellstatus „Abgestellt" bearbeiten.
Es ist ihm auch möglich, Bestellungen zu stornieren.

Hier gilt auch, dass die gewünschte Bestellung zuerst ausgewählt werden muss, bevor man sie direkt stornieren kann.
Unter den Button „Senden an" sind folgende Optionen möglich:

Diese Optionen erscheinen nur, wenn der Benutzer die Positionen bearbeiten darf.
Sobald die Option „Aufträge generieren" verwendet wird, wird im Hintergrund ein neuer Auftrag generiert bzw. wird diese Position auf den Ausgangsauftrag gebucht, sofern dieser noch nicht fakturiert worden ist.

Aufruf und Verwendung des Plugins

In MOTIONDATA unter „Teilehandel | Bestellwesen | Expressbestellfeature" kann das Modul aufgerufen werden.

Selektionen

Im oberen Teil des Plugin, können Selektionen ausgewählt werden. Folgende Selektionen sind möglich:

• Kunde (Kundennummer, Kundenname)

• Kundenkategorie (Drop Down)

• Berater (Drop Down)

• Lieferant (Lieferantencode, Lieferantenname)

• Teilenummer (Teilenummer, Teilebezeichnung, Herstellernummer, Interne Nummer, EAN)

• Bemerkung (Volltextsuche im Feld Bemerkung)

• Lieferinformationen (Volltextsuche im Feld Lieferinformationen)

• Bestellnummer

• Bestellstatus (Drop Down)

• Datum (von bis)

• Auftragsabteilung (Drop Down)

• Protokoll anzeigen

Editierungsbereich

Im unteren Teil des Plugin, befindet sich der Editierungsbereich. Es ist möglich, im Anzeigefenster das Feld „Bemerkung" und „Lieferinformationen" zu bearbeiten.
Im Editierungsbereich können ebenso folgende Felder editiert werden:

• Bestellmenge

• Bemerkung

• Lieferinformationen

Wenn im Editierungsbereich gearbeitet wird, muss nach Änderung auf „Speichern" geklickt werden, da sonst die Änderungen nicht übernommen werden.
Wenn man im Anzeigefenster die Felder Bemerkung oder Lieferinformationen ändert, werden die Änderungen sofort übernommen.

Neuanlage einer Position

Im Editierungsbereich ist auch, durch klicken des „Neu" Button, möglich, eine neue Bestellposition zu erfassen.
Wenn im Expressbestellfeature eine neue Position erfasst wird, ist diese Position nur für den eigenen Gebrauch zu verwenden. Es ist somit nicht möglich, eine Kundenbestellung aufzunehmen bzw. auf eine Bestellung auf eine Kundennummer zu buchen.

Reports

Bildschirm

Wenn bei „Senden an", „Bildschirm" gewählt wird, wird die momentan Anzeige des Browsers als PDF Datei angezeigt.
Das Plugin ist danach solange gesperrt, bis die PDF Datei wieder geschlossen wurde.

PDFausgabe

Arbeitet genau wie die Option „Bildschirm", nur wird hier eine PDF Datei abgestellt und das Programm ist in der Zwischenzeit nicht gesperrt.

Excelausgabe

Hier werden die Einträge in ein Excel File exportiert.

Ablauf der Bestellung

Neuen Auftrag erstellen

Die abweichende Lieferadresse, wird danach auch auf der Rechnung mit angedruckt.

Mit einem Rechtsklick auf die Position, ist die Option „Expressbestellung" vorhanden. Diese Option ist nur aktiviert, wenn der Lieferant für das Expressbestellfeature freigeschaltet ist.

Hier müssen die Gewünschte Menge und die Gelieferte Menge eingegeben werden. Die Bestellmenge errechnet sich automatisch aus der Differenz.

Mit einem Klick auf „OK" wird die Bestellung abgestellt und ist danach im Expressbestellfeature sichtbar.
Unter den Karteireiter „Abschluss" haben Sie die Möglichkeit, eine Bemerkung einzugeben.

Diese Bemerkung ist nachher im Expressbestellfeature unter „Auftragsbemerkung" sichtbar.

Um nun eine Bestellung generieren zu können, muss die gewünschte Bestellposition ausgewählt werden (über die Spalte „Auswahl") und auf „Senden An | Lieferant" geklickt werden.

Der Bestellstatus geht nun in „Abgestellt" über.

Nun ist es nicht mehr möglich, die Bestellmenge zu ändern.Sobald die Ware eintrifft, kann der Status auf „Übernommen" gesetzt werden.

Ab jetzt kann ein Auftrag von dieser Position generiert werden. Wenn der „Ausgangsauftrag" noch offen ist, wird diese Position aufgebucht, ansonsten wird ein neuer Auftrag generiert.

Der Status wechselt auf „geliefert / ausgegeben".

Beschreibung der Spalten

Folgende Spalten sind im Expressbestellfeature ersichtlich:

E-Mail Versand

Der E-Mail Versand ist im Task Controller implementiert. Die Komponente „Expressbestellung" durchsucht zu einer vorher festgelegten Zeit alle Expressbestellungen und versendet an die Kunden eine Informationen mit dem Bestell-Status.

E-Mail Ansicht

So wird die Mail beispielsweise danach aussehen, welcher der Kunde erhält:

Nachfolgend der Status Ihrer Bestellungen:

Mit freundlichen Grüßen
MOTIONDATA Software GmbH
Feldkirchnerstraße 11-15
AT - 8054 Seiersberg
+43 316 255599
+43 316 255599
+43 316 255599-5
office@motiondata.at

Aufträge generieren

In der Expressbestellfeature Maske kann man die Teile, die den Status "Übernommen" haben, erneut in einen Auftrag übernehmen.