Allgemein

Das MOTIONDATA Modul "Aufgaben" dient zur Erfassung und Verwaltung von Aufgaben, Notizen und Erinnerungen im After-Sales Bereich sowie auch für betriebsinterne Aufgaben.

Funktionen:

• Vollständig in die MOTIONDATA DMS Lösung integriert
• Evidenz aller Kontakte mit Kunden und Interessenten
• Informationsquelle für alle im Betrieb vorhandenen Kundendaten
• Zugriff auf die Kundenhistorie im vollen Umfang
• Zugriff auf Vormerkungen
• Definition von aufgabenspezifischen Workflows
• Einfaches Handling
• Verschieben von Zuständigkeiten
• Ausgabe von Daten

Stammdaten

Marketingaktivitäten

Die Marketingaktivitäten finden Sie unter Basis - Stammdaten - Wartung - Aufgaben Verwaltung. Marketingaktivitäten können individuell erstellt werden und führen den Anwender durch eine Reihe von vordefinierten Aufgaben. Sie können z.B. auf den eigentlichen Verkaufsprozess oder auf die Kundenzufriedenheit abgestimmt sein.

Mehrfachaufgaben können je Marketingkampagnen und Kaufinteresse angelegt werden. Einer Marketingaktivität können bestimmte Aufgaben zugewiesen werden, die in der Aufgabenbearbeitung als ToDo Liste angezeigt wird.

Aufgaben

Das Menü "Aufgaben" finden Sie unter Basis - Stammdaten - Wartung - Aufgaben.

Kontaktergebnisse und Zuordnung zu den Aufgaben im Aufgabenstamm prüfen, gegebenenfalls an die unternehmerischen Anforderungen anpassen.
Hier wird zusätzlich noch eingestellt welche Aufgabe eine Folgeaufgabe haben kann oder ob eine Automatisch Erinnerung erstellt werden soll.
Die Dauer in Minuten bezieht sich auf die Aufgabe und der Intervall auf die Folgeaufgabe in Tagen.

Aufgabencode ändern

Das Menü "Aufgabencode ändern" befindet sich unter Basis - Stammdaten - Wartung - Aufgaben Verwaltung.

Es besteht die Möglichkeit bestehende Aufgaben mit alten Aufgabencodes (z.:B ERS) auf neue Aufgabencodes (z.:B 001) zu ändern.

Aufgaben-Manager

Der Aufgaben Manager befindet sich im Menü Aufgaben. Er verwaltet sämtliche Kontakte und Aufgaben und ist somit eine der wichtigsten Masken für den Verkaufsberater! 

Der Status der Erledigung wird farblich angezeigt.:

• Überfällige Aufgaben mit Statusfarbe "rot"
• Aktuell geplante Kontakte/Aufgaben mit Statusfarbe "gelb"
• Erledigte Aufgaben mit Statusfarbe "grün"
• Zukünftig geplante Kontakte/Aufgaben mit Statusfarbe "weiß"

Im Aufgaben - Manager können Termine/Aufgaben zu einem Kunden erfasst/geändert und gelöscht werden, sofern die Berechtigung für den User gegeben ist.
Prinzipiell dürfen nur die Kontakte/Aufgaben der dem Anwender (User) zugeordneten Kunden bearbeitet und eingesehen werden. Von dieser "zentralen Stelle" aus, kann auf alle Kundenspezifischen Daten verzweigt werden:

• Verzweigung in den Kundenstamm
• Verzweigung in die Auftrags/Statistikabfrage
• Kontaktübersicht
• E-Mail schreiben
• SMS senden
• Offene Aufträge
• Verzweigung in den Kampagnen/Vormerkung
• Liste Kampagnen/Vormerkungen

Aufgabenbearbeitung

Jeder Schritt im Verkaufsprozess ist als "Aufgabe" definiert. Mittels der Funktion Aufgabenbearbeitung können erledigte Schritte dokumentiert, Informationen hinzugefügt und neue Termine vorgelegt werden.
Das Statussymbol zeigt den Fortschritt im Prozess an.

Ersteller, Mitarbeiter für die Aufgabe und die Aufgabe selbst sind Pflichtfelder. 

• Suche nach Fahrzeug: In der Aufgabenbearbeitung kann auch eine Suche des Kunden nach Fahrzeugdaten stattfinden.
• Kundenneuanlage je nach Berechtigung  mittels Button
• Kaufberaterzuordnung
• Auswahl aller offenen Vormerkungen für den aktuellen Kunden
• Jede Aufgabe können mehrere Kontaktergebnisse zugeordnet werden.
  

Folgeaufgabe

Während der Abarbeitung der offenen Aufgaben wird aufgrund der durchgeführten Tätigkeit und abhängig vom Kontaktergebnis, automatisch ein weiterer Termin vorgeschlagen werden. Der vom System vorgeschlagene Terminzeitpunkt und die zu erledigende Aufgabe wird vom System automatisch errechnet  und kann für die Wiedervorlage manuell übersteuert werden.
Von der Vorgängeraufgabe werden auch Ansprechpartner und Telefonnummer in die neue Aufgabe übernommen.

Automatische Aufgabengenerierung aus MD Fahrzeughandel und MD Service

Bei Aufgabengenerierung aus dem Auftragswesen wird als Aufgabendatum das aktuelle Datum incl. Uhrzeit herangezogen; falls bei Rechnungen das Rechnungsdatum ungleich dem Tagesdatum ist, wird das Rechnungsdatum als Aufgabendatum verwendet, dann jedoch ohne Uhrzeit.
Im Falle eines Fahrzeughandel-Angebots bzw. -Kaufvertrags werden Datum und Uhrzeit der Angebotserstellung (1. Druckausgabe) als Aufgabendatum verwendet.

Beraterzuordnung ändern

Über die Funktion "Beraterzuordnung ändern" kann der beim Kunden hinterlegte Berater geändert werden.

Weiters besteht die Möglichkeit, mit optionalen Filterkriterien, mehrere Kunden gleichzeitig  von einem Berater auf einen anderen zu verschieben.

Aufgabenzuordnung ändern

über die Funktion "Aufgabenzuordnung ändern" können bestehende Aufgaben, von einem Kunden auf einen anderen Kunden verschoben werden.

Selektionen

Mittels einer Abfragemaske können alle vorhandenen Kunden- und Interessentendaten in Listenform oder als Excel-Datei ausgegeben werden.
Selektierte Personen können auch direkt als Aufgabe in das Aufgaben-Modul gestellt werden.
z.B. Alle Kunden mit V70 älter als 3 Jahre sollen kontaktiert werden!

Im Modul "Aufgaben" können die Anwender über den Selektions-Manager Kunden- und Fahrzeugselektionen mit Zugriff auf alle kunden-und fahrzeugrelevanten Daten (Adresse, Branche, Hobbys, Kaufinteresse, zugeordnete Fahrzeuge aus Werkstatt und Verkauf, Aktionen) durchführen.
Bereits durchgeführte und abgespeicherte Selektionen werden unter dem gewählten Namen in der u.a.  Bildschirmmaske aufgelistet. Dort abgespeicherte Selektionsdefinitionen können fortlaufend verwendet werden. Die Aktualisierung der Datensätze erfolgt durch den erneuten Aufruf der bereits abgespeicherten Selektion.
Soll eine Selektion erstmals erfolgen, müssen Selektionsdefinitionen neu erstellt werden. Dies erfolgt durch Klick auf das "Hinzufügen" Icon.
Im TAB  "Definition" stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

In der Rubrik "Auswahlart" wird die Art der Anzeige bzgl. Kundendaten und Fahrzeugdaten gesteuert.

Erstellen einer neuen Selektion

DB-Felder wählen

Im TAB Feldauswahl sind alle jene Felder aufgelistet, welche für die Ausgabe der Selektion zu Verfügung stehen (verfügbare Felder = Spaltenbezeichnung der Excel-Liste).
Die Liste enthält Felder mit den Datenquellen Kundenstammdaten, Fahrzeugstammdaten, Kaufinteressen, Ansprechpersonen und Datenschutz.
Im ersten Schritt ist eine Auswahl von Feldern aus dieser Liste zu definieren. Die Auswahl erfolgt über die Markierung des gewünschten Feldes und Anklicken des zu oberst stehenden, in der Mitte der Bildschirmmaske positionierten, Pfeiles. Das ausgewählte Feld wandert nach rechts.
Dieser Schritt ist nun mit jedem gewünschten Feld zu wiederholen.
Die getroffene Auswahl kann durch Anklicken des nach links weisenden Pfeiles rückgängig gemacht werden.
Ist die Auswahl abgeschlossen, können über die Funktion Sortieren, Haupt- und Zusatzkriterien definiert werden. Diese bestimmen die Sortierung der Datensätze in der Excel-Liste, innerhalb der definierten Felder.

Durch TAB-Wechsel gelangen Sie auf den TAB Selektionsbedingungen.

Selektionsbedingungen wählen

Dort findet sich in der Spalte "Verfügbare Felder" eine Auflistung aller selektierbaren Felder.
Im ersten Schritt exisitiert eine Auswahl der gewünschten Felder zu treffen. Zu jedem gewählten Feld wird dann die gewünschte Selektion über die Spalten "Bedingung", "Wert von" und "Wert bis" definiert.

Kundenprofil

Über den TAB Kundenprofil, kann man die in Registerblatt Selektion getroffenen Selektionen nochmals einschränken. Es besteht die Möglichkeit über "Berufsgruppen" und "Freizeitaktivitäten" hochgradig zielgruppenspezifische Selektionen zu definieren.

Ausstattungen

Über den TAB Ausstattungen kann man hinsichtlich der Fahrzeugausstattung diverse Selektionskriterien wählen.

Datengenerierung

Der TAB Datengenerierung besteht aus drei Rubriken: Kundenstamm, Fahrzeugstamm und Aufgaben.

Kundenstamm

Es kann eine Überprüfung des im Kundenstamm gesetzten Werbekennzeichens ausgewählt werden. Durch Anhaken des Kennzeichens "Werbungssperre prüfen", wird diese Funktionalität aktiviert und auf der Ergebnisliste scheinen nur jene Datensätze auf, die zur Werbung zugelassen sind.
Zusätzlich können „Hinweistexte“ und „Kommentare“ definiert werden und durch Anhaken des Kennzeichens "Informationen im Stamm speichern", direkt in den Kundenstamm jener Kunden eingetragen werden, die sich auf der Ergebnisliste finden.

Fahrzeugstamm

Es können ebenfalls „Hinweistexte“ und „Kommentare“ definiert werden und durch Anhaken des Kennzeichens "Informationen im Stamm speichern" wiederum direkt in den Fahrzeugstamm jener Kunden/Fahrzeuge eingetragen werden, die sich auf der Ergebnisliste finden.

Aufgaben

Es können „Aufgaben“ ausgewählt  werden und als Aufgaben im Menüpunkt Aufgabenbearbeitung erstellt werden. Zusätzlich besteht noch die Möglichkeit, die Aufgaben durch Anhaken des Kennzeichens "Erledigt" unmittelbar auf erledigt zu setzen. Für die Eingabe zusätzlicher Informationen steht das Feld "Kommentar" zur Verfügung.

E-Mail/SMS Versand

Der TAB E-Mail/SMS Versand besteht aus zwei Rubriken: SMS an und E-Mail für den automatisierten SMS und E-Mail-Versand.