Allgemeine Informationen

Die "Probefahrten" sind in die Menü's  "Kalender" und "Fahrtenbuch" unterteilt. Der "Kalender" bietet einen Überblick über die Termine und dient als primäres Tool um Probefahrten anzulegen. Im "Fahrtenbuch" werden alle getätigten Buchungen in einer Listenansicht angezeigt.

Mandanten-Einstellungen

Für die Probefahrten (PFM) können unter Administration →  Mandanten →  Einstellungen bearbeiten (MD) folgende Einstellungen hinterlegt werden:

Kalender

Bedienelemente

Kalenderzeile

Je Kalenderzeile werden die in der Mandanten-Einstellung [Filter für PFM (Query)] definierten Probefahrtfahrzeuge angezeigt. Die "Fahrgestellnummer" wurde als "Link" hinterlegt und bei einem Klick auf diesen, wird in einem neuen Tab der "Fahrzeugstamm" geöffnet.

Sortierung

1. Probefahrtkennzeichen

2. Probefahrtfahrzeuge je Marke.

Detailinformation

Bei den Probefahrtfahrzeugen werden mit einer "Mouse-Over-Funktion" folgende "Details" zum Fahrzeug angezeigt:

• Fahrzeug

• Fahrgestellnummer

• Kennzeichen

• KM-Stand

• Erstzulassung

• Aussenfarbe

• PS

• Vignettenablauf

• Kategorie

• Sonderausstattungen (maximal 10 Sonderausstattungen werden angezeigt)
  

Kalenderspalten

1. Je Kalenderspalte wird ein Kalendertag angezeigt.

2. Mit einem Klick in den Kalender (Zeile = Probefahrtfahrzeug und Spalte = Kalendertag) kann eine Probefahrt angelegt werden → Scroll-Möglichkeit bei einer Vielzahl von Probefahrtfahrzeugen.

Kalender-Ansicht

Im Probefahrtmanager-Kalender wird zwischen einer Ansicht unterschieden.
Mit dem Klick auf den Button wird der aktuelle Tag im Kalender angezeigt (nur in der Tagesansicht verfügbar).

Volltextsuche

Im Datenfeld kann mit den Funktionen oder  nach den entsprechenden Kalenderinhalten gesucht werden.

 Beispiel für Suche "in Fahrzeugdaten" →

Beispiel für Suche "in Kundendaten" → Suche nach "Mustermann":

Fahrzeug-Kategorien

Es kann nach "Fahrzeug-Kategorien" gefiltert werden. Es werden automatisch die Kategorien angezeigt, die bei den Probefahrtenfahrzeugen im Fahrzeugstamm hinterlegt sind.

Erweiterte Filter

Um eine schnelle Filterung zu ermöglichen, können folgende Filter verwendet werden. Diese Filter sind immer verfügbar und können nicht entfernt werden. Wird ein Filter nicht benötigt so wird die Auswahl "Bitte wählen" hinterlegt.

• Fabrikat (Auswahlliste)

• Getriebe (Auswahlliste)

• Treibstoff (Auswahlliste)

• Modell (Textfeld)

• Leistung (PS) von - bis (Textfeld)

Über den Schalter werden alle Filter geleert.

Probefahrt anlegen

Um eine Probefahrt im Kalender anzulegen, gibt es zwei Möglichkeiten und diese werden nachfolgend beschrieben.

Anlage über Kalenderspalte

Mit einem Doppel-Mausklick auf eine "Kalenderspalte" wird die Maske "Probefahrt buchen" geöffnet. Um eine Probefahrt zu "Speichern" oder "Auszugeben" sind unterschiedliche Pflichteingaben zu hinterlegen.

Die " " Pflichteingaben sind für das "Speichern" und die "Ausgabe" erforderlich

Die "" Pflichteingaben sind nur für die "Ausgabe" erforderlich

Anlage über Aktionen → Probefahrt anlegen

Probefahrt buchen

Kunde / Fahrzeug

Folgende Felder stehen zur Befüllung bereit (mit * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder):

• Kunde (Pflichtfeld für Speichern / Ausgabe)

• Fahrzeug (Pflichtfeld für Speichern / Ausgabe)

• Lenker (Pflichtfeld für Ausgabe sofern Haken "Lenkerdaten-Eingabe nicht notwendig bzw. liegen bereits in anderer Form vor" nicht gesetzt)

  • Nachname (Pflichtfeld für Ausgabe)

  • Vorname (Pflichtfeld für Ausgabe)

  • Geburtsdatum (Pflichtfeld für Ausgabe)

  • Führerschein-Nr. (Pflichtfeld für Ausgabe)

  • Ausstellungsdatum (Pflichtfeld für Ausgabe)

  • Führerscheinklassen (Pflichtfeld für Ausgabe)

  • Behörde (Pflichtfeld für Ausgabe)

• KM-Stand

• Tankinhalt/Ladezustand

• Bemerkung

Ist das Häkchen gesetzt, ist die Eingabe der Lenkerdaten optional.

Buchung

Folgende Felder stehen zur Befüllung bereit (mit * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder):

• Verkaufsberater (Pflichtfeld für Speichern / Ausgabe)

• Ausgeber (Pflichtfeld für Speichern / Ausgabe)

• Kaskomodell

• Selbstbehalt in €

• Beginn (Pflichtfeld für Speichern / Ausgabe)

• Ende (Pflichtfeld für Speichern / Ausgabe)

• Probefahrtkennzeichen verwenden (Pflichtfeld für Speichern / Ausgabe)

• Ziel der Probefahrt (Pflichtfeld für Ausgabe)

• Zweck der Probefahrt (Pflichtfeld für Speichern / Ausgabe)

Ist beim gewählten Fahrzeug kein "Kennzeichen" hinterlegt, kann ein Probefahrtenkennzeichen zugewiesen werden.

Bei der Auswahl der Kennzeichen ist sofort ersichtlich ob diese reserviert (Verfügbarkeit Reservierung), derzeit in Nutzung (Verfügbarkeit Sofortausgabe) oder frei sind. Kennzeichen welche nicht zurückgenommen wurden, werden als nicht verfügbar angezeigt (→ siehe Funktion "Rückgabe").

Hinter dem Status wird ein Zeitfenster in Klammern berechnet, welches bei:

• Verfügbarkeit Reservierung: die überschneidende zuvor gebuchte Reservierung anzeigt

• Verfügbarkeit Sofortausgabe: die letzte nicht zurückgenommene Ausgabe anzeigt (→ siehe Funktion "Rückgabe") 

Ebenfalls ist der Vignettenstatus einsehbar. Liegt der Beginn der Probefahrt außerhalb der Vignettengültigkeit, so wird diese Rot markiert.

Ist das gewählte Fahrzeug bereits für eine Probefahrt verbucht, so erscheint ein Hinweis in der Überschrift:

Wird ein Fahrzeug für eine Probefahrt reserviert, welches noch nicht zurückgegeben wurde, so erscheint ebenfalls eine Hinweis:

Speichern

Alle hinterlegten Daten werden gespeichert, sofern alle zum Speichern benötigten Daten hinterlegt wurden. Der Status wird auf "Offen" gesetzt.

Speichern und Belege drucken

Wird diese Funktion gewählt, werden die Daten gespeichert und es öffnet sich der Belegdruck. Der Status wird auf "Offen" gesetzt.

Ausgeben

Die Daten werden gespeichert und das Fahrzeug wird mit Status "Unterwegs" ausgegeben.

Ausgeben und Belegdrucken

Die Daten werden gespeichert, dass Fahrzeug wird mit Status "Unterwegs" ausgegeben und es öffnet sich der Belegdruck. 

Probefahrten-Info-Fenster

Bei Maus-Klick auf eine Probefahrt wird ein "Hinweis-Fenster" mit Fahrzeug-, Kunden- und Termininformationen angezeigt. Zusätzlich können unterschiedliche Funktion je Probefahrten-Status aufgerufen werden.

Status "Offen"

Folgende Funktionen können aufgerufen werden:

• Bearbeiten

• Ausgabe

• Belege

• Angebot erstellen

• Löschen

Status "Unterwegs"

Folgende Funktionen können aufgerufen werden:

• Rückgabe

• Belege

• Angebot erstellen

Status "Erledigt"

Folgende Funktionen können aufgerufen werden:

• Details

• Rückgabedetails

• Belege

• Feedback

• Angebot erstellen
  

DMS Probefahrt

Es werden folgende Informationen angezeigt:

• Marke/ Modell

• Fahrgestellnummer

• Kunde

• Beginn

• Ende

• Status

Funktion "Bearbeiten"

Es wird die "Probefahrt buchen"-Maske geöffnet und mögliche fehlende Informationen können ergänzt werden.

Funktion "Belege"

Mit dem Button werden in einer Dialogbox folgende Belege zum Drucken (Button → PDF-Dokument) als Auswahl angezeigt:

• Probefahrtschein

• Fahrbefehl (Zusatzblatt zur Probefahrtschein)

• Probefahrt-Vertrag

• Probefahrt-Rückgabe

• Probefahrt-Feedback

Funktion "Belege digitale Unterschrift"

Bevor der Beleg digital unterschrieben werden kann muss ein Beleg gedruckt werden. Danach gelangt man über den Button   in die Funktion "Digitale Signatur".
Es stehen in diesem Bereich folgende Arten zur Verfügung

• QR-Code

• E-Mail versenden

Bei jeder Art von Unterschrift muss über den Button  das digitale Formular generiert werden. Per Link werden Sie entsprechend durch den Unterschriftenprozess geleitet. Über wird der aktuelle Status im Prozess überprüft. Für eine Fertigstellung der digitalen Unterschrift müssen alle im Dokument erforderlichen Unterschriften getätigt werden. Erst danach wird der Button angezeigt und über diesen kann das unterschriebene Dokument heruntergeladen bzw. gedruckt werden.

Funktion "Angebot erstellen"

Mit der Funktion "Angebot erstellen" wird, entsprechend vorliegender Daten im Probefahrtkalender, ein Angebot erstellt. Die Maske springt zu CRM → Aktivitäten → Angebot.

Funktion "Ausgabe"

Es wird die "Probefahrt buchen"-Maske geöffnet, es stehen aber nur noch die Funktionen ,  und  zur Verfügung.
Ident zu "Bearbeiten" können mögliche fehlende Informationen ergänzt werden.

Funktion "Löschen"

Es wird die Hinweis-Maske "Probefahrt löschen" geöffnet, die Probefahrt kann mit dem Schalter  aus dem Kalender entfernt werden.

Funktion "Rückgabe"

Es wird die "Fahrzeug zurücknehmen"-Maske geöffnet, in dieser sind folgende Informationen hinterlegt:

Informationen zur Buchung (keine Eingabefelder)

• Kunde

• Lenker

• Fahrzeug

• Ausgeber

• Geplante Ausgabe

• Geplante Rückgabe

• Beginn (Ausgabe)
  

Rückgabe (Eingabefelder)

• KM-Stand bei Ausgabe (kein Eingabefeld)

• KM-Stand bei Rückgabe (Pflichtfeld)

• Tankinhalt bei Ausgabe (kein Eingabefeld)

• Tankinhalt bei Rückgabe 

• Zurückgenommen von (Pflichtfeld)

• Rückgabetermin (Pflichtfeld)

• Bemerkungen bei Ausgabe (kein Eingabefeld)

• Bemerkungen / Schäden

Wurden alle erforderlichen Daten hinterlegt kann das Fahrzeug mit den Funktionen und

zurückgenommen werden.

Funktion "Details"

Es wird die "Probefahrt Details"-Maske geöffnet, diese entspricht der "Probefahrten buchen" Maske, eine "Bearbeitung" der Daten ist nicht möglich.

Funktion "Rückgabedetails"

Es wird die "Rückgabedetails"-Maske geöffnet, diese ist ident zur "Fahrzeug zurücknehmen" Maske, eine "Bearbeitung" der Daten ist nicht möglich.

Funktion "Feedback"

Es wird die "Probefahrt bewerten"-Maske geöffnet.

Wurden alle erforderlichen Daten hinterlegt kann das Feedback mit den Funktionen und gespeichert und gedruckt werden.

Darstellung der Termin je Status

Status "Offen" →  Farbe
Status "Offen"und Termin ist in Vergangenheit (definierter Zeitraum wurde überschritten) → Farbe
Status "Unterwegs" und noch im geplanten Terminzeitraum →  Farbe
Status "Unterwegs" und geplanter Terminzeitraum ist überschritten →  Farbe
Status "Erledigt" → Farbe

DMS-Termin mit Status "Offen", "Unterwegs" und "Erledigt" → Farbe

Kalender Einstellungen

Unter dem Menü findet man die in diesen sind folgende Menüs vorhanden:

• App

• App-Fahrzeuge

• Bestandsfahrzeuge

• Probefahrtenkennzeichen

App

In diesem Menü können die "Händlerverfügbarkeit innerhalb der App", der "Default-Ansprechpartner" und der "DMS Default-Kunde für APP Buchungen" hinterlegt werden.

Checkbox Österreichische Feiertage für Buchungen sperren: Anzeige und Änderung der Verfügbarkeit an Feiertagen für Online-Buchungen.

App-Fahrzeuge

In diesem Menü können die Probefahrtfahrzeuge für die Verwendung in einer App (z.B. Hyndai-App oder MobilApp) aktiviert oder deaktiviert werden.

Ob ein Fahrzeug für eine App aktiviert wurde, erkennt man an den "Online-Status" .

Bestandsfahrzeuge

In diesem Menü können Bestandsfahrzeuge zum Kalender hinzugefügt werden, ohne die Einstellung "Filter für PFM (Query)" verändern zu müssen.

Über die Funktion "Status" kann ein Bestandsfahrzeug als Probefahrtenfahrzeug deklariert werden.

Folgende Einstellungen sind verfügbar.

Manueller-Status	Erklärung
	Das Fahrzeug wurde über die Einstellung "Filter für PFM (Query)" als Probefahrtenfahrzeug deklariert und aktiviert. Zusätzlich wird die komplette Zeile in folgender Farbe "" markiert.
	Das Fahrzeug wurde über die Einstellung "Filter für PFM (Query)" als mögliches Probefahrtenfahrzeug deklariert und nicht aktiviert (Status ). Das Fahrzeug wurde "Manuell" als Probefahrtenfahrzeug deklariert und aktiviert.
	Das Fahrzeug wurde über die Einstellung "Filter für PFM (Query)" als mögliches Probefahrtenfahrzeug deklariert und nicht aktiviert. Das Fahrzeug kann "Manuell" als Probefahrtenfahrzeug hinzugefügt werden und erhält dann den Status .
	Das Fahrzeug wurde über die Einstellung "Filter für PFM (Query)" als mögliches Probefahrtenfahrzeug deklariert und nicht aktiviert (Status ). Das Fahrzeug wurde "Manuell" als Probefahrtenfahrzeug deklariert und aktiviert, danach wurde das Fahrzeug deaktiviert und erhält den Status .
	Über diesen Schalter wird die "Vorauswahl" wiederhergestellt. Die folgende Vorauswahlen sind möglich.  nach  nach  nach

Wird ein Fahrzeug auf "Inaktiv" gesetzt zu dem es Probefahrtbuchungen gibt, wird ein Fenster zur Terminzuweisung zu einem anderen Fahrzeug geöffnet.

Die Zuweisung erfolgt über die Auswahl des Fahrzeuges mittels Checkbox "Aktivierung" und danach wird ein Fahrzeug gesucht auf dem die Probefahrten übernommen werden sollten. Mit dem Schalter  werden die Termine zugewiesen.

Probefahrtenkennzeichen

Im diesem Menü können Kennzeichen für Probefahrten hinzugefügt , editiert oder gelöscht werden.