Einleitung

Aufgabe und Nutzen des Moduls

Nutzen Sie dieses Modul einerseits für die Kontrolle der Warenzugänge und der zugehörigen Rechnung, als auch für die Verbuchung externer und interner Belege in die Buchhaltung.

Mit diesem Programm können Sie Eingangsrechnungen zu Warenzugängen erfassen. Die Zuordnung der Positionen zur Rechnung kann über die Lieferscheinnummer oder über die Bestellnummer vorgenommen werden.
Eine eventuelle Differenz zwischen dem auf das Lager gebuchten Wert und der Eingangsrechnung kann durch Angabe eines Ausgleichsbetrages ausgeglichen werden.

Modul/ Release Stand

Die Programmierung ist im Modul 079 realisiert.

Systemvorrausetzung

Installieren Sie das Modul entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen.
Dieses Modul erfordert eine eigene Freigabenummer, die Ihnen nach Lizenzierung bekannt gegeben wird.
Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese sind im Kapitel Grundeinstellungen beschrieben.

Programmablauf

Für Lageranalysen, Lagerbewertungen, einen richtigen Inventurwert als auch für die Überleitung von Wareneinsätzen und Warenbeständen in eine angeschlossene Buchhaltung ist es essenziell alle Waren zum korrekten Preis in das Lager eingehen zu lassen.
Deshalb ist beim Warenzugang immer darauf zu achten die Waren mit der richtigen Bestellvariante zu buchen und eventuelle Aktionspreise und Preisänderungen zu berücksichtigen.
Das Programm IEP dient dazu Sie bei diesem Vorhaben – korrekten Eingangspreisen - zu unterstützen. Sie stellen Abweichungen fest indem Sie Ihre Lieferscheine bzw. Bestellungen den Rechnungen der Lieferanten zuordnen. Bei Differenzen kommen Sie in einer Übersichtsmaske den Fehlbuchung auf die Spur. Erst nach der Korrektur auf den korrekten Zugangspreis kann die Rechnung zur Buchung in eine angeschlossene Buchhaltung freigegeben werden.

Warenzugang

Beim Warenzugang, Menüpunkt 3. Lager – Pkt. 1. Bestellwesen und Pkt. 2. Warenzugang, muss die Referenz- bzw. Lieferscheinnummer eingegeben werden. Diese Eingabe erleichtert die Zuordnung der gebuchten Lieferscheine zu der späteren Eingangsrechnung.

Eingangsrechnung Ersatzteile

Zur Erfassung der Eingangsrechnung verzweigen Sie aus dem Hauptmenü wie folgt: 3. Lager /
1. Bestellwesen / 2. Warenzugang / 9. IEP ET-Eingangsrechnungsprüfung / 1. Eingangsrechnung Ersatzteile. Mit diesem Programm erfassen Sie die Eingangsrechnungen zu den Warenzugängen.
Geben Sie die Lieferantennummer ein. Je nach Einstellung in Ihrem Unternehmen müssen Sie entweder die Nummer der Eingangsrechnung eingeben oder Sie müssen die Nummer der Eingangsrechnung leer lassen zur automatischen Nummernvergabe. Falls die Rechnungsnummer des Lieferanten zu lang für dieses Feld ist, kürzen Sie es passend. Die Original-Nummer kann dann in das zusätzliche Feld „Ext. Eingangsrechnung" eingetragen werden. Bestätigen Sie mit Enter und Sie erhalten nachfolgende Bildschirmmaske:

Hier muss noch das Datum der Eingangsrechnung und der Buchungstext erfasst werden.
Je nach den Einstellungen in den Steuerungen/ Standardwerten ist es möglich das weitere Felder wie z.B. Ext. Eingangsrechnung/ Belegeingangsdatum ebenfalls zwingend erfasst werden müssen.
Empfehlung: Zahlungscode sollte auf „K" eingestellt sein
Mit dem Funktionsbuttons 'Auswahl nächster Schritt' gelangen Sie in ein Untermenü:

Die Zuordnung der Positionen zur Rechnung kann über die Bestellnummer (Punkt 2) oder über die Lieferscheinnummer (Punkt 3) vorgenommen werden.

Der Menüpunkt 5. ‚Rechnungspositionen Kontenzuordnung ändern' und der Menüpunkt 8. ‚Betragskontrolle' können nur aufgerufen werden, wenn in Ihrem Unternehmen mit Kontenzuordnungscodes gearbeitet wird!

Rechnungspositionen über Lieferscheinnummer

Bei Auswahl des Punktes 3 im Untermenü erhalten Sie nachfolgende Anzeige:

Es wird Ihnen in jeder Ansicht in der Kopfzeile der aktuelle Lieferant, die Eingangsrechnung, das Rechnungsdatum sowie die Gesamtsumme aller ausgewählten Lieferscheine angezeigt.
In der Detailansicht sehen Sie alle offenen Lieferscheinnummern zu diesem Lieferanten mit folgenden Informationen:

• Lieferscheinnummer
• Datum des Lieferscheins
• „Gesamtsumme": Summe aller Lieferscheinpositionen dieses Lieferscheins
• „Summe zug.": Summe aller Lieferscheinpositionen dieses Lieferscheins, die dieser

Eingangsrechnung zugeordnet ist.¹

• „Summe offen": Summe aller Lieferscheinpositionen dieses Lieferscheins, die keiner

Eingangsrechnung zugeordnet wurden. ^1
1 Wurde z.B. bei einer früheren Eingangsrechnung teilweise Positionen zugeordnet, erscheint die Anzeige des Lieferscheines folgendermaßen:

Für die Zuordnung der Lieferscheine zur Eingangsrechnung stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
1=Lieferschein komplett wählenEs werden alle Positionen des gewählten Lieferscheins, die noch keiner Eingangsrechnung zugeordnet sind, dieser Eingangs-rechnung zugeordnet.
3=Lieferschein nicht wählenEs werden alle Positionen des gewählten Lieferscheins, die der bearbeiteten Eingangsrechnung bereits zugeordnet sind, wieder freigegeben.
4=Lieferschein löschen Dieser Lieferschein wird mit allen Positionen gelöscht.
5=Lieferscheinpositionen anzeigen Mit dieser Auswahl wird das Bildschirmformat für die Übersicht/Auswahl der einzelnen Positionen des gewählten Lieferscheins angezeigt.

Lieferschein komplett wählen

Wenn Sie den gesamten Lieferschein mit der Auswahl 1 wählen wird die komplette Summe der Rechnung zugeordnet:

Lieferschein nicht wählen

Mit Auswahl 3 werden alle Positionen des gewählten Lieferscheins, die der bearbeiteten Eingangs-rechnung bereits zugeordnet wurden, wieder freigegeben.

Lieferschein löschen

Mit Auswahl 4 wird der Lieferschein mit all seinen Positionen gelöscht. D. h. dieser Lieferschein
steht somit nicht mehr zur Zuordnung zu einer Eingangsrechnung zur Verfügung.

Lieferscheinpositionen anzeigen

Mit Auswahl 5 werden alle Positionen des gewählten Lieferscheins angezeigt.
So ist es Ihnen möglich, wie im nachfolgenden Screenshot gezeigt, einzelne Positionen dieses
Lieferscheins der bearbeiteten Eingangsrechnung zuzuordnen. Das könnte z.B. nötig sein, wenn die
Positionen eines Lieferscheins auf mehrere Rechnungen aufgeteilt sind.

Mit dem Funktionsbutton 'Positionen ändern' können Sie noch in eine weitere Bildschirmmaske verzweigen.

Ist in den IEP Steuerungen/Standardwerten der Schalter ‚Positionen ändern' LEER können Sie in dieser Maske die Menge und/oder den Einkaufspreis ändern. Ist der Schalter auf ‚1' ist nur der Mehrwertsteuercode änderbar.

Wir empfehlen dringend den Schalter auf ‚1' zu belassen und in IEP keine Preise und Mengen zu ändern. Werden die Positionen hier in der Eingangsrechnung geändert hat das keine Auswirkungen auf die im Ersatzteilstamm im Zuge des Warenzugangs gebuchten Werte für Preise und Lagerstände.
Die von uns empfohlene Vorgangsweise für Korrekturen der Preise und Mengen ist, die fehlerhafte Position(en) mittels negativen Warenzugangs wieder auszubuchen.
Danach buchen Sie einen neuen Warenzugang mit den korrekten Werten und ordnen diesen in IEP zu.
Bei dieser Vorgangsweise ist gesichert, dass die Werte auch in CDP korrekt sind.

Für kleinere Preiskorrekturen (der Rahmen muss von Ihrem Unternehmen vorgegeben werden) steht Ihnen beim Abschluss der Eingangsrechnung ein Ausgleichsbetrag zur Verfügung.

Rechnungspositionen anzeigen

Mit Auswahl 4. werden Ihnen alle Positionen, die bereits zur Eingangsrechnung zugeordnet wurden, angezeigt:

Mit Auswahl 3 können Sie die Zuordnung einzelner Rechnungspositionen zu einer Eingangsrechnung rückgängig machen.

Mit den Funktionsbuttons 'Positionen hinzufügen' können Sie zusätzlich noch Teile aus Ihrem Ersatzteilstamm auswählen und zu der Eingangsrechnung ergänzen.
Geben Sie die Ersatzteilnummer und Marke, sowie die Anzahl und den EK-Preis ein. Die restlichen Felder werden durch Klicken auf „Entschlüsseln" in der oberen Funktionszeile (bzw. Funktionstaste F11) automatisch durch die Werte gefüllt, die im Ersatzteilstamm hinterlegt sind.
So können Sie der Eingangsrechnung Positionen zuordnen, z.B. reine „Durchläufer", für die kein Warenzugang gemacht wurde und die somit nicht auf das Lager gebucht wurden.
Diese Positionen sind auch in der Lieferschein-Übersicht vorhanden, mit Lieferscheinnummer „Manuell" und Bestellnummer „999999" und müssen der Eingangsrechnung dann ebenfalls noch zugeordnet werden (siehe Punkt 2.2.1.1 dieser Anleitung).

Rechnungspositionen nach ET-Nummer sortiert anzeigen

Mit Auswahl 6 werden Ihnen, so wie mit Auswahl 4, alle Positionen, die bereits zur Eingangsrechnung zugeordnet wurden, angezeigt, allerdings sortiert nach Ersatzteilnummer.

Rechnungspositionen Kontenzuordnung ändern

Mit Auswahl 5 können Sie die Kontenzuordnung der einzelnen Positionen ändern, allerdings nur, wenn das Feld „Kontenzuordnung" in den „IEP Steuerungen/Standardwerten" entsprechend eingestellt ist und wenn in Ihrem Unternehmen mit Kontenzuordnungscodes gearbeitet wird!

Betragskontrolle

Auch die Auswahl 8 kann nur aufgerufen werden, wenn das Feld „Kontenzuordnung" in den „IEP Steuerungen/Standardwerten" entsprechend eingestellt ist und in Ihrem Unternehmen mit Kontenzuordnungscodes gearbeitet wird!

Rechnungspositionen über Bestellnummer

Die Vorgehensweise ist die gleiche, wie in Punkt 2.2.1 Rechnungspositionen über Lieferscheinnummer beschrieben. Bei Aufruf dieses Punktes erhalten Sie nachfolgende Anzeige:

Verarbeitung

Die Auswahl 8 dient zum einen zur Betragskontrolle, zum anderen dient sie zur eigentlichen Verarbeitung/Buchung der Eingangsrechnung.

Die Buchung erfolgt durch die Kennzeichnung '1' im Feld Gewünschte Aktion und mit dem Befehlsbutton 'Eingabe'. Sie haben somit die Eingangsrechnung fertig bearbeitet und die Rechnung zur Überleitung in die Buchhaltung im Zuge des Tagesabschlusses freigegeben
Es werden Ihnen zur Kontrolle die Werte pro Mehrwertsteuercode der zugeordneten Positionen, der Steuerbetrag und der Bruttoendbetrag der Rechnung angezeigt.
Sie können die verrechnete Mehrwertsteuer laut Eingangsrechnung je Mehrwertsteuercode eingegeben, sollte die berechnete Steuer zum Beleg im Centbereich abweichen.
Wenn weitere Differenzen vorhanden sind, können Sie diese mit dem Funktionsbuttons 'Weitere Kosten' erfassen

Hier können Sie die Beträge erfassen, die Konten und ggf. Bereichskonten werden aus den Standard – bzw. Lieferantendefinitionen übernommen.
Mit dem Funktionsbuttons 'Zurück zur Verarbeitung' wechseln Sie wieder zurück zur Verarbeitung.
Genaue Vorgaben müssen Ihnen vom Unternehmen mitgeteilt werden, allgemeine Richtwerte wären:
Ausgl. Betrag: Dieser entspricht geringfügigen Abweichungen (Centbereich)
Fracht: Erfassung angeführter Frachtkosten lt.Eingangsrechnung
Verzollung: Erfassung der entstandenen Zollkosten
Sonst. Gebühren:entstandene Kosten, weder Fracht- noch Verzollung zuordenbar
Erw.Gutschr.: Erwartende Gutschrift
Sollte der Lieferant bei der Rechnung mehr verrechnen, eventuell 5 statt 3 Stück, kann die Differenz in diesem Feld erfasst werden.
Somit können Sie die Rechnung wie ausgestellt verbuchen und in der Buchhaltung erfolgt die Information dass zu diesem Beleg eine Gutschrift erwartet wird.

Stornieren einer bereits verbuchten Eingangsrechnung

Rufen Sie das Programm „Eingangsrechnung Ersatzteile" unter Hauptmenü 3. Lager /
1. Bestellwesen / 2. Warenzugang / 9. IEP ET-Eingangsrechnungsprüfung / 1. Eingangsrechnung Ersatzteile auf.
Geben Sie den Lieferanten und die Rechnungsnummer ein, die Sie stornieren wollen. Sie erhalten die nachfolgende Übersicht mit den Kopfdaten der Rechnung. Alle anderen Felder sind für Änderungen gesperrt. Der Lieferant und die Rechnungsnummer können auch mit der Lupe (bzw. Funktionstaste F11) gesucht und ausgewählt werden. Für das Storno können nur die Eingangsrechnungen gewählt werden, die im Status „U" (übergeleitet) sind.

Mit dem Funktionsbutton 'Auswahl nächster Schritt' und Auswahl des Punktes 7 Verarbeitung, erhalten Sie die Bildschirmanzeige zur Durchführung der Stornierung.

Die Stornierung erfolgt durch die Kennzeichnung '2' im Feld Gewünschte Aktion und Eingabe des Periodendatums Storno, danach mit dem Befehlsbutton 'Eingabe'.
Je nach Einstellungen in Ihrem Unternehmen wird ggf. auch die Eingabe der STORNO ER Nummer, Datum und Externe ER- Nummer zwingend verlangt.
Die Eingangsrechnung wird im Zuge des Tagesabschlusses storniert und die Daten können somit am nächsten Tag neu bearbeitet werden.

Übersicht der erfassten Eingangsrechnungen

Im Programm „Eingangsrechnung Ersatzteile" können Sie sich eine Übersicht der erfassten Eingangsrechnungen anzeigen lassen, wenn Sie beim Lieferant und/oder Eingangsrechnung auf die Lupe klicken (bzw. Taste F4).

Hier können Sie nach Lieferanten oder bestimmte Eingangsrechnungen suchen.
Der Status zeigt Ihnen an ob der Beleg bereits verbucht wurde, bei offenen Belegen wird Ihnen auch die Aktion angezeigt (Beleg zur Verbuchung freigegeben bzw. zur Stornierung)
O = Offene Eingangsrechnungen
U = Übergeleitete Eingangsrechnungen

Pentaho Reports

Offene Lieferscheine

Diese Auswertung zeigt offene Lieferscheine (Restmenge > 0).
Der Betrag berechnet sich wie folgt: Betrag=Einkaufspreis*Restmenge
Es wird auf Lieferanten gruppiert und summiert
Auswahl/Filter:

• Von Lieferdatum
• Bis Lieferdatum
• Lieferantenname

Grundeinstellungen

Allgemein

Buchungsmöglichkeiten

Sie haben die Möglichkeit zu wählen, ob Sie

1. nur die Eingangsrechnung. Schalterstellung = Leer
2. bereits den Warenzugang und im Anschluss die Eingangsrechnung verbuchen möchten. Schalterstellung = 1

Diese Auswahl treffen Sie im Programm IEP Steuerungen/Standardwerte: Hauptmenü / 3. Lager /
1. Bestellwesen / 2. Warenzugang / 9. IEP ET-Eingangsrechnungsprüfung / 5. IEP Steuerungen / Standardwerte, im Feld „Buchung Verrechnungskonto".

Variante a)
Mittels des Lieferzugangs im KFZ – Paket wird wert- und mengenmäßig der Lagerstand erhöht. Die Lieferscheine bleiben in Evidenz und die Überleitung in die Buchhaltung erfolgt durch die Erfassung der Eingangsrechnung.
Buchungssatz: Bestandskonto / Lieferant
Dies bedeutet, dass Sie bei der Abstimmung der Lagerwerte zur Buchhaltung beachten müssen, dass es noch offene Lieferscheine im IEP geben kann die noch nicht in der Buchhaltung aufscheinen.
Variante b)
Durch den Lieferzugang im KFZ – Paket wird ebenfalls wert- und mengenmäßig der Lagerstand erhöht, jedoch im Zuge des Tagesabschlusses sofort wertmäßig auch das Bestandskonto in der Buchhaltung.
Die Lieferscheine bleiben ebenfalls in Evidenz und bei Zuordnung der Eingangsrechnung erfolgt die Auflösung eines Verrechnungskontos.

Buchungssätze:
Lieferzugang: Bestandskonto / Verrechnungskonto Einkauf
Eingangsrechnung: Verrechnungskonto / Lieferant

Bestandsbuchung mit Eingangsrechnung

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die Entscheidung treffen nur die Eingangsrechnung zu buchen, können Sie aus zwei Varianten der Kontenfindung wählen.

1. Warenbestandsbuchungen entsprechend Kontentabelle in den Firmendaten von CDP

Marke, Statistikgruppe, Werkstattbereich

1. Kontenzuordnung über positionsweise Zuordnung von Codes zu einer Kontonummer und einer Kostenstelle (Bereichskonto)

Buchungssatz: Bestandskonto / Lieferantenkonto 120 €
+ Steuerbetrag

Bestandsbuchung mittels Warenzugang in CDP

Die Buchung des Wareneinganges erfolgt über das Verrechnungskonto Einkauf. Das bedeutet, dass im Zuge des Tagesabschlusses für alle Warenzugänge, die ins IEP übernommen werden Buchungen auf das Warenbestandskonto gegen das Verrechnungskonto Einkauf lt. Kontentabelle abgestellt werden. Die Verbuchung der Eingangsrechnung erfolgt ebenso gegen das Verrechnungskonto Einkauf.
Buchungssatz:
Warenzugang: Bestandskonto / Verrechnungskonto Einkauf 100 €
(exklusive Steuer)
Eingangsrechnung: Verrechnungskonto Einkauf / Lieferantenkonto 120 €
+ Steuerbetrag

Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung

Mittels der automatischen Überleitung wird ein Bereich im Zusammenhang mit der Buchhaltung angesprochen. So müssen alle Konten, Belegsymbole (DKS-Buchhaltung) exakt mit Ihrer Buchhaltung zusammenpassen. Sie müssen daher bestimmte Daten nicht nur im IEP – Modul pflegen, sondern eventuell auch in der Buchhaltung anlegen bzw. entsprechend pflegen.
Wird die Buchhaltungsschnittstelle S8 verwendet erfolgt die Verbuchung der Ersatzteil-Rechnungen im Tagesabschluss von CDP in die Stapelübernahmedatei S8, Teildatei 'IEP'

Anmerkung:
In Folge dieser Dokumentation und direkt im Programm werden Sie unter anderem den Begriff 'MwSt.' finden. Mit welchem Steuercode die Buchungen in eine angeschlossene Buchhaltung übergeleitet werden, definieren Sie in dem Menüpunkt Mehrwertsteuersätze (siehe unter Kapitel Vorarbeiten).

Einstellungen im Lieferantenstamm

Verzweigen Sie zum Menüpunkt /5. Datenpflege /10. Stammdaten /3. Lieferanten und gehen Sie hier zum Tab-Reiter „Bankdaten"

Kontoart FIBU

In diesem Feld wird angegeben, ob bei diesem Lieferanten eine Kreditorenbuchung oder eine Sachbuchung (z.B. Interne Eingangsrechnung) erfolgen soll.
Die zugehörige Belegart wird in den „IEP Steuerungen/Standardwerten festgelegt und ist abhängig von der Kontoart.

Kontonummer FIBU

Kontonummer des Lieferanten in Ihrer Finanzbuchhaltung
Die Länge der Kreditorennummer wird in den „FIBU - Steuerungen" festgelegt.

Mehrwertsteuersätze

Verzweigen Sie zum Menüpunkt /5. Datenpflege /2. Firmendaten Verrechnung /3. Mehrwertsteuer-sätze.
Das Modul IEP verwendet den definierten Vorsteuer-Code für die Buchhaltungs-Überleitung.

Abweichende Vorsteuer-Codes, z.B. für innergemeinschaftlichen Erwerb, definieren Sie in den Lieferanten-Zusatzdaten (Siehe Kapitel 3.5 dieser Anleitung)

IEP Steuerungen/Standardwerte

Für die IEP-Einstellungen verzweigen Sie aus dem Hauptmenü unter 3. Lager / 1. Bestellwesen /
2. Warenzugang / 9. IEP ET-Eingangsrechnungsprüfung / 5. IEP Steuerungen/Standardwerte.

Erste Bildschirmmaske, Tab-Reiter „Allgemeine Funktionen"

Lieferantenbezogen übernehmen
In diesem Feld können Sie angeben, ob die Daten der Lieferscheine generell oder nur für definierte Lieferanten ins IEP für die Zuordnung der Eingangsrechnung abgestellt werden.

Wenn Sie die Eingangsrechnungen nur für bestimmte Lieferanten erfassen wollen, beachten Sie bitte das Feld „Daten übernehmen" in den Lieferanten-Zusatzdaten (Kapitel 3.5 dieser Anleitung).

Empfehlung: Wenn Sie dieses Modul neu im Einsatz, sollten Sie für ca. 2-3 Monate dieses Feld auf „1" setzen und die Eingangsrechnungen nur für 1-2 Lieferanten erfassen. So kann man sich langsam an die Erfassung der Eingangsrechnungen gewöhnen und es ist leichter für 1-2 Lieferanten die ordnungsgemäße Übernahme der Daten in die Buchhaltung zu prüfen. In der Zwischenzeit können die Einstellungen für die restlichen Lieferanten vorgenommen (Lieferanten anlegen, Zusatzdaten, etc.)
und die Konten für jeden Lieferanten in der Buchhaltung eingerichtet werden.

Offene Bestellungen/Lieferscheine anzeigen
In diesem Feld können Sie steuern, ob als erste Bildschirmmaske bei der Zuordnung der Rechnungspositionen über Bestellnummer bzw. Lieferscheinnummer zuerst die Anzeige aller Bestellungen bzw. Lieferscheine oder die Anzeige nur der offenen Bestellungen bzw. Lieferscheine aufgerufen werden soll.

Positionen ändern
In diesem Feld können Sie definieren, ob der Anwender bei der Zuordnung der Lieferscheine die Felder Menge und Einkaufspreis ändern darf (aus den in dieser Anleitung unter Punkt 2.2.1.4 beschriebenen Gründen sollte dieses Feld leer bleiben).

Vergabe Eingangsrechnungsnummer
In diesem Feld können Sie steuern, ob die Eingangsrechnungsnummer vom System vergeben werden soll. Wenn die Nummer bei Neuanlage automatisch vergeben wird, wird die Belegnummer auf folgende Weise ermittelt:
JJMMnnnn (JJMM = Jahr und Monat der Anlage, nnnn = Laufnummer)

Externe Eingangsrechnung zwingend
In diesem Feld können Sie steuern, ob das Feld „Externe Eingangsrechnungsnummer" eingegeben werden muss.

Wird die Eingangsrechnungsnummer automatisch vom System vergeben, sollte dieser Schalter auf „1" (zwingend) gesetzt werden, damit im Feld „Externe Eingangsrechnungs-Nr." Die tatsächliche Rechnungs-Nr. des Lieferanten eingetragen wird.

Periodendatum
Hier können Sie einen Vorschlagwert für das Periodendatum der Eingangsrechnung eingeben.
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
LEER kein Vorschlagwert
1 aktuelles Datum wird als Periodendatum vorschlagen
2 das Datum der Eingangsrechnung wird als Periodendatum vorgeschlagen.

Diese Einstellung sollte auf jeden Fall mit der Buchhaltung besprochen werden, da dies von den Einstellungen für die Periodenprüfung in Ihrer Finanzbuchhaltung abhängig ist.

Periodendatum Toleranz in Monaten
Hier können Sie angeben, wie viele Monate das Periodendatum gegenüber dem Tagesdatum (=Systemdatum) zurückliegen darf.
0 – 98 Anzahl Monate, die das Periodendatum zurückliegen darf
99 das Periodendatum darf beliebig lange zurückliegen
Diese Einstellung sollte auch mit Ihrer Buchhaltung besprochen werden.
Belegeingangsdatum zwingend
In diesem Feld können Sie steuern, ob die Eingabe eines Belegeingangsdatums zwingend ist.

 Wenn Sie die Datev Schnittstelle verwenden wird das Belegeingangsdatum („Posteingangs-Datum“ ) in dem Feld Steuerdatum (Datum Zuord. Steuerperiode) für die Vorsteuer Fälligkeit übergeleitet. 

Belegeingangsdatum Toleranz in Tagen
In diesem Feld können Sie angeben, wie viel Tage das Belegeingangsdatum zurückliegen darf. Die Anzahl Tage wird nur geprüft, wenn das Belegeingangsdatum zwingend ist.

Werkstattbereich für Buchung
Hier geben Sie an, welcher Werkstattbereich für die Kontenfindung bei der Verbuchung der Eingangsrechnung (Bestandskonten) verwendet werden soll.
Im Menüpunkt 5. Datenpflege / 2. Firmendaten Verrechnung /10. Finanzbuchhaltung /3. Konten finden Sie die Definitionen auf welche Sachkonten gebucht werden soll. Definiert wird pro Marke, Statistikgruppe und Werkstattbereich und laut dieser Zuordnung werden Ihre Konten für die Überleitung angesprochen.
Da eine mehrmalige Zuordnung einer Statistikgruppe nötig ist, wie z.B. die Statistikgruppe Ersatzteil, muss für die Überleitung der Eingangsrechnungen der Werkstattbereich definiert werden. Üblicherweise sind in dem Bereich ‚ET-Barverkauf' die Bestandskonten für alle Statistikgruppen der Ersatzteile definiert und somit sollte dieser ausgewählt werden.

Wenn Sie in den Steuerungen für FIBU/ Statistiken „Bestandskonto eigener Werkstattbereich" gesetzt haben sollte der Werkstattbereich ident hinterlegt werden. In diesem Fall setzen Sie im nächsten Feld das dieser Bereich nicht geändert werden kann!

Werkstattbereich änderbar
Hier geben Sie an, ob der Werkstattbereich für die Buchung angezeigt und änderbar sein soll.
LEER Werkstattbereich wird nicht angezeigt
1 Werkstattbereich wird angezeigt, kann aber nicht geändert werden
2 Werkstattbereich wird angezeigt und kann geändert werden

Ändern bei Rechnungsstorno
Hier können Sie wählen, ob bei der Stornierung einer Eingangsrechnung nur das Feld Periodendatum änderbar ist oder zusätzlich auch die Belegnummer, bzw. externe Belegnummer und das Belegdatum der Eingangsrechnung.

Belegdatum Vorjahr prüfen
In diesem Feld geben Sie an, ob das Datum des Belegs bei einer Eingangsrechnung / -gutschrift ab einem bestimmten Datum nicht mehr aus einem Vorjahr stammen darf. Die Prüfung erfolgt wenn die Eingangsrechnung zum Buchen (Gewünschte Aktion = '1' bzw. '2') gekennzeichnet wird.
LEER Datum des Belegs wird nicht auf das aktuelle Jahr geprüft
1 Datum des Belegs wird auf das aktuelle Jahr geprüft

Belegdatum Vorjahr prüfen / ab
In diesem Feld geben Sie das Datum an, ab dem keine Belege aus dem Vorjahr verbucht werden können.

Automatisch nummerieren
In diesem Feld können Sie steuern, ob die zu buchenden Belege automatisch durchnummeriert werden sollen.
Die Nummer wird dann aus dem Feld 'Letzte automatische Nummer' ermittelt und automatisch beim Buchen bzw. Stornieren einer Eingangsrechnung in einem eigenen Feld eingetragen.

Letzte automatische Nummer
Hier geben Sie die letzte vergebene automatische Nummer ein. Diese Nummer ist nur dann von Bedeutung, wenn der Schalter 'Automatisch nummerieren' auf '1' gesetzt ist.

Löschen nach wieviel Monaten
In diesem Feld können Sie angeben, wie lange die Daten aus dem IEP im System gespeichert bleiben sollen, um die Eingangsrechnungen stornieren zu können.

Dieser Zeitraum sollte nicht zu groß gewählt werden, da es theoretisch möglich wäre, von Einem Lieferanten zu einem späteren Zeitpunkt einen Lieferschein mit gleicher Lieferschein-Nr. oder eine Rechnung mit gleicher Rechnungs-Nr. zu bekommen. Der Wert sollte daher maximal auf 3-6 Monate eingestellt sein.

Daten archivieren
In diesem Feld können Sie angeben, ob die Daten, welche im Monatsabschluss gelöscht werden, archiviert werden sollen.
Die zu löschenden Daten der Dateien EEF (Rechnungsdaten) und EEP (Rechnungspositionen) werden in sequentielle Dateien mit demselben Inhalt kopiert.

Ein Löschen dieser Daten wird nicht automatisch durchgeführt.

Zweite Bildschirmmaske, Tab-Reiter „Allgemeine Funktionen 2"

Buchungen unterdrücken
In diesem Feld geben Sie an, ob die Eingangsrechnungen in die FIBU übergeleitet werden sollen.

Ist in den Steuerungen Firmendaten kein Abstellen der Daten für eine FIBU vorgesehen, so werden keine Eingangsrechnungen in die FIBU übergeleitet.

Bereichsbuchungen unterdrücken
Hier können Sie wählen, ob und in welcher Variante Bereichskonten bebucht werden sollen:
LEER bei den Bestandsbuchungen werden zusätzlich die Bereichskonten bebucht, die im
Programm 'Konten' hinterlegt sind; bei der Buchung von den sonstigen Kosten^*1 werden die
dort angegebenen Bereichskonten zusätzlich bebucht
1 generell keine Bereichsbuchungen durchführen
2 keine Bereichskonten bei Bestandsbuchungen durchführen, sehr wohl aber bei der Buchung
von den sonstigen Kosten^*1
*1 Der Begriff 'sonstigen Kosten' bezieht sich auf die Felder Fracht, Verzollung, Ausgleichsbetrag, sonstige Gebühren und erwartete Gutschriften.

 
Länge Kreditorenkonto
In diesem Feld geben Sie an, wie viele Stellen Sie für die Kontonummern der Kreditoren in Ihrer Finanzbuchhaltung verwenden. (4 – 8 Stellen)
Kassenkonto Eingangsrechnung
In diesem Feld geben Sie an, auf welches Konto Eingangsrechnungen, die mit dem Zahlungscode 'B'ar erfasst werden, gebucht werden sollen. (Gleiches Konto wie in den FIBU-Einstellungen hinterlegt)
Buchung Verrechnungskonto
In diesem Feld können Sie definieren, ob die Buchung über das laut Kontentabelle definierte Verrechnungskonto Einkauf erfolgen soll.
(Siehe auch Punkt 3.1.3 dieser Anleitung „Bestandsbuchung mittels Warenzugang in CDP")

Belegsymbol Wareneingangsbuchung
Hier geben Sie an, welches Belegsymbol in der Finanzbuchhaltung für Wareneingänge definiert ist.

Wird nur verwendet, wenn die Buchung über Verrechnungskonto aktiviert wird. Ist das Feld „LEER", so wird das Belegsymbol Sachbuchung lt. FIBU-Steuerungen verwendet.

Belegnummer Wareneingangsbuchung
Hier geben Sie an, ob eine Belegnummer für Wareneingänge in die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung generiert werden soll.
LEER es wird keine Belegnummer generiert, die Nummernvergabe erfolgt automatisch in der Buchhaltung(diese Funktion ist nur in der DKS-Finanzbuchhaltung bekannt.)
1 es wird das Systemdatum des Tagesabschlusses in der Form JJJJMMTT als Belegnummer in die Schnittstelle abgestellt.
2 die Belegnummer wird in der Form jjCCmmtt in die Schnittstelle abgestellt, wobei JJMMTT
wie bei Variante 1 aus dem Systemdatum geholt wird, CC aber ein fixer Wert ist (z.B.03CC1031).

Belegsymbol Eingangsrechnung
Hier können Sie einen Vorschlagswert für die Belegart der Eingangsrechnung eingeben (z. B. ER).
Dieses Belegsymbol wird dann vorgeschlagen, wenn im Lieferanten die Kontoart LEER oder '2' (= Kreditorenbuchung) ist.

Belegsymbol änderbar
Hier können Sie definieren, ob bei der Erfassung der Eingangsrechnung das Belegsymbol durch den Anwender geändert werden darf.
Belegsymbol Interne Rechnung
Hier können Sie einen Vorschlagwert für die Belegart der internen Eingangsrechnung eingeben
(z.B. IR).
Dieses Belegsymbol wird dann vorgeschlagen wenn im Lieferanten die Kontoart '3' (= Sachbuchung) ist.
Belegsymbol änderbar
Hier können Sie definieren, ob bei der Erfassung der internen Eingangsrechnung das Belegsymbol durch den Anwender geändert werden darf.
Zusatzinformation in Buchung
Hier legen Sie fest, ob in Buchungen zu Eingangsrechnungen zusätzliche Buchungssätze zur Information abgestellt werden sollen.
LEER keine Zusatzinformation
1 Wareneingangsnummer und Summe der Positionen werden als Zusatztext mit dem
Zusatztext-Kz. 'WN' abgestellt.
Kontenzuordnung
In diesem Feld können Sie definieren, ob Sie die Ermittlung der Konten für die Überleitung in die FIBU lt. Kontenfindung über den Werkstattbereich oder je Position der Eingangsrechnung manuell zuordnen wollen.
Wird nur verwendet, wenn NICHT über Verrechnungskonten gebucht wird.
Kontenzuordnungscode
In diesem Feld können Sie einen Vorschlagwert definieren (wenn Kontenzuordnung aktiv ist), der beim Verbuchen eines Warenzugangs in die einzelnen Positionenübernommen wird. Damit müssen in weiterer Folge nur jene Positionen bearbeitet werden, die einem anderen Konto bzw. Kostenstelle zugeordnet werden müssen.
Bereichskontoart
In diesem Feld können Sie die Art des zu übergebenden Bereichskontos definieren. Dieses Feld wird ausschließlich für die Überleitung in die Finanzbuchhaltung verwendet und dort nur dann, wenn die Kontenzuordnung bei den Warenbestandsbuchungen über eine Positionsweise Zuordnung gesteuert wird.

Dritte Bildschirmmaske, Tab-Reiter „Standardkonten"

Sonstigen Kosten
wie Fracht, Verzollung, Ausgleichsbetrag, sonstige Gebühren und erwartete Gutschriften
In diesen Feldern geben Sie die Vorschlagwerte für den MwSt.-Code, die Kontonummern (zugehörige Bereichsbuchung) an, die bei der Erfassung einer Eingangsrechnung vorgeschlagen werden.

Diese Werte werden nur dann vorgeschlagen, wenn es für den Lieferanten, für den die Eingangsrechnung erfasst wird, keine Lieferantenzusatzdaten gibt.

Lieferanten Zusatzdaten

Für die Lieferanten Zusatzdaten verzweigen Sie aus dem Hauptmenü unter 3. Lager / 1. Bestellwesen / 2. Warenzugang / 9. IEP ET-Eingangsrechnungsprüfung / 3. Lieferanten Zusatzdaten.
Diese Zusatzdaten müssen nur gepflegt werden, wenn IEP nicht für alle Lieferanten eingesetzt wird, bzw., wenn für gewisse Lieferanten andere Werte gültig sein sollen.

Erste Bildschirmmaske

In dieser Bildschirmmaske können Sie die Zahlungskonditionen oder die für den innergemeinschaftlichen Warenverkehr benötigten eigenen Steuercodes für die Finanzbuchhaltung definieren.
Die Anschrift wird aus dem Lieferantenstamm übernommen, in den darunter liegenden Feldern (Tage, Skonto) können die üblichen Zahlungskonditionen pro Lieferant eingegeben werden. Dies ermöglicht Ihnen in der Finanzbuchhaltung die Fälligkeiten der Eingangsrechnungen zu ermitteln.
Tage Netto/ Tage Proz.Skonto1/ Tage Proz.Skonto2
Hier definieren Sie die üblicherweise gültigen Zahlungskonditionen des Lieferanten.
Zahlungscode Bar/Kredit
In diesem Feld können Sie den Zahlungscode für die Eingangsrechnung vorgeben. Dieser Wert wird Ihnen beim Erfassen einer Eingangsrechnung vorgeschlagen.

Wird mit dem Zahlungscode „Bar" eine Rechnung erfasst, wird diese auf das Konto „Kassenkonto Eingangsrechnung" gebucht (siehe Punkt 3.4.2 dieser Anleitung).

Daten übernehmen
In diesem Feld können Sie angeben, ob für diesen Lieferanten die Daten der Lieferscheine für die Prüfung mittels IEP abgestellt werden sollen.

Dieser Schalter wird nur dann geprüft, wenn in den „IEP Steuerungen /Standardwerten" das Feld „Lieferantenbezogen übernehmen" auf „1" gesetzt ist. Ist dieses Feld „LEER", dann werden die Daten für alle Lieferanten abgestellt.

Sonstigen Kosten
wie Fracht, Verzollung, Ausgleichsbetrag, sonstige Gebühren und erwartete Gutschriften
In diesen Feldern geben Sie die Vorschlagwerte für den MwSt.-Code, die Kontonummern (zugehörige Bereichsbuchung) an, die bei der Erfassung einer Eingangsrechnung vorgeschlagen werden.
Erfolgt in diesen Feldern keine Eingabe, werden die Konten aus den „IEP Steuerungen /
Standardwerten" übernommen.

Funktionstaste F20 (Block vorwärts) / zweite Bildschirmmaske

Steuercodes
Auf dieser Bildschirmmaske können abweichende Steuersätze und Steuercodes definiert werden.

Wenn die Eingangsrechnungen für diesen Lieferanten mit dem „üblichen" Steuercode (z.B. V20) verbucht wird, ist hier keine Eingabe erforderlich. Die Standardwerte werden aus den Definitionen der MwSt.-Sätze übernommen

Prozentsatz
Beim MwSt.-Code 2 ist meistens hinterlegt, dass dieser Code mit 20% Steuer berechnet wird. Wenn Sie die Ware dieses Lieferanten z.B. aus dem EU-Raum beziehen, kann hier die abweichende Berechnung mit 0% Steuer definiert werden. Somit wird die Rechnung nicht mit 20%, wie im Ersatzteilstamm definiert, sondern mit 0% verbucht.
Text
Text zur Übersicht für die abweichende Steuerdefinition.
Vorsteuer-Code
Eingabe des gültigen Steuercodes laut Finanzbuchhaltung. 

Alternativer Vorsteuer-Code
Dieser Vorsteuercode wird dann verwendet, wenn das Periodendatum in einem späteren Monat als das Rechnungsdatum liegt.
Dieses Feld wird vor allem in den osteuropäischen Ländern verwendet.

 weiteren Maske zur Eingabe von Steuercodes

Funktionstaste F20 (Block vorwärts ) - Gleiche Vorgehensweise wie im vorherigen Punkt beschrieben.

Kontenzuordnungscodes

Für die Pflege der Kontenzuordnungscodes verzweigen Sie aus dem Hauptmenü unter 3. Lager
/ 1. Bestellwesen / 2. Warenzugang / 9. IEP ET-Eingangsrechnungsprüfung / 4. Kontenzuordnungscodes.
Diesen Menüpunkt benötigen Sie nur, wenn Sie in den Standardwerten definieren, dass die Ermittlung der Konten für die Überleitung in die FIBU je Position der Eingangsrechnung manuell zugeordnet wird.
(Wird üblicherweise nicht verwendet)


Tipp: Hinterlegen Sie in den „IEP Steuerungen/Standardwerten" den Code als Vorschlags-wert, der beim Verbuchen der Eingangsrechnung in die einzelnen Positionen übernommen wird. Somit müssen in weiterer Folge nur jene Positionen bearbeitet werden, die einem anderen Konto bzw. einer anderen Kostenstelle zugeordnet werden sollen.

Achtung: Beachten Sie bei der Definition von Kontenzuordnungscodes, dass die Waren-Einsatzbuchung im Auftrag entsprechend der Kontentabelle in den CDP-Firmendaten erfolgt (Marke, Statistikgruppe, Werkstattbereich).

Kontenzuordnungscode
In diesem Feld geben Sie einen Code ein, für den Sie die Daten pflegen bzw. erfassen möchten.
Buchungstext
In diesem Feld können Sie den Buchungstext eingeben. Der Buchungstext wird bei den einzelnen Warenbestandsbuchungen anstelle des in der Eingangsrechnung eingetragenen Buchungstextes verwendet.
Kontonummer
In diesem Feld geben Sie die Kontonummer laut Finanzbuchhaltung ein.
Kostenstelle
In diesem Feld geben Sie die zugehörige Kostenstelle ein. Dieser Wert wird anstelle des Bereichskontos lt. Firmendaten verwendet.
Beispiel:
Sie definieren mit dem Kontenzuordnungscode 02 (Reifen) das Bestandskonto mit der Kontonummer 11000, somit wird bei der Erfassung einer Eingangsrechnung folgende Buchung ausgelöst:
11000 Bestandskonto / Lieferantenkonto 120 €
(inklusive Steuer)
In Ihrem Unternehmen werden die Reifen im Ersatzteilstamm z.B. mit der Marke FM, Statistikgruppe 21 angelegt. In der Kontentabelle wurde für alle Werkstattbereiche mit dieser Definition das Bestandskonto 12000 und Wareneinsatzkonto 52000 definiert.
Somit würde bei einer Faktura folgende Wareneinsatzbuchung ausgelöst:
52000 Wareneinsatz/ 12000 Bestand‚definierter Wareneinsatzpreis lt.
Steuerungen'
Auf den Bestandskonten in der Buchhaltung würden bei dieser Definition falsche Werte aufscheinen, da die Wareneinsatzbuchung auf ein anderes Bestandskonto erfolgt als die Erfassung der Eingangsrechnung.

Protokolle im Tagesabschluss

TFEEF P0002 FEHLERPROTOKOLL FIBU ET-EINGANGSRECHNUNGEN
TFEEU P0002 FEHLERPROTOKOLL FIBU ET-EINGANGSRECHNUNGEN
TFEE5 P0002 FEHLERPROTOKOLL FIBU WARENEINGANG ET
TEEF1 P0002 PROTOKOLL ET-EINGANGSRECHNUNGEN

Datenorganisation

Auswirkung auf den Warenzugang mit und ohne Bestellung

Beim Erfassen von Warenzugängen muss darauf geachtet werden, dass immer nur ein Lieferschein erfasst wird, da beim Verbuchen von Warenzugängen die Lieferscheinnummer eingegeben werden muss.
Die Daten für das IEP werden im Zuge der Verbuchung mit dieser Lieferscheinnummer in eigene Dateien (EEP, EEK und EEL in der Bibliothek KFZDxL) abgestellt.
Sind bereits Lieferscheinnummern in den Bestellpositionen vorhanden, weil diese beispielsweise seitens des Importeurs in einer Lieferschnittstelle mitgeschickt werden, so bleiben diese auch im IEP erhalten.

Auswirkungen auf den Tagesabschluss

Im Zuge des Tagesabschlusses werden, sofern gewünscht, Daten in die FIBU - Schnittstellendatei abgestellt. Außerdem wird ein Protokoll über alle verarbeiteten Eingangsrechnungen gedruckt und die Eingangsrechnungen je nach Aktion auf Status übergeleitet bzw. offen (wenn die Eingangsrechnung wieder storniert wurde) gesetzt.

Auswirkungen auf den Monatsabschluss

Im Zuge des Monatsabschlusses werden je nach Wert des Feldes 'Löschen nach wie viel Monaten' die abgeschlossenen Eingangsrechnungen gelöscht bzw. sofern gewünscht zusätzlich archiviert.
Die Archivierung ist eine Kopie von den Dateien EEF, EEP und EEU. Die Dateinamen der Kopien sind ZEF, ZEP und ZEU. Diese Kopien werden nicht automatisch gelöscht.

Schnittstelle Buchungsdaten für Buchhaltungsüberleitung

Wenn in den Steuerungen der Firmendaten und in den IEP Steuerungen/Standardwerten das Abstellen von Daten für eine Finanzbuchhaltung vorgesehen ist, dann werden diese Daten jeweils beim Aufruf des Tagesabschlusses erstellt.
Der Name dieser Datei richtet sich nach der Angabe, die im entsprechenden Feld der FIBU-Überleitung der Firmendaten gemacht worden ist. Der Name des Daten-Members in der Datei ist fix 'IEP'.

Auswertungen

Die Basisfunktionen der Pentaho Reports entnehmen Sie bitte der Dokumentation 'Reports Basis'

Im Menüpunkt Lager/ Warenzugang/ Bestellwesen/ IEP ET-Eingangsrechnungsprüfung/ Auswertungen - sind folgende Reports enthalten: