Konfiguration

Freischaltung

Für die Freischaltung wenden Sie sich bitte an das MOTIONDATA VECTOR Service Desk Team.

Einstellungen im Kundenstamm

Damit für Kunden eine Sammelrechnung ausgestellt werden kann, muss der Kunde dafür berechtigt werden. Dies geschieht über den Karteireiter Preisangaben im Kundenstamm. Hier wird festgelegt, ob der Kunde Sammelrechnungsempfänger für den Teilehandel, für den Servicebereich oder beides ist. Für den Fahrzeughandel gibt es keine separate Einstellung. Die Sammelrechnung ist automatisch für jeden Kunden verfügbar.

Aufruf der Sammelrechnung

Der Aufruf der Sammelrechnungsfunktion erfolgt über die Menüs Module Service, Teilehandel und Fahrzeughandel. In diesem Menübaum befindet sich der Menüpunkt für die Sammelrechnung.

In der folgenden Maske werden nun, nachdem man den Aktualisieren-Button rechts oben betätigt hat, jene Aufträge angezeigt, für die eine Sammelrechnung zur Verfügung stehen. Mit der Auswahl Checkbox in der Auftragsnummer können nun einzelne Aufträge oder alle Aufträge zu einer Rechnung zusammengefasst werden. Im Kundenbrowser der Sammelrechnung werden die "Kundeninfos" aus dem Kundenstamm (Karteireiter "Stamm 2") in der gleichnamigen Spalte angezeigt. Mit der Belegart kann entschieden werden, ob eine Fakturierung oder eine Proformarechnung ausgelöst werden soll. Mit dem Button Senden an wird die Fakturierung oder die Bildschirmansicht ausgelöst.

Zusatzinfos

Kriterien

Damit mehrere Aufträge zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• dieselbe Kundenerlösgruppe
• dieselbe Zahlungsart
• dieselben Zahlungsbedingungen

Möchte man in den jeweiligen Auftrag verzweigen, klickt man einfach auf die jeweilige Auftragsnummer.

Fakturierung

Maximale Anzahl an Aufträgen

Es können maximal 20 Aufträge zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden.

Erweiterte Zahlungskonditionen

In der Sammelrechnungsmaske wird für den berechtigten Benutzer eine Checkbox "Erweiterte Zahlungskonditionen verwenden" angeboten.

Berechtigung: Berechtigungsverwaltung
→ Service (Teilehandel, Fahrzeughandel)
     → Neuer Auftrag
          → Auftrag: "Erweiterte Zahlungskonditionen"

Sobald diese Option aktiviert wird, wird nach dem Start der Sammelrechnungsauslösung (sowohl Bildschirm, als auch Drucker) das erweiterte Zahlungskonditionsfenster für alle Aufträge angeboten.

Hier gibt es nun die Möglichkeit die Zahlungskonditionen zu erweitern. Mit dem "Plus" Button wird eine neue Zahlungskondition hinzugefügt. Solange die Gesamtsumme von allen Zahlungskonditionen nicht der Gesamtsumme der Sammelrechnung entspricht, ist der OK Button gesperrt. . 

Validierung

Vor einer Fakturierung werden immer alle Aufträge der Sammelrechnung validiert. Eventuelle Fehlermeldungen werden gesammelt und in einer Hinweismeldung ausgegeben, bei welcher der Benutzer darüber entscheiden kann, ob die Fakturierung der validen Aufträgen weiter durchgeführt werden soll oder nicht.

ACHTUNG: Damit die Fakturierung der validen Aufträgen möglich ist, muss der 1. Auftrag der Sammelrechnung valide sein.

Wenn der erste Auftrag der gesamten Sammelrechnung nicht valide ist, dann wird nur eine Hinweismeldung mit der gesammelten Fehlermeldungen ausgegeben, eine weitere Fakturierung der validen Aufträgen ist aber nicht mehr möglich. 

Gutschrift Sammelrechnung

Einzelgutschrift

Bei einer Einzelgutschrift sind die jeweiligen Aufträge der Sammelrechnungen einzeln gut zuschreiben.

Gesamtgutschrift

Bei der Gesamtgutschrift der Sammelrechnung kann die Gutschrift über einen Auftrag der Sammelrechnung erfolgen, im Zuge dessen wird die gesamte Sammelrechnung auf einmal gutgeschrieben.

Die Gesamtgutschrift ist über den Aufträge und Rechnungen TAB in der Auftrags/Statistikabfrage möglich.

Eine Einzelgutschrift von Aufträgen einer Sammelrechnung ist bei Aktivierung der Gesamtgutschrift von Sammelrechnungen nicht möglich.