Einleitung

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Installieren Sie das Modul entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen.
Dieses Modul erfordert eine eigene Freigabenummer, die Ihnen nach Lizenzierung bekannt gegeben wird.
Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese sind im Kapitel Grundeinstellungen beschrieben

Programmfunktion

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zu den unproduktiven Stunden
Beachten Sie, dass diese Einstellung Auswirkung auf Ihre Auswertungen und Kennzahlen, wie den Leistungsgrad oder die Produktivität, hat und deshalb vor der ersten Stempelung auf diese Zeitart korrekt eingetragen werden muss.
Produktive und unproduktive Arbeitszeit bilden in Summe die Ist-Arbeitszeit.
Diese wird in den Auswertungen der Soll-Arbeitszeit aus dem Tagesmodell in den Personalkalendern gegenüber gestellt. Die Differenz daraus(Ist-AZ – Soll-AZ) ergibt den Tagessaldo des Mitarbeiters. Bei der Verwendung von Zeitkonten wird diese Differenz auf Monatsbasis kumuliert in das Zeitkonto des jeweiligen Mitarbeiters übernommen.
Nähere Beschreibungen finden Sie in den Kapiteln Zeitkonten, und Auswertungen.
Farbe: um Zeitarten optisch in den diversen Anzeigen besser voneinander unterscheiden zu können haben Sie die Möglichkeit jeder Zeitart eine Farbe zuzuordnen.
Um die Sichtbarkeit in den Anzeigen zu gewährleisten achten Sie darauf die Farben nicht zu dunkel zu wählen(pastellfarben haben sich hier bewährt).

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Es werden nur Tagesmodelle aufgelistet, welche nicht als 'Ausgeblendet' gekennzeichnet sind. Siehe Tagesmodell als Ausgeblendet kennzeichnen.

Suchen Sie in der Übersicht ein verfügbares Tagesmodell aus. Mit der Pfeiltaste kann dies auf den nächsten Tag übertragen werden.

In der Rubrik „Alternative Modelle" können Sie ein Tagesmodell hinterlegen, welches wahlweise herangezogen wird.
Liegt die erste Stempelung des Tages näher beim alternativen Modell, wird dieses als Vorgabe der Soll-Arbeitszeit des Tages verwendet.
Ausnahme: Primär wird jedoch auf die Pufferzeit des Tagesmodells geachtet. Erst wenn diese Zeit überschritten ist wird das alternative Modell vom Programm gewählt.
Nach der Betätigung der Schaltfläche „Pflegen" erhalten Sie die Übersicht zu dem Tag:

Wählen Sie ein alternatives Tagesmodell und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button „Hinzufügen". Der Datensatz wird nun in der Übersicht gespeichert. Bei dem zuvor angelegten Datensatz sehen Sie nun die „default"-Markierung für das ursprüngliche Tagesmodell. Dies können Sie auch noch ändern indem Sie ein Tagesmodell mit der Maus markieren und auf „Als Standard setzen" klicken.
Mit „Schließen" verlassen Sie die Alternativ-Tagesmodell-Übersicht.
Ganz rechts sehen Sie die Gesamtarbeitszeit aufgelistet inkl. der Wochensumme.

Bestätigen Sie Ihre Konfiguration mit „Speichern".

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Es werden nur Wochenmodelle aufgelistet, welche nicht als 'Ausgeblendet' gekennzeichnet sind. Siehe Wochenmodelle als Ausgeblendet kennzeichnen.

Benötigen Sie ein neues Wochenmodell oder wollen Sie ein vorhandenes abändern können Sie direkt mit dem Button „Wochenmodell Pflege" zur Pflege dieser springen.

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Wird dieser Schalter gesetzt kann ein Mitarbeiter, welcher außerhalb seiner Arbeitszeit eine Anwesenheit stempelt, Mehrarbeit anfordern. Die Arbeitszeit gilt vorerst als Pausenzeit. Soll diese gestempelte Zeit zur Arbeitszeit des Mitarbeiters gerechnet werden muss diese in einer eigenen Wartungsmaske bestätigt werden (siehe Kapitel Mehrarbeit).

Pufferzeiten:

Tragen Sie hier Pufferzeiten in Minuten vor Beginn, nach Beginn, vor Ende und nach Ende ein. Aktivieren Sie zusätzlich den Parameter „Beginn-/Endestempelung an Modell angleichen".
Stempelt ein Mitarbeiter nun innerhalb der Pufferzeiten so wird die Stempelzeit auf den Arbeitsbeginn bzw. das Arbeitsende der Soll-Arbeitszeit des Tagesmodells gesetzt. Der ursprüngliche Stempelzeitpunkt ist dadurch nicht mehr sichtbar.
Parameter „Stempelungen vor/nach Arbeitszeit verhindern" ist nicht gesetzt:
Werden Stempelungen vor bzw. nach Arbeitsende (inkl. Pufferzeiten) getätigt – also außerhalb der Pufferzeiten – werden diese mit dem Zeitpunkt abgespeichert zu dem sie stattgefunden haben und werden als Arbeitszeit gewertet. Am Protokoll erscheint eine Meldung dass eine Stempelung außerhalb der Soll-Arbeitszeit stattgefunden hat.
Parameter „Stempelungen vor/nach Arbeitszeit verhindern" ist gesetzt:
Stempelungen außerhalb der Pufferzeiten sind nicht möglich. Versucht ein Mitarbeiter trotzdem eine Stempelung abzusetzen erhält er eine Fehlermeldung. Ebenso erfolgt eine Meldung im Menü ‚Stempelungen Pflege' wenn versucht wird eine Stempelung für diese Zeiten abzuspeichern.

Erfolgen mehrere Stempelungen innerhalb der Pufferzeit werden alle Stempelungen gespeichert und nach den Vorgaben der Einstellungen abgearbeitet.

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wie Option Stempelungen, nur zusätzlich mit Zusammenfassung der gestempelten Zeiten und der Pausenzeiten pro Tag, Woche und Monat sowie dem Urlaubsanspruch des jeweiligen Mitarbeiters.
Mit Uhrzeit vom Server anstelle der des lokalen PC stempeln
Setzen Sie diesen Schalter um zu verhindern, dass Stempelungen mittels Änderung der Windows Uhrzeit am Stempel PC manipuliert werden können.
Menüeintrag zum Starten der Stempelstation aus dem Extras Menü entfernen
Ist dieser Schalter gesetzt kann die Stempelstation nicht mehr über ‚Extras/Stempelstation' im CDP-Menükopf gestartet werden. Der Eintrag wird dann nicht mehr angezeigt.

Vorher:   

Nachher:

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Abschnitt Arbeitspositionen aus Stempelungen generieren

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Startmonat für die Berechnung
Ab diesem Monat werden Urlaube im Urlaubskonto berechnet. In diesem Monat muss gegebenen Falls auch der Anfangssaldo eingetragen werden. Nähere Details entnehmen Sie bitte dem Kapitel Urlaubskonto. Dieser Schalter aktiviert auch die Berechnung des Urlaubskontos. Nach dem erstmaligen Berechnung kann diese Funktion nicht mehr geändert werden.
Anspruch in Tagen bei Eintritt
Stellen Sie hier den jährlichen Standard Urlaubsanspruch ein. Abweichende Urlaubsansprüche sind in der Personalpflege pro Mitarbeiter pflegbar. Siehe Kapitel Personal.
Stichtag für Anspruch
Stellen Sie ein ob der Urlaubsanspruch ab Eintrittsdatum oder ab einem beliebigen Stichtag (z.B. 1.Jänner) berechnet werden soll.
Zeitart für Urlaub
Wählen Sie die Zeitart aus, die in Ihrem Betrieb für Urlaub verwendet wird. Verwenden Sie für ganztätigen Urlaub dieselbe Zeitart. Andernfalls können Urlaubstage im Urlaubskonto nicht als solche verarbeitet werden.
Zeitart für halben Urlaubstag
Wählen Sie die Zeitart aus, die in Ihrem Betrieb für halben Urlaub verwendet wird. Andernfalls können Urlaubstage im Urlaubskonto nicht als solche verarbeitet werden.
Ist Zeit/Soll Zeit Schwelle für halben Arbeitstag
Es ist möglich in IBD halbe Urlaubstage zu berechnen. Um zu ermitteln ab wann ein halber bzw. ganzer Tag vom Urlaubskonto abgezogen werden soll können stellen Sie hier den Schwellwert in % ein.
Beispiel: Es ist der Wert 50% eingestellt. Der Mitarbeiter hat 8 Stunden Sollarbeitszeit.
Werden nun mehr als 4 Stunden(= 50%) auf Urlaub gestempelt wird ein ganzer Tag Urlaub abgezogen. Werden 4 oder weniger Stunden auf Urlaub gestempelt wird nur ein halber Arbeitstag abgezogen.
Stundengenaue Berechnung
Bei der stundengenauen Berechnung wird der Urlaubsverbrauch nicht auf ganze oder halbe Tage aufgerundet, sondern genau abgerechnet. Wieviel Urlaubstage die Urlaubsstempelungen ergeben hängt von der Definition der Urlaubstagesdauer in Minuten ab. Geplante Urlaube über Abwesenheiten in der Zukunft werden weiterhin als ganze oder halbe Urlaubstage angezeigt. Die stundengenaue Berechnung erfolgt sobald Urlaubsstempelungen vorhanden sind.
Minuten pro Tag: Gibt die Standard Urlaubs-Tagesdauer in Minuten an. Wird Urlaub mit dieser Anzahl an Minuten gestempelt so ergibt dies einen Urlaubstag. Der Urlaubsverbrauch wird immer im Bezug zu dieser Angabe berechnet. Der Standardwert kann in den Zeitmodellen überschrieben werden.
Werkstattaufträge initialisieren
Initialisieren Sie Werkstattaufträge um diese in IBD verwalten zu können. Diese Initialisierung ist vor der Echtinbetriebnahme von IBD einmalig durchzuführen.

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In den Mitarbeiterdaten Pflege können Sie die Personaldaten verwalten.
Gehen Sie aus dem IBD Hauptmenü zum Menüpunkt Personal.
Hier können Sie dem bereits angelegten Personal eine Stempelkartennummer zuweisen, mit welcher der Mitarbeiter in weiterer Folge an der Stempelstation seine Tätigkeiten buchen kann.
Weisen Sie dem Mitarbeiter eine Stempelkartennummer sowie ein Standardzeitmodell zu.
Tragen Sie (bei Lehrlingen) allfällige Abzüge von Realzeiten in der entsprechenden zeitlichen Abfolge ein.
Nach der Änderung der Realzeiten muss der Personalkalender generiert werden damit die Änderungen wirksam werden. (Die Änderung wird nur für Tage ohne Stempelung durchgeführt.)
Teilen Sie einem Mitarbeiter einen von den Standardwerten abweichenden Jahresurlaubsanspruch zu.

1. Suchmaske
2. Mitarbeiterübersicht
3. Stempelkartennummer
4. Zeitmodell
5. Abzüge der Realzeiten
6. Urlaubsanspruch
7. Zeitkonto
Steigen Sie über den Button „Personal Pflege" direkt in die Personalstammdatenpflege ({_}{+}Datenpflege / Benutzerprofile/Personal / Personal{+}{_}) ein. Mit dem Button „IBD Daten löschen" können Sie für eine Person Stempelkartennummer, Standard-Zeitmodell und Mitarbeiterkalender löschen; Stempelungen werden dadurch nicht gelöscht.

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Hier erstellen Sie den Mitarbeiterkalender und können festlegen auf Basis welchen Zeitmodells das geschehen soll. Belassen Sie im Feld Zeitmodell die Anzeige auf „<Mitarbeiterstandard>" so wird bei der Generierung des Kalenders das in den Personaldaten angegebene Zeitmodell verwendet (siehe Kapitel Personal)

Es werden nur Zeitmodelle aufgelistet, welche nicht als 'Ausgeblendet' gekennzeichnet sind. Siehe Zeitmodell als Ausgeblendet kennzeichnen.

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/ Suchmaske
/ Mitarbeiterübersicht
/ Datumsbereich für den der Kalender erstellt werden soll.
Wählen Sie die Mitarbeiter aus für welche der Mitarbeiterkalender generiert werden soll. Mit dem Button „Alle" wählen Sie alle Mitarbeiter aus, mit „keine" wählen Sie alle wieder ab.
Legen Sie das Zeitmodell fest.
Zum Erzeugen des Kalenders klicken Sie auf „Generieren"
Die folgende Meldung bestätigt die Erstellung.

Bevor ein Mitarbeiterkalender generiert wird, ist es erforderlich ein Eintrittsdatum einzugeben.

Ist die Option „existierende Daten überschreiben" nicht angehakt werden Kalendertage für die bereits ein Tagesmodell existiert nicht verändert. Ist die Option angehakt werden diese Kalendertage mit dem neuen Tagesmodell überschrieben (Stempelungen oder Abwesenheitsgründe bleiben dabei unverändert).
In folgenden Fällen wird das bestehende Tagesmodell nicht überschrieben:

• Das Tagesmodell ist manuell zugeordnet worden (siehe Kapitel Personalkalender pflegen)

• Es existieren an diesem Tag bereits Stempelungen

• Es ist ein Abwesenheitsgrund eingetragen

• Der Tag ist schon als vollständig markiert (d.h. er ist in der Prüfroutine ohne Fehler durchgelaufen).

  Anker
  _Toc394642746 _Toc394642746

  Anker
  _Ref395683674 _Ref395683674

  Anker
  _Toc395798867 _Toc395798867

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Voraussetzung um diese Zusatzfunktion nutzen zu können ist die Lizenzierung des Moduls IBF.

Zu den Urlaubskonten gelangen Sie vom Hauptmenü über Zusatzprogramme / Zusatzprogramme 1 / IBD Betriebsdatenerfassung / Urlaubskonten
Mithilfe der Urlaubskonten können Sie sich den Verbrauch der Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter im Zeitverlauf anzeigen lassen, Sie erhalten einen Überblick über die geplanten Urlaube Ihrer Mitarbeiter und Sie können vergangene Monate abschließen und wieder eröffnen.
Ansicht der Urlaubskonten für alle Mitarbeiter im Monat August 2014:

Sie können sich eine Tabelle für alle Monate nach denen unter der Auswahl „Filter" gesucht wird, anzeigen lassen wobei bestimmte Monate zugeklappt und andere aufgeklappt werden können.
Weiters können Sie die Anzeige der Urlaubskonten nach Betrieb oder nach Mitarbeiter filtern.
Sie haben die Möglichkeit die vordefinierte Gruppierung zu wählen, oder durch die Aktivierung „manuelle Gruppieren" eine individuelle Gruppierung zu wählen. Wenn „Manuelles Gruppieren" aktiviert ist, lassen sich nicht nur die Spalten auf horizontaler Ebene verschieben, sondern Sie haben auch die Möglichkeit die hierarchische Aufgliederung in der linken oberen Ecke zu verändern (z.B. „Jahr / Name" statt „Jahr /Monat"). Fügen Sie Spalten hinzu oder blenden Sie diese aus, in dem Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift klicken.
Die Urlaubskonten zeigen verfügbare, verbrauchte und geplante Urlaubstage an. Diese berechnen sich wie folgt:
Geplant gesamt = Gesamter geplanter Urlaub ab aktuellem Monat bis zum letzten Urlaubstag laut Mitarbeiterkalender
Geplant = Geplanter Urlaub in der Periode
Gesamt Anspruch = Übertrag + Jahresanspruch – Verbraucht + Korrektur
Verfügbar = Gesamt Anspruch – Geplant gesamt
Urlaubstage gelten dann als "verbraucht", wenn die Urlaubsstempelung im Programm Stempelungen Pflegen vorhanden ist (siehe dazu auch Kapitel Standard Parameter für Einstellungen zu halben Urlaubstagen).
Anmerkung:
Während Sie in dieser Sitzung arbeiten, kann es vorkommen dass ein Mitarbeiter eine Stempelung tätigt oder ein Mitarbeiterkalender verändert wird. Dadurch ändern sich die Daten. Um die Daten immer auf dem aktuellen Stand zu halten klicken Sie auf "Urlaube neu berechnen" unter Aktionen (rechte obere Ecke des Bildschirms)

Damit werden die Urlaube der offenen Perioden neu berechnet.
Sie können aus diesem Bildschirm auch direkt in die Prüfroutine verzweigen.

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Ein bereits abgeschlossenes Konto kann in Ausnahmefällen wieder geöffnet werden wenn statt „Zeitkonto schließen" „Zeitkonto wieder eröffnen" ausgewählt wird. Klicken Sie dazu auf den kleinen, nach unten weisenden Pfeil am rechten Rand des Buttons „Zeitkonto schließen".

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Automatische Saldokorrekturen

Der Ist ein Mitarbeiter pauschaliert kann der Monatssaldo des Zeitkontos eines Mitarbeiters kann auf fixe Werte, je nach Pauschalierung, im IBD Personal automatisch korrigiert werden.
Dabei auf einen fixen Wert zurückgesetzt werden. Die Einstellungen dafür befinden sich im Menüpunkt ‘Personal’ welchen Sie über das im IBD Hauptmenü aufrufen können.

Es können zwei Funktionen aktiviert werden.
1. Reduzierung des Gesamtsaldos auf einen fix festgelegten Wert
2. Gesamtsaldo auf Null stellen sofern dieser negativ ist

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Diese Korrekturen werden im Zuge der Prüfroutine, beim ‘Zeiten neu berechnen’ und beim Abschluss des Zeitkontos für eine Periode durchgeführt.

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Vorherige Korrekturen werden überschrieben. Deshalb ist es wichtig, alte Zeitkonten nach dem Monatsabschluss sofort zu schließen

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Kommentare

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Im Kommentar des korrigierten Zeitkontos wird die Änderung protokolliert.

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Prüfroutine

Die Prüfroutine finden Sie unter Zusatzprogramme / Zusatzprogramme 1 / IBD – Betriebsdaten Erfassung / Prüfroutine.

Sie sollten die Prüfroutine täglich oder zumindest wöchentlich ausführen um Fehler, Warnmeldungen, Informationen oder Bestätigungen zu Stempelungen zu erhalten. So ist es möglich sich z.B. Verspätungen, Überstunden, Minusstunden, Stempelungen an arbeitsfreien Tagen oder nicht geplante Abwesenheiten anzuzeigen.
Es werden im Zuge der Prüfroutine sämtliche automatisierte Stempelungen (Gehen-, Pausen-, Abwesenheitsstempelungen) durchgeführt.
Ein Doppelklick auf einen Eintrag in der Prüfroutine führt Sie direkt in die Stempelungen Pflege des jeweiligen Mitarbeiters wo Sie die betreffenden Stempelungen korrigieren können.

Folgende Meldungen können in der Prüfroutine erscheinen:
Arbeitszeit kleiner als Sollzeit. - Information
Verspätung wurde registriert. - Information
Die erste Stempelung ist eine Arbeitsende-Stempelung. - Fehler
Die letzte Stempelung ist keine Arbeitsende-Stempelung. - Fehler
Letzte Stempelung nach Arbeitsende vorhanden. - Warnung
Mitarbeiter hat Überstunden. - Warnung
Nicht geplante Abwesenheit des Mitarbeiters. - Fehler
Stempelung ohne Mitarbeiterkalendereintrag gefunden. - Fehler
Stempelung an einem arbeitsfreien Tag gefunden. - Fehler
Der Eintrag im Mitarbeiterkalender liegt nach dem Austrittsdatum. - Fehler
Stempelung nach dem Austrittsdatum des Mitarbeiters. -Fehler
Stempelung auf Zeitart: xxx - Bestätigung

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Der Mitarbeiter, welcher die Meldung ausblendet wird angezeigt, Datum und Uhrzeit wird gespeichert. 

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Anhang

Checkliste