Allgemeine Informationen

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Freischaltung Terminplanung V2 in MOTIONDATA

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In der Berechtigungsverwaltung „Basis / → Administration / → Benutzer / → Benutzerverwaltung" kann unter „Service / Service → Terminplanung / → Allgemeine Serviceterminrechte " auf Benutzer- Benutzergruppen-Ebene eingestellt werden, wer das Recht besitzt Terminbestätigungen wieder aufheben zu dürfen.

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Über die Menüführung Basis / → Stammdaten / → Wartung / → Betriebsdaten / → Betriebsdaten werden die Teams eingerichtet und ergänzt.

Standardmäßig ist nur eine Planung auf einzelne Mitarbeiter innerhalb des Teams möglich. Ist es gewünscht, einen Termin auch gleich komfortabel mit einem Klick für das gesamte Team erstellen zu können, muss die Option „Dynamische "Dynamische Team-Planung" aktiviert werden.

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Der Aufruf des Mitarbeiterstamms erfolgt über den Menüpunkt „Basis / → Stammdaten / → Wartung / → Mitarbeitermanager".

Teams zuweisen

Über den Button neben „Team"Team" kann der Mitarbeiter einem Team zugeordnet werden.

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Es besteht darüber hinaus die Option, den Mitarbeitern ein Team dauerhaft oder über einen bestimmten Zeitraum zuzuordnen.

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Moduleinstellungen

Terminplanung

Unter „Basis / Basis → Administration / → Optionen / → Modul " können im Karteireiter „Terminplanung" die Standard-Einstellung für die Terminplanung V2 hinterlegt werden.
Wichtig sind insbesondere die folgenden Einstellungen:

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Anzeigen von Terminen mit einer Dauer von 0 min.: Ist diese Option aktiviert, werden im Servicetermin Manager auch Annahme- und Rückgabetermine mit einer Dauer von 0 min. angezeigt.

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Job-Auswahl aktivieren:
Nur wenn die Einstellung aktiviert ist, können bei der Arbeitsschritterstellung/-bearbeitung auch die Informationen zum „Job "Job im Auftrag“ hinterlegt werden. Andernfalls stehen nur die Arbeitswert-, Ressourcen- und Datums-Informationen zur Verfügung.

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Kopie übernimmt Ressourcen-Informationen:
Anhand dieser Einstellung werden beim Kopieren eines Arbeitsschrittes die Ressourcen-Information übernommen oder nicht.

Anzeige Teamauslastung

Für die Terminplanung steht unter der Sektion "Übersichten" die Moduleinstellung "Anzeige Teamauslastung" zur Verfügung.
Über diese kann die Darstellung der Zeiten in der Terminplanung definiert. (Default - Wert = AW).
Die Auslastung kann im Servicetermin Manager in Stunden oder in AWs angezeigt werden.

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• 1 = MAPI-Bearbeitungsfenster + MAPI-Sendermodul 
  → für die E-Mail Erstellung wird das MOTIONDATA E-Mail Bearbeitungsfenster verwendet, für die E-Mailverarbeitung das MAPI Sendermodul

• 2 = MD-Bearbeitungsfenster + SMTP-Sendermodul 
  → für die E-Mail Erstellung wird das MOTIONDATA E-Mail Bearbeitungsfenster verwendet, für die E-Mailverarbeitung das SMTP Sendermodul

• 3 = MD-Bearbeitungsfenster + SMS-Reminder-Sendermodul 
  → für die E-Mail Erstellung wird das MOTIONDATA E-Mail Bearbeitungsfenster verwendet, für die E-Mailverarbeitung der MOTIONDATA SMS-Reminder Service.

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Auftragssteuerung

Optionen

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Annahmetermin:
Wurde im Modul – „Terminplanung" eine „Dauer der Annahme in Minuten" größer 0 hinterlegt, so wird der Annahmetermin aktiviert und mit folgenden Informationen befüllt:
Kundendienstberater = Teammitglied aus der Terminübersicht (Rechtsklick)
Datum/Zeit = Datum/Uhrzeit aus der Terminübersicht (Rechtsklick)
Dauer = Dauer der Annahme in Minute (Moduleinstellung)
Rückgabetermin:
Wurde im Modul – „Terminplanung" eine „Dauer der Rückgabe in Minute" größer 0 hinterlegt, so wird der Rückgabetermin aktiviert und mit folgenden Informationen befüllt:
Kundendienstberater = Teammitglied aus der Terminübersicht (Rechtsklick)
Datum/Zeit = Frühestmöglicher Rückgabetermin aufgrund der jeweiligen Arbeitsschrittdauer
Dauer = Dauer der Rückgabe in Minute (Moduleinstellung)

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• Kunde informiert: Dieser Status kann nur manuell gesetzt werden.
  

  

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Ebenso kann der Status in Form eines Icons links unten am Terminblock im Servicetermin Manager angezeigt werden:

Info
Hinweis: Damit das Icon angezeigt wird, muss in den Terminplanungs-Moduloptionen bei der Einstellung "Terminzeile 3" "Icons" ausgewählt sein.

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Es können rechts unten am Terminblock auch zusätzliche Informations-Icons sowie Icons + Text am Tooltipp im Servicetermin Manager angezeigt werden. Von diesen Zusatzinformationen können auch mehrere gleichzeitig angezeigt werden.

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Wenn der Termin bestätigt ist, kann dieser nicht mehr bearbeitet, sondern nur mehr ohne Editiermöglichkeit geöffnet werden. Ebenso ist ein Verschieben des Termins mittels Drag & Drop im Servicetermin Manager nicht möglich.
Verfügt der Benutzer über Berechtigung eine Terminbestätigung aufheben zu dürfen, kann diese im Servicetermin Manager mittels Rechtsklick auf den Termin und "Terminbestätigung aufheben" entfernt werden. Anschließend kann der Termin (im Servicetermin Manager) wieder verschoben und bearbeitet werden.

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Außerdem kann über den -Button ein Durchlauffahrzeug angelegt werden.
Die Eingabe einer Fahrgestellnummer ist hier optional und daher nicht zwingend nötig.
Wenn eine eingegeben wird, darf es allerdings keine bestehende Fahrgestellnummer aus dem Fahrzeugstamm sein, ansonsten wird die Eingabe automatisch wieder ausgeleert.
Soll ein Durchlauffahrzeug nachträglich im Fahrzeugstamm angelegt werden, besteht auch hier die Möglichkeit über den -Button.
In diesem Fall werden dann sogar die Daten des Durchlauffahrzeugs in die Fahrzeugstamm-Maske übernommen, damit diese nicht doppelt eingegeben werden müssen.

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Je nach Bedarf können x-beliebig viele Arbeitsschritte erfasst werden.

Image Removed Image Added Hinzufügen: öffnet eine leere Arbeitsschritt-Maske zur manuellen Erfassung eines neuen Arbeitsschritts. Hier kann ein Arbeitswert oder ein Paket hinzugefügt werden.
Image Removed Image Added Kopieren: öffnet eine Arbeitsschritt-Maske, die mit den Daten des selektierten Arbeitsschritts vorausgefüllt wird. Als Arbeitsbeginn wird automatisch der nächst mögliche Wert vorgeschlagen, um Termin-interne Überschneidungen zu unterbinden.
Image Removed Image Added Bearbeiten: öffnet die Arbeitsschritt-Maske inkl. vorhandener Daten zur Bearbeitung des selektierten Arbeitsschritts.
Image Removed Image Added Löschen: Auf Basis dieser Auswahl werden alle selektierten Arbeitsschritte gelöscht.
Image Removed Image Added Automatische Ressourcenplanung: Je nach Submenü-Auswahl kann ein „Dynamisches Team" oder ein einzelner „Mitarbeiter" automatisch als Ressource für alle vorhandenen Arbeitsschritte verplant werden.
Bestehende Ressourcen werden dabei gelöscht. Als Arbeitsbeginn wird immer Datum/Uhrzeit des (zeitlich) ersten Arbeitsschritts vorgeschlagen.

Arbeitsschritt - Fenster

Übersicht:
Image Removed Image Added Hinzufügen: Wechselt in den Editierungsmodus zum Erfassen eines neuen Arbeitswerts.
Image Removed Image Added Bearbeiten: Wechselt in den Editierungsmodus und lädt dort den aktuell in der Übersicht selektierten Arbeitswert.
Image Removed Image Added Löschen: Alle selektierten Arbeitswerte werden gelöscht.

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Editierungsmodus:
Image Removed Image Added OK und Voriges: Eingaben bestätigen und vorigen Arbeitswert der Liste zur Bearbeitung anzeigen
Image Removed Image AddedOK und Nächstes: Eingaben bestätigen und nächsten Arbeitswert der Liste zur Bearbeitung anzeigen
Image Removed Image Added OK und Neu: Eingaben bestätigen und weiteren Arbeitswert hinzufügen
OK und Zurück: Eingaben bestätigen und zur Übersicht zurückkehren
Abbrechen und Neu: Eingaben nicht bestätigen und neuen Arbeitswert erfassen
Abbrechen und Zurück: Eingaben nicht bestätigen und zur Übersicht zurückkehren

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Die dyn. Team-/Mitarbeiter-Zuordnung zum Arbeitsschritt erfolgt über den Image Removed Image Added-Button in einem eigenen Fenster.
Über den Image Removed Image Added-Button können Zuordnungen wieder aufgehoben / gelöscht werden.

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Über die Checkbox „Laufzeitreduktion"Laufzeitreduktion" in der Arbeitsschrittmaske kann definiert werden, ob ein Mitarbeiter die Gesamtzeit des Arbeitsschritts beeinflusst oder nicht.
Die Ermittlung der tatsächlich benötigten Arbeitszeit erfolgt immer, indem die Gesamtdauer des Arbeitsschritts durch die Anzahl der Mitarbeiter mit aktivierter Laufzeitreduktion (Standard-Einstellung) dividiert wird.

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Die Terminfarbe kann nicht nur manuell geändert werden, sondern auch automatisch aufgrund von Terminoptionen (z.B. „Kunde "Kunde wartet").

Die zugehörigen Farbeinstellungen sind in den Moduloptionen => → Termin Farben zu finden:Image Removed

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Wird eine dieser Terminoptionen wieder deaktiviert, so erhält der Termin automatisch wieder die allgemeine Terminfarbe.

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Im Karteireiter Info werden „Termin"Termin-Anlage" Daten sowie die „Letzten "Letzten Änderung" angezeigt.

Ersatzfahrzeugmanagement

Benötigt der Kunde während des Service-Termins ein Ersatzfahrzeug, kann dieses direkt über den Termin in einem eigenen Fenster mit allen für die Ersatzfahrzeug-Ausgabe relevanten Daten erfasst werden.
Nach Erfassen der Ersatzfahrzeugdaten können diese mittels „Übernehmen"Übernehmen"-Button in den Kundentermin übernommen werden. Der Ersatzfahrzeugtermin wird nach Abspeichern des Kundentermins automatisch angelegt/registriert.

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Die Planung in der Übersicht erfolgt durch Click & Drag, d.h. man klickt mit der linken Maustaste auf den gewünschten Terminbeginn, hält sie gedrückt und lässt sie am Terminende los. Das Umblättern zum nächsten Tag/Woche/Monat erfolgt automatisch, wenn man mit der Maus zum Kalenderrand fährt. Die Termindauer kann auch verkürzt oder verlängert werden, indem man mit der Maus auf eine der beiden roten Begrenzungslinien fährt, die linke Maustaste drückt und am gewünschten Zeitpunkt wieder loslässt.
Die Fahrzeugauswahl erfolgt durch einen Klick auf das Fahrzeugfeld in der linken Spalte.
Sofern der Ersatzfahrzeugtermin bereits einmal gespeichert wurde, wird er zur Orientierung strichliert angezeigt, gespeichert wird bei möglichen Änderungen der Bereich zwischen den roten Markierungen. Die Fahrzeug- und Datumswerte werden zwischen Planungsübersicht und Eingabeformular in beide Richtungen synchronisiert. D.h. wird in der Übersicht etwas geändert, wird die Änderung gleich im Eingabeformular angezeigt und umgekehrt. Sind für Ersatzfahrzeuge Kampagnen/Vormerkungen vorhanden (z.B. erfasste Schäden bei der Rückgabe), werden diese Fahrzeuge mit einem Fähnchen-Symbol versehen. Über einen Rechtsklick auf das Fahrzeug und den Menüpunkt „Kampagnen"Kampagnen/Vormerkungen" im Kontextmenü können diese zur Bearbeitung aufgerufen werden.

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Im Info-Karteireiter werden die „Termin"Termin-Anlage" Daten sowie die „Letzten "Letzten Änderung" angezeigt.

Ausgabe

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Hier kann der Service-Termin in einen neuen oder bestehenden Auftrag übergeleitet werden.

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Aufruf über eigenen Menüpunkt

Über den Menüpunkt „Kommunikation / Kommunikation → Service / → Servicetermin Import " kann die Terminüberleitung manuell aufgerufen werden.
Die Selektion kann auf Datum und Annehmer eingeschränkt werden.
Nach erfolgter Selektion der gewünschten Termine kann ausgewählt werden, ob diese in einen bestehenden Auftrag übernommen oder ein neuer Auftrag erstellt werden soll.
Zusätzlich kann die Auftragsart und optional die Abteilung ausgewählt sowie definiert werden, ob bei der Positionsanlage die Stammdaten Vorrang haben bzw. für Arbeitswerte der Verrechnungswert aus dem AW-Stamm (Zeitangaben → verrechnet) oder dem Termin übernommen werden soll.
Ein Doppelklick im Browser "In bestehenden Auftrag übernehmen (optional)" in der Servicetermin-Übernahmemaske öffnet den dahinterliegenden Auftrag.

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Die Terminüberleitung (Servicetermin Import) kann über einen Toolbarbutton aus dem Servicetermin Manager aufgerufen werden. Bei Aufruf der Terminüberleitung aus der Tagesansicht werden alle Termine des angezeigten Tages übergeleitet. Bei Aufruf aus der Wochenansicht werden alle Termine der gezeigten Woche übergeleitet.
Die Datumseinschränkung wird entsprechend der aktuellen Zeiteinstellung im Servicetermin Manager vorausgewählt.Image Removed

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Aufruf aus dem Kontextmenü eines Termins

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In einem Service-Termin gibt es einen neuen Karteireiter "Auftragsvorgabe". Hier können Auftragsart, Abteilung und Unterabteilung eingetragen werden. Diese werden dann automatisch bei einem Termin Import vor befüllt. Die Befüllung der Abteilungen in der Terminüberleitungsmaske berücksichtigt auch die ausgewählte Auftragsart.

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