Allgemeine Informationen

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Spalte	Info
Vertrag	Verträge, die über keine oder keine verrechenbaren Positionen verfügen, enthalten ein Warndreieck-Symbol in der Spalte „Vertrag".
Status	Der Status zeigt an, ob der Vertrag hinsichtlich der aktuellen Periode bereits verrechnet wurde (grün) noch ausständig ist (orange) überfällig ist, d.h. schon mehr als ein Intervall nicht verrechnet wurde (rot) außerhalb des Gültigkeitszeitraums ist (weiß) grundsätzlich gültig ist, aber noch nie verrechnet wurde (violett) Der Status wird aus dem Datum der letzten Vertrags-Rechnungserstellung - unter Berücksichtigung der Intervallart (Monat/Jahr), des Gültigkeitsbereichs und dem aktuellen Datum - ermittelt.

Kopfdaten

Zuerst wird für die Anlage eines neuen Vertrags eine Nummer bzw. eine Kennung benötigt. Diese kann individuell vergeben werden, wie z.B. die Vertragsnummer, eine Aktenzahl, eine Interne Fahrzeugnummer + fortlaufender Nummer (sollte ein Fahrzeug mehrere Wartungsverträge haben).

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Unter Positionen werden die zu verrechnenden Positionen angelegt. Wie im Auftragswesen muss eine Positionsart ausgewählt werden, wobei hier nur sonstige Erlöse und Texte verfügbar sind.

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Weiters ist es im Vertragsmanager im Karteireiter "Positionen" auch möglich bei einer Position einen Job zu hinterlegen. Im Positionsbrowser erfolgt dadurch eine Gruppierung der Positionen nach Job. Der Job wird dann auch im Browser in der Spalte Jobs angezeigt. Im Job Gruppen-Header wird die Summe der verrechenbaren Positionen je Job-Gruppe angezeigt.
Textpositionen und Positionen ohne Job Zuordnung werden zu der Gruppe “Ohne Zuordnung” hinzugefügt.

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Die Job-Priorität bei der Auftragsgenerierung lautet für die Positionen wie folgt:

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• Im Feld Annehmer kann man den Mitarbeiter hinterlegen, der für Rückfragen verantwortlich ist. Annehmer immer verwenden: wenn immer der bereits ausgewählte Annehmer für die Auftragserstellung herangezogen werden soll, ansonsten gelten die allgemeinen Einstellungen (z.B. Berater lt. Kundenstamm verwenden, Login-Benutzer etc.).

• Das Feld Abteilung und Unterabteilung ist dann auszuwählen, wenn die Standardabteilung nicht herangezogen werden soll (Bitte Vorsicht hinsichtlich Buchungslogik, denn eine andere Abteilung kann andere Erlöskonten nach sich ziehen!).
  Abteilung immer verwenden: Wird die Checkbox aktiviert, so wird die hier hinterlegte Abteilung immer verwendet, ansonsten dient sie nur als Fallback-Wert, falls über das System keine Abteilung ermittelt werden kann.

• Im Feld Job kann der Job festgelegt werden, der den Positionen im Auftrag zugewiesen wird. Sobald ein Vertrag in "Paketform" erstellt wird, haben Paketkopf und -Positionen immer die gleiche Jobnummer.
  

  Die Job-Priorität bei der Auftragsgenerierung lautet für die Positionen wie folgt:

  • Job lt. Vertragsposition  

  • Job lt. Auftragsgenerierungsmaske

  • Job = WV-Nummer, wenn am WV-Kopf die Option "Auf der Rechnung als Paket HT darstellen" aktiviert ist und kein Positionsjob bzw. Auftragsgenerierungsjob vorhanden ist und mindestens 2 Wartungsverträge mit gleicher Fahrgestellnummer/Projektnummer bzw. Rechnungsempfänger für einen Auftrag vorhanden sind.

  • Textpositionen mit Vertragskopfdetails werden - sofern sich nicht aufgrund Zusammenfassungen etwas anderes ergibt - immer mit leerem Job angelegt.

• Im Feld Belegart sollte „Rechnung" gewählt werden, falls die Fakturierung sofort erfolgen soll.

• Auftragsart nach Kundenerlösgruppe sollte nur gezielt aktiviert werden, beispielsweise wenn bei Kunden mit internen Kundenerlösgruppen interne Aufträge erstellt werden sollen.

• Textcode für automatischen E-Mail-Versand - diese Combobox enthält die Einstellungen "Leer" (= Systemwert) sowie alle E-Mail-Textcodes, die über den gültigen Aufbau (Subject, Message) verfügen. Der hier hinterlegte Email-Textcode wird für den Versand via SMSReminder verwendet.

• Auftraggeber drucken: Achtung, bei Mietverträgen wäre der Auftraggeber das Fahrzeuglager, also wäre es besser dieses Feld in dem Fall nicht zu aktivieren.

• Bei der Abrechnung steht eine Option „Genaue Abrechnungsperiode ausweisen" zur Verfügung.
  Standardmäßig werden Jahresverträge mit Jahresanfang - Jahresende bzw. monatliche Verträge mit Monatsanfang - Monatsende im Positionsbereich des erstellten Auftrags ausgewiesen.
  Ist die genannte Option jedoch aktiviert, wird das Gültig-Von-Datum hierbei berücksichtigt und das Abrechnungsintervall entsprechend weitergesetzt.
  Beispiel: Ein monatlicher Vertrag mit Gültigkeit ab 15.01.2015 wird bei Aktivierung dieser Option für Juli mit 15.07.2015 - 14.08.2015 ausgewiesen.

• Mit Vertragstyp wird der Vertragstyp als Multiselektion angeboten, standardmäßig sind alle Arten zur Abrechnung vorgesehen. Erfolgt die Abrechnung direkt über den Vertrag Manager mit der dort getätigten Auswahl, wird die Multiselektion in der Abrechnung deaktiviert bzw. hat dann keine Auswirkung mehr.

• Mit Verträge auf Fahrzeugebene zusammenfassen kann eine Zusammenfassung auf Fahrzeugebene de-/aktiviert werden.

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