Inventur

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In der folgenden Maske können die Selektionskriterien für die Löschung der Teile ausgewählt werden. Vor der tatsächlichen Löschung der Teile empfiehlt es sich, den Simulationslauf durchzuführen. Hierbei haben Sie die Möglichkeit sich vorher die Auflistung anzusehen, welche Teile MOTIONDATA löschen würde. Nach Entfernung des Hakens bei Simulationslaufwerden die Teile tatsächlich gelöscht.

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Inventurarten

Komplett-Inventur mit optionaler Lagersperre (Stichtagsinventur)

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1. Start Druck Zähllisten
   Sollbestand lt. Computer 5 Stk. Stand am Lager ist: 5 Stk.
   Keine Zu-/Abgänge am Lager 

2. Physische Zählen und/oder Erfassung. Zählmenge ist: 3 Stk.
   auf Zählliste (Papier) oder im Programm 3 Stk. (sind 2 Stk. Differenz Minus)
   Diese 2 Stk. Differenz werden nun als Information "eingefroren". MOTIONDATA merkt sich immer den Sollbestand des Computers zum Zeitpunkt des Drucks der Zählliste - also 5. 

3. Zu- / Abgänge nach Zählmengen-Erfassung
   Summe alle Eingänge und Abgänge. Stand am Lager zB: 17 Stk.

4. Eingeben der Zählmengen im Programm unter Zählmengen erfassen und Übernahme. 
   Man erfasst nun die 3 Stk. lt. Zählung und das Programm schreibt mit der "Übernahme" 2 Stk. MINUS Differenz in den Teilestamm zurück.
   Stand am Lager: 15 Stk.

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Als erstes müssen Sie sich vergewissern, ob nicht irgendwelche alten offenen Inventurzähllisten vorhanden sind.
Wenn ja, bitte löschen Sie diese!

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Sind keine offenen Zähllisten vorhanden, erhalten Sie obige Meldung.

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Zählliste erstellen

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Im Gruppenfeld Selektierenkann der Umfang der Liste nach den Kriterien Lieferant, Produktgruppe, Gebrauchsart, Lagerort, Lager, Teilenummer und nicht inventierte Teile eingegrenzt werden. Sowohl bei Lagerort, als auch bei Teilenummer und nicht inventierte Teile besteht die Möglichkeit, die Auswahl noch genauer zu definieren. Standardmäßig werden nur Teile mit Lagerort vorgeschlagen. Mit der Lagerortoption 3 können mit der Auswahl von leerbis zzzzzzzzzzzzzzzalle Teile mit und ohne Lagerort auf einer Liste ausgegeben werden. 

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Mit entsprechender Berechtigung kann in der Maske "Zählliste erstellen" unter "Inventurzähllisten-Nummer" eine manuelle Zähllistennummer vergeben werden. Wird keine Zähllistennummer angegeben oder ist kein Benutzerrecht vergeben, wird die Inventurzähllisten-Nummer automatisch vergeben.

Über die Optionsgruppe Inventurgrundlage wird die Bewertungsgrundlage eingestellt. Zur Verfügung stehen Einkaufspreis 1, 2 oder 3 sowie der Mischpreis. In der Regel gilt als Inventurgrundlage der Mischpreis!
Wird das Optionsfeld Rechtsbündig sortieren aktiviert, erfolgt die Sortierung bei der Teilenummer nach dem Zahlenwert, ansonsten nach dem ASCII-Zeichensatz. 

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Mit der Funktion Drucke Teile mit Bestand = 0 haben Sie die Möglichkeit, auch Teile auf der Inventurzählliste auszugeben, deren Bestand 0 ist.
Mit der Funktion Drucke Teile mit Bestand < 0 haben Sie die Möglichkeit, auch Teile auf der Inventurzählliste auszugeben, deren Bestand lt. Datenbank Minus (Rückstand) ist (Aktivierung empfohlen).
Diese beiden erwähnten Zusatzkriterien kommen optional zur Standardausgabe = Bestand > 0 (Positiv) hinzu.

Soll bei den selektierten Teilen eine Lagersperre vergeben werden, so aktivieren Sie die Checkbox Lagersperre an Teile vergeben. D.h. Teile können während der Inventur weder zu- noch abgebucht werden.
Vorgänger/Nachfolger ermitteln benötigen Sie, wenn sehr viele Ersetzungen von Lieferanten eingespielt sind und Sie die Info dafür auf der Zählliste sehen möchten.
Im Gruppenfeld Sortieren stehen insgesamt vier Kriterien zur Verfügung, um die Zählliste sortieren zu können. Zumindest ein Kriterium muss ausgewählt werden. Empfohlen ist eine Sortierung nach Lagerort und Teilenummer.

Im Gruppenfeld Zeitraum kann bei entsprechender Berechtigung zwischen aktuellem Lager (Default: aktuelles Lager) und Ultimo Datum (Nachinventur) gewählt werden. Wird unter Zeitraum "aktuelles Lager" gewählt oder ist kein Benutzerrecht vergeben, wird die Inventur-Zählliste für das aktuelle Lager erstellt.

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Nach dem Start der Selektion im Menü "Zählliste erstellen" wird der Druck der Zählliste automatisch gestartet. Sie können aber jederzeit unter dem Punkt "Zählliste drucken" einen oder weitere Ausdrucke starten.
Sie erhalten zunächst eine Auswahl, welche Liste Sie drucken möchten.

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Abbildung: Zählliste drucken

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Zählung durchführen

Nun wird die physische Bestandsaufnahme im Lager durchgeführt.

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Abbildung: Beispiel für bereits erfasste Positionen (blau)

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Die Differenzliste liefert alle Bestandsveränderungen (negativ und positiv) zu einer Inventurzählliste. Sie können die Differenzliste auch drucken, wenn Sie die Inventur offen haben.
Hier werden alle Teile gedruckt, deren Inventurbestand im Vergleich zum Lager(Buch)bestand nach der Bearbeitung eine Differenz aufweist.

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Abbildung: Differenzliste

Kontrollliste

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Kontrollliste

Die Kontrollliste liefert eine Übersicht über die eingegebenen Zählmengen und der ursprünglichen Lagermenge lt. MOTIONDATA.

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Abbildung: Kontrollliste

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Positionen ohne Zählmenge

Wie im Kapitel "Zählmengen erfassen" erwähnt wurde, muss jede Position einer Zählliste eingegeben bzw. bestätigt werden, damit das Ersatzteil ein Inventurdatum erhält. Die Auswertung „Positionen ohne Zählmenge" listet alle Positionen auf, die im Zuge der Zählmengenerfassung nicht eingegeben bzw. bestätigt wurden.

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Positionen

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ohne

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Positionen ohne Preis

Um zu vermeiden das Teile ohne Inventurpreis übernommen werden, sollte vor der Inventurübernahme die Liste „Positionen ohne Preis" ausgegeben werden. Die Auswertung listet alle Positionen auf, die noch keinen Inventurpreis in der Zählliste hinterlegt haben.

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Abbildung: Positionen ohne Preis

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Zählmengenänderungsliste

Über die Auswertung Zählmengenänderungsliste erhalten Sie eine entsprechende Übersicht über die durchgeführten Zählmengenänderungen. Zählmengenänderungen auf den Inventurzählisten werden auf Benutzerebene protokolliert, um nachvollziehen zu können, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt etwaige Änderungen an der Zählmenge für einen Artikel vorgenommen hat. 

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In der Übernahme werden nun alle Positionen einer Zählliste aufgelistet, die tatsächlich im Zuge der Zählmengenerfassung eingegeben, bestätigt bzw. auf 0 gesetzt wurden. Mit einem Klick auf Sammelübernahme werden nun die neuen Lagerbestände übernommen und in den Teilestamm zurückgeschrieben.

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Abbildung: Auswahl der Übernahme

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Abbildung: Inventurübernahme

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Dabei handelt es sich um das Inventur-Archiv. Alle übergeleiteten und vollständig aufgelösten Inventurübernahmen können hier aufgerufen werden.
Datum = Zeitpunkt der Sammelübernahme.

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Abbildung: Auswahl der Übernahmeliste

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Auf der Liste werden alle Werte wie Buchbestand, Zählmenge, Differenzmenge etc. angeführt. Auf dem letzten Blatt wird die Gesamtdifferenz angeführt.Image Removed

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Anker
Bewertung Bewertung

Bewertung

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Die Bewertung kann entweder sofort nach Übernahme der Inventurbestände oder rückwirkend zu einem Stichtag durchgeführt werden. Der Bewertungspreis ist in der Regel der Mischpreis.

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Abbildung: Auswahl der Selektionskriterien für die Inventurbewertung

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In der Inventurbewertung können Sie Ihr Lager nun nach verschiedenen Kriterien einer Bewertung unterziehen.

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Senden an:
Anschließend klicken Sie zum Starten auf Senden an und wählen die Art der Ausgabe.

Teilewert andrucken:
Der Teilewert stellt den Einkaufswert der Ware dar (z. B. Mischpreis x Lagermenge).

Funktion inkl. offene Auftragsmenge
Inkludiert auch den Lagerwert der noch nicht abgerechneten, offenen Auftragsmengen

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Hinweis:

Monatsabschluss Dezember

Der Monatsabschluss wird wie gehabt beim Monatswechsel den berechtigten Usern bei Start des MOTIONDATA Programms vorgeschlagen, kann aber auch manuell aus dem Hauptmenü unter Basis → System abgerufen werden.

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Meldung Monatslauf:

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Abbildung: Dialog und Ausführung des Monatslaufs

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Bei NEIN verzweigt man direkt ins Programm, bei JA wird der Monatsabschluss durchgeführt.

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Abbildung: Bestätigung des Abschlusses

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Bei nochmaligem Starten des Monatslaufes aus dem Hauptmenü erscheint keine Meldung, wenn dieser bereits durchgeführt wurde. Die Funktion steht erst wieder im nächsten Monat zur Verfügung.
Im Zuge des Monatslaufes werden folgende Aktionen durchgeführt:

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Sollte das Wirtschaftsjahr nicht gleich dem Kalenderjahr sein ist zu entscheiden, ob der Jahresabschluss mit dem Kalender- oder dem Wirtschaftsjahr durchzuführen ist. Wir empfehlen, den Jahresabschluss generell mit Ende des Kalenderjahres durchzuführen.
Der Jahresabschluss kann manuell aus dem Hauptmenü unter Basis → System abgerufen werden.
Hierfür seitens des MOTIONDATA Systemadministrators in der Rechteadministration das Recht für die Ausführung des Jahresabschlusses an berechtigte User zu vergeben.
Ausführen Jahresabschluss…Image RemovedImage Removed
Abbildung: Aufruf Jahresabschluss

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Meldung nach Durchführung des Jahresabschlusses:

Je nach MOTIONDATA-Version verzweigt das System nach der Durchführung des Jahresabschlusses direkt in die Nummernkreise. – Siehe Kapitel "Anpassung der Nummernkreise".

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Abbildung: Abschluss des Jahresabschlusses

Erweiterter Jahresabschluss

Mittels einer zusätzlichen Modulfreischaltung besteht die Möglichkeit, einen erweiterten Jahresabschluss in MOTIONDATA DMS durchzuführen.

Im Zuge des erweiterten Jahresabschlusses werden folgende Arbeiten durchgeführt, welche durch Optionen konfigurierbar sind:

• Jahresstatistikwerte im Teilestamm werden ermittelt

• Jahresendbestand bzw. der Jahresanfangsbestand wird berechnet

• Kundenjahresumsatz wird ermittelt

• Nummernkreise können manuell zurückgesetzt werden

• Abgrenzungen für Wareneingänge ohne Eingangsrechnung werden durchgeführt, siehe Punkt "Abgrenzungen im Teilehandel" (optional)

• Abgrenzungen für Fahrzeug-/Maschineneinkäufe ohne Eingangsrechnungen werden durchgeführt, siehe Punkt "Abgrenzungen für Fahrzeuge / Maschinen" (optional)

• FiBu-Buchungen für Abgrenzungen im Teile- und Fahrzeug-/Maschinenhandel werden durchgeführt, siehe Punkt "FiBu-Buchungen für Abgrenzungen" (optional)

• Schlussbilanzbuchungen (= Lagerbewegungen) mit dem Mischpreis im Ersatzteillager werden erstellt, siehe Punkt "Schluss- und Eröffnungsbilanzbuchungen / Saldovorträge"

• Eröffnungsbilanzbuchungen (= Lagerbewegungen) mit dem Bewertungspreis (aus Inventurbewertung oder aus manueller Bewertung) im Ersatzteillager werden erstellt, siehe Punkt "Schluss- und Eröffnungsbilanzbuchungen / Saldovorträge"

• FiBu-Buchungen für die Eröffnungsbilanz im Ersatzteillager werden erstellt, siehe Punkt "Schluss- und Eröffnungsbilanzbuchungen / Saldovorträge" (optional)

• Bewertungspreise für das Fahrzeug-/Maschinenlager werden angewendet und die Differenz zwischen Einkaufspreis und Bewertungspreis (= Abwertung) auf der Ertragsrechnung eingetragen, siehe Punkt "Abwertung Fahrzeug-/Maschinenlager" (optional)

• Mischpreisaufrollung für bereits erfolgte Lagerbewegungen im neuen Wirtschaftsjahr aufgrund einer eventuell erfolgten Abwertung

• Setzen einer Periodensperre für das abgelaufene Jahr, siehe Punkt "Periodensperre"

Der Aufruf des erweiterten Jahresabschlusses erfolgt über den unten angezeigten Eintrag im Menü "Basis → System → Jahresabschluss".

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Alle eingestellten Funktionen des erweiterten Jahresabschlusses können in einem Simulationslauf beliebig oft ausgeführt werden, ohne dass der Datenbestand schreibend verändert wird.
Die Datenbestände werden in Form von Excel-Tabellen protokolliert, ausgegeben und sofort geöffnet, um eine lückenlose Protokollierung und Aufzeichnung der Jahresabschlussarbeiten zu haben. Die Datenausgabe nach Excel erfolgt nur im Simulationslauf und sollte vor dem tatsächlichen Ausführen des Abschlusses gründlich kontrolliert werden.

Abgrenzungen im Teilehandel

Abgrenzungen im Teilehandel werden für all jene Teile durchgeführt, für die im abgelaufenen Wirtschaftsjahr ein Wareneingang erfolgt ist, zu dem aber noch keine Eingangsrechnung verbucht wurde.

Vor dem Durchführen des Jahresabschlusses und der damit verbundenen Abgrenzungen im Teilebereich sollten alle Eingangsrechnungen im MOTIONDATA DMS erfasst und abgeschlossen sein!

Muss ein Wareneingang im abgelaufenen Jahr abgegrenzt werden, erfolgt diese Abgrenzung mit dem Wert des Wareneingangs (Lieferscheinwert). Der Abgrenzungswert wird auf der Wareneingangsposition vermerkt und steht im darauffolgenden Wirtschaftsjahr für die Verbuchung der eigentlichen Eingangsrechnung zur Verfügung.

Nach erfolgter Abgrenzung wird der Wareneingang im alten Wirtschaftsjahr abgeschlossen und wird nicht mehr als offener Lieferschein behandelt.

Abgrenzungen im Teilehandel werden generell durch die Moduloption "Rechnungsabgrenzung durchführen" ein- bzw. ausgeschalten. 

Damit die Abgrenzungen im Jahresabschluss berücksichtigt werden, muss eine Freischaltung dieser Option durch das MOTIONDATA Serviceteam erfolgen.

Abgrenzungen für Fahrzeuge / Maschinen

Abgrenzungen im Fahrzeughandel werden für all jene Fahrzeuge/Maschinen durchgeführt, die im abgelaufenen Wirtschaftsjahr per Stichtag des Jahresendes auf Lager waren (d.h. auf einer der Eigenabteilungen zugewiesen war), zu dem aber noch keine Eingangsrechnung verbucht wurde.

Vor dem Durchführen des Jahresabschlusses und der damit verbundenen Abgrenzungen im Fahrzeughandel sollten alle Eingangsrechnungen im MOTIONDATA DMS erfasst und abgeschlossen sein!

Muss ein Fahrzeug im abgelaufenen Jahr abgegrenzt werden, erfolgt diese Abgrenzung mit dem Wert des Einkaufs oder der Bewertung, welcher am Fahrzeugstamm hinterlegt ist. Der Abgrenzungswert wird am Fahrzeug vermerkt und steht im darauffolgenden Wirtschaftsjahr für die Verbuchung der eigentlichen Eingangsrechnung zur Verfügung.

Nach erfolgter Abgrenzung wird das Fahrzeug im alten Wirtschaftsjahr als bewertet behandelt und nicht mehr als offener Lieferschein behandelt.

FiBu-Buchungen für Abgrenzungen

Um Abgrenzungen im Teilehandel und Fahrzeughandel, welche im MOTIONDATA DMS durchgeführt wurden, auch an die Finanzbuchhaltung zu übergeben, können im Zuge des Jahresabschluss automatisch FiBu-Buchungen für die durchgeführten Abgrenzungen erstellt werden. 
Diese Abgrenzungsbuchungen werden im ersten FiBu-Export nach erfolgtem Jahresabschluss zur Verfügung gestellt.

Die Verbuchung im Teilehandel erfolgt aufgrund der Einstellungen zur Rechnungsabgrenzung in den Moduloptionen des Teilehandels. Hier können Rechnungsabgrenzungskonten (ARA-Konten) und der Steuercode für Abgrenzungen definiert werden.

Die Verbuchung im Fahrzeughandel erfolgt auf der Einstellungen zur Rechnungsabgrenzung im Lieferantenstamm. Die Einstellung zu ARA-Konten muss hier je Lieferant erfolgen, für den abgegrenzt wird.

Schluss- und Eröffnungsbilanzbuchungen / Saldovorträge

Im Zuge des erweiterten Jahresabschluss im MOTIONDATA DMS werden für das Teilelager Saldovorträge in das neue Wirtschaftsjahr erzeugt. Hierbei können Artikel im Lager eine Abwertung erfahren und mit einem verminderten Bewertungspreis in das neue Wirtschaftsjahr vorgetragen werden.

Betroffen sind hierbei alle Artikel mit einem Lagerbestand größer 0.

Bewertungen im Teilelager können über das Modul "Inventurbewertung" durchgeführt werden. Auch eine manuelle Bewertung von einzelnen Artikel im Teilestamm ist möglich.

Für die Bewertung des Teilelagers zum Jahresende-Stichtag beachten Sie bitte das Kapitel "Jahresabschlussarbeiten (System/Dokumentation/MD.DMS/DE)#Bewertung".  Die Bewertung des Teilelagers über die Inventurbewertung kann beliebig oft erfolgen. Damit die Bewertung allerdings für Saldovorträge gültig wird, muss die Bewertung am Artikel hinterlegt werden. Dieses erfolgt mit der Option "Bewertung in Teilestamm schreiben" auf der Maske der Inventurbewertung.

Die Manuelle Bewertung eines Artikels ist direkt im Teilestamm möglich.
Der Artikel muss dazu im Teilestamm geladen werden und im Karteireiter "Inventur / Bewertung" einen entsprechenden manuellen Bewertungspreis eingetragen bekommen.

Der Saldovortrag von (abgewerteten) Artikeln im Teilehandel erfolgt mittels Lagerbewegungen.

Ein Artikel mit Lagerbestand wird per 31.12. des vorangegangenen Wirtschaftsjahr mit dem Mischpreis per 31.12. und der kompletten Lagermenge via Lagerbewegung (Lagerbewegungscode = SAB / SZU) vom Lager abgebucht. Im Gegenzug erfolgt die Lagerzubuchung per 01.01. mit dem Bewertungspreis und der kompletten Lagermenge via Lagerbewegung (Lagerbewegungscode = EZU / EAB).

Die Ermittlung des Werts für den Saldovortrag in das neue Wirtschaftsjahr erfolgt dabei nach dem Niederstwertprinzip in folgender Reihenfolge:

1. Manueller Bewertungspreis am Artikelstamm

2. Bewertung aus Inventurbewertung (Werte müssen auf den Artikel per 31.12. geschrieben worden sein)

3. Mischpreis des Artikels per 31.12.

4. Inventurpreis

Abwertung Fahrzeug-/Maschinenlager

Periodensperre

Anpassung der Nummernkreise

Viele MD-Anwender wollen mit dem Beginn eines neuen Wirtschaftsjahres auch die Nummernkreise - vorrangig Rechnungsnummern – auf das neue Jahr anpassen (Bitte erst nach der letzten Rechnung für 2017 bzw. vor der ersten Faktura für 2015 durchführen).
Sie bekommen nach dem Jahresabschluss die Möglichkeit, die Rechnungskreise neu zu definieren. Sollten Sie nachstehende Meldungen nicht bekommen, dann rufen Sie die Nummernkreise wie auf nächster Seite beschrieben, manuell auf.
Bitte setzen die Nummernkreise auf den gewünschten Zahlenbereich und klicken Sie auf OK; möchten Sie die Kreise nicht ändern, dann auf Abbrechen.

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Nummernkreise manuell anpassen

Sollte sich nach dem Durchführen des Jahresabschlusses das Menü für die Zurücksetzung des Nummernkreises nicht öffnen, können Sie diese Funktion auch manuell aufrufen. Das erfolgt unter Basis → System → Nummernkreise zurücksetzen.

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Mit einem Doppelklick in der Auswahl aktivieren Sie den jeweiligen Nummernkreis, der in der Spalte "Zurücksetzten auf" editiert werden kann. Danach bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Feiertagseingabe

Für die Zeiterfassung und die Terminplanung ist es notwendig, die Feiertage für das neue Jahr einzugeben.

Dies erfolgt über das Menü Basis → Stammdaten → Wartung → Betriebsdaten → Feiertage.

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Die Feiertage werden über die Maske eingegeben (Tagesmodell = TAFREI).
Damit die Feiertage in der Zeiterfassung und der Terminplanung berücksichtigt werden, müssen sie in die bestehenden Mitarbeiterkalender eingetragen werden.
Hierfür bekommen Sie nach Eintrag eines Feiertages für das aktuelle Jahr folgende Meldung:

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Nach dem Eintrag der Feiertage ist es notwendig den Planungskalender zu starten (wenn die Feiertage sofort ersichtlich sein sollen). Ansonsten werden die Feiertage automatisch am nächsten Tag bei der ersten Ausführung des Automatikdienstes in den Planungskalender geschrieben. Der Aufruf erfolgt unter Basis → System → Planungskalender.

Wenn die Planungskalendereinstellung auf "Auto" gestellt ist, ist kein Start Button ersichtlich.

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Danach sind die eingetragenen Feiertage für Terminplanung bzw. Zeiterfassung ersichtlich.

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