Ersatz-, Miet- und Probefahrtenmanager

Den Ersatz- bzw. Mietfahrzeugmanager kann unter Service > Ersatzfahrzeugmanagement > Ersatzfahrzeugmanager oder unter Service > Mietfahrzeugmanagement > Mietfahrzeugmanager öffnen.
Den Probefahrtenmanager findet man unter Fahrzeughandel > Probefahrtenmanagement > Probefahrzeugmanager.

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Beim Öffnen der Übersicht wird standardmäßig die Wochenansicht dargestellt.

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Die Ressourcenspalte ganz links kann mit gedrückter linker Maustaste auf den rechten Spaltenrand größer und kleiner gezogen werden.

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Zusätzlich besteht die Möglichkeit in den "Moduloptionen/Ersatz-, Miet-, Probefahrzeugmanagement" über die Einstellung "Darstellung der Planungsressourcen" zwischen einer 1- oder 2-zeiligen Anzeige der Ressourcen zu wählen.

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Eine Terminverschiebung kann mittels Drag & Drop Funktion, auf einfache und komfortable Weise vorgenommen werden.

Berechtigungsverwaltung

In der Berechtigungsverwaltung gibt es unter Service → Ersatzfahrzeugmanagement, Service → Mietfahrzeugmanagement bzw. unter Fahrzeughandel → Probefahrtenmanagement folgende Berechtigungen:

• Allgemeine Ersatzfahrzeugrechte (Mietfahrzeugrechte/Probefahrtrechte):

  • Buchung bearbeiten: mit diesem Recht dürfen Sie Buchungen bearbeiten

  • Buchung löschen: mit diesem Recht dürfen Sie Buchungen bearbeiten

  • nur eigene Eingaben bearbeiten: mit diesem Recht dürfen Sie nur eigene Eingaben bearbeiten (bzw. wenn es in Kombination mit "Buchung löschen" gesetzt ist, dürfen Sie nur eigens erstellte Buchungen löschen)

  • Fahrzeug ausgeben: mit diesem Recht dürfen Sie das Fahrzeug ausgeben

  • Fahrzeug zurücknehmen: mit diesem Recht dürfen Sie eine Rückgabe erstellen

  • Fahrzeugübergabe bearbeiten: mit diesem Recht dürfen Sie die Ausgabe bzw. Rückgabe im Nachhinein bearbeiten

  • Verrechnung durchführen (nur bei Ersatz- und Mietfahrzeugmanagement): mit diesem Recht dürfen Sie die Verrechnung durchführen

• Neue Vereinbarung: ermöglicht die Anlage eines neuen Ersatz-, Miet- oder Probefahrtentermins

• Ersatzfahrzeug-, Mietfahrzeug- bzw. Probefahrtmanager: ermöglicht den Aufruf der Manager-Ansichten

• Fahrtenbuch: ermöglicht den Aufruf für das Fahrtenbuch

Ersatz-, Miet- und Probefahrtenmanager

Den Ersatz- bzw. Mietfahrzeugmanager kann unter Service → Ersatzfahrzeugmanagement → Ersatzfahrzeugmanager oder unter Service → Mietfahrzeugmanagement → Mietfahrzeugmanager öffnen.
Den Probefahrtenmanager findet man unter Fahrzeughandel → Probefahrtenmanagement → Probefahrzeugmanager.

• Beim Öffnen der Übersicht wird standardmäßig die Wochenansicht dargestellt.

• Die Ressourcenspalte ganz links kann mit gedrückter linker Maustaste auf den rechten Spaltenrand größer und kleiner gezogen werden.

• Zusätzlich besteht die Möglichkeit in den "Moduloptionen/Ersatz-, Miet-, Probefahrzeugmanagement" über die Einstellung "Darstellung der Planungsressourcen" zwischen einer 1- oder 2-zeiligen Anzeige der Ressourcen zu wählen.

• Eine Terminverschiebung kann mittels Drag & Drop Funktion, auf einfache und komfortable Weise vorgenommen werden.

• Neben dem Kennzeichen der Fahrzeuge gibt es noch Hinweise ob es Kampagnen für dieses Fahrzeug gibt und ob das Fahrzeug überfällig ist oder ob es verfügbar ist.

• In der Toolbar kann man nach Fabrikat, Modellgruppe, Kategorie oder Fahrzeugauswahl filtern. Das Ergebnis reduziert dann die Auflistung von Fahrzeugen im Probe-/Miet-/Ersatzfahrzeugmanager.

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Damit der Wartungsvertrag erstellt wird, muss er gespeichert werden. Es erfolgt keine automatische Speicherung.

Terminplanung

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im Ersatz-, Miet- und Probefahrzeugmanagement

Aufrufmöglichkeiten

Aufruf über den Menüpunkt Neue Vereinbarung (nur Neu)

Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:

• Service > → Ersatzfahrzeugmanagement > → Neue Vereinbarung

• Service > → Mietfahrzeugmanagement > → Neue Vereinbarung

• Fahrzeughandel > → Probefahrtenmanagement > → Neue Vereinbarung

Aufruf über die Manager-Übersicht (Neu oder mit Vorlage)

Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:

• Service > → Ersatzfahrzeugmanagement > → Ersatzfahrzeugübersicht

• Service > Mietfahrzeugmanagement > → Mietfahrzeugübersicht

• Fahrzeughandel > → Probefahrtengmanagement > → Probefahrtenübersicht

Hier kann mittels Rechtsklick beim gewünschten Datum bzw. Fahrzeug ein neuer Termin angelegt werden.

Fahrtenbuch (nur mit Neu mit Vorlage)

Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:

• Service > → Ersatzfahrzeugmanagement > → Fahrtenbuch

• Service > → Mietfahrzeugmanagement > → Fahrtenbuch

• Fahrzeughandel > → Probefahrtengmanagement > → Fahrtenbuch

Hier kann mittels Rechtsklick beim gewünschten Termin mit "Neu mit Vorlage" ein neuer Termin, welcher gleich ist wie der bestehende, erstellt werden.

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Aufruf über den Service-Termin (Nur Ersatzfahrzeugtermine)

Benötigt der Kunde während des Service-Termins ein Ersatzfahrzeug, kann dieses direkt über den Termin in einem eigenen Fenster mit allen für die Ersatzfahrzeug-Ausgabe relevanten Daten erfasst werden. Beim Erstellen eines neuen Ersatzfahrzeugtermins werden alle bereits im Service-Termin bestehenden relevanten Daten auch gleich in den Ersatzfahrzeugtermin übernommen, sodass nur mehr spezifische Daten zusätzlich erfasst werden müssen.
Nach Erfassen der Ersatzfahrzeugdaten können diese mittels „Übernehmen"-Button in den Kundentermin übernommen werden. Der Ersatzfahrzeugtermin wird nach Abspeichern des Kundentermins automatisch angelegt.

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Neuanlage/Bearbeitung eines Termins

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Allgemeine Informationen

Toolbar

Über die Toolbar können folgende Menüs aufgerufen werden:

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• Mit dem Button "In Stammdaten übernehmen" können Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Geburtsdatum, Führerschein-Nr., Gruppen, Ausstellungsdatum und Behörde immer editiert und bei entsprechender Berechtigung auch in die Stammdaten (Kundenstamm/Ansprechpartnerstamm) zurück übernommen werden. Wird für den Lenker eine freie Eingabe gewählt, können die Daten nicht in den Stamm übernommen werden.

• Mit dem Button "In Fahrzeugstammdaten übernehmen" kann der Kunde bei entsprechender Berechtigung (Berechtigung für den Fahrzeugstamm) als Fahrzeuglenker in den Fahrzeugstamm (Stamm 3) übernommen werden. Der Ansprechpartner kann nur in den Fahrzeugstamm übernommen werden, wenn der Kunde auch Besitzer des Fahrzeugs ist. Bei einer freien Eingabe, ist keine Übernahme in den Fahrzeugstamm möglich. Es gibt auch die Möglichkeit einen leeren Lenker in den Fahrzeugstamm zu übernehmen. Hierzu muss im Karteireiter Lenker der Kunde oder Ansprechparnter Ansprechpartner geleert werden und ganz unten auf "In Fahrzeugstammdaten übernehmen" geklickt werden.

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Bei der Ausgabe bzw. Sofortausgabe gibt es ebenfalls die Möglichkeit den Lenker zu definieren. Die Lenkerdaten können im Zuge der Ausgabe angezeigt, ergänzt bzw. editiert werden. Eine Übernahme in die Stammdaten (Kundenstamm oder Ansprechpartnermanager) ist mit entsprechender Berechtigung möglich. Auch eine Übernahme des Lenkers in den Fahrzeugstamm ist bei entsprechender Berechtigung möglich.

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Buchungsplanung

In der Buchungsplanung können der Buchungszeitraum, die Farbe des Termins und das Ersatzfahrzeug ergänzt werden. Bei Probefahrtterminen steht zusätzlich auch noch die Auswahl des Probefahrtkennzeichens zur Verfügung.
Das Buchungsdatum, das Fahrzeug (und das Probefahrtkennzeichen) können manuell ausgewählt oder per Maus direkt über die Ersatzfahrzeugübersicht geplant werden.

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Die Planung in der Übersicht erfolgt durch Click & Drag, d.h. man klickt mit der linken Maustaste auf den gewünschten Terminbeginn, hält sie gedrückt und lässt sie am Terminende los. Das Umblättern zum nächsten Tag/Woche/Monat erfolgt automatisch, wenn man mit der Maus zum Kalenderrand fährt. Die Termindauer kann auch verkürzt oder verlängert werden, indem man mit der Maus auf eine der beiden roten Begrenzungslinien fährt, die linke Maustaste drückt und am gewünschten Zeitpunkt wieder loslässt.
Die Fahrzeugauswahl (und/oder Probefahrtkennzeichenauswahl) erfolgt durch einen Klick auf das Ressourcenfeld in der linken Spalte.
Sofern der Termin bereits einmal gespeichert wurde, wird er zur Orientierung strichliert angezeigt, gespeichert wird bei möglichen Änderungen der Bereich zwischen den roten Markierungen. Die Fahrzeug- und Datumswerte werden zwischen Planungsübersicht und Eingabeformular in beide Richtungen synchronisiert. D.h. wird in der Übersicht etwas geändert, wird die Änderung gleich im Eingabeformular angezeigt und umgekehrt. Sind für Fahrzeuge Kampagnen/Vormerkungen vorhanden (z.B. erfasste Schäden bei der Rückgabe), werden diese Fahrzeuge mit einem Fähnchen-Symbol versehen. Über einen Rechtsklick auf das Fahrzeug und den Menüpunkt „Kampagnen"Kampagnen/Vormerkungen" im Kontextmenü können diese zur Bearbeitung aufgerufen werden.
In der angezeigten Planungsübersicht wird immer gleich die Woche, in der der Termin beginnt, gezeigt. Die Ansicht kann allerdings über die Buttons in der Toolbar zwischen Tag, Woche und Monat umgeschaltet werden. Zusätzlich besteht über die Toolbuttons die Möglichkeit im Kalender umzublättern (vor und zurück) sowie zu einem bestimmten Datum (aktuelles Datum, frei definierbares Datum, Terminbeginn) zu springen.

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Im Untermenü Buchungsdetails können neben dem Berater zusätzliche Buchungsinformationen wie Tarifmodell, Kaskomodell, max. KM Leistung, Kostenstelle (und bei Probefahrten auch Ziel und Zweck) ergänzt werden.

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Im Info-Karteireiter werden die „Termin"Termin-Anlage" Daten sowie die „Letzten Änderung" angezeigt.

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Ein Fahrzeug kann entweder gleich direkt bei der Terminerfassung über den Button „Sofortausgabe"Sofortausgabe" ausgegeben werden, sofern sich der Kunde schon vor Ort befindet oder zum tatsächlichen Zeitpunkt der Abholung über die Manager-Übersichten sowie das Fahrtenbuch.Bei der Ausgabe werden Fahrtenbuch.

Ist unter Basis → Administration → Optionen → Modul im KR Ersatz-, Miet-,Probefahrzeugmanager die Einstellung "Reservierungsinfos bei Probe-, Miet- und Ersatzfahrzeug im Fahrzeugstamm aktualisieren" aktiviert, werden bei der Ausgabe folgende Informationen in den Fahrzeugstamm (Stamm 1) geschrieben:

• Reservierungsflag (Feld “Reserviert”"Reserviert")

• Reserviert von Mitarbeiter (Mitarbeitercode des Ausgebers)

• Reserviert bis (Termin-Ende-Datum) → hier ist sonst immer das aktuelle Datum eingetragen

• Reserviert von Kunde (Kundennummer vom Termin)

Bei Stornierung der Ausgabe oder Rückgabe des Fahrzeugs werden diese die Felder wieder geleert.

Bei deaktivierter Einstellung wird nichts in den Fahrzeugstamm zurück geschrieben.

Sofortausgabe

In den Fahrzeugterminen gibt es neben dem Speichern-Button einen Button "Sofortausgabe". Dieser steht nur für noch nicht ausgegebene Termine zur Verfügung und ist abhängig von der Benutzerberechtigung "Fahrzeug ausgeben" der betreffende Buchungsart (Ersatzfahrzeug, Mietfahrzeug oder Probefahrtenfahrzeug) verfügbar.

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Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:

• Service > → Ersatzfahrzeugmanagement > → Ersatzfahrzeugmanager

• Service > → Mietfahrzeugmanagement > → Mietfahrzeugmanager

• Fahrzeughandel > → Probefahrtengmanagement > → Probefahrtenmanager

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Aufruf über das Fahrtenbuch

Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:

• Service > → Ersatzfahrzeugmanagement > → Fahrtenbuch

• Service > → Mietfahrzeugmanagement > → Fahrtenbuch

• Fahrzeughandel > → Probefahrtenmanagement > → Fahrtenbuch

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Aufruf über den POS (Point of Sale)

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Die Ausgabe kann nur durchgeführt werden, wenn das Fahrzeug zu diesem Zeitpunkt im Haus ist (kein anderer Fahrzeugtermin mit diesem Fahrzeug/Probefahrtkennzeichen hat noch eine offene Rückgabe).
Der Lenker aus dem Fahrzeugtermin kann auch über die Ausgabe definiert werden.

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Die Ausgabe für ein Fahrzeug kann auch in der Zukunft gespeichert werden.
Unter Modul > → Ersatz-, Miet-, Probefahrtenmanagement gibt es eine Einstellung "Fahrzeugausgabe vor Abholung in Tagen". Hier kann festgelegt werden um wie viele Tage in der Zukunft die Ausgabe gespeichert werden darf.
Wird hier der Wert 0 oder ein Wert kleiner 0 eingegeben kann die Ausgabe bis 15 Minuten in die Zukunft gespeichert werden. Wird z.B. 1 eingetragen kann die Ausgabe bis 23:59 am nächsten Tag gespeichert werden.
Überschreitet der Benutzer diese Zeit, wird eine Hinweismeldung angezeigt:

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Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:

Service > → Ersatzfahrzeugmanagement > → Ersatzfahrzeugmanager
Service > → Mietfahrzeugmanagement > → Mietfahrzeugmanager
Fahrzeughandel > → Probefahrtengmanagement > → Probefahrtenmanager

Aufruf über das Fahrtenbuch

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Nachdem ein Ersatzfahrzeugtermin im Manager angelegt wurde, kann über das Kontextmenü dieser Termin dann bestätigt bzw. die Terminbestätigung nachträglich auch aufgehoben werden. 

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Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:

Service > → Ersatzfahrzeugmanagement > → Ersatzfahrzeugmanager
Service > → Mietfahrzeugmanagement > → Mietfahrzeugmanager

Aufruf über das Fahrtenbuch

Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:

• Service > → Ersatzfahrzeugmanagement > → Fahrtenbuch

• Service > → Mietfahrzeugmanagement > → Fahrtenbuch

Abrechnung durchführen

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Checkbox "Bemerkung der Fahrzeugrückgabe in die Bezeichnung der sonstigen Position übernehmen" ist per Default aktiviert und bedeutet, dass bei der Durchführung der Abrechnung die betreffende Bemerkung (aus der Ausgabe/Rückgabe Maske) im Zielauftrag in die Bezeichnung der sonstigen Position übernommen wird.Image Removed

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Fahrtenbuch

Aufrufmöglichkeiten

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Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:

• Service > → Ersatzfahrzeugmanagement > → Fahrtenbuch

• Service > → Mietfahrzeugmanagement > Fahrtenbuch

• Fahrzeughandel > → Probefahrtenmanagement > → Fahrtenbuch

Fahrtenbuch auswerten

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Durch Selektion eines Vorgangs werden im Info-Panel auf der rechten Seite Detail-Informationen angezeigt.
Je nach Status des Vorgangs sind in der Toolbar oberhalb der Übersicht folgende Funktionen verfügbar:

Icon	Funktion

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Image Added

Der Vorgang wird zur Bearbeitung geöffnet

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Der Vorgang wird gelöscht

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Öffnen der Fahrzeugausgabe

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Ausgabe stornieren

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Öffnen der Fahrzeugrückgabe

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Öffnen der

AbrechnungsmaskeImage Removed

Aufruf Fahrzeugstamm

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Ausgabe von

• Übersicht

• Vertrag

• Probefahrtbescheinigung

• Probefahrtbescheinigung – Zusatzblatt

• Vertrag, Probefahrtbescheinigung und Zusatzblatt

Aufruf Fahrzeugstamm über Fahrtenbuch

Es gibt ebenfalls die Möglichkeit über das Fahrtenbuch den Fahrzeugstamm zu öffnen.
Dazu muss man einen Termin selektieren und hat dann die Möglichkeit über den Toolbar-Button den Fahrzeugstamm zu öffnen. Eine weitere Möglichkeit wäre über das Kontextmenü eines Termins.
Werden Informationen zum Fahrzeug im Fahrzeugstamm bearbeitet und gespeichert hat das keine Auswirkung auf den Vorgang, aus dem das Fahrzeug geöffnet wurde.

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Abrechnungsmaske
Image Added	Aufruf Fahrzeugstamm
Image Added	Ausgabe von Übersicht Vertrag Probefahrtbescheinigung Probefahrtbescheinigung – Zusatzblatt Vertrag, Probefahrtbescheinigung und Zusatzblatt

Aufruf Fahrzeugstamm über Fahrtenbuch

Es gibt ebenfalls die Möglichkeit über das Fahrtenbuch den Fahrzeugstamm zu öffnen.
Dazu muss man einen Termin selektieren und hat dann die Möglichkeit über den Toolbar-Button den Fahrzeugstamm zu öffnen. Eine weitere Möglichkeit wäre über das Kontextmenü eines Termins.
Werden Informationen zum Fahrzeug im Fahrzeugstamm bearbeitet und gespeichert hat das keine Auswirkung auf den Vorgang, aus dem das Fahrzeug geöffnet wurde.

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Hat der Benutzer die Berechtigung für den Fahrzeugstamm nicht, wird die Fahrzeugabfrage geöffnet.

Sales Manager Anbindung

Sofern die Synchronisation zwischen Sales Manager und MOTIONDATA DMS erfolgreich ist, werden die Termine im Sales Manager ebenso angezeigt. Eine Bearbeitung solcher Termine, ist aber nur im MOTIONDATA DMS möglich.

Ist keine Synchronisation zwischen Sales Manager und MOTIONDATA DMS möglich, können Sie trotzdem im MOTIONDATA DMS die Termine anlegen und diese zu einem späteren Zeitpunkt übertragen.

Datenübertragung wiederholen

Dieser Button ist im Ersatz-, Miet- und Probefahrtenmanager über das Kontextmenü bei einem Termin verfügbar.

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Hiermit haben Sie die Möglichkeit die Übertragung zum Sales Manager zu wiederholen.

Ist diese erfolgreich, erscheint folgende Meldung:

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