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Konfiguration

Freischaltung

Für die Freischaltung wenden Sie sich bitte an das MOTIONDATA VECTOR Service Desk MOVEC Vertriebs-Team.

Einstellungen im Kundenstamm

Damit für Kunden eine Sammelrechnung ausgestellt erstellt werden kann, muss der Kunde dafür berechtigt werden. Dies geschieht über den Karteireiter Preisangaben im Kundenstamm. Hier wird festgelegt, ob der Kunde Sammelrechnungsempfänger für den Teilehandel, für den Servicebereich oder beides istdie Sammelrechnung im Kundenstamm im Karteireiter Preisangaben für Teilehandel und/oder Service aktiviert werden. Für den Fahrzeughandel gibt es keine separate Einstellung. Die Sammelrechnung ist automatisch für jeden Kunden verfügbar.Image Removed

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Aufruf der Sammelrechnung

Der Aufruf der Sammelrechnungsfunktion des Modul Sammelrechnung erfolgt über die Menüs Module Service, Teilehandel und Fahrzeughandel. In diesem Menübaum befindet sich der Menüpunkt für die Sammelrechnung.Image Removed   Image Removed   Image Removed

In der folgenden Maske werden nun, nachdem man den Aktualisieren-Button rechts oben betätigt hat, jene Sammelrechnung werden nach Selektion eines Kunden und Aktualisierung, jene offenen Aufträge angezeigt, für die eine Sammelrechnung zur Verfügung stehen. Mit der Auswahl Checkbox in erstellt werden kann.

In der Spalte "Lieferschein" das Kennzeichen * angezeigt, wenn für den Auftrag bereits mindestens ein Lieferschein erstellt wurde.

Mit Aktivierung der Checkbox neben der Auftragsnummer können nun einzelne Aufträge oder alle Aufträge über die Checkbox "Alle Belege überleiten" zu einer Rechnung Sammelrechnung zusammengefasst werden.

Im Kundenbrowser der Sammelrechnung werden die "Kundeninfos" aus dem Kundenstamm (Karteireiter "Stamm 2") in der gleichnamigen Spalte angezeigt. Mit der Belegart kann entschieden werden, ob eine Fakturierung oder eine Proformarechnung ausgelöst werden soll. Mit dem Button Senden an wird die Fakturierung oder die Bildschirmansicht ausgelöst.Image Removed

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Zusatzinfos

Kriterien

Damit mehrere Aufträge zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• dieselbe Kundenerlösgruppe

• dieselbe Zahlungsart

• dieselben Zahlungsbedingungen

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Möchte man in den jeweiligen Auftrag verzweigen, klickt man einfach auf die jeweilige Auftragsnummer.

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In der Sammelrechnungsmaske wird für den berechtigten Benutzer eine Checkbox "Erweiterte Zahlungskonditionen verwenden" angeboten .Berechtigung: (Berechtigungsverwaltung
→ Service (Teilehandel, Fahrzeughandel)
     → → Neuer Auftrag
          → Auftrag: "Erweiterte Zahlungskonditionen"Sobald diese Option aktiviert wird, wird nach dem Start ).

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Nach Aktivierung der Checkbox wird im Zuge der Sammelrechnungsauslösung (sowohl Bildschirm, als auch Drucker) das erweiterte Zahlungskonditionsfenster für alle ausgewählten Aufträge angebotengeöffnet.Image Removed

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Hier gibt es nun besteht die Möglichkeit die Zahlungskonditionen zu erweitern. Mit dem "PlusHinzufügen" Button wird kann eine neue Zahlungskondition hinzugefügt werden.

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Mit Image Added ist es möglich Zahlungskonditionen zu löschen. 

Mit Image Added werden alle hinzugefügten Zahlungskonditionen entfernt und die Default-Zahlungskondition wird auf den Default-Wert zurückgesetzt.

Solange die Gesamtsumme von allen Zahlungskonditionen nicht der Gesamtsumme der Sammelrechnung entspricht, ist der OK Button gesperrt. Das zeigt auch der Status unten rechts. OK Button wird nur beim Status = OK entsperrt. Wenn noch Differenz der Summe besteht, wird diese neben dem Status angezeigt.  

Entspricht die Gesamtsumme aller Zahlungskonditionen nicht der Gesamtsumme der Sammelrechnung, wird der "OK" Button gesperrt. Der Differenzstatus wird rechts unten angezeigt.

Der "OK" Button wird nur beim Status "OK" entsperrt. Besteht dennoch eine Differenz der Summe, wird diese neben dem Status angezeigt.  

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Bei Betätigung des "OK" Button wird die Fakturierung ausgeführt bzw. die Bildschirmvorschau geöffnet. 

Am Fakturenbeleg werden die neuen Fälligkeiten gesamt am Belegende ausgewiesen (= keine Einzelausweisung der Fälligkeit je Sammelrechnungsauftrag).

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Validierung

Vor einer Fakturierung werden immer alle Aufträge der Sammelrechnung validiert. Eventuelle Fehlermeldungen werden gesammelt und in einer Hinweismeldung ausgegeben, bei welcher der Benutzer darüber entscheiden kann.

Der Benutzer kann dabei entscheiden, ob die Fakturierung der validen Aufträgen weiter durchgeführt werden soll oder nicht.ACHTUNG:

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Wenn der erste Auftrag der gesamten Sammelrechnung nicht valide ist, dann wird nur eine Hinweismeldung mit der gesammelten Fehlermeldungen ausgegeben, eine weitere Fakturierung der validen Aufträgen ist aber nicht mehr möglich. Image Removed

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Gutschrift Sammelrechnung

Einzelgutschrift

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Image RemovedImage Added

Bei einer Einzelgutschrift sind die jeweiligen Aufträge der Sammelrechnungen einzeln gut zuschreiben.

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