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Konfiguration
Freischaltung
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Damit für Kunden eine Sammelrechnung ausgestellt erstellt werden kann, muss der Kunde dafür berechtigt werden. Dies geschieht über den Karteireiter Preisangaben im Kundenstamm. Hier wird festgelegt, ob der Kunde Sammelrechnungsempfänger für den Teilehandel, für den Servicebereich oder beides istdie Sammelrechnung im Kundenstamm im Karteireiter Preisangaben für Teilehandel und/oder Service aktiviert werden. Für den Fahrzeughandel gibt es keine separate Einstellung. Die Sammelrechnung ist automatisch für jeden Kunden verfügbar.
Aufruf der Sammelrechnung
Der Aufruf der Sammelrechnungsfunktion des Modul Sammelrechnung erfolgt über die Menüs Module Service, Teilehandel und Fahrzeughandel. In diesem Menübaum befindet sich der Menüpunkt für die Sammelrechnung.
In der folgenden Maske werden nun, nachdem man den Aktualisieren-Button rechts oben betätigt hat, jene Sammelrechnung werden nach Selektion eines Kunden und Aktualisierung, jene offenen Aufträge angezeigt, für die eine Sammelrechnung zur Verfügung stehen. Mit der Auswahl Checkbox in erstellt werden kann.
Mit Aktivierung der Checkbox neben der Auftragsnummer können nun einzelne Aufträge oder alle Aufträge über die Checkbox "Alle Belege überleiten" zu einer Rechnung Sammelrechnung zusammengefasst werden. Im Kundenbrowser der Sammelrechnung werden die "Kundeninfos" aus dem Kundenstamm (Karteireiter "Stamm 2") in der gleichnamigen Spalte angezeigt. Mit der Belegart kann entschieden werden, ob eine Fakturierung oder eine Proformarechnung ausgelöst werden soll. Mit dem Button Senden an wird die Fakturierung oder die Bildschirmansicht ausgelöst.
Zusatzinfos
Kriterien
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- dieselbe Kundenerlösgruppe
- dieselbe Zahlungsart
- dieselben Zahlungsbedingungen
Möchte man in den jeweiligen Auftrag verzweigen, klickt man einfach auf die jeweilige Auftragsnummer.
Fakturierung
Maximale Anzahl an Aufträgen
Es können maximal 20 Aufträge zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden.
Erweiterte Zahlungskonditionen
In der Sammelrechnungsmaske wird für den berechtigten Benutzer eine Checkbox "Erweiterte Zahlungskonditionen verwenden" angeboten (Berechtigungsverwaltung → Service (Teilehandel, Fahrzeughandel) → Neuer Auftrag → Auftrag: "Erweiterte Zahlungskonditionen").
Nach Aktivierung der Checkbox wird im Zuge der Sammelrechnungsauslösung (sowohl Bildschirm, als auch Drucker) das erweiterte Zahlungskonditionsfenster für alle ausgewählten Aufträge geöffnet.
Hier besteht die Möglichkeit die Zahlungskonditionen zu erweitern. Mit "Hinzufügen" kann eine neue Zahlungskondition hinzugefügt werden.
Mit 
ist es möglich Zahlungskonditionen zu löschen.
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| Eine Standard-Zahlungskondition kann nicht gelöscht werden. |
Mit 
werden alle hinzugefügten Zahlungskonditionen entfernt und die Default-Zahlungskondition wird auf den Default-Wert zurückgesetzt.
Solange die Gesamtsumme von allen Zahlungskonditionen nicht der Gesamtsumme der Sammelrechnung entspricht, ist der OK Button gesperrt. Das zeigt auch der Status unten rechts. OK Button wird nur beim Status = OK entsperrt. Wenn noch Differenz der Summe besteht, wird diese neben dem Status angezeigt.
Entspricht die Gesamtsumme aller Zahlungskonditionen nicht der Gesamtsumme der Sammelrechnung, wird der "OK" Button gesperrt. Der Differenzstatus wird rechts unten angezeigt.
Der "OK" Button wird nur beim Status "OK" entsperrt. Besteht dennoch eine Differenz der Summe, wird diese neben dem Status angezeigt.
Bei Betätigung des "OK" Button wird die Fakturierung ausgeführt bzw. die Bildschirmvorschau geöffnet.
Am Fakturenbeleg werden die neuen Fälligkeiten gesamt am Belegende ausgewiesen (= keine Einzelausweisung der Fälligkeit je Sammelrechnungsauftrag).
| Info | ||
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Es wird die zuerst fällige Summe im QR-Code ausgewiesen. |
Validierung
Vor einer Fakturierung werden immer alle Aufträge der Sammelrechnung validiert. Eventuelle Fehlermeldungen werden gesammelt und in einer Hinweismeldung ausgegeben, bei welcher der Benutzer darüber entscheiden kann.
Der Benutzer kann dabei entscheiden, ob die Fakturierung der validen Aufträgen weiter durchgeführt werden soll oder nicht.
| Hinweis | ||
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Damit die Fakturierung der validen Aufträgen möglich ist, muss der 1. Auftrag der Sammelrechnung valide sein. |
Wenn der erste Auftrag der gesamten Sammelrechnung nicht valide ist, dann wird nur eine Hinweismeldung mit der gesammelten Fehlermeldungen ausgegeben, eine weitere Fakturierung der validen Aufträgen ist aber nicht mehr möglich. 
Gutschrift Sammelrechnung
Einzelgutschrift
Bei einer Einzelgutschrift sind die jeweiligen Aufträge der Sammelrechnungen einzeln gut zuschreiben.
Gesamtgutschrift
Bei der Gesamtgutschrift der Sammelrechnung kann die Gutschrift über einen Auftrag der Sammelrechnung erfolgen, im Zuge dessen wird die gesamte Sammelrechnung auf einmal gutgeschrieben.
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Eine Einzelgutschrift von Aufträgen einer Sammelrechnung ist bei Aktivierung der Gesamtgutschrift von Sammelrechnungen nicht möglich.
| Info | ||
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Die Gesamtgutschrift der Sammelrechnung muss separat freigeschalten werden, wenden Sie sich im Bedarfsfall an einen Mitarbeiter des Service-Desk das MOTIONDATA VECTOR Service Desk Team. |