Allgemein

Die Abrechnungsliste bietet eine detaillierte Ansicht der abgerechneten und offenen Aufträge inkl. Erlös- und Kostendarstellung auf Positionsebene.

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Allgemeine Informationen

Auswertungen, die über die Komponente ExtEvaluations periodische Auswertungen mit einem vordefinierten Set an Selektionskriterien erstellen können, werden im folgenden als "Auto-Auswertungen" bezeichnet.
Definierte Auto-Auswertungen können über den MOTIONDATA Task Controller und in weiterer Folge über den MOTIONDATA SMS-Reminder Service automatisiert via E-Mail mit PDF oder Excel-Datei als Anhang versendet werden. Zusätzlich werden die Dateien zentral abgelegt.

Übersicht der Auto-Auswertungen

Folgende Auswertungen werden als Auto-Auswertung angeboten:

• Eingangsrechnungskontrollliste

• Kassensummenbericht

• Rechnungsausgangsbuch

Konfiguration

Freischaltung

Für die Auto-Auswertung benötigen Sie eine separate Modulfreischaltung und eine entsprechende Konfiguration. Für die Freischaltung wenden Sie sich bitte an das MOTIONDATA VECTOR Vertriebs-Team.

Berechtigungsverwaltung

Berechtigung

Um die Auswertung verwenden zu können, muss die Berechtigung "AbrechnungslisteAutomatische Auswertungen" unter Berechtigungsverwaltung - Basis - Auswertungen aktiviert werden.

MOTIONDATA Task Controller

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Für Auto-Auswertungen wird der MOTIONDATA Task Controller vorausgesetzt.

Betriebsauswahl

Die Abrechnungsliste ist bei entsprechender Berechtigung unter Basis - Auswertungen - Abrechnungsliste betriebsübergreifend möglich.

Aufruf und Funktionen

Die Abrechnungsliste finden Sie unter Basis > Auswertungen.

Selektieren

Hier kann zwischen Auftragsdatum oder Rechnungsdatum gewählt werden und des Weiteren kann ein Fabrikat ausgewählt werden.

Betriebsauswahl

Bei entsprechender Berechtigung, kann die Abrechnungsliste betriebsübergreifend durchgeführt werden. Pro Betrieb erfolgt eine separate Ausgabe.
Ist für einen oder mehrere Betrieb(e) keine Datenermittlung möglich, so wird man mit einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen.

Sortieren

Die Ausgabe kann nach Auftragsnummer oder nach Rechnungsnummer sortiert werden.
Die Sortierung nach Rechnungsnummer ist nur dann möglich, wenn nach Rechnungsdatum selektiert wird.

Listeninhalt

Hier können die Inhalte ausgewählt werden, welche auf der Liste berücksichtigt werden sollen.

Senden an

Mit der Option Senden an stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Ausgabe zur Verfügung:

MOTIONDATA SMS-Reminder Service

Für Auto-Auswertungen und E-Mail-Versand wird das MOTIONDATA SMS-Reminder Service vorausgesetzt. 

Auto-Auswertung - Funktion

Die Basis Funktion wird anhand der Auswertung Rechnungsausgangsbuch beschrieben.

Bei entsprechender Modulfreischaltung und Berechtigung steht in der Auswertung ein Hamburger-Menü Button zur Verfügung.

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Anlage Auto-Auswertung

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Über das Sub-Menü "Neue Auto-Auswertung erstellen" kann eine neue Autoauswertung angelegt werden.

Neue Auto-Auswertung erstellen

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Beschreibung
Als Beschreibung wird standardmäßig die Bezeichnung der Auswertung + Datum und Uhrzeit übernommen.
Die Beschreibung wird bei E-Mailversand gleichzeitig auch als Betreff verwendet.

Auswertung
Die Auswertung kann wie folgt durchgeführt werden (Beispiel mit Ausgangsdatum 20.06.2023):

Dateiformat
Als Dateiformat kann entweder PDF oder Excel ausgewählt werden.

E-Mail Empfänger
In der Multiauswahl der Mitarbeiter können ein oder mehrere Mitarbeiter als E-Email Empfänger definiert werden.
Aufgelistet werden dabei alle aktiven Mitarbeiter.
Der E-Mailversand erfolgt an die dahinterliegenden E-Mailadressen aus dem Mitarbeitermanager-Karteireiter Stamm unter der Mailadresse Büro.

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Textcode
In der Textcode-Auswahl kann ein entsprechender Textbaustein als Inhalt für den E-Mail-Versand ausgewählt werden.
Eine Neuanlage oder eine Bearbeitung von Textbausteinen (Hauptgruppe: E-Mail) kann in der Textcode Administration (Basis - Stammdaten - Wartung - Betriebsdaten) durchgeführt werden.

Notification Manager

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Im Sub-Menü "Notification Manager" kann eine Gesamtübersicht der angelegten Auto-Auswertungen mit relevanten Informationen aufgerufen werden:

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Bestehende Auto-Auswertung

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Im Sub-Menü "Bestehende Auto-Auswertung" kann eine bereits angelegte Auto-Auswertung geladen werden.
An der Auto-Auswertung können bei Bedarf Änderungen an den Selektionskriterien vorgenommen werden. 

Aktuelle Selektion speichern

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Nach Änderung von Selektionskriterien in einer Auto-Auswertung kann die Änderung über "Aktuelle Selektion speichern" gespeichert werden.

Aktuelle Vorlage bearbeiten

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Über "Aktuelle Vorlage bearbeiten" kann eine Auto-Auswertung hinsichtlich Beschreibung, Auswertung, E-Mail-Empfänger und Textcode geändert werden. 

Aktuelle Vorlage entfernen

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Über "Aktuelle Vorlage entfernen" kann eine Auto-Auswertung, nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage, gelöscht werden. 

ExtEvaluations

• Die Komponente "ExtEvaluations.exe" (Ausführung über MOTIONDATA Task Controller - ExeCall) steuert die Erstellung aller als Auto-Auswertung definierten Auswertungen, wenn das Datum der letzten Ausführung + Intervallschritt kleiner gleich dem aktuellen Tagesdatum ist.

• Nach Ausführung der ExtEvaluations.exe werden die Dateien im Verzeichnis *\MD_DAT_MAIN\AutoEval abgelegt.
  Existiert dieses Verzeichnis nicht, so wird es automatisch durch die Komponente "ExtEvaluations.exe" angelegt.

• Der Dateiname der Excel-Datei lautet "Bezeichnung der Auswertung + Betriebsnummer + Datum und Uhrzeit.XLSX".

• Der Dateiname der PDF-Datei lautet "Bezeichnung des Reports + Betriebsnummer + Datum und Uhrzeit.PDF".

• Des weiteren wird der E-Mail Versand vorbereitet bzw. durch den MOTIONDATA SMS-Reminder Service durchgeführt.