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Installieren Sie das Modul entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen.
Dieses Modul erfordert eine eigene Freigabenummer, die Ihnen nach Lizenzierung bekannt gegeben wird. Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese werden im Kapitel "EinstellungenKonfiguration" beschrieben.
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Konfiguration
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Lieferantenstamm
Im Lieferantenstamm im Karteireiter "Bankdaten" legen Sie fest auf welches Konto die Buchung pro Lieferant erfolgen soll:
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Tage Netto Fahrzeuge
Zulässige Werte: 0 bis 999
In diesem Feld können Sie die Anzahl der Tage eingeben, innerhalb derer Sie den Rechnungsbetrag ohne Skontoabzug bezahlen müssen.
NoVA nicht in Ust-Bemessung
Zulässige Werte: LEER, 1
In diesem Feld können Sie einen Vorschlagswert für die Erfassung einer Eingangsrechnung definieren, wenn Sie vom Lieferanten die NoVA verrechnet bekommen.
LEER = NoVA ist Bestandteil der Umsatzsteuerbemessungsgrundlage
1 = NoVA ist kein Bestandteil der Umsatzsteuerbemessungsgrundlage
Einkaufskostenstelle
Zulässige Werte: LEER, 0 bis 9999999999
Hier können Sie die Kostenstelle angeben, die das Fahrzeug eingekauft hat. Die Kostenstelle muss in den Firmendaten angelegt sein. Die Kostenstelle wird bei der Übernahme von Rechnungsdaten in das Handelsfahrzeug eingetragen, sofern im Handelsfahrzeug noch keine eingetragen ist.
Die Einkaufskostenstelle wird derzeit nur in Zusammenhang mit den Markenspezifischen Zusätzen zu Renault D und Nissan D verwendet.
Durch Betätigen der Taste F20 oder des Buttons „Block "Block vorwärts" gelangen Sie zu der Bildschirmmaske "abw. Steuer 1" bzw. 2abw. Steuer 2" in der Sie abweichende Steuersätze und Steuercodes definieren können.
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Mit diesem Programm werden verschiedene Werte definiert die einerseits benötigt werden wenn beim Tagesabschluss automatisch Daten für eine Schnittstelle zu einer Buchhaltung abgestellt werden sollen, und die andererseits als Vorschlagswerte beim Erfassen der Eingangsrechnungen dienen.
Sie gelangen zu diesem Menüpunkt über das Hauptmenü > → Fahrzeughandel > → Zusätze Fahrzeughandel > → IFB HF-Eingangsrechnungen > IFB Steuerungen/Standardwerte.
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Bei diesem Menüpunkt kann pro Marke entschieden werden welches Belegsymbol verwendet wird und ob die Rechnungsdaten über eine Schnittstelle automatisch gebucht werden soll.
Wenn in diesem Menüpunkt zu einer Marke kein Eintrag gefunden wird werden die Parameter aus den IFB Steuerungen/ Standardwerte herangezogen-
Sie gelangen zu diesem Menüpunkt über das Hauptmenü / Fahrzeughandel / Zusätze Fahrzeughandel / IFB HF-Eingangsrechnungen / IFB Parameter je Marke.
HF Rechnungsdatenübernahme automatisch buchen
Zulässige Werte: LEER, 1
In diesem Feld können Sie steuern, ob Eingangsrechnungen zu Handelsfahrzeugen die mittels Schnittstelle übernommen werden, automatisch zum Buchen gekennzeichnet werden sollen.
LEER = nicht automatisch buchen
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Belegsymbol Eingangsrechnung N/V/G
Hier können Sie einen Vorschlagswert für das Belegsymbol der Eingangsrechnung je Fahrzeugart (Neu-, Vorführ-, Gebrauchtfahrzeug) pro Marke für die Buchhaltung definieren.
Beachten Sie dazu auch Ihre Einstellungen im Menüpunkt "IFB Steuerungen/Standardwerte" (Reiter Allgemeine Funktionen 2)!
Einstellungen Einstellungen Einkaufskostenstelle
Wenn die Bestandskonten mit Bereichskonten (Kostenstellen) erfasst werden (SKR – Branchenkontenrahmen) und die Einstellungen für die automatische Suchlogik für die Bereichskonten eingestellt sind benötigen Sie die Anlage einer Einkaufskostenstelle. 
Da kein Verrechnungskonto bzw. beim Bereichskonto die # angegeben wurde erfolgt die automatische Kontenfindung über Marke, Statistikgruppe laut Handelsfahrzeug.
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Wenn Sie die automatische Umbuchung der Bestandskonten gesetzt haben erfolgt die Buchung durch Änderung der Fahrzeugart/ Fahrzeugzusatzart.
Voraussetzung dafür ist, dass bereits eine Eingangsrechnung bzw. eine Ankaufsgutschrift übergeleitet ist und das durch die Änderung der Fahrzeugart/ Fahrzeugzusatzart im Fahrzeugstamm die Statistikgruppe geändert wurde.
Ebenfalls werden auch alle werterhöhenden sonstigen Aufwände/Erträge und interne Aufwände umgebucht, die auf das Warenbestandskonto lt. Kontentabelle gebucht wurden.
Wenn mehrere Änderungen am selben Tag zu einem Handelsfahrzeug erfolgen wird nur die letzte Änderung gebucht.
Wenn in Ihrem Unternehmen 3 Betriebe mit einem Handelsfahrzeugstamm Eingangsrechnungen separat buchen, kann es zu Unstimmigkeiten in der Buchhaltung führen. Wenn der Betrieb 2 die Eingangsrechnung überleitet, der Betrieb 3 das
Handelsfahrzeug auf Vorführwagen ändert erfolgt die Umbuchung Neuwagen/ Vorführwagen
im Betrieb 1.
Beachten Sie diesbezüglich ggf. das Kapitel Umbuchung Warenbestand Standorte.
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Interne werterhöhende Aufwände
Bei Wareneinsatz-wirksamen internen Aufwänden darf derzeit für die Umbuchung keine Eingabe in der Kostenstelle für interne Verrechnung in den Feldern Verrechnungs-/Bereichskonto erfolgen.
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Wenn Sie eine automatische Umbuchung der Bestandskonten bei Wechsel der Standorte gesetzt haben erfolgt die Buchung durch Änderung des Standortes im Fahrzeugstamm.
Diese Einstellung finden Sie in den Steuerungen Fahrzeughandel, Sie gelangen zu diesem Menüpunkt über das Hauptmenü > → Fahrzeughandel > → Firmendaten Fahrzeughandel > → Firmendaten Fahrzeughandel I pflegen > → Steuerungen für Fahrzeughandel.
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Mit diesem Programm können Sie Eingangsrechnungen zu Handelsfahrzeugen erfassen. 
Alle Arbeiten im Zusammenhang mit der Erfassung der Eingangsrechnungen zu den Handelsfahrzeugen können in diesem Menüpunkt aufgerufen werden.
Sie gelangen zu dieser Funktion über das Hauptmenü > → Fahrzeughandel > → Zusätze Fahrzeughandel > → IFB HF-Eingangsrechnungen > → IFB Eingangsrechnungen Handelsfahrzeuge oder Sie steigen direkt in das Handelsfahrzeug ein, betätigen danach Auswahl nächster Schritt (F10) und wählen daraufhin "18. Eingangsrechnung". 
Bei der Neuanlage muss das Feld neben der Fahrzeugnummer LEER bleiben. Dieses Feld dient als Laufnummer für alle erfassten Eingangsrechnungen und Gutschriften bzw. Stornos. Alle erfassten Eingangsrechnungen und Gutschriften/Stornos bleiben auch nach der Buchung im System gespeichert, solange bis das Handelsfahrzeug gelöscht wird. 
Die Felder Einkaufspreis, Nummer und Datum Rechnung werden aus dem Handelsfahrzeug vorgeschlagen ("Kopfdaten 1 – Fahrzeugdaten", Reiter "Datums- und Belegnummernangaben bzw. "Fahrzeugpreise"). Der Lieferant und Währungscode wird über die Marke des Fahrzeugs aus den Firmendaten vorgeschlagen. Die Felder Belegart, MwSt.-Code, Periodendatum, Buchungstext, Tage Netto werden aus den Standardwerten bzw. aus dem Lieferantenstamm übernommen.
Die externe Eingangsrechnungsnummer können Sie eingeben, diese wird auch in die FIBU übergeleitet.
Im Feld "gewünschte Aktion" geben Sie an, ob die Eingangsrechnung fertig bearbeitet ist und in die Buchhaltung übergeleitet werden kann.
Gewünschte Aktion:
LEER Eingangsrechnung ist noch nicht fertig bearbeitet.
1 Eingangsrechnung ist fertig bearbeitet; damit wird die Rechnung im Zuge des Tagesabschlusses gebucht.
| Hinweis |
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Nach Buchung einer Eingangsrechnung werden die Einkaufspreise vom Fahrzeug und Optionen gesperrt und können nicht mehr geändert werden! |
Weiters werden die Positionen der Optionen, sofern der Einkaufspreis höher als 0 ist, auch für Löschungen gesperrt.
| Info |
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Wenn Sie nach Buchung der Eingangsrechnung Optionen anlegen können diese weiterhin bearbeitet werden, gesperrt werden nur Optionen welche vor der Buchung der Eingangsrechnung vorhanden waren. |
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Wenn Korrekturen notwendig sind muss die Eingangsrechnung storniert und die Korrekturen durchgeführt werden, danach muss die Eingangsrechnung neu gebucht werden!
Bei Gebrauchtfahrzeugen kann optional auf eine Lieferanten- oder eine Kundennummer gebucht werden:
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Sie erhalten daraufhin folgenden Bildschirm: 
Je nach Einstellung in den Standardwerten können sie verschiedene Felder ändern und die Gutschrift bzw. das Storno im Feld '"Gewünschte Aktion' " zum Buchen freigeben.
Weitere Eingangsrechnungen bei Gebrauchtfahrzeuge
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THFW0 Protokoll Umbuchungen NW/ VFW 
TFHFU TFHFU Prüfprotokoll
keine Buchungen durchgeführt, Fahrzeuge müssen nochmals bearbeitet werden und neu übergeleitet
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THFA4 Fehlerprotokoll
Buchungen der weiteren HF Eingangsrechnung auf Standardkonten da keine Kontenzuordnung gefunden wurde.
Pentaho Pentaho Reports
Im Menüpunkt 7 Auswertungen IFB stehen Ihnen Reports für dieses Modul zur Verfügung.
Die Basisfunktionen zu den Pentaho Reports entnehmen Sie bitte aus der Dokumentation Report Basis.
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Dieses Protokoll soll Sie bei der Kontrolle unterstützen, es zeigt Handelsfahrzeuge welche bereits auf Lager sind und noch keine Buchung erfolgte.
| Info |
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Wenn Sie diverse Fahrzeuge gezielt in diesen Report nicht gelistet haben möchten können Sie mit dem Fahrzeugzusatzstatus 99 diese ausschließen. |
Ende Freifinanzierung
Diese Auswertung zeigt den Gesamtwert inklusive Steuer der Fahrzeuge im ausgewählten Zeitraum der Freifinanzierung.
Der Betrag exkl. ist der Nettobetrag ohne Steuer aus der Erfassung der Eingangsrechnungen. Wurde keine Eingangsrechnung erfasst entspricht es dem Einkaufspreis aus dem Handelsfahrzeug.
Der Betrag inkl. ist der Bruttobetrag inklusive Steuer aus der Erfassung der Eingangsrechnungen. Wurde keine Eingangsrechnung wird beim Bruttobetrag der Wert 0 angezeigt!
Das Kennzeichen 'ER geb.' ist in diesem Fall 'N', da keine Eingangsrechnung in die Finanzbuchhaltung übergeleitet wurde.
Die Sortierung erfolgt nach:
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Die Gesamtwerte werden nach dem Jahr und Monat summiert.
Ausgewertet wird über alle Betriebe welche einen gemeinsamen Kunden- und Handelsfahrzeugstamm führen, unabhängig in welchem Betrieb die Auswertung aufgerufen wurde.
Hinweis: Das Datum der Freifinanzierung kann in den IFB Steuerungen/ Standardwerten automatisiert in die Handelsfahrzeuge eingetragen werden.
HF HF Lagerwert FIBU per Stichtag Eingangsbeleg
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Hinweis: Diese Liste kann nicht mit dem Report in der Basis im Verzeichnis Buchhaltung "HF Lagerwert per Stichtag FIBU" verglichen werden!
Grundlage bei dieser Auswertung ist das Lieferdatum, nicht das Belegdatum des Ankaufes.
BuchungsbeispieleBuchungsbeispiele
Kennzeichen Buchen Warenbestand = "LEER"
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Verwaltungsabläufe und die für die Verwaltung notwendigen Informationen variieren von Betrieb zu Betrieb. Ein Standard-Programmpaket muss diesen individuellen Bedürfnissen eines Betriebes Rechnung tragen.
Viele Programme sind daher so gestaltet, dass ihre Funktionen nicht fix vorgegeben sind, sondern durch den Benutzer beeinflusst werden können, um sie den aktuellen betrieblichen Gegebenheiten optimal anzupassen.
In dem folgenden Kapitel wird auf jene Parameter hingewiesen die im Zusammenhang mit dem Modul IFB von Bedeutung sein können.
Gehen Sie zuerst zum Menüpunkt "Steuerungen für Fahrzeughandel". Dorthin gelangen über das Hauptmenü > → Firmendaten Fahrzeughandel > → Firmendaten Fzg.-Handel I pflegen > → Steuerungen für Fahrzeughandel.
Hier gibt es im Karteireiter "Steuerungen I" folgende Einstellungen:
Standort zwingend
Zulässige Werte: LEER, 1, 2, 3
Hier können Sie festlegen, ob bei einem Handelsfahrzeug zwingend ein Standort eingetragen werden muss. Wenn eingestellt ist, dass ein Standort eingegeben werden muss, dann ist der Standort LEER nur bei Handelsfahrzeugen mit Lagerstatus = "bestellt" oder "fiktiv" zulässig.
LEER = Standort kann LEER bleiben
1 = Standort muss eingegeben werden
2 = Standort muss eingegeben werden, zusätzlich wird jede Änderung in eine Standorthistory geschrieben, die aus dem jeweiligen Fahrzeug mittels Funktionstaste aufrufbar ist.
3 = wie 2, zusätzlich wird eine Umbuchung der Warenbestandskonten in die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung abgestellt.
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