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Kunden sperren
Wenn Sie verhindern möchten, dass auf einzelne Kundennummern Aufträge oder Angebote erstellt werden, weil der Kunde beispielsweise verstorben ist oder Sie aus anderen Gründen eine Geschäftstätigkeit ablehnen (Stichwort Außenstände), so haben Sie die Möglichkeit, den Kunden zu sperren. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Rufen Sie im Kundenstamm den betreffenden Kunden auf.
Navigieren Sie in den Karteireiter Stamm 4 des Kundenstammes und setzen das Sperrkennzeichen (Berechtigung vorausgesetzt).
Speichern Sie die Eingabe
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| Hinweis: | Das Setzen des Sperrkennzeichens ist ein Benutzerrecht, welches üblicherweise Administratoren vorbehalten ist. Der Administrator kann dieses Recht über die Rechteverwaltung bei Bedarf unter Basis > → Administration > → Optionen > → Benutzer > → Berechtigungsverwaltung setzen. Das Sperrkennzeichen hat keinen Einfluss auf die Werbezusendung. Dieses Kennzeichen müssen Sie im Bedarfsfall separat deaktivieren (Karteireiter CRM). Durch das Sperren eines Kunden bleibt der Kunde trotzdem im Kundenstamm erhalten, er wird lediglich im Suchbrowser ausgegraut dargestellt, die Kundenhistorie bleibt ebenso erhalten! |
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Bei folgenden Ertragsrechnungs-Aktionen ändert sich der Kundenstatus von "Interessent" auf "Kunde":
Erstellung einer Ertragsrechnungsposition mit Istwert-Verbuchung, wenn als Buchungsauslösung "Belegerfassung" hinterlegt ist und eines der Konten auf "Kundenkonto" lautet (entspricht den Auftraggeber des damit verbundenen Auftrags).
Erstellung einer Ertragsrechnungsposition mit Belegerfassung zum Zeitpunkt der tatsächlichen Beleggenerierung (= der Kunde lt. Beleggenerierung).
| Hinweis | |
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| ACHTUNG: | Folgende Szenarien werden dabei nicht berücksichtigt:
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Datenschutz-Einstellungen
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Im Kundenstamm kann im Karteireiter „CRM“ "CRM" unter Kontakt- und Datenschutzmanager oder Einwilligungsmanager festgelegt werden, wie Sie mit Ihren Kunden in Kontakt treten dürfen.
Abbildung: Kundenstamm, CRM-Karteireiter
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Das Öffnen des Kontakt- und Datenschutzmanager oder Einwilligungsmanager kann zusätzlich über das Toolbar-Icon erfolgen.
Abbildung: Kundenstamm, Toolbar-Icon "Kontakt- und Datenschutzmanager & Einwilligungsmanager"
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Kontakt- und Datenschutzmanager
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Im Kontakt- und Datenschutzmanager werden alle Kontaktarten die Motiondata das MOTIONDATA DMS unterstützt abgebildet.
Abbildung: Kontakt- und Datenschutzmanager, Kunde & Ansprechpartner
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Datenschutzeinstellung Dritte (Hersteller, etc.) - Endkunde
Im Kontakt- und Datenschutzmanager können die Kontaktarten für die Hersteller und Marken unter Weitergabe an Dritte (Anbindung mit MD) und die Kontaktarten für Lieferanten unter Weitergabe an Dritte (keine Anbindung mit MD) ausgewählt werden.
Abbildung: Weitergabe an Dritte (Anbindung mit MD)
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Attribute sperren
In der Maske "Attribute sperren" kann pro Datenschutz-Code eine Benutzersperre (oder auf Benutzergruppen-Ebene) festgelegt werden. Das heißt es kann festgelegt werden welche Felder der Benutzer bearbeiten darf und welche nicht.
Weitere Informationen finden Sie auch in der Doku für die Attribute sperren (Administration/Dokumentation/MOTIONDATA DMS/DE)..
Diese Einschränkung gilt dann für den Kontakt- und Datenschutzmanager und für den Einwilligungsmanager.
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Der Einwilligunsmanager biete eine schnelle und kompakte Bearbeitung und Ansicht der Kontaktarten und beinhaltet die Einwilligunserklärung.
Abbildung: Einwilligungsmanager
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| Info | |
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| Hinweis: | Eine genauere Beschreibung des Kontakt- und Datenschutzmanager und Einwilligungsmanager finde sie unter folgenden Link: |
Zusätzliche Features
Es besteht die Möglichkeit über die Basis-Einstellung "Automatische Archivierung der EWE nach elektronischer Unterschrift" die Einwilligungserklärung automatisch nach erfolgter Unterschrift im Kundenstamm zu archivieren.
Zur besseren Übersicht sind die Funktionen "Bildschirmvorschau" und "Archiv" auf der Menüleiste angeordnet.
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Im Infopanel der Einwilligungserklärung werden Informationen zu "Kunde", "Status", "Schnittstellen Information" und "Änderungen" angezeigt.
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Forget-Me Funktion
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Klickt man im Kundenstamm auf das „Drucker“-Symbol und wählt man dort den Eintrag „Kundendokumente“ "Kundendokumente" aus, wird die entsprechende Maske geöffnet.
Abbildung: Kundenstamm – Aufruf Kundendokumente
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Aufbau & Funktionen
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Kundendokumente am Tablet
Wird das Tablet ins Hochformat gedreht, wird das Info-Panel ausgeblendet und die Berichtsvorschau zur besseren Lesbarkeit automatisch vergrößert.
Beispiel Abbildung: Windows Tablet im „Unterschriften-Modus“
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Etikettendruck
Aufruf und Ausgabe
Der Aufruf des Etikettendrucks erfolgt über das Drucker-Symbol in der Toolbar und dem Submenü "Etiketten".
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Die Maske wird aus dem Kundenstamm mit der Kundenummer des ausgewählten Datensatzes aufgerufen.
Hat ein Kunde mehrere Ansprechpartner kann man diese in dem Dropdown-Menü "Ansprechpartner" auswählen.
Den gewünschten Crystal-Report wählt man in der Box Schablone aus.
Aktuell gibt es eine Standard-Schablone und eine Schablone für Kunden, die keinen Ansprechpartner hinterlegt haben.
Die Auswertung kann am Bildschirm ausgegeben oder an einen Drucker gesendet werden.
Bei einem Etikettendrucker müssen die Druckeinstellungen berücksichtigt werden (siehe Druckereinstellungen.)
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Folgende Variablen stehen für die Kundenstamm-Etiketten zur Verfügung:
Kundennummer
Namenzusatz1
Namenzusatz2
Namenzusatz3
Privat Telefon
Privat Telefon mobil
Privat E-Mail
Büro Telefon
Büro Telefon mobil
Büro E-Mail
Fax
URL
Debitorennummer
Druckereinstellungen
Der Druck mit einem Etikettendrucker setzt folgende Einstellungen voraus:
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Unter " Systemsteuerung -> → Geräte und Drucker " und Rechtsklick auf den gewünschten Drucker kann man die Seiteneinstellungen für das Etikett festlegen. Für den Brother QL-580N LE ist die Breite auf 62mm zu stellen.Die Ausrichtung ist auf Querformat zu setzen.
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Im Kundenstamm kann über das Symbol 
die Mitgliederverwaltung aufgerufen werden.
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Kundenfahrzeuge
Hier werden alle Fahrzeuge, welche dieser Kunde besitzt, angezeigt:
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Es ist mittels Doppelklick möglich dieses Fahrzeug zu Öffnen. Zusätzlich besteht über "Neues Fahrzeug" die Möglichkeit für diesen Kunden ein neues Fahrzeug anzulegen.
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Im Tab "Dokumente" erhält man einen Überblick über die hinterlegten Dokumente.
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Des Weiteren kann man über einen Rechtsklick in den weißen Bereich und dann "Datei(en) importieren" eine neue Datei hinzufügen oder auch einen neuen Ordner anlegen.
Zusätzlich können Sie auch noch Dokumente öffnen, löschen oder aus der Zwischenablage einfügen.
Sie können die Dateien entweder in der Übersicht oder in einen Ordner importieren. Hierzu müssen Sie den jeweiligen Ordner mittels Doppelklick öffnen und dort "Datei(en) importieren" wählen.
Mittels "Dateipfad öffnen" wird das ausgewählte Verzeichnis im Windows-Explorer aufgerufen. Dort getätigte Anpassungen werden erst nach erneutem Wechseln des Karteireiters oder Aktualisierung per Kontextmenü geladen.
Anforderung Kundendatenänderung
| Info | title | Hinweis:
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Dieser Toolbar-Eintrag ist nur bei entsprechender Freischaltung verfügbar, wenden Sie sich daher bei Interesse an unseren MOTIONDATA VECTOR MOVEC Servicedesk. Die Funktion wird allerdings auch nur benötigt, wenn das MOTIONDATA DMS so konfiguriert ist, dass die Kundendatenänderungen von einer zentralen Stelle im Unternehmen durchgeführt wird und die einzelnen Mitarbeiter die Kundendaten nicht bearbeiten dürfen. |
Im Kundenstamm kann in der Toolbar "Anforderung Kundendatenänderung" aufgerufen werden. 
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Mit dem Aufruf wird das Email Fenster geöffnet, wo man für den Email-Versand den Absender, Betreff, Textbaustein, Text und Anhänge definieren kann.
| Info | |
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| icon | false | title | Hinweis:
"Anforderung Kundendatenänderung" generieren generieren immer SMS SMS-Reminder-Einträge. Für die erstmalige Einrichtung des "MOTIONDATA SMS-Reminder Service" wenden Sie sich bitte an unseren MOTIONDATA VECTOR unseren MOVEC Service-Desk. |