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Allgemein
Kontenprüfung von internen Positionen
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Begründung für Rechnungsgutschrift
In der Auftragssteuerung ist die Option "Begründung für Rechnungsgutschrift" mit folgenden Ausprägungen verfügbar:
0 ... Nein (Default-Wert)
1 ... Optional
2 ... Verpflichtende Eingabe
Bei den Ausprägungen 1 und 2 wird in der Maske Gutschrift/Optionen ein Eingabefeld mit dem Label "Begründung" eingeblendet (max. 100 Zeichen):
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Bei Ausprägung 2 ist hier auch eine Eingabe von mindestens 5 Zeichen erforderlich. Ist die Eingabe leer oder sind weniger als 5 Zeichen hinterlegt, so wird ein entsprechender Error-Provider angezeigt:
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Diese Eingabe wird in der Gutschrift analog zur Stornierung eines offenen Auftrags im Auftragskopf-Feld Bemerkung persistiert und am Gutschrifts-Fakturenbeleg unmittelbar nach dem Vermerk "betreffend Auftrag" als neue Zeile im Positionsbereich ausgewiesen:
Listentexte-Editor
Der Text für das Begründungslabel am Gutschriftsbeleg kann im Listentexte-Editor für die Variable "txtCreditReason" in der Gruppe "POSITIONSTEXTE" angepasst werden. Der Default-Bezeichnung der Sprache 1 lautet "Begründung für Rechnungsgutschrift:".
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Prüfung der Fahrgestellnummer von Durchlauffahrzeugen bei Auftragsfakturierung
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Folgende Werte können festgelegt werden:
0 = keine Prüfung
1 = Prüfung mit Hinweis
2 = Prüfung mit Prozesssperre durchführen
Elektronischer Rechnungsversand
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Es werden auch Aufträge berücksichtigt welche per TMS/Audatex/Eurotax/Silverdat erstellt werden.
| Info | |
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| title | Hinweis:Bei der Umwandlung eines Auftrags wird bei e-Rechnungsempfängern darauf geachtet, ob die neue Auftragsart lt. Auftragsoption "Gültige Auftragsarten für den elektronischen Rechnungsversand" entsprechend konfiguriert ist. |
Darstellung Auftrags-Titelleiste
Je nach Ausprägung der Option "Darstellung Auftrag-Titelleiste bzw. der minimierten Ansicht" kann je Betrieb eingestellt werden, was im Fenstertitel eines Auftrags angezeigt werden sollen.
Folgende Werte können festgelegt werden:
0 = Kundenname + Vorname
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1 = Kundenname + Vorname, Auftragsnummer
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2 = Auftragsnummer, Kundenname + Vorname
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Je nach Betriebssystem scheint diese Information ganz oder teilweise in der minimierten Fensteransicht auf.
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In der Auftragssteuerung kann über die Einstellung "Prüfe Auftrag auf sonstige Positionen ohne Code" eingestellt werden, ob keine Prüfung (= Standard) bzw. ob eine Prüfung im Zuge der Positionserfassung oder bei der Fakturierung erfolgen soll:
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Diese Prüfung bezieht sich nicht auf Automatikpositionen (z. B. Kleinteilezuschläge, Entsorgungskosten).
Gutschriften sind generell von einer Prüfung bei Fakturierung ausgenommen.
Die Option "2" ( Prüfung im Zuge der Positionserfassung) bezieht sich nur auf die direkte Positionserfassung im Auftragswesen, "Positionen kopieren" sowie "Positionen verschieben" ist nach wie vor grundsätzlich möglich bzw. werden derartige Positionen dann bei der Fakturierung abgefangen.
Nicht getätigte Verkäufe und Positionsmenge 0
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Beispiel:
Eine Lieferschein Kopie mit nicht getätigten Verkäufen und Positionsmenge 0:
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Hinweis:Die Option "Auftragspositionen mit nicht getätigten Verkäufen und Positionsmenge 0 am Lieferschein ausweisen" hat keine Auswirkung auf Lieferscheine im Service-Bereich. |
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Befindet sich die Wirtschaftsjahrsperre in der Vergangenheit, ist eine Datierung des Auftragsdatums in die Zukunft uneingeschränkt möglich, wenn die Auftragsoption "Auftrags-Vordatierung außerhalb des nächsten Wirtschaftsjahrintervalls erlauben" gesetzt ist. (Default: Aktiv).
Auftragsarten mit Rundungsausgleich
In der Auftragssteuerung kann über die neue Option "Auftragsarten mit Rundungsausgleich" eingestellt werden, für welche Auftragsarten der Rundungsausgleich verfügbar ist.
Standardmäßig sind die Auftragsarten AUF, GUT und NEU ausgewählt
Diese Option wird für sämtliche Auftragsanlagen, bei der Auftragsart-Umwandlung und der automatischen Auftragsgenerierung verwendet.
| Info |
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Hinweis:Die Anwendung der Auftragsoption "Automatische Centrundung für externe Aufträge aktivieren" im Zuge der Fakturierung erfolgt nur bei externen Ausgangsrechnungen. |
Prüfe Fahrzeug auf wiederholten Werkstattbesuch
Ist die Option "Prüfe Fahrzeug auf wiederholten Werkstattbesuch" aktiviert, wird für Serviceaufträge geprüft, ob es für das gleiche Fahrzeug bereits einen offenen Auftrag der Arten AUF, INT und GAR, innerhalb der Frist lt. "Prüfungsfrist für wiederholten Werkstattbesuch in Tagen" gibt. Wenn ja, wird ein solcher Auftrag beim Anlegen eines neuen Service Auftrags aufgelistet.
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Prüfungsfrist für wiederholten Werkstattbesuch in Tagen
Hier kann man die Tage für die Prüfung auf wiederholten Werkstattbesuch definieren. Es werden Serviceaufträge innerhalb der Frist geprüft und aufgelistet.
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Kostenvoranschläge und Reservierungsaufträge bei der Prüfung der offenen Aufträge berücksichtigen
Ist die Option "Kostenvoranschläge und Reservierungsaufträge bei der Prüfung der offenen Aufträge berücksichtigen" aktiviert, wird für Service- und Teilehandelsaufträge geprüft, ob es für das gleiche Fahrzeug bzw. denselben Kunden bereits einen offenen Auftrag der Arten RES und KOS gibt.
Wenn ja, wird ein solcher Auftrag beim Anlegen eines neuen Auftrags aufgelistet.
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Prüfe offene Aufträge übergreifend für Service und Teilehandel
Durch Aktivierung der Auftragsoption "Prüfe offene Aufträge übergreifend für Service und Teilehandel" wird die Prüfung bei der Eröffnung eines neuen Auftrags wie folgt erweitert:
Alle Teilehandelsaufträge mit der eingegebenen Kundennummer werden aufgelistet.
Alle Serviceaufträge mit der eingegebenen Kunden- und Fahrgestellnummer werden aufgelistet.
Die Unterscheidung der Basisabteilung (Service, Teilehandel) erfolgt anhand eines Symbols im Browser.
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Unterbinde die Verwendung von mehreren Kostenarten auf einer Rechnung
Mit Aktivierung der Auftragsoption "Unterbinde die Verwendung von mehreren Kostenarten auf einer Rechnung" wird bei der Fakturenvalidierung geprüft, ob mehrere unterschiedliche Kostenarten bei den Positionen eines Rechnungsempfängers existieren.
Ist das der Fall, wird der Fakturierungsprozess mit einem entsprechenden Benutzerhinweis abgebrochen.
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Unterbinde interne Abteilung als Auftraggeber/Rechnungsempfänger
Ist die eigene Auftragsart in der Auftragsoption "Unterbinde interne Abteilung als Auftraggeber/Rechnungsempfänger" aufgelistet, so wird für die internen Abteilungen ein Fakturierungsversuch unterbunden, sobald sich am betreffenden Rechnungsempfänger ein Rechnungsbetrag ergibt.
Nur Textpositionen sind für die Fakturierung erlaubt.
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Prüftermin bei Fakturierung weitersetzen
Option "Prüftermin bei Fakturierung weitersetzen" hat folgende Ausprägungen:
0 - Automatisch
1 - Manuell (Interne Aufträge)
2 - Manuell (Alle)
0 - Automatisch
Die Ausprägung 0 (Automatisch) führt unmittelbar nach der erfolgten Fakturierung die automatische Prüftermin-Weitersetzung durch, sofern alle Bedingungen dafür erfüllt sind.
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Mit der Option 1 (Interne Aufträge) werden externe Aufträge wie gehabt abgehandelt, und für interne Aufträge wird wird vor der der Fakturierung geprüft, ob der (interne) Serviceauftrag Arbeitspositionen enthält, die grundsätzlich eine Prüfterminweitersetzung auslösen.
Ist das der Fall, wird eine Bearbeitungsmaske mit Browser geöffnet, wo die aktuellen Prüftermine und die neu zu vergebenden Prüftermine mit den voraussichtlichen Terminen aufgelistet werden. Der Benutzer kann all jene Termine bearbeiten, die kein Sperrkennzeichen enthalten.
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2 - Manuell (Alle)
Mit der Option 2 (Alle) wird für externe und interne Aufträge Aufträge vor der der Fakturierung geprüft, ob der Serviceauftrag Arbeitspositionen enthält, die grundsätzlich eine Prüfterminweitersetzung auslösen.
Ist das der Fall, wird eine Bearbeitungsmaske mit Browser geöffnet, wo die aktuellen Prüftermine und die neu zu vergebenden Prüftermine mit den voraussichtlichen Terminen aufgelistet werden. Der Benutzer kann all jene Termine bearbeiten, die kein Sperrkennzeichen enthalten.
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Folgende Pflichtfelder stehen zur Auswahl:
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Folgende Werte können festgelegt werden:
0 = Keine Prüfung
1 = Die Prüfung erfolgt beim Speichern des Auftrags
2 = Die Prüfung erfolgt beim Auftragsdruck
3 = Die Prüfung erfolgt bei der Fakturierung des Auftrags
Bei den Pflichtfeldern Kilometerstand (Rückgabe), Kundenkategorie, Kundentyp, Motorart und Zahlungsart gibt es nur die Auswahlmöglichkeiten 0 und 3.
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Hinweis:Info zur Fabrikats-Pflichtfeldprüfung "Fabrikat (Allgemein)" für "Nicht-Garantie"-Serviceaufträge: Gutschriften via Statistikabfrage sind von der Pflichtfeldprüfung ausgenommen. Die Prüfung wird nur für manuell erstellte Gutschriften durchgeführt. |
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Die Auftragskategorie kann als Pflichtfeld für Auftragswesen mit folgenden Optionen hinterlegt werden:
0 ... Keine Prüfung
2 ... Prüfen beim Auftragsdruck
3 ... Prüfen bei der Fakturierung
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Lieferschein
Automatische Subhändler-Lieferscheinerstellung bei der Fakturierung
Für "Großhandelsaufträge" kann im Zuge der Fakturierung automatisch ein Lieferschein für alle "verfügbaren" Teile erstellt werden.
Dafür steht in der Auftragssteuerung in der Gruppe "Lieferschein" die Option "Automatische Subhändler-Lieferscheinerstellung bei der Fakturierung" zur Verfügung:
0 ... Nein
1 ... MD.DMS Händlerportal 1.0 (= Standardwert)
2 ... MD.DMS Händlerportal 2.0
Option = 0
Bei der Option 0 bleibt alles wie gehabt. Es werden keine automatische Lieferscheine erstellt.
Option = 1
Die Option 1 ist für den ordnungsgemäßen Ablauf mit dem aktuellen MOTIONDATA DMS Händlerportal zu verwenden.
Da werden nach der Fakturierung (wenn Auftraggeber bzw. E0 = Subhändler) zwar automatische Lieferscheine erstellt, sie werden aber in der Statistikabfrage bzw. auf der Rechnung NICHT ausgewiesen. Diese automatisch erstellte Lieferscheine werden nur in der Datenbank gespeichert (mit der Rechnungsnummer) und dann an den GH-Portal weitergeleitet.
Option = 2
Für das neue MOTIONDATA DMS Händlerportal ist die Option 2 zu verwenden.
Da werden im Zuge der Fakturierung (wenn Auftraggeber bzw. E0 = Subhändler) automatisch Lieferscheine für alle Positionen generiert, für die noch kein manueller Lieferschein erstellt wurde.
Automatisch erstellte Lieferscheine werden in der Statistikabfrage bzw. auf der Rechnung ausgewiesen und der Datenbank gespeichert.
| Info |
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Hinweis:
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Freie Textpositionen auf allen Lieferscheine ausweisen
In der Auftragssteuerung steht in der Gruppe "Lieferschein" eine logische Option "Freie Textpositionen auf allen Lieferscheinen ausweisen" zur Verfügung. (Default: Deaktiviert).
Sobald diese Option aktiviert ist, werden freie Textpositionen auf jedem Lieferschein-Beleg im Positionsbereich ausgewiesen.
Als "freie Textposition" gilt eine Text-Auftragsposition,
die kein Teiletext und keine Arbeitswertedarstellung ist.
die im Hintergrund über kein Automatik-Kennzeichen verfügt.
Die Kundenreferenz-Textposition enthält beispielsweise ein Automatik-Kennzeichen, das hier notwendig ist, um dem System mitzuteilen, dass die Kundenreferenz bereits als Textposition angelegt wurde und wird aktuell nicht als freie Textposition behandelt, d.h. sie kann/muss einem Lieferschein explizit zugeordnet werden.
Generell sind solche Textpositionen dadurch nicht mehr im Auswahlbereich des Lieferschein-Karteireiters verfügbar.
Anmerkung: Dadurch kann es bei Neuerstellung einer Lieferscheinkopie zu Abweichungen gegenüber dem Original kommen, da
diese Textpositionen nicht mehr explizit einem Lieferschein zugeordnet sind,
auch ohne Lieferschein-Stornierungen gelöscht, verändert oder nachträglich hinzugefügt werden können,
diese Textpositionen bei "Positionen am Lieferschein gruppieren" dann auch keinem Lieferschein zugewiesen sind, sondern bei den restlichen Positionen verbleiben, die keinem Lieferschein zugeordnet sind.
Ausdruck
Bruttopreisübermittlung für Etikettendruck aus dem Auftragswesen
Ist die Option "Bruttopreisübermittlung für Etikettendruck aus dem Auftragswesen" für die Sektion "Ausdruck" deaktiviert (Default-Wert = aktiv), wird beim Erstellen von Etiketten im Auftragspositionsbrowser über das Kontextmenü "ET-Barcodedruck" der Netto-Verkaufspreis übermittelt.
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| title | Hinweis:Je nachdem welcher Report für den ET-Barcodedruck hinterlegt ist, wird der übermittelte Verkaufswert evtl. mit 1,2 multipliziert. |
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Erstelle Textpositionen aus Kundenstamm
Durch eine entsprechende Konfiguration ist es möglich, bei der Anlage eines neuen Rechnungsempfängers automatisch eine Textposition zu erstellen, welche eines der dafür verfügbaren Kundenstammfelder zum Inhalt hat (z. B. automatische Generierung einer zusätzlichen Kundenreferenzposition).
Hierzu stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten in der Auftragssteuerung zur Verfügung:
"Erstelle Textposition aus Kundenstamm (Inhalt)" enthält eine Combobox, die alle Selektionsfelder lt. CRM-Selektionen zum Inhalt hat.
"Erstelle Textposition aus Kundenstamm (Job)" enthält eine Combobox, die alle Jobs lt. Betriebsdaten zum Inhalt hat.
"Erstelle Textposition aus Kundenstamm (Gültige Auftragsarten)" enthält eine Multiselektionsauswahl für alle Auftragsarten, für die eine solche Textanlage durchgeführt werden soll.
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Bei der Anlage eines neuen Rechnungsempfängers wird geprüft, ob das hinterlegte Kundenstammfeld einen Dateninhalt hat und die Auftragsart in der Liste aufscheint. Wenn ja, wird mit dem definierten Job automatisch eine Textposition für den betreffenden Rechnungsempfänger angelegt.
Beim Hinzufügen eines E1-Rechnungsempfängers in einem Fahrzeughandelsauftrag wird eine bestehende E0-Automatik-Textposition entfernt bzw. wird sie beim Löschen des E1-Rechnungsempfängers wieder hergestellt.
| Info |
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Hinweis:Im Fall einer Neufahrzeugsplittung kann die Automatik-Textposition für den E0 nicht automatisch erstellt werden, in diesem Fall muss die Textposition vom Benutzer selbst manuell erfasst werden. |
Ermittlung offene Bestellmengen
Die Auftragsoption "Offene Bestellmengen bei automatischer Bestellung ignorieren" wird im MOTIONDATA DMS-Batchimport sowie im automatischen Auftragsimport zur Anwendung gebracht.
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Ist diese Option aktiviert, dann werden offene Bestellungen nicht für die Berechnung der Bestellmenge herangezogen. Die ermittelte, zu bestellende Menge wird aber wie gehabt behandelt und auch der Mindestbestand berücksichtigt.
Ist die Option deaktiviert, dann werden offene Bestellungen normal für die Berechnung der Bestellmenge berücksichtigt.
| Info |
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Hinweis:Nach der Änderung der Einstellung müssen das MOTIONDATA DMS und der AufGen-Service neu gestartet werden. |
Bestellung bei Unterschreiten des Mindestbestands auslösen
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Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
0 ... Nein
1 ... Ja
2 ... Ja, wenn Mindestbestand > 0
Die Ausprägung 2 bewirkt, dass nur dann eine Bestellung ausgelöst wird, wenn der Mindestbestand auch einen Wert größer 0 hat.
Sollte die Ausprägung 1 aktiv sein, dann wird immer eine Bestellung ausgelöst, wenn das Teil (unabhängig vom Mindestbestand) in den Rückstand geht.
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Mehrfachauswahl im Arbeitsbrowser erlauben
Mit Verwendung einer Ausprägung größer 0 können beim Aufruf des AW-Browsers aus der Auftragspositionserfassung mehrere AW-Zeilen markiert und übernommen werden.
Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
0 ... Nein
1 ... Ja (Dialogmodus)
2 ... Ja (Stapelmodus)
Mit Ausprägung 1 wird die ASCII-Importschiene verwendet, d.h. jede AW-Position wird nacheinander in die Eingabefelder geladen, um dem Benutzer die Positionsbearbeitung zu erlauben. Nach Betätigung des Speichern-Buttons wird die nächste Position verarbeitet.
Mit Ausprägung 2 werden alle AW-Positionen auf einmal verarbeitet (ähnlich wie beim Positionen kopieren/einfügen).
| Info |
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Hinweis:Die Einstellung hat keine Auswirkung auf andere Module (z.B. AW-Stamm, Terminplanung, etc.), wo ebenfalls die AW-Suche genutzt wird. |
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Terminplanung
Servicetermin-Import: Auftragsdatum, Beginn-/Fertigstellzeit
Bei einem Servicetermin-Import kann in den Auftragssteuerung definiert werden, welches
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Datum (Auftragsdatum, Beginn-/Fertigstelldatum) bei einer Terminüberleitung im Auftrag übernommen werden soll.
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Die
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Auftragsoption "Servicetermin-Import: Auftragsdatum, Beginn-/Fertigstellzeit" (Sektion "Terminplanung") hat folgende Ausprägungen:
01 - Termindatum: Nur für neue Aufträge
→ Gilt nur für neue Aufträge
→ Beim Servicetermin-Import werden Auftragsdatum sowie Beginn- und Fertigstellungsdaten aus dem Termin übernommen (→ Termindatum)02- Tagesdatum: Nur für neue Aufträge
→ Gilt nur für neue Aufträge
→ Beim Servicetermin-Import werden Auftrags- sowie Beginn-Datum mit dem Tagesdatum versehen (→ Tagesdatum)03 - Termindatum: Für neue + offene Aufträge (immer, außer PPO)
→ Gilt für neue und bestehende Aufträge
→ Da werden Auftragsdatum sowie Beginn- und Fertigstellungsdaten aus dem Termin immer übernommen, auch wenn im bestehenden Auftrag schon etwas eingetragen ist, außer es handelt sich um einen PPO-Auftrag.