Inventur

Inventurvorbereitung (Teile löschen)

Um die Inventur zu beschleunigen besteht die Möglichkeit, den Teilestamm vorher zu bereinigen und Teile, die einem speziellen Kriterium entsprechen vor der Zähllistenerstellung aus dem Teilestamm zu löschen.Image Removed
Abbildung: Aufruf des Menüs „Teilestamm löschen"

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In der folgenden Maske können die Selektionskriterien für die Löschung der Teile ausgewählt werden. Vor der tatsächlichen Löschung der Teile empfiehlt es sich, den Simulationslauf durchzuführen. Hierbei haben Sie die Möglichkeit sich vorher die Auflistung anzusehen, welche Teile MOTIONDATA löschen würde. Nach Entfernung des Hakens bei Simulationslaufwerden die Teile tatsächlich gelöscht.Image Removed
Abbildung: Selektionskriterien für die Teilelöschung

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Inventurarten

Komplett-Inventur mit optionaler Lagersperre (Stichtagsinventur)

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Wird dies jedoch nicht als Inventurbestand korrigiert, sondern die Inventur mit den 4 Stk. der eigentlichen Zählung übernommen, hat man einen falschen Lagerbestand nach der Inventur. Um dies zu verhindern, wird bei der Erstellung der Inventur die Lagersperre für die Teile der betroffenen Zählliste gesetzt. Durch die Übernahme der Inventur (nach Zählung und Erfassung) wird dann der richtige Lagerwert zurückgeschrieben und die Lagersperre wieder aufgehoben. Das Lager muss zum Stichtag Jahresabschluss inventiert werden (Beginn max. 6 Wochen davor).

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1. Start Druck Zähllisten
   Sollbestand lt. Computer 5 Stk. Stand am Lager ist: 5 Stk.
   Keine Zu-/Abgänge am Lager 

2. Physische Zählen und/oder Erfassung. Zählmenge ist: 3 Stk.
   auf Zählliste (Papier) oder im Programm 3 Stk. (sind 2 Stk. Differenz Minus)
   Diese 2 Stk. Differenz werden nun als Information "eingefroren". MOTIONDATA merkt sich immer den Sollbestand des Computers zum Zeitpunkt des Drucks der Zählliste - also 5. 

3. Zu- / Abgänge nach Zählmengen-Erfassung
   Summe alle Eingänge und Abgänge. Stand am Lager zB: 17 Stk.

4. Eingeben der Zählmengen im Programm unter Zählmengen erfassen und Übernahme. 
   Man erfasst nun die 3 Stk. lt. Zählung und das Programm schreibt mit der "Übernahme" 2 Stk. MINUS Differenz in den Teilestamm zurück.
   Stand am Lager: 15 Stk.

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Die Menüstruktur der Inventur im MOTIONDATA entspricht der genauen Reihenfolge einer Inventur.

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Abbildung: Menüstruktur der Inventur im MOTIONDATA (ab V7.0)

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Zählliste löschen

Als erstes müssen Sie sich vergewissern, ob nicht irgendwelche alten offenen Inventurzähllisten vorhanden sind.
Wenn ja, bitte löschen Sie diese!

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Sind keine offenen Zähllisten vorhanden, erhalten Sie obige Meldung.

Zählliste erstellen

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Abbildung: Selektionskriterien für die Zähllistenerstellung

Im Gruppenfeld Selektierenkann der Umfang der Liste nach den Kriterien Lieferant, Produktgruppe, Gebrauchsart, Lagerort, Lager, Teilenummer und nicht inventierte Teile eingegrenzt werden. Sowohl bei Lagerort, als auch bei Teilenummer und nicht inventierte Teile besteht die Möglichkeit, die Auswahl noch genauer zu definieren. Standardmäßig werden nur Teile mit Lagerort vorgeschlagen. Mit der Lagerortoption 3 können mit der Auswahl von leerbis zzzzzzzzzzzzzzzalle Teile mit und ohne Lagerort auf einer Liste ausgegeben werden. 

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Mit entsprechender Berechtigung kann in der Maske "Zählliste erstellen" unter "Inventurzähllisten-Nummer" eine manuelle Zähllistennummer vergeben werden. Wird keine Zähllistennummer angegeben oder ist kein Benutzerrecht vergeben, wird die Inventurzähllisten-Nummer automatisch vergeben.

Über die Optionsgruppe Inventurgrundlage wird die Bewertungsgrundlage eingestellt. Zur Verfügung stehen Einkaufspreis 1, 2 oder 3 sowie der Mischpreis. In der Regel gilt als Inventurgrundlage der Mischpreis!
Wird das Optionsfeld Rechtsbündig sortieren aktiviert, erfolgt die Sortierung bei der Teilenummer nach dem Zahlenwert, ansonsten nach dem ASCII-Zeichensatz. 

Beispiel:

Mit der Funktion Drucke Teile mit Bestand = 0 haben Sie die Möglichkeit, auch Teile auf der Inventurzählliste auszugeben, deren Bestand 0 ist.
Mit der Funktion Drucke Teile mit Bestand < 0 haben Sie die Möglichkeit, auch Teile auf der Inventurzählliste auszugeben, deren Bestand lt. Datenbank Minus (Rückstand) ist (Aktivierung empfohlen).
Diese beiden erwähnten Zusatzkriterien kommen optional zur Standardausgabe = Bestand > 0 (Positiv) hinzu.

Soll bei den selektierten Teilen eine Lagersperre vergeben werdenvergeben werden, so aktivieren Sie die Checkbox Lagersperre an Teile vergeben. D.h. Teile können während der Inventur weder zu- noch abgebucht werden.
Vorgänger/Nachfolger ermitteln benötigen  benötigen Sie, wenn sehr viele Ersetzungen von Lieferanten eingespielt sind und Sie die Info dafür auf der Zählliste sehen möchten.
Im Gruppenfeld Sortieren stehen insgesamt vier Kriterien zur Verfügung, um die Zählliste sortieren zu können. Zumindest ein Kriterium muss ausgewählt werden. Empfohlen ist eine Sortierung nach Lagerort und Teilenummer.

Im Gruppenfeld Zeitraum kann bei entsprechender Berechtigung zwischen aktuellem Lager (Default: aktuelles Lager) und Ultimo Datum (Nachinventur) gewählt werden. Wird unter Zeitraum "aktuelles Lager" gewählt oder ist kein Benutzerrecht vergeben, wird die Inventur-Zählliste für das aktuelle Lager erstellt.

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Nach dem Klick auf Start wird die Zählliste sofort generiert und an den Drucker mittels vorgeschaltetem Druckerdialog ausgegeben.

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Nun wird die physische Bestandsaufnahme im Lager durchgeführt.

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Aktivieren Sie die Option Lade nächste Teilenummer, um automatisch nach dem Speichern die nächste Teilenummer zur Bearbeitung zu laden. 

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Abbildung: Beispiel für bereits erfasste Positionen (blau)

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Abbildung: Inventurübernahme

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Funktion inkl. offene Auftragsmenge
Inkludiert auch den Lagerwert der noch nicht abgerechneten, offenen Auftragsmengen

Abbildung: Inventurbewertung

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• Jahresstatistikwerte im Teilestamm werden ermittelt

• Jahresendbestand bzw. der Jahresanfangsbestand wird berechnet

• Kundenjahresumsatz wird ermittelt

• Nummernkreise können manuell zurückgesetzt werden

• Abgrenzungen für Wareneingänge ohne Eingangsrechnung werden durchgeführt, siehe Punkt "Abgrenzungen im Teilehandel" (optional)

• Abgrenzungen für Fahrzeug-/Maschineneinkäufe ohne Eingangsrechnungen werden durchgeführt, siehe Punkt "Abgrenzungen für Fahrzeuge / Maschinen" (optional)

• FiBu-Buchungen für Abgrenzungen im Teile- und Fahrzeug-/Maschinenhandel werden durchgeführt, siehe Punkt "FiBu-Buchungen für Abgrenzungen" (optional)

• Schlussbilanzbuchungen (= Lagerbewegungen) mit dem Mischpreis im Ersatzteillager werden erstellt, siehe Punkt "Schluss- und Eröffnungsbilanzbuchungen / Saldovorträge"

• Eröffnungsbilanzbuchungen (= Lagerbewegungen) mit dem Bewertungspreis (aus Inventurbewertung oder aus manueller Bewertung) im Ersatzteillager werden erstellt, siehe Punkt "Schluss- und Eröffnungsbilanzbuchungen / Saldovorträge"

• FiBu-Buchungen für die Eröffnungsbilanz im Ersatzteillager werden erstellt, siehe Punkt "Schluss- und Eröffnungsbilanzbuchungen / Saldovorträge" (optional)

• Bewertungspreise für das Fahrzeug-/Maschinenlager werden angewendet und die Differenz zwischen Einkaufspreis und Bewertungspreis (= Abwertung) auf der Ertragsrechnung eingetragen, siehe Punkt "Abwertung Fahrzeug-/Maschinenlager" (optional)

• Mischpreisaufrollung für bereits erfolgte Lagerbewegungen im neuen Wirtschaftsjahr aufgrund einer eventuell erfolgten Abwertung

• Setzen einer Periodensperre für das abgelaufene Jahr, siehe Punkt "Periodensperre"

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Alle eingestellten Funktionen des erweiterten Jahresabschlusses können in einem Simulationslauf beliebig oft ausgeführt werden, ohne dass der Datenbestand schreibend verändert wird.
Die Datenbestände werden in Form von Excel-Tabellen protokolliert, ausgegeben und sofort geöffnet, um eine lückenlose Protokollierung und Aufzeichnung der Jahresabschlussarbeiten zu haben. Die Datenausgabe nach Excel erfolgt nur im Simulationslauf und sollte vor dem tatsächlichen Ausführen des Abschlusses gründlich kontrolliert werden.

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Nach erfolgter Abgrenzung wird der Wareneingang im alten Wirtschaftsjahr abgeschlossen und wird nicht mehr als offener Lieferschein behandelt.

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Nach erfolgter Abgrenzung wird das Fahrzeug im alten Wirtschaftsjahr als bewertet behandelt und nicht mehr als offener Lieferschein behandelt.

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Die Verbuchung im Fahrzeughandel erfolgt auf der Einstellungen zur Rechnungsabgrenzung im Lieferantenstamm. Die Einstellung zu ARA-Konten muss hier je Lieferant erfolgen, für den abgegrenzt wird.

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Die Manuelle Bewertung eines Artikels ist direkt im Teilestamm möglich.
Der Artikel muss dazu im Teilestamm geladen werden und im Karteireiter "Inventur / Bewertung" einen entsprechenden manuellen Bewertungspreis eingetragen bekommen.

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