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Inventur
Inventurvorbereitung (Teile löschen)
Um die Inventur zu beschleunigen besteht die Möglichkeit, den Teilestamm vorher zu bereinigen und Teile, die einem speziellen Kriterium entsprechen vor der Zähllistenerstellung aus dem Teilestamm zu löschen.
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Abbildung: Simulationslauf Teilelöschung
Inventurarten
Komplett-Inventur mit optionaler Lagersperre (Stichtagsinventur)
Während einer Inventur dürfen keine Zu- und Abbuchungen im Lager erfolgen, weder in Form von Buchungen noch, dass Teile in die Lagerplätze gelegt werden. Zumindest dann, wenn die Zählung nicht sofort für alle gedruckten Zähllisten erfolgen kann (Siehe permanente Inventur).
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Die Lagersperre wird nur auf jene Artikel angewendet, die auch auf der Inventurzählliste enthalten sind! |
Permanente Inventur
Bei der permanenten Inventur darf zwischen Erstellen der Inventurdatei und der Erfassung der Zählmenge (am Papier oder gleich im Programm) kein Zu- oder Abgang erfolgen!
Dadurch empfehlen wir die Erstellung von "vielen kleinen" Zähllisten für kleine Bereiche Ihres Lagers, damit die physische Zählung und Erfassung jeder Zählliste rasch erfolgen kann.
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- Start Druck Zähllisten
Sollbestand lt. Computer 5 Stk. Stand am Lager ist: 5 Stk.
Keine Zu-/Abgänge am Lager - Physische Zählen und/oder Erfassung. Zählmenge ist: 3 Stk.
auf Zählliste (Papier) oder im Programm 3 Stk. (sind 2 Stk. Differenz Minus)
Diese 2 Stk. Differenz werden nun als Information "eingefroren". MOTIONDATA merkt sich immer den Sollbestand des Computers zum Zeitpunkt des Drucks der Zählliste - also 5. - Zu- / Abgänge nach Zählmengen-Erfassung
Summe alle Eingänge und Abgänge. Stand am Lager zB: 17 Stk. - Eingeben der Zählmengen im Programm unter Zählmengen erfassen und Übernahme.
Man erfasst nun die 3 Stk. lt. Zählung und das Programm schreibt mit der "Übernahme" 2 Stk. MINUS Differenz in den Teilestamm zurück.
Stand am Lager: 15 Stk.
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Neben der weit verbreiteten Stichtagsinventur (Big Bang) ist auch die permanente Inventur eine gängige Methode. Diese hat gegenüber der Stichtagsinventur folgende Vorteile:
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Menüstruktur
Die Menüstruktur der Inventur im MOTIONDATA entspricht der genauen Reihenfolge einer Inventur.
Abbildung: Menüstruktur der Inventur im MOTIONDATA (ab V7.0)
Zählliste löschen
Als erstes müssen Sie sich vergewissern, ob nicht irgendwelche alten offenen Inventurzähllisten vorhanden sind.
Wenn ja, bitte löschen Sie diese!
Sind keine offenen Zähllisten vorhanden, erhalten Sie obige Meldung.
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Zähllisten werden dann nicht gelöscht, wenn nicht alle Teile einer Zählliste gezählt, eingegeben bzw. übergeleitet wurden. Alle Teile, die in alten Zähllisten enthalten sind, werden auf keine neue Zählliste übernommen. Ihnen würden dadurch Teile auf Ihren Zähllisten fehlen, da ein Teil immer nur auf einer Zählliste aufscheint! |
Zählliste erstellen
Abbildung: Selektionskriterien für die Zähllistenerstellung
Im Gruppenfeld Selektieren kann der Umfang der Liste nach den Kriterien Lieferant, Produktgruppe, Gebrauchsart, Lagerort, Lager, Teilenummer und nicht inventierte Teile eingegrenzt werden. Sowohl bei Lagerort, als auch bei Teilenummer und nicht inventierte Teile besteht die Möglichkeit, die Auswahl noch genauer zu definieren. Standardmäßig werden nur Teile mit Lagerort vorgeschlagen. Mit der Lagerortoption 3 können mit der Auswahl von leer bis zzzzzzzzzzzzzzz alle Teile mit und ohne Lagerort auf einer Liste ausgegeben werden.
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| Beachten Sie bitte, dass die Zählliste – je nach Lager und Selektionskriterien - sehr umfangreich sein kann und vor allem Matrixdrucker über längere Zeit in Anspruch nimmt. |
Zählliste drucken
Nach dem Start der Selektion im Menü "Zählliste erstellen" wird der Druck der Zählliste automatisch gestartet. Sie können aber jederzeit unter dem Punkt "Zählliste drucken" einen oder weitere Ausdrucke starten.
Sie erhalten zunächst eine Auswahl, welche Liste Sie drucken möchten.
Abbildung: Drucken der Zählliste
Abbildung: Zählliste
Zählung durchführen
Nun wird die physische Bestandsaufnahme im Lager durchgeführt.
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Die Inventurzähllisten sind unbedingt gemeinsam mit der Bewertungsliste aufzubewahren, um diese ggf. bei einer Buchprüfung vorlegen zu können! |
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Mit der Zählmengenerfassung werden nun die tatsächlichen Lagerbestände eingegeben. Nach Auswahl der Liste (siehe angedruckte Listennummer rechts oben auf der Inventurzählliste) geben Sie nun die Blattnummer im oberen Bereich ein.
Die Ersatzteile, die sich auf dieser Zählliste bzw. Blattnummer befinden sind in exakt der Reihenfolge aufgelistet, wie auf der gedruckten Zählliste.
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Jede Position eines Blattes muss bestätigt werden, auch wenn sich der Lagerbestand nicht verändert hat. Nur dadurch erhält das Ersatzteil auch ein Inventurdatum! |
Differenzliste drucken
Die Differenzliste liefert alle Bestandsveränderungen (negativ und positiv) zu einer Inventurzählliste. Sie können die Differenzliste auch drucken, wenn Sie die Inventur offen haben.
Hier werden alle Teile gedruckt, deren Inventurbestand im Vergleich zum Lager(Buch)bestand nach der Bearbeitung eine Differenz aufweist.
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Abbildung: Differenzliste
Kontrollliste
Die Kontrollliste liefert eine Übersicht über die eingegebenen Zählmengen und der ursprünglichen Lagermenge lt. MOTIONDATA.
Abbildung: Kontrollliste
Positionen ohne Zählmenge
Wie im Kapitel "Zählmengen erfassen" erwähnt wurde, muss jede Position einer Zählliste eingegeben bzw. bestätigt werden, damit das Ersatzteil ein Inventurdatum erhält. Die Auswertung „Positionen ohne Zählmenge" listet alle Positionen auf, die im Zuge der Zählmengenerfassung nicht eingegeben bzw. bestätigt wurden.
Abbildung: Positionen ohne Zählmenge
Positionen ohne Preis
Um zu vermeiden das Teile ohne Inventurpreis übernommen werden, sollte vor der Inventurübernahme die Liste „Positionen ohne Preis" ausgegeben werden. Die Auswertung listet alle Positionen auf, die noch keinen Inventurpreis in der Zählliste hinterlegt haben.
Zählmengenänderungsliste
Über die Auswertung Zählmengenänderungsliste erhalten Sie eine entsprechende Übersicht über die durchgeführten Zählmengenänderungen. Zählmengenänderungen auf den Inventurzählisten werden auf Benutzerebene protokolliert, um nachvollziehen zu können, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt etwaige Änderungen an der Zählmenge für einen Artikel vorgenommen hat.
Übernahme
In der Übernahme werden nun alle Positionen einer Zählliste aufgelistet, die tatsächlich im Zuge der Zählmengenerfassung eingegeben, bestätigt bzw. auf 0 gesetzt wurden. Mit einem Klick auf Sammelübernahme werden nun die neuen Lagerbestände übernommen und in den Teilestamm zurückgeschrieben.
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Unvollkommen übergeleitet
Sollte bei Unvollkommen übergeleitet eine andere Zahl als 0 stehen, wurden nicht alle Teile unter Zählmengen erfassen korrekt eingegeben, bestätigt oder auf 0 gesetzt. Kontrollieren Sie hier nochmals die Inventurzählliste, ggf. mit der Liste Positionen ohne Zählmenge. Nach einer erfolgreichen Übernahme aller existierenden Zähllisten werden die Listen automatisch gelöscht, und falls ausgewählt die Daten in das angegebene Inventurarchiv übernommen.
Inventur-Übernahmeliste
Dabei handelt es sich um das Inventur-Archiv. Alle übergeleiteten und vollständig aufgelösten Inventurübernahmen können hier aufgerufen werden.
Datum = Zeitpunkt der Sammelübernahme.
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Abbildung: Übernahmeliste
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Mit der Bewertung Ihres Lagers können Sie nun unter Anwendung von verschiedenen Kriterien den Bilanzwert Ihres Lagers feststellen. Dafür stehen verschiedene Methoden zur Verfügung:
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Bitte haben Sie Verständnis, dass MOTIONDATA keinerlei Vorschläge für die Eingabe der Bewertungsabschläge machen kann. Die Bewertung Ihres Lagers liegt in Ihrer Verantwortung und sollten mit Ihrem Steuerberater abgestimmt werden! |
Monatsabschluss Dezember
Der Monatsabschluss wird wie gehabt beim Monatswechsel den berechtigten Usern bei Start des MOTIONDATA Programms vorgeschlagen, kann aber auch manuell aus dem Hauptmenü abgerufen werden.
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- Berechnung Gängigkeit, Prognose, Statistikwerte für Lagerstamm
- Ermittlung Statistikwerte für Lagerhistorie
- Durchführung Abschluss der Garantiemonate im Fahrzeugstamm
- Prüftermine im Fahrzeugstamm werden neu berechnet
- Sicherung der Fahrzeugstamm- und Artikelstammdaten
- Bestandslisten werden aktualisiert um die Bestände per Stichtag zu erhalten
- Sicherung der Mitarbeiterstammdaten und Berechnung der Urlaubsansprüche
- Offene Rückstände werden aus der Rückstandstabelle automatisch entfernt, wenn die betreffenden Aufträge bereits fakturiert sind.
Jahresabschluss
Im Rahmen der Jahresabschluss-Funktion werden folgende Aktionen durchgeführt:
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Je nach MOTIONDATA-Version verzweigt das System nach der Durchführung des Jahresabschlusses direkt in die Nummernkreise. – Siehe Kapitel "Anpassung der Nummernkreise".
Abbildung: Abschluss des Jahresabschlusses
Erweiterter Jahresabschluss
Mittels einer zusätzlichen Modulfreischaltung besteht die Möglichkeit, einen erweiterten Jahresabschluss in MOTIONDATA DMS durchzuführen.
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Ein ausgeführter Jahresabschluss, der Daten in das neue Wirtschaftsjahr vorgetragen hat, kann mit regulären Mitteln in MD.DMS nicht mehr rückgängig gemacht werden! |
Abgrenzungen im Teilehandel
Abgrenzungen im Teilehandel werden für all jene Teile durchgeführt, für die im abgelaufenen Wirtschaftsjahr ein Wareneingang erfolgt ist, zu dem aber noch keine Eingangsrechnung verbucht wurde.
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Damit die Abgrenzungen im Jahresabschluss berücksichtigt werden, muss eine Freischaltung dieser Option durch das MOTIONDATA Serviceteam erfolgen.
Abgrenzungen für Fahrzeuge / Maschinen
Abgrenzungen im Fahrzeughandel werden für all jene Fahrzeuge/Maschinen durchgeführt, die im abgelaufenen Wirtschaftsjahr per Stichtag des Jahresendes auf Lager waren (d.h. auf einer der Eigenabteilungen zugewiesen war), zu dem aber noch keine Eingangsrechnung verbucht wurde.
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Die Abgrenzung von Fahrzeugen / Maschinen ist optional. Um Abgrenzungen im Zuge des Jahresabschluss ein-/auszuschalten wenden Sie sich bitte an den MOTIONDATA Service Desk. |
FiBu-Buchungen für Abgrenzungen
Um Abgrenzungen im Teilehandel und Fahrzeughandel, welche im MOTIONDATA DMS durchgeführt wurden, auch an die Finanzbuchhaltung zu übergeben, können im Zuge des Jahresabschluss automatisch FiBu-Buchungen für die durchgeführten Abgrenzungen erstellt werden.
Diese Abgrenzungsbuchungen werden im ersten FiBu-Export nach erfolgtem Jahresabschluss zur Verfügung gestellt.
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Das Bereitstellen von FiBu-Buchungen für Abgrenzungsposten im Teile- bzw. Fahrzeughandel ist optional. Um diese Funktion im Zuge des Jahresabschluss ein-/auszuschalten wenden Sie sich bitte an den MOTIONDATA Service Desk. |
Schluss- und Eröffnungsbilanzbuchungen / Saldovorträge
Im Zuge des erweiterten Jahresabschluss im MOTIONDATA DMS werden für das Teilelager Saldovorträge in das neue Wirtschaftsjahr erzeugt. Hierbei können Artikel im Lager eine Abwertung erfahren und mit einem verminderten Bewertungspreis in das neue Wirtschaftsjahr vorgetragen werden.
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Für die Bewertung des Teilelagers zum Jahresende-Stichtag beachten Sie bitte das Kapitel "BewertungJahresabschlussarbeiten (System/Dokumentation/MOTIONDATA DMS/DE)". Die Bewertung des Teilelagers über die Inventurbewertung kann beliebig oft erfolgen. Damit die Bewertung allerdings für Saldovorträge gültig wird, muss die Bewertung am Artikel hinterlegt werden. Dieses erfolgt mit der Option "Bewertung in Teilestamm schreiben" auf der Maske der Inventurbewertung.
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- Manueller Bewertungspreis am Artikelstamm
- Bewertung aus Inventurbewertung (Werte müssen auf den Artikel per 31.12. geschrieben worden sein)
- Mischpreis des Artikels per 31.12.
- Inventurpreis
Abwertung Fahrzeug-/Maschinenlager
Periodensperre
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Viele MD-Anwender wollen mit dem Beginn eines neuen Wirtschaftsjahres auch die Nummernkreise - vorrangig Rechnungsnummern – auf das neue Jahr anpassen (Bitte erst nach der letzten Rechnung für 2017 bzw. vor der ersten Faktura für 2015 durchführen).
Sie bekommen nach dem Jahresabschluss die Möglichkeit, die Rechnungskreise neu zu definieren. Sollten Sie nachstehende Meldungen nicht bekommen, dann rufen Sie die Nummernkreise wie auf nächster Seite beschrieben, manuell auf.
Bitte setzen die Nummernkreise auf den gewünschten Zahlenbereich und klicken Sie auf OK; möchten Sie die Kreise nicht ändern, dann auf Abbrechen.
Abbildung: Zurücksetzen der Nummernkreise
Nummernkreise manuell anpassen
Sollte sich nach dem Durchführen des Jahresabschlusses das Menü für die Zurücksetzung des Nummernkreises nicht öffnen, können Sie diese Funktion auch manuell aufrufen.
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Mit einem Doppelklick in der Auswahl aktivieren Sie den jeweiligen Nummernkreis, der in der Spalte „Zurücksetzten auf" editiert werden kann. Danach bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.
Feiertagseingabe
Für die Zeiterfassung und die Terminplanung ist es notwendig, die Feiertage für das neue Jahr einzugeben.
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