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Benutzerhandbuch



EUB - Umlagerung
Zwischen Betrieben












Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Aufgabe und Nutzen des Moduls
1.2 Modul/ Release Stand
1.3 Überblick Funktionsumfang
1.4 Systemvorrausetzung
2 Programmfunktion
2.1 Bestellung von Teilen
2.2 Automatische Teileumlagerung bei internen Aufträgen
2.2.1 Erfassung
2.2.2 Fakturierung
2.2.3 Warenzugang
2.2.4 Gutschrift
3 Grundeinstellungen
3.1 Benutzer anlegen
3.2 Betriebe festlegen
3.3 Lieferanten eintragen
3.4 Werkstattbereich anlegen
3.5 Mustereingriffe anlegen
3.6 Konten definieren
3.7 Kostenstelle definieren
3.8 Wichtiger HINWEIS:
3.9 Druckersteuerungen
4 Erläuterungen
4.1 Automatisches Storno

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Einleitung

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Aufgabe und Nutzen des Moduls

Dieses Modul ermöglich Ihnen Teile von einem Betrieb in einen anderen Betrieb umzubuchen. Das Programm ermöglicht Ihnen Umbuchungen durchzuführen, die ebenfalls in der Buchhaltung aufscheinen und somit kein buchhalterischer Zusatzaufwand nötig ist.

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Modul/ Release Stand

Die Programmierung ist im Modul 011 realisiert. Das Modul ist verfügbar mit CDW ab Version 5.5

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Überblick Funktionsumfang

Umbuchen von Teilen von bzw. auf spezifizierte Konten.

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Systemvorrausetzung

Installieren Sie das Modul entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen.
Dieses Modul erfordert eine eigene Freigabenummer, die Ihnen nach Lizenzierung bekannt gegeben wird.
Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese sind im Kapitel Grundeinstellungen beschrieben

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Programmfunktion

Dieses Modul ermöglich Ihnen Teile von Betrieb A (Quellbetrieb) in den Betrieb B (Zielbetrieb) umzubuchen. D.h. Betrieb B hat einen Bedarf an Ersatzteilen, welche in Betrieb A verfügbar sind. Die Umbuchung erfolgt mittels eines internen Ersatzteil-Auftrages. Dieser E-Auftrag wird in Betrieb A erstellt, welcher vom Betrieb B mittels einer Bestellung ausgelöst wird. Dieser E-Auftrag in Betrieb A wird auf die Kostenstelle von Betrieb B ausgestellt und somit besteht auch die buchhalterische Beziehung zwischen den Betrieben.
Im Betrieb A wird automatisch ein Ersatzteilauftrag auf den Laufkunden mit internem Rechnungsempfänger auf die Kostenstelle des Zielbetriebes generiert (Umlagerungsauftrag).
Der Name des Laufkunden wird durch den Text 'Umlagerung Betrieb 999', Kostenstelle 999999 ersetzt.
Preise und Rabatte müssen im Quellbetrieb erfasst werden. Der Preis wird lt. Preisfindungskennzeichen in den Steuerungen zur Umlagerung vergeben. Es gibt die Möglichkeit, Rabatte je Gängigkeitscode zu erfassen.
Mit der Bestellung im Zielbetrieb wird eine Bestellliste gedruckt. Lieferant ist die Kostenstelle des Quellbetriebes. Referenznummer der Bestellung ist: Kostenstelle + Auftragsnummer vom Quellbetrieb. Auf der Bestellliste werden der Preis und der Rabatt aus dem Quellbetrieb gedruckt.
Bei Fakturierung des internen Umlagerungsauftrages wird die Liefermenge in die Bestellung im Zielbetrieb eingetragen. Über Parameter kann gesteuert werden, ob der Warenzugang automatisch erfolgen soll und welche Protokolle gedruckt werden sollen
Der Lagerstand wird um die Buchungsmenge erhöht.
Der Preis wird als Aktionspreis in die Bestellung eingetragen; Im Ersatzteilstamm wird nur der durchschnittliche Einkaufspreis berechnet die anderen Preise bleiben unverändert.
Bewegungsart in EZ0: U
Bewegungsart in EZN: Bewegungshauptart 'U'
Bewegungsunterart: 'B'
In der Übersicht über die Ersatzteilbewegungen, wird im Feld Belegnummer, die Kostenstelle und die Auftragsnummer aus dem Quellbetrieb angezeigt.
Hinweis:
Wenn Sie mit Eingriffen arbeiten, müssen Sie nicht nur einen Werkstattbereich definieren, sondern auch Mustereingriffe.
Voraussetzung ist, dass sowohl im Ziel- als auch im Quellbetrieb die Parameter für eine Umlagerung korrekt hinterlegt wurden, dazu dient Ihnen das Kapitel Grundeinstellungen.

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Bestellung von Teilen

Gehen Sie in die Ersatzteilpflege, wechseln Sie F14 in die Übersicht alle Betriebe.
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Sie erhalten eine Übersicht, über alle von Ihnen definierten Betrieben, wo dieser Ersatzteil angelegt ist.
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Wählen Sie den Betrieb aus von dem Sie umbuchen möchten.
Führen Sie einen Doppelklick auf den gewünschten Betrieb aus.
Geben Sie die Menge ein, die Sie umbuchen möchten.
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Ein Klick auf „bestellen" löst die Bestellung aus.

Im Quellbetrieb wurde ein Auftrag generiert, auf die Kostenstelle „Umlagerung" mit dem Werkstattbereich „75", der für die Umlagerung erzeugt wurde.
Im Quellbetrieb erfolgt der Ausdruck des Materialscheines mit Angabe des E-Auftrages.
Der innerbetriebliche Ablauf, spezifisch an jeden Betrieb angepasst, sollte so erfolgen, dass aufgrund des Materialscheines die Teile gegriffen werden. Nachdem das erfolgt ist, wird manuell die Fakturierung ausgelöst. Aufgrund dieser Fakturierung werden nun die Teile in beiden Betrieben gebucht.
Die Umbuchung ist abgeschlossen.
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Im Zielbetrieb erfolgt ebenfalls der Wareneingang.
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Automatische Teileumlagerung bei internen Aufträgen

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Erfassung

Im Quellbetrieb werden Teile in einem Ersatzteilauftrag erfasst und intern an die Kostenstelle des Zielbetriebes mit internem Preis verrechnet bzw. auch gutgeschrieben.
Die Automatische Teileumlagerung kann abhängig von der Kostenart durchgeführt werden.

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Fakturierung

Bei der Fakturierung wird im Zielbetrieb ein Warenzugang ohne Bestellung erzeugt und ein Lieferzugangsprotokoll gedruckt. Lieferant ist die Kostenstelle des Quellbetriebes. Der interne Preis aus dem Auftrag wird als Aktionspreis in den Warenzugang ohne Bestellung eingetragen. Referenznummer ist: Kostenstelle + Auftragsnummer.

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Warenzugang

Im Ersatzteilstamm wird nur der durchschnittliche Einkaufspreis berechnet die anderen Preise bleiben unverändert.
Bewegungsart in EZ0: U
Bewegungsart in EZN: Bewegungshauptart 'U'
Bewegungsunterart: 'B'
In der Übersicht über die Ersatzteilbewegungen wird im Feld Belegnummer die Kostenstelle und die Auftragsnummer aus dem Quellbetrieb angezeigt.

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Gutschrift

Wenn der Quellbetrieb etwas falsch verrechnet hat, erfolgt die Korrektur mit einer Gutschrift auf die interne Kostenstelle des Zielbetriebes. Vorgang identisch der internen Rechnung nur Minuszugänge.

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Benutzer anlegen

Gehen Sie aus dem Hauptmenü auf Daten Pflege ? Benutzerprofile/Personal ? Benutzerkennworte
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Legen Sie den Eintrag „UMLAGERUNG" an.
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Wechseln Sie zum Menüpunkt Benutzerstandards
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Betriebe festlegen

Um die Betrieb festzulegen gehen Sie über das Hauptmenü zu ? Daten Pflege ? Firmendaten Lager ? Ersatzteilübersicht – Betriebe festlegen.
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Legen Sie jene Betriebe an, die bestellen dürfen.
Wechseln Sie zu Ersatzteilübersicht – Umlagerung ? Parameter Umlagerung
Die Kostenstelle und der Benutzer müssen, sowohl im Quellbetrieb, als auch im Zielbetrieb angegeben werden.
Im Quellbetrieb sind die Parameter für die Auftragserstellung anzugeben und im Zielbetrieb die Parameter für die Bestellung. Das Preiskennzeichen muss ebenfalls eingetragen werden.
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Weiter Informationen entnehmen Sie bitte aus der Online-Hilfe-Funktion (F1).
HINWEIS: Siehe auch 0.

Erläuterungen
Automatisches Storno
In der Maske kann man eine Stornofrist und eine Zeit von und bis eingeben. Mit einem Druck auf den Button „Autostart Jobd anlegen" (F10), wird eine Jobdescription angelegt (sie heißt PBFAKU_bbb(Betriebsnummer).
Dieser Job wird als Autostart Job an das Subsystem KggSCD angehängt d. h. wenn das Subsystem gestartet ist, wird der Job im angegebenen Zeitraum alle 10 Minuten gestartet.
Damit werden die Aufträge, die im Quellbetrieb angelegt wurden, nach einem bestimmten Zeitraum wieder storniert.
Ein nochmaliger Klick auf diesen Knopf löscht den Eintrag wieder.
Diese Funktion kann man nur einstellen, wenn die Funktion Sammelauftrag nicht aktiviert ist.
Bitte beachten Sie die Parameter für den automatischen Warenzugang.
Mit Block vorwärts (F20) kommen Sie zur nächsten Maske.
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Lieferanten eintragen

Im Zielbetrieb muss unter der Kostenstelle des Quellbetriebes ein Lieferant angelegt werden. Zum Eintrag gelangen Sie aus dem Hauptmenü über ? Daten Pflege ? Stammdaten ? Lieferanten.
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Legen Sie einen Lieferanten an.
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Werkstattbereich anlegen

Legen Sie sich einen Werkstattbereich an, den Sie für Umbuchungen verwenden. Dadurch werden die Umbuchungen von den herkömmlichen Werkstatttätigkeiten getrennt und auch erkennbar.
Aus dem Hauptmenü zu Daten Pflege ? Firmendaten Verrechnung ? Parameter Profi-Center ? Werkstattbereiche
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Legen Sie Sich einen Werkstattbereich an
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Die Bedeutung der einzelnen Parameterwerte entnehmen Sie der Online-Hilfe (F1).

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Mustereingriffe anlegen

Falls Sie Mustereingriffe benötigen, erstellen Sie diese:
Die Funktion Mustereingriffe finden Sie aus dem Hauptmenü ? Auftragswesen ? Zusätze Auftragswesen ? Mustereingriffe
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Konten definieren

Als nächstes hinterlegen Sie die Konten für Wareneinsatz und Warenbestand für den zuvor festgelegten Werkstattbereich.
Dazu gehen Sie über das Hauptmenü zu Daten Pflege ? Firmendaten Verrechnung ? Finanzbuchhaltung ? Konten
Tragen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern „Wareneinsatzkonto" und „Warenbestandskonto", die Kontonummern ein.
HINWEIS: Halten Sie Rücksprache mit Ihrer Buchhaltung um die richtigen Konten zu erfragen!
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Kostenstelle definieren

Aus dem Hauptmenü ? Daten Pflege ? Firmendaten Verrechnung gelangen zur Kostenstellenpflege.
Legen Sie die Kostenstelle für die Umlagerung an.
Hier definieren Sie das Verrechnungskonto von Betrieb B.
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Wichtiger HINWEIS:

Achten Sie bitte in den Einstellungen in der Marke, sodass die Umbuchung auf die korrekten Konten erfolgt, und nicht auf Konten anderer Marken. Zu den Einstellungen gelangen sie über das Hauptmenü ? Daten Pflege ? Firmendaten Verrechnung ? Parameter Profi-Center? Marken.
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Druckersteuerungen

Für Listen, die aus dem fremden Betrieb aufgerufen werden, sind im eigenen Betrieb Druckersteuerungen zur aufrufenden Bildschirm-ID zu erfassen.
Zu den Einstellparametern gelangen Sie über das Hauptmenü ? Diverse Hilfsarbeiten ? Druckersteuerung ? Parameter für Druckdateien.
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im Quellbetrieb (Betrieb A) werden aufgerufen:
für Materialschein: Druckdatei PFAKFM; Druckprogramm DFBKFMU
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im Zielbetrieb (Betrieb B) werden aufgerufen:
Bestellliste: Druckdatei P0001, Druckprogramm DEBK1
Lieferzugang: Druckdatei P0001, Druckprogramm BYD11
Warenzugang: Druckdatei P0001, Druckprogramm VEBKW
Modul 100:
Lieferzuteilung: Druckdatei P0001, Druckprogramm BRAE1
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Erläuterungen

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Automatisches Storno

Das Automatische Storno wird von einem Autostart-Job durchgeführt.
In den Steuerungen zur Umlagerung können Sie den Autostartjob mit der Funktionstaste
F10 erstellen lassen. Der Name des Jobs ist 'PBFAKU_bbb' (bbb = Betriebsnummer).
Die Beginn- und die Endezeit können Sie in den Steuerungen angeben. Das Intervall,
in dem der Job aufgerufen wird, ist 10 min.
Die Beginn- und Endezeit definiert sowohl den Zeitraum während dem das Programm
aufgerufen wird, als auch den Zeitraum, der für die Berechnung der Stornofrist heran-
gezogen wird.
Beispiel:
Beginnzeit 7:00 h, Endezeit 18 h
ein Auftrag, der um 17:30 erstellt wird, wird am nächsten Tag um 8:30 storniert
Sonn- und Feiertage werden wie Werktage behandelt
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Der Autostart-Job wird an das Subsystem KggSCD angehängt. Wenn das Subsystem
KggSCD noch nicht existiert, wird es erstellt.
Sie müssen dann noch Jobschedulereinträge zum Starten und Beenden des Subsystems
erstellen:
Z.B.:
Jobplanungseintrag ändern (ADDJOBSCDE)
Auswahl eingeben und Eingabetaste drücken.
Jobname . . . . . . . . . . . . > KFZSCDSTR Name
Eintragsnummer . . . . . . . . . > 000258 000001-999999, *ONLY
Auszuführender Befehl . . . . . STRSBS SBSD(KFZL/KFZSCD)





Häufigkeit . . . . . . . . . . . *WEEKLY *SAME, *ONCE, *WEEKLY...
Geplantes Datum . . . . . . . . *NONE Datum, *SAME, *CURRENT...
Geplanter Tag . . . . . . . . . *ALL *SAME, *NONE, *ALL, *MON...
+ für weitere Werte
Geplante Uhrzeit . . . . . . . . '07:15:00' Zeit, *SAME, *CURRENT

Ende
F3=Verlassen F4=Bedienerf. F5=Aktualisieren F10=Zusätzl. Parameter
F12=Abbrechen F13=Verwendung der Anzeige F24=Weitere Tasten


Jobplanungseintrag ändern (ADDJOBSCDE)
Auswahl eingeben und Eingabetaste drücken.
Jobname . . . . . . . . . . . . > KFZSCDEND Name
Eintragsnummer . . . . . . . . . > 000258 000001-999999, *ONLY
Auszuführender Befehl . . . . . ENDSBS SBSD(KFZL/KFZSCD)





Häufigkeit . . . . . . . . . . . *WEEKLY *SAME, *ONCE, *WEEKLY...
Geplantes Datum . . . . . . . . *NONE Datum, *SAME, *CURRENT...
Geplanter Tag . . . . . . . . . *ALL *SAME, *NONE, *ALL, *MON...
+ für weitere Werte
Geplante Uhrzeit . . . . . . . . '18:00:00' Zeit, *SAME, *CURRENT

Ende
F3=Verlassen F4=Bedienerf. F5=Aktualisieren F10=Zusätzl. Parameter
F12=Abbrechen F13=Verwendung der Anzeige F24=Weitere Tasten