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Allgemeine Informationen
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Die Systemvoraussetzungen finden Sie hier: Systemvoraussetzungen.
Installieren Sie das Modul entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen.
Dieses Modul erfordert eine eigene Freigabenummer, die Ihnen nach Lizenzierung bekannt gegeben wird.
Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese sind im Kapitel "Einstellungen" beschrieben.
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Alle Möglichkeiten, wie eine Zahlung erfolgen kann, sind hier zu definieren. Standardmäßig sind dies Bar, Bankomat(CE-Karte), Kreditkarten, Gutscheine usw.
Bei jedem Belegabschluss in der Kasse sind die Zahlungsmittel vom Kassier zuzuordnen.
Da hinter dem Zahlungsmittel das ‚Umbuchungskonto' definiert "Umbuchungskonto" definiert wird muss es zumindest je Konto ein eigenes geben. Gibt es zum Beispiel für jede Kreditkartengesellschaft ein eigenes Umbuchungskonto so benötigen Sie auch getrennte Zahlungsmittel.
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Transaktionsart: Legen Sie alle für Ihre Bedürfnisse notwendigen Transaktionen mit einer sprechenden Transaktionsart an.
Text: Beschreiben Sie die Transaktionsart in diesem Feld so, dass der Kassier den Buchungsvorgang eindeutig erkennt.
Bei der Suche nach Transaktionen mit der Lupe wird dem Benutzer die erste Textzeile angezeigt. Kurze Definitionen sind hier sehr hilfreich(z.B. Büromaterial oder Postspesen). Die zweite Textzeile kann zum Beispiel für Hinweise verwenden werden, welche Angaben der Benutzer in der Textzeile eins eingeben soll(z.B. Rechnungsnummer, Überbringer, usw.).
Transaktionstyp: Der Transaktionstyp beschreibt um welchen Typ der Buchung es sich handelt. Anhand des Typs werden beim Kassieren gewisse Felder angezeigt und Funktionen aktiviert oder deaktiviert. Zusätzlich wird damit die Kontierungslogik für eine angeschlossene Buchhaltung gesteuert.
Beschreibung der Transaktionstypen:
Type und Beschreibung | |
1: Standardtransaktion | |
Mit folgenden Transaktionstypen können Rechnungen sowohl mit der Verrechnungsart 'Bar' (Zahlungscode 'B' bei Faktura) als auch 'Kredit' (Zahlungscode 'K' bei Faktura) kassiert werden, die Eingabe eines Skontos ist möglich, wenn dies entsprechend festgehalten wird. (Schalter Skontoeingabe erl.) | |
2: Zahlung einer Werkstatt- bzw. Ersatzteilrechnung Wenn eine direkte Kopplung mit dem Auftrag besteht, so werden Bar-Rechnungen und Barverkaufsrechnungen (üblicherweise Kundennummer 999.999) mit einer Transaktionsart dieser Transaktionstype kassiert. 3: Zahlung einer Handelsfahrzeugrechnung I: Zahlung sonstiger Aufwand-/Ertrag Fahrzeughandel / mehrere Anzahlungen H: Anzahlung Handelsfahrzeug(aus der Verarbeitungsmaske) Mit folgenden Transaktionstypen können Zahlungen mit Bezug auf einen Debitor bzw. Kreditor durchgeführt werden. Bei der entsprechenden Zahlung wird entweder ein bestehender Offener Posten ausgeglichen, falls beim Kassieren dieser OP-Verweis eingetragen wird, oder es wird ein neuer Offener Posten erstellt. Ebenfalls ist die Eingabe eines Skontos möglich, wenn dies entsprechend festgehalten wird. 4: Transaktion mit Bezug auf ein Debitorenkonto 5: Transaktion mit Bezug auf ein Kreditorenkonto Vom Kassensystem automatisch benötigte Transaktionstypen: 9: Kassenabschöpfung (z.B. Entnahme des Bargeldes für die Bank) E: Eröffnungstransaktion - Diese Transaktion kennzeichnet den Beginn eines neuen Kassenzyklus. A: Abschlusstransaktion |
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Type und Beschreibung | |
1 Standardtransaktion: Diese Transaktionen werden als Sachbuchungen mit oder ohne Bereichsaufteilung übergeleitet. Zahlung der Rechnung am Tag der Rechnungslegung: 2 Zahlung einer Werkstatt- bzw. Ersatzteilrechnung Wenn eine Rechnung mit der Verrechnungsart "Kredit" am Tag der Rechnungslegung vollständig kassiert wird, kann das Verrechnungskennzeichen im jeweiligen Auftrag automatisch auf "Bar" abgeändert und die Rechnung als Sachbuchung übergeleitet werden. 3 Zahlung einer Handelsfahrzeugrechnung I Zahlung sonstiger Aufwand-/Ertrag Fahrzeughandel Folgende Transaktionen werden als Debitoren- bzw. Kreditorenbuchungen übergeleitet. 4 Transaktion mit Bezug auf ein Debitorenkonto 5 Transaktion mit Bezug auf ein Kreditorenkonto 9 Kassenabschöpfung
Diese Transaktionen werden nicht in die Buchhaltung übergeleitet: E Eröffnungstransaktion A Abschlusstransaktion |
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Die Kassenlade oder das Display muss mit IKS kompatibel sein. Ihr Motiondata Vector Betreuer berät Sie gerne, welche Modelle hier angebunden werden können.
Die Einrichtung/Anbindung eines kompatiblen Gerätes erfolgt kostenpflichtig, wenden Sie sich hier bitte an den MOTIONDATA VECTOR Service Desk.
Zähleinheiten
Falls ein Zahlungsmittel in Einheiten unterteilt ist, legen Sie diese hier an. Diese Zähleinheiten werden im Programm Saldo prüfen für einen Kassensturz zur Verfügung gestellt.
Denken Sie hier zum Beispiel auch an Gutscheine. Um beim Kassensturz eine bessere Eingabe-/Kontrollmöglichkeit zu haben legen Sie für diese ebenfalls deren Einheiten an.
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z.B.: Zahlungsmittel ‚BAR'
Einheiten: 0,01, 0,02, 0,05, 0,10, 0,20, 0,50, 1,00, 2,00, 5,00, 10,00, 20,00, 50,00, 100,00, 200,00, 500,00 
Belegtexte Auftrag
Der Aufruf erfolgt unter CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem.
In den Belegtexten können die Texte des Kassenbons geändert werden.
Da es hier bereits bestehende, sinnvolle, Texte gibt ist hier ein Eingriff normaler Weise nicht notwendig.
Die Belegtexte des Kassenbons finden Sie mit dem Programmnamen "KDKTP2". 
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Mit diesem Menüpunkt übernehmen Sie von einem angeschlossenen Buchhaltungssystem die offenen Posten in die Kasse. Des Weiteren werden Konten in die Kontotabelle übernommen.
Die Daten müssen in einem vorgegebenen CDP Importformat zur Verfügung stehen. Um diese Funktion in Betrieb zu nehmen benötigen Sie eine CDP-Serviceleistung. Kontaktieren Sie hierfür das MOTIONDATA VECTOR Vertriebs-Team .
Kontentabelle pflegen
Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Kontentabelle pflegen.
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Um den Zahlungscode in der Rechnung korrekt vorzuschlagen setzen Sie diesen für alle Rechnungsempfänger auf ‚K'.
Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Daten Pflege > Firmendaten Allgemein > Steuerungen > Parameter Auftragswesen.
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Retourgeld teilbar
LEER = das Retourgeld kann nur in Kassenstandardwährung ausgegeben werden
1 = es können Teilbeträge des Retourgeldes in Kassenstandardwährung und in Doppelauspreisungs-Währung (Steuerungen CDP) ausgegeben werden.
Getrennte Belege für Einnahme / Ausgaben
LEER = es wird nicht geprüft ob Einnahmen- und Ausgaben laut Kennzeichen in der Transaktion gemischt für einen Kassenbon erfasst werden
1 = Es wird geprüft dass auf einem Kassenbon nur Transaktionen mit identischem Einnahmen- Ausgabenkennzeichen erfasst werden
Getrennte Druckdateien für Einnahme / Ausgaben
LEER = es wird immer die Druckdatei 'PFAKKB' für den Kassenbon verwendet
1 = abhängig vom Einnahme-/ Ausgabekennzeichen lt. Transaktionen werden die getrennten
Druckdateien PFAKKBA / PFAKKBE verwendet (siehe Kapitel "Druckprogramme").
Sie können unterschiedliche Druckdateien nur definieren wenn Sie die getrennten Belege für Einnahmen/ Ausgaben ebenfalls aktivieren!
Überbringer/ Empfänger erfassen
LEER = es erfolgt keine Erfassung
1 = Beim Belegabschluss wird immer ein Fenster angezeigt, in dem der Überbringer erfasst werden muss
Bei Bezahlung von Werkstattrechnungen wird der Rechnungsempfänger vorgeschlagen, wenn er bei allen Transaktionen des Beleges identisch ist.
Der Überbringer/Empfänger kann am Kassenbon als Endetext gedruckt werden.
Kassenbons archivieren
Setzen Sie diesen Schalter um die Kassenbons im Belegarchiv zu archivieren.
In Österreich muss dieser Schalter gesetzt werden. Laut Registrierkassenvorschrift müssen in diesem Land alle Kassenbelege archiviert werden.
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Die Überleitung der Zusatztexte ist nur dann sinnvoll wenn der Schalter "Überbringer/ Empfänger erfassen" in der 2.Maske der Standardwerte IKS - Kassenbon aktiviert wurde.
OP-Übernahme(offen/alle)
Mit diesem Schalter steuern Sie ob nur tatsächlich offene oder auch alle abgeschlossenen offenen Posten übernommen werden sollen.
LEER= nur tatsächlich offene OPs werden übernommen
1 = alle(auch abgeschlossene) OPs werden übernommen
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Transaktionsart: FZG (Fahrzeugrechnung) bzw. FZG- (Fahrzeuggutschrift) - Bitte verwenden Sie diese Transaktionsarten, wenn keine Schnittstelle zu den offenen Posten der Buchhaltung vorhanden ist.
Zahlungen auf Kundenkonten (Debitoren)
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Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Timer für offene Kassenbewegungen.
Wird der Scheduler aktiviert, läuft jeden Tag zu der definierten Uhrzeit eine Abfrage, ob und welcher User noch in der Kasse aktiv ist.
Es wird ein E-Mail an die eingetragenen Empfänger geschickt.
Wurde der zuständige Scheduler an einem Tag bereits ausgeführt, wird die Aktion nicht wiederholt - auch wenn der Startzeitpunkt verändert, dh. in die Zukunft gestellt wird.
z.B.: um 14:00 Uhr ist die Prüfung erfolgt und um 15:00 Uhr erfolgte eine Abänderung der Laufzeit auf 16:00.
Die neue Laufzeit tritt erst am nächsten Tag in Kraft.
SMTP Server Eintrag (für Kunden mit eigenem Server)
Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Daten Pflege > Firmendaten Allgemein >SMTP Server.
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Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Auswertungen IKS.
Die Exportfunktion des Kassenbuchs wurde im Zuge der Registrierungskassensicherheitsverordnung in Österreich umgesetzt und kann bei Motiondata Vector angefragt werden.
Ein Export in anderen Formaten und mit abweichenden Auswahlkriterien für Ihre Zwecke ist natürlich - im Zuge einer kundenindividuellen Anforderungsdefinition - möglich. Bitte melden Sie dazu über den MOTIONDATA VECTOR Service Desk Ihre Anforderung ein. Wir analysieren die Anforderung und Sie erhalten ein entsprechendes Angebot.
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Trans. | Text/ Bezeichnung | Trans. | Kontonummer | Überleitung in Buchhaltung |
ANFAN | Kasseneröffnung | E | keine | nein |
ABSCH | Kassenabschöpfung | 9 | Aus dem | ja |
ABSCHL | Kassenabschluss | A | keine | nein |
MON | Monatsbeleg (nur in Österreich) | M | keine | nein |
JAHR | Jahresbeleg (nur in Österreich) | Y | keine | nein |
START | Startbeleg (nur in Österreich) | S | keine | nein |
ZZZ | Abschlussbeleg (nur in Österreich) | Z | keine | nein |
Checkliste, Vorbereitung
WAS | Wer | Kommentar | OK | |
1 | Angabe der Betriebskonstellation | Autohaus | Anzahl Betriebe: | |
2 | Wie viele Kassenplätze werden benötigt(Angabe pro Betrieb)? | Autohaus | Betrieb: | |
3 | Wollen Sie Ihre Kassenbuchungen an eine bereits zu CDP angeschlossene Buchhaltung überleiten? | Autohaus | JA NEIN | |
4 | Wenn ja – Angabe des Buchhaltungssystems | Autohaus | Name: | |
5 | Soll ein eigener kompatibler Bondrucker angeschlossen werden? Wenn ja, bitte um Fabrikats-Info. | Autohaus | Fabrikat: | |
6 | Sollen kompatible Kassenladen oder Displays angeschlossen werden? Wenn ja, bitte um Infos. | Autohaus | Anzahl: | |
7 | Vorbereitung einer Liste der Transaktionen für häufige Sachbuchungen in der Kasse (Pakete, Bewirtung, usw.) inkl. Angabe des Sachkontos Welche Transaktionen gab es bisher? Welche gab es, aber wurden nicht genutzt? | Autohaus | Liste vorhanden? | |
8 | Erstellen Sie eine Liste der benötigten Zahlungsmittel (Bar, Bankomat, Gutscheine, Visa, …) inkl. Angabe des Umbuchungskontos | Autohaus | ||
9 | Sollen Barrechnungen auf das allgemeine Barverkaufskonto oder das Kundenkonto gebucht werden? | Autohaus | ||
10 | Kontaktperson Buchhaltung | Autohaus | Name: | |
11 | Kontaktperson CDP Kasseneinrichtung | Autohaus | Name: | |
12 | Wurden alle Arbeiten für die Registrierkassenverordnung erfüllt (nur in Österreich) | Autohaus | Siehe getrenntes Benutzerhandbuch zum Kapitel ‚Kassensignatur Österreich' | |
13 | Gibt es eine Kassenstandard/Anweisung - wie aktuell gearbeitet wird? (Kassierhandbuch) | Autohaus |
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