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Im Lieferantenstamm legen Sie fest auf welches Konto die Buchung pro Lieferant erfolgen soll:
Kontoart FIBU
In diesem Feld wird angegeben, ob bei diesem Lieferanten eine Kreditorenbuchung oder eine Sachbuchung (z.B. Interne Eingangsrechnung) erfolgen soll. Das zugehörige Belegsymbol wird in den IFB Steuerungen/ Standardwerten bzw. im Menüpunkt IFB Parameter je Marke festgelegt und ist abhängig von der Kontoart.
Kontonummer FIBU
Kontonummer des Lieferanten in Ihrer Finanzbuchhaltung
Die Länge der Kreditorennummer wird in den „FIBU - Steuerungen" festgelegt.
Einstellungen in der Marke
Eingangsrechnung gebucht
In diesem Feld können Sie je Marke festlegen, ob eine Eingangsrechnung bereits gebucht sein muss, bevor ein Neu- bzw. Vorführfahrzeug fakturiert werden darf.
LEER = nicht prüfen
1 = prüfen, ob bereits Eingangsrechnung gebucht wurde
Eingangsrechnung in Summe
Hier können Sie angeben, ob eine Eingangsrechnung nur in Summe gebucht werden soll. Bei manchen markenspezifischen Schnittstellen zu Rechnungsdatenübernahme werden z.b. Aufwände oder Erträge in separaten Positionen übermittelt, die als sonstige Aufwände/Erträge zum Handelsfahrzeug angelegt werden.
LEER = Eingangsrechnung wird je Position gebucht
1 = Eingangsrechnung wird in Summe gebucht
2 = Einkaufspreis wird in Summe in das Fahrzeug übernommen, sonstige Aufwände/Erträge zum Handelsfahrzeug werden nicht angelegt. Diese Einstellung ist derzeit nur in Zusammenhang mit den Markenspezifischen Zusätzen zu Ford zulässig.
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In diesem Programm können lieferantenbezogene Vorschlagswerte für die FIBU - Überleitung definiert werden. Sie gelangen zu dieser Funktion über das Hauptmenü / Fahrzeughandel / Zusätze Fahrzeughandel / IFB HF-Eingangsrechnungen / IFB Lieferanten Zusatzdaten 
In dieser Bildschirmmaske können Sie Details zu diesen Lieferanten für die Überleitung in die Buchhaltung definieren.
Die Anschrift wird aus dem Lieferantenstamm übernommen, in dem darunter liegendem Feld Tage netto können Sie die übliche Zahlungskondition pro Lieferant eingegeben. Dies ermöglicht Ihnen in der Buchhaltung die Fälligkeiten der Eingangsrechnungen zu ermitteln.
Tage Netto Fahrzeuge
Zulässige Werte: 0 bis 999
In diesem Feld können Sie die Anzahl der Tage eingeben, innerhalb derer Sie den Rechnungsbetrag ohne Skontoabzug bezahlen müssen.
NoVA nicht in Ust-Bemessung
Zulässige Werte: LEER, 1
In diesem Feld können Sie einen Vorschlagswert für die Erfassung einer Eingangsrechnung definieren, wenn Sie vom Lieferanten die NoVA verrechnet bekommen.
LEER = NoVA ist Bestandteil der Umsatzsteuerbemessungsgrundlage
1 = NoVA ist kein Bestandteil der Umsatzsteuerbemessungsgrundlage
Einkaufskostenstelle
Zulässige Werte: LEER, 0 bis 9999999999
Hier können Sie die Kostenstelle angeben, die das Fahrzeug eingekauft hat. Die Kostenstelle muss in den Firmendaten angelegt sein. Die Kostenstelle wird bei der Übernahme von Rechnungsdaten in das Handelsfahrzeug eingetragen, sofern im Handelsfahrzeug noch keine eingetragen ist.
Die Einkaufskostenstelle wird derzeit nur in Zusammenhang mit den Markenspezifischen Zusätzen zu Renault D und Nissan D verwendet.
Durch Betätigen der Taste F20 oder des Buttons „Block vorwärts" gelangen Sie zu der Bildschirmmaske "abw. Steuer 1" bzw. 2abw. Steuer 2" in der Sie abweichende Steuersätze und Steuercodes definieren können.
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Wenn Sie eine automatische Umbuchung der Bestandskonten bei Wechsel der Standorte gesetzt haben erfolgt die Buchung durch Änderung des Standortes im Fahrzeugstamm.
Diese Einstellung finden Sie in den Steuerungen Fahrzeughandel, Sie gelangen zu diesem Menüpunkt über das Hauptmenü > Fahrzeughandel > Firmendaten Fahrzeughandel > Firmendaten Fahrzeughandel I pflegen > Steuerungen für Fahrzeughandel.
Tipp: Setzen Sie im Tabreiter Karteireiter Steuerungen II gleich die Sperren für folgende Felder: 
Voraussetzung für die Umbuchung beim Standortwechsel ist das bereits eine Eingangsrechnung bzw. eine Ankaufsgutschrift übergeleitet ist und die Betriebsnummer im Standort muss unterschiedlich sein.
Ebenfalls werden auch alle werterhöhenden sonstigen Aufwände/Erträge und interne Aufwände umgebucht, die auf das Warenbestandskonto lt. Kontentabelle gebucht wurden.
Die Buchungslogik ist analog der Änderung von Fahrzeugart/ Fahrzeugzusatzart, entnehmen Sie weitere Informationen bitte aus diesem Kapitel.
Wenn mehrere Änderungen am selben Tag zu einem Handelsfahrzeug erfolgen wird nur die letzte Änderung gebucht.
Wenn die Buchung nach Standorten durchgeführt wird können sonstige Aufwände/ Erträge nur in dem Betrieb laut Standort gebucht werden.
Die werterhöhenden Buchungen zu dem Handelsfahrzeug erfolgen ausschließlich auf die Konten laut dem Betrieb des Standortes.
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Mit diesem Programm können Sie Eingangsrechnungen zu Handelsfahrzeugen erfassen. 
Alle Arbeiten im Zusammenhang mit der Erfassung der Eingangsrechnungen zu den Handelsfahrzeugen können in diesem Menüpunkt aufgerufen werden.
Sie gelangen zu dieser Funktion über das Hauptmenü / > Fahrzeughandel / > Zusätze Fahrzeughandel / > IFB HF-Eingangsrechnungen / > IFB Eingangsrechnungen Handelsfahrzeuge oder Sie steigen direkt in das Handelsfahrzeug ein, betätigen danach Auswahl nächster Schritt (F10) und wählen daraufhin „18"18. Eingangsrechnung". 
Bei der Neuanlage muss das Feld neben der Fahrzeugnummer LEER bleiben. Dieses Feld dient als Laufnummer für alle erfassten Eingangsrechnungen und Gutschriften bzw. Stornos. Alle erfassten Eingangsrechnungen und Gutschriften/Stornos bleiben auch nach der Buchung im System gespeichert, solange bis das Handelsfahrzeug gelöscht wird. 
Die Felder Einkaufspreis, Nummer und Datum Rechnung werden aus dem Handelsfahrzeug vorgeschlagen ("Kopfdaten 1 – Fahrzeugdaten", Reiter "Datums- und Belegnummernangaben bzw. "Fahrzeugpreise"). Der Lieferant und Währungscode wird über die Marke des Fahrzeugs aus den Firmendaten vorgeschlagen. Die Felder Belegart, MwSt.-Code, Periodendatum, Buchungstext, Tage Netto werden aus den Standardwerten bzw. aus dem Lieferantenstamm übernommen.
Die externe Eingangsrechnungsnummer können Sie eingeben, diese wird auch in die FIBU übergeleitet.
Im Feld ‚gewünschte "gewünschte Aktion'" geben Sie an, ob die Eingangsrechnung fertig bearbeitet ist und in die Buchhaltung übergeleitet werden kann.
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Bei Gebrauchtfahrzeugen kann optional auf eine Lieferanten- oder eine Kundennummer gebucht werden:
Storno zu Eingangsrechnung
Wenn eine Eingangsrechnung storniert werden muss, dann rufen sie den Originalbeleg auf und klicken auf den Button "Storno Eingangsrechnung" (F22). 
Sie erhalten daraufhin folgenden Bildschirm: 
Je nach Einstellung in den Standardwerten können sie verschiedene Felder ändern und die Gutschrift bzw. das Storno im Feld 'Gewünschte Aktion' zum Buchen freigeben.
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Im Menüpunkt 7 Auswertungen IFB stehen Ihnen Reports für dieses Modul zur Verfügung.
Die Basisfunktionen zu den Pentaho Reports entnehmen Sie bitte aus der Dokumentation 'Dokumentation Report Basis'.
Protokoll Eingangsrechnungen
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Diese Auswertung zeigt den Gesamtwert inklusive Steuer der Fahrzeuge im ausgewählten Zeitraum der Freifinanzierung.
Der Betrag exkl. ist der Nettobetrag ohne Steuer aus der Erfassung der Eingangsrechnungen. Wurde keine Eingangsrechnung erfasst entspricht es dem Einkaufspreis aus dem Handelsfahrzeug.
Der Betrag inkl. ist der Bruttobetrag inklusive Steuer aus der Erfassung der Eingangsrechnungen. Wurde keine Eingangsrechnung wird beim Bruttobetrag der Wert 0 angezeigt!
Das Kennzeichen 'ER geb.' ist in diesem Fall 'N', da keine Eingangsrechnung in die Finanzbuchhaltung übergeleitet wurde.
Die Sortierung erfolgt nach:
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Diese Auswertung zeigt den Gesamtlagerwert der Fahrzeuge zum gewünschten Stichtag.
Der Einstandspreis wird aus dem Einkaufspreis Gesamt, den internen Aufwänden1 und sonstigen Aufwänden/ Erträgen1 berechnet.
Die Berechnungsgrundlage für den Einkaufspreis Gesamt ist der Einkaufspreis mit Optionen vom Fahrzeug + Einkaufspreis Zubehör 2 + Einkaufspreis Sonstige Positionen2.
Berücksichtigt werden nur fakturierte Aufträge und Sonst. Aufwände/ Erträge welche bereits übergeleitet wurden, d.h. nach dem Tagesabschluss.
Wenn in den IFB Steuerungen/ Standardwerte das Kennzeichen für Umbuchen Warenbestand NW/VFW gesetzt ist wird die Fahrzeugart ebenfalls per Stichtag ermittelt.
Die Auswahlselektion für Marke entspricht den Hinterlegungen der Marke '"Buchen auf'".
Die Statistikgruppe, sowie die angezeigte Marke in der Auswertung, entsprechen der Anlage des Handelsfahrzeuges.
Die Summierung der Werte erfolgt nach den Definitionen '"Buchen auf' " in der Marke und der Statistikgruppe.
1 In die Berechnungsgrundlage für den Einstandspreis werden nur Werte berücksichtigt welche auch als Wareneinsatz-wirksame Positionen (werterhöhend) gekennzeichnet sind und in der angegebenen Periode enthalten sind!
(Kennzeichen bei der Anlage der Stammdaten von Aufwands-/Ertragsgruppe bzw. in der Kostenstelle)
2 Diese Werte werden nur addiert wenn in den Steuerungen Fahrzeughandel die Buchung als Wareneinsatz eingestellt ist.
Die Sortierung erfolgt nach:
- Fahrzeugart
- Marke aus der Zuordnung '"Buchen auf Marke' " in der Stammdatenanlage
- Statistikgruppe aus der Zuordnung '"Buchen auf StatGrp' " in der Stammdatenanlage
- Marke aus dem Handelsfahrzeug
- Handelsfahrzeugnummer
Die Gesamtwerte werden nach der Marke und Statistikgruppe aus dem Feld '"Buchen auf'"3 und nach der Fahrzeugart summiert.
Ausgewertet wird über alle Betriebe welche einen gemeinsamen Kunden- und Handelsfahrzeugstamm führen, unabhängig in welchem Betrieb die Auswertung aufgerufen wurde.
3 Die Summierung nach den Kennzeichen 'Buchen auf' in den Marken und den Statistikgruppen wurde zur Abstimmung der Bestandskonten gewählt. Nur diese Angaben sind für die Buchhaltungsüberleitung relevant und hinter diesen Definitionen sollten Konten vorhanden sein.
Hinweis: Diese Liste kann nicht mit dem Report in der Basis im Verzeichnis Buchhaltung '"HF Lagerwert per Stichtag FIBU' " verglichen werden!
Grundlage bei dieser Auswertung ist das Lieferdatum, nicht das Belegdatum des Ankaufes.
Buchungsbeispiele
Kennzeichen Buchen Warenbestand =
...
"LEER
...
"
Diese Angabe bedeutet dass Sie das Bestandskonto für die Buchung pro Handelsfahrzeug aus der Kontenfindung ermitteln. (Menü 5.2.10.3. Konten)
Die Marke und die Statistikgruppe werden aus dem betreffenden Handelsfahrzeug, der Werkstattbereich aus den Steuerungen für den Fahrzeughandel, ermittelt.
Beispiel:
Eingangsrechnung Nr.4711 vom 03.08.2015 zum Fahrzeug inklusive Optionen inkl. 20% Steuer 9.297,42 €
In der Kontenfindung wurde für die Marke Rolls-Royce das Bestandskonto 10000 hinterlegt:
Buchungssatz Marke RR:
10000 Neufahrzeug RR 7.747,85 / Lieferant 9.297,42
24000 20 % VSt. 1.549,57
Wenn Sie in der Kontenfindung für eine andere Marke (XX) das Bestandskonto 10100 definiert hätten würde die Buchung zu dieser Marke lauten:
Buchungssatz Marke XX:
10100 Neufahrzeug XX 7.747,85 / Lieferant 9.297,42
24000 20 % VSt. 1.549,57
Das Bestandskonto kann (nach Kontendefinition) innerhalb einer Marke, jedoch aufgrund verschiedener Statistikgruppen, unterschiedlich sein.
Kennzeichen Buchen Warenbestand =
...
"1
...
"
Diese Angabe bedeutet dass Sie das Bestandskonto für alle Handelsfahrzeuge im Feld 'Konto Bestand' festlegen. (z.B. Konto 12000)
Der Buchungssatz zu o.a. Beispiel lautet ohne Unterscheidung nach Marken oder Statistikgruppen:
Buchungssatz
12000 Neufahrzeuge 7.747,85 / Lieferant 9.297,42
24000 20 % VSt. 1.549,57
Das Konto des Lieferanten wird immer aus dem Lieferantenstamm ermittelt. Das Konto für die Vorsteuer wird von der Buchhaltung anhand des Steuercodes (z.B. V20) ermittelt.
Ob Sie Differenzen größer eines Toleranzbetrages zulassen, steuern Sie durch die Werte LEER, 1, 2 im Feld '"Differenz > Toleranzbetrag zulassen'".
Bei den folgenden Buchungsbeispielen verwenden wir das bereits angeführte Beispiel der Eingangsrechnung Nr.4711 vom 03.08.2015 zum Fahrzeug inklusive Optionen inkl. 20% Steuer 9.297,42 €.
Der Nettobetrag Einkaufspreis und Optionen im Fahrzeugstamm sind korrekt mit 7.747,85 €. Für folgende Beispiele wird dieser Betrag auf 7.962,46 € im Fahrzeugstamm verändert.
Definierte Sachkonten für die Beispiele:
Bestandskonto: 10000 (lt. Kontenfindung)
Konto Bestandskorrektur: 19001
Evidenzkonto Gutschriften:39001
Differenzbuchungen
Differenzbuchungen =
...
"LEER
...
"
Der Betrag, der bei der Eingangsrechnung erfasst wird, darf nur innerhalb der angegebenen Toleranzgrenzen abweichen.
Wenn die Differenz nicht in die definierte Toleranzgrenze fällt, erhält der Anwender bei der Erfassung die Meldung:
'"MwSt. Betrag oder Rechnungsbetrag außerhalb der Toleranzgrenze lt. Standardwerten' "
Somit bleibt der Buchungssatz unverändert, da die Rechnung vor der Korrektur der Preise nicht gebucht werden darf.
10000 Neufahrzeug 7.747,85 / Lieferant 9.297,42
24000 20 % VSt. 1.549,57
Der Benutzer muss die Preise im Fahrzeugstamm zu jenen der Eingangsrechnung korrigieren, erst dann kann die Eingangsrechnung zur Buchung freigegeben werden.
Differenzbuchungen =
...
"1
...
"
Eine Abweichung zwischen Einkaufspreis des Handelsfahrzeugs und der Eingangsrechnung größer als die Toleranzgrenze ist zulässig, es erfolgt zusätzlich eine Buchung des Differenzbetrags.
Buchungssatz ER:
10000 Neufahrzeug 7.747,85 / Lieferant 9.297,42
24000 20 % VSt. 1.549,57
Buchungssatz der Abweichung:
19001 Bestandskorrektur / 39001 Evidenzkto. Gutschriften 214,61
Die Konten Bestandkorrektur und Evidenzkonto Gutschriften müssen in der Buchhaltung manuell abgestimmt und aufgelöst werden! Von CDP wird kein Differenzbetrag in Evidenz gehalten und es erfolgen keine weiteren Buchungen.
Die Wareneinsatzbuchung beim Fahrzeugverkauf wäre in diesem Fall 7.962,46 €!
Differenzbuchungen =
...
"2
...
"
Wie bei Wert '"1'", zusätzlich wird der eingegebene MwSt.-Betrag zur Rechnungssumme geprüft.
Beispiel:
Toleranzbetrag Einkaufspreis : 10,00
Toleranzbetrag Mehrwertsteuer : 2,00
Fahrzeugstammeingegebener Betrag
MWSt-Betrag : 3.086,82 EUR 3.166,67 EUR
Einkaufspreis inkl: 18.520,94 EUR 19.000,00 EUR
Eingabe ist zulässig und kann gebucht werden, die errechnete Steuer von
19.000,00 EUR beträgt 3.166,67 EUR.
Ebenso wäre eine Korrektur des Steuerbetrages auf 3.168,00 EUR zulässig.
Fahrzeugstammeingegebener
Fahrzeugstamm eingegebener Betrag
MWSt-Betrag : 3.086,82 EUR 3.200,00 EUR
Einkaufspreis inkl: 18.520,94 EUR 19.000,00 EUR
MELDUNG: MWST-Betrag außerhalb der Toleranzgrenze lt. Standardwerte
Eingabe ist nicht zulässig, die errechnete Steuer von 3.166,67 EUR weicht mehr von der Eingabe ab als die erlaubte Toleranzgrenze definiert wurde. Die Buchung erfolgt wie im Beispiel Differenzbuchungen = '"1'"
Auswirkungen auf die Buchhaltung
Mittels der automatischen Überleitung wird ein Bereich im Zusammenhang mit der Buchhaltung angesprochen.
So müssen alle Konten, (ggf. Belegsymbole) exakt mit Ihrer Buchhaltung zusammenpassen.
Sie müssen daher bestimmte Daten (z.B. Belegsymbole) nicht nur im IFB-Modul pflegen, sondern auch in der Buchhaltung anlegen bzw. entsprechend pflegen.
Die Buchung der Fahrzeug Rechnungen erfolgt im Tagesabschluss CDP in die Stapelübernahmedatei S8, Teildatei '"IFB'".
Tipps Tipps Steuerungen Fahrzeughandel
Verwaltungsabläufe und die für die Verwaltung notwendigen Informationen variieren von Betrieb zu Betrieb. Ein Standard-Programmpaket muss diesen individuellen Bedürfnissen eines Betriebes Rechnung tragen.
Viele Programme sind daher so gestaltet, dass ihre Funktionen nicht fix vorgegeben sind, sondern durch den Benutzer beeinflusst werden können, um sie den aktuellen betrieblichen Gegebenheiten optimal anzupassen.
In dem folgenden Kapitel wird auf jene Parameter hingewiesen die im Zusammenhang mit dem Modul IFB von Bedeutung sein können.
Gehen Sie zuerst zum Menüpunkt „Steuerungen "Steuerungen für Fahrzeughandel". Dorthin gelangen über das Hauptmenü / > Firmendaten Fahrzeughandel / > Firmendaten Fzg.-Handel I pflegen / > Steuerungen für Fahrzeughandel.
Standort zwingend
Zulässige Werte: LEER, 1, 2, 3
Hier können Sie festlegen, ob bei einem Handelsfahrzeug zwingend ein Standort eingetragen werden muss. Wenn eingestellt ist, dass ein Standort eingegeben werden muss, dann ist der Standort LEER nur bei Handelsfahrzeugen mit Lagerstatus = '"bestellt' " oder '"fiktiv' " zulässig.
LEER = Standort kann LEER bleiben
1 = Standort muss eingegeben werden
2 = Standort muss eingegeben werden, zusätzlich wird jede Änderung in eine Standorthistory geschrieben, die aus dem jeweiligen Fahrzeug mittels Funktionstaste aufrufbar ist.
3 = wie 2, zusätzlich wird eine Umbuchung der Warenbestandskonten in die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung abgestellt.
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Handelsfahrzeug löschen mit Eingangsrechnung N/G
Zulässige Werte: LEER, 1
Hier können Sie steuern, ob ein nicht fakturiertes Handelsfahrzeug gelöscht werden darf, obwohl eine Eingangsrechnung (Datum und/oder Belegnummer) eingetragen ist.
LEER = Die nicht fakturierten Handelsfahrzeuge dürfen unabhängig, ob es eine Eingangsrechnung dazu gibt, gelöscht werden.
1 = Die nicht fakturierten Handelsfahrzeuge dürfen nur gelöscht werden, wenn die Felder Datum und Belegnummer RE/GU Eingang leer sind (entweder Eingangsrechnung mittels IFB oder eine Ankaufsgutschrift wurden erstellt).
GW-Rechnung nach GW-Gutschrift
Zulässige Werte: LEER, 1
Hier können Sie festlegen, dass ein Gebrauchtfahrzeug nur dann fakturiert werden darf, wenn dafür bereits eine Gutschrift gedruckt wurde. Weiters darf bei einem fakturierten Gebrauchtfahrzeug kein Storno der Gutschrift bzw. eine Beleggutschrift einer Gutschrift erfolgen.
LEER = Bei Fakturierung eines Gebrauchtfahrzeuges muss keine GW-Gutschrift erfolgt sein.
1 = Bei Fakturierung eines Gebrauchtfahrzeuges wird geprüft, ob dafür bereits eine GW-Gutschrift gedruckt wurde. Ebenso wird geprüft, dass bei einem bereits fakturierten Gebrauchtfahrzeug, kein Storno einer Gutschrift bzw. eine Beleggutschrift einer Gutschrift gedruckt werden darf.
NW-Rechnung nach Eingangsrechnung
Zulässige Werte: LEER, 1
Hier können Sie festlegen, dass ein Neu- oder Vorführfahrzeug nur dann fakturiert werden darf, wenn die Eingangsrechnungsdaten eingegeben wurden, d.h. dass sowohl das Feld '"Belegnummer Eingangsrechnung' " als auch das Feld '"Datum Eingangsrechnung' " nicht leer sein dürfen.
LEER = Bei Fakturierung eines Neu- oder Vorführfahrzeuges müssen keine Eingangsrechnungsdaten eingegeben worden sein.
1 = Bei Fakturierung eines Neu- oder Vorführfahrzeuges wird geprüft, ob die Eingangsrechnungsdaten eingegeben worden sind.
Marke sperren nach Beleg
Zulässige Werte: LEER, 1
Hier können Sie festlegen, dass in den nicht fakturierten Handelsfahrzeugen bei Gebrauchtfahrzeugen das Feld '"Marke' " gesperrt sein soll, wenn folgende Aktionen ausgewählt wurden:
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